График отпусков: образец и порядок составления

График отпусков — это план предоставления ежегодных отпусков сотрудникам в течение года. В нём фиксируется, в каком месяце или в какие конкретные даты сотрудник планирует использовать отпуск.

Такой график помогает HR, руководителям и сотрудникам согласовать интересы компании и людей. Сотрудник заранее планирует отдых, руководитель видит, кто будет отсутствовать в команде, а HR контролирует остатки отпусков, сроки уведомлений и документы.

Согласно законодательству, очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждает работодатель по согласованию с профсоюзом или другим уполномоченным представительным органом трудового коллектива, если таковой имеется, и доводит до сведения всех работников. Это предусмотрено статьёй 79 КЗоТ и статьёй 10 Закона Украины «Об отпусках».

Обязательно ли составлять график отпусков

Да, график отпусков должны составлять работодатели, имеющие работников, состоящих с ними в трудовых отношениях. Закон Украины «Об отпусках» распространяется на работников предприятий, учреждений, организаций независимо от формы собственности, а также на тех, кто работает по трудовому договору у физического лица.

Закон не делает исключения для малого бизнеса. То есть график отпусков нужен не только крупным компаниям, но и работодателям с несколькими наемными работниками.

График отпусков также важен, поскольку именно в рамках графика согласовывается конкретный период ежегодного отпуска, а работодатель должен письменно уведомить работника о дате его начала не позднее чем за две недели.

Когда составлять график отпусков

Законодательство не устанавливает единой точной даты, когда именно нужно составлять график отпусков. Но логично утвердить его до начала календарного года или в его начале, чтобы компания могла планировать отпуска не постфактум, а заранее.

На практике многие работодатели составляют график отпусков в конце года на следующий год или в первые недели нового года. Например, график отпусков на 2027 год следует подготовить в конце 2026 года или в начале 2027 года.

Главное — не затягивать до того момента, когда работники уже начали массово подавать заявления. Если график составляется слишком поздно, он перестает выполнять свою основную функцию: планировать отсутствия, а не просто фиксировать уже согласованные отпуска.

Кто составляет график отпусков

Обычно график отпусков готовит HR, кадровая служба или другое ответственное лицо. Но составлять его без участия руководителей не стоит.

HR может собрать пожелания сотрудников, проверить остатки дней и подготовить бланк. Но руководители должны оценить, сможет ли команда работать в выбранные периоды без риска для рабочих процессов.

Что учесть при составлении графика отпусков

HR и руководители должны сбалансировать несколько факторов:

• пожелания сотрудников;
• сезонность бизнеса;
• пиковые нагрузки;
• критические роли в команде;
• необходимость замен;
• остатки неиспользованных отпусков;
• сотрудников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
• новичков, которые ещё не отработали полный период;
• сотрудников в декретном отпуске, на больничном, в простое или на военной службе, если это влияет на планирование.

Какие отпуска включать в график отпусков

Прежде всего график составляют для ежегодных отпусков:

• ежегодного основного отпуска;
• ежегодных дополнительных отпусков, если сотрудник имеет на них право.

Другие виды отпусков — учебные, социальные, без сохранения заработной платы, в связи с беременностью и родами, для ухода за ребенком — часто не планируются в общем годовом графике так же, как ежегодные. Они зависят от отдельных оснований, заявлений, документов или жизненных обстоятельств.

Но для внутреннего HR-планирования компания может вести более широкий календарь отсутствий: ежегодные отпуска, больничные, командировки, учебные отпуска, неоплачиваемые отпуска, отгулы, удаленная работа (work from home), если это важно для работы команды.

Здесь важно не смешивать два уровня: график отпусков как кадровый документ и календарь отсутствий как управленческий инструмент для HR и руководителей.

График отпусков: образец бланка

Единого обязательного бланка графика отпусков для всех работодателей нет. Компания может разработать собственную форму, главное — чтобы в ней было достаточно информации для планирования и подтверждения очередности отпусков.

Удобный бланк графика отпусков может содержать следующие колонки:

Это не единственная возможная форма. Если компании удобнее, можно добавить другие поля:

• табельный номер;
• остаток дней отпуска;
• руководитель;
• замена на период отсутствия;
• дата уведомления сотрудника;
• номер приказа об отпуске;
• статус согласования;
• комментарий HR.

Для небольшой компании достаточно простого бланка. Для крупного бизнеса лучше иметь график, связанный с профилями сотрудников, подразделениями, руководителями и календарем отсутствий.

График отпусков в Excel: какие колонки добавить

Минимальный набор колонок для Excel:

Excel подходит для начала, но имеет ограничения. Таблица не напомнит руководителю о необходимости утвердить запрос, не покажет сотруднику остаток дней в профиле, не обновит автоматически организационную структуру после перевода и не сохранит всю историю отсутствий в одном месте.

Приказ об утверждении графика отпусков: нужен ли он

Закон гласит, что график отпусков утверждается работодателем и доводится до сведения сотрудников. Отдельный приказ об утверждении графика отпусков не всегда является единственным возможным способом утверждения: график можно утвердить грифом «УТВЕРЖДАЮ» на самом документе или оформить отдельный приказ — в зависимости от внутренней кадровой практики компании.

Приказ об утверждении графика отпусков: образец

Это базовый образец, который можно адаптировать под свою компанию.

ПРИКАЗ
об утверждении графика отпусков на 2027 год

г. Киев
___ __________ 2026 года
№ ___

С целью планирования ежегодных отпусков работников, обеспечения непрерывной работы подразделений и в соответствии со статьёй 79 Кодекса законов о труде Украины и статьёй 10 Закона Украины «Об отпусках»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемый график отпусков работников ООО «_____» на 2027 год.
2. Руководителям структурных подразделений обеспечить соблюдение утверждённого графика отпусков.
3. HR-отделу довести график отпусков до сведения работников.
4. HR-отделу обеспечить письменное уведомление работников о дате начала ежегодного отпуска не позднее чем за две недели до срока, установленного графиком.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ____________ /ФИО/

С приказом ознакомлены:
____________ /ФИО/
____________ /ФИО/

*Данный образец не является юридической консультацией. Перед использованием его следует адаптировать с учетом внутренних документов компании, наличия профсоюза или представительного органа, структуры бизнеса и кадровой практики.

Нужно ли заявление на отпуск, если есть график

Если ежегодный отпуск предоставляется в период, предусмотренный графиком, и работодатель письменно уведомил работника за две недели, заявление не всегда является обязательным элементом процесса. Но многие компании все равно используют заявления для внутреннего документооборота.

Заявление точно требуется или крайне желательно, если:

• работник хочет уйти в отпуск вне графика;
• необходимо перенести отпуск;
• в графике указан только месяц, а не точные даты;
• работник хочет разделить отпуск на части;
• компания использует заявление как часть внутреннего кадрового процесса.

В таких случаях заявление помогает зафиксировать инициативу работника и договоренность с работодателем.

График отпусков во время военного положения

Во время военного положения действуют специальные правила в отношении отпусков. В частности, статья 12 Закона № 2136-IX предусматривает, что предоставление ежегодного основного отпуска может быть ограничено 24 календарными днями за текущий рабочий год, а для отдельных случаев действуют специальные правила и исключения.

Это не отменяет необходимости планировать отпуска. Наоборот, в нестабильных условиях график помогает работодателю видеть, кто и когда будет отсутствовать, как организовать замену и не создает ли отсутствие риска для критически важных процессов.

Перед утверждением графика на конкретный год стоит проверить актуальные нормы, касающиеся отпусков во время военного положения, особенно если в компании есть сотрудники с продленной продолжительностью отпуска, критическая инфраструктура, сменные графики или накопленные остатки.

Как HURMA помогает управлять отпусками и отсутствиями

В HURMA планирование отпусков, согласование заявок и контроль отсутствий объединены в одной системе. HR-специалисты видят график команды, руководители могут планировать нагрузку, а сотрудники — самостоятельно управлять своими заявками.

1. Календарь отпусков и отсутствий

В общем календаре видно, кто из сотрудников и когда будет отсутствовать. Можно просматривать график отпусков команды, учитывать праздничные и выходные дни и избегать ситуаций, когда несколько ключевых специалистов уходят в отпуск одновременно.

2. Заявки на отпуск и их согласование

Сотрудник самостоятельно создает заявку на отпуск, отгул или больничный. Руководитель может одобрить или отклонить запрос в системе, а сотрудник — отслеживать его статус. Все заявки и история отсутствий хранятся в единой системе.

3. Автоматический расчет остатков отпусков

HURMA позволяет настроить автоматический расчет дней отпуска в соответствии с политиками компании. Сотрудники видят доступный остаток, а HR не нужно каждый раз вручную пересчитывать использованные и неиспользованные дни.

Вместо отдельных Excel-таблиц, заявок в мессенджерах и ручных подсчетов компания получает понятный процесс планирования и учета отпусков.

Подведем итоги

Для небольшой компании может хватить простого бланка в Excel. Но если сотрудников много, есть несколько команд, разные графики, руководители и согласования, лучше вести учет отпусков в HR-системе.

Запланируйте демо HURMA и посмотрите, как автоматизировать управление отпусками и отсутствиями в вашей команде.