Что такое пейрол и как автоматизация упрощает управление выплатами?

Расчет заработной платы — одна из самых чувствительных областей работы HR- и финансовых команд. Ошибки в начислениях могут стоить компании не только денег, но и репутации работодателя.

По данным Compunnel, сотрудники, столкнувшиеся с двумя или более ошибками в начислении заработной платы, в два раза чаще увольняются в течение года. А SHRM оценивает стоимость замены сотрудника в 1,5–2 раза больше его зарплаты.

Таким образом, точность и своевременность выплат напрямую влияют на мотивацию и удержание персонала. Вместо этого во многих компаниях расчет зарплат до сих пор остается ручным процессом — в виде десятков Excel-файлов, отдельных таблиц от HR и бухгалтерии, писем на согласование и бесконечных проверок. В результате Payroll превращается в трудоемкую операцию, которая отнимает часы или даже дни каждый месяц.

Что такое Payroll и как он работает

Payroll — это система автоматического расчета заработной платы, которая охватывает учет отработанного времени, начисление фиксированной, почасовой оплаты, бонусов, налогов, компенсаций и т. д. Другими словами, это технология, что заменяет ручные формулы, Excel-файлы и бумажные ведомости, обеспечивая скорость, точность и прозрачную аналитику.

Как правило, Payroll-система включает несколько этапов:

• сбор и синхронизация данных о рабочем времени и отсутствии;
• автоматический расчет зарплат и налогов;
• проверка данных и согласование;
• формирование отчетности и передача в финансовые системы или банк;
• сохранение истории начислений для анализа.

Используя Payroll, компания получает контролируемый, стандартизированный и точный процесс, который легко масштабировать вместе с ростом бизнеса.

Распространенные проблемы ручного начисления зарплат

Если Payroll основан на ручных операциях, бизнес сталкивается с повторяющимися трудностями. Их причина очевидна — человеческий фактор и отсутствие единой цифровой среды для данных.

Наиболее распространенные проблемы:

1. Медленность процесса — расчет зарплаты зависит от одного человека или большого количества согласований.
2. Сложность масштабирования — с увеличением штата растет количество переменных и ошибок.
3. Отсутствие прозрачности для сотрудников — люди не понимают логики расчета зарплаты, премий или сверхурочных выплат.
4. Потеря данных и контроль версий — различные Excel-файлы и копии затрудняют управление информацией.
5. Риски налоговых штрафов — ошибки в учете отпусков, больничных, налогов и отчислений.

Это реальные истории, которые знакомы многим:

У нас був досвід: людині не заплатили, бо не внесли в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив і так далі.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill, в кейсе HURMA

Кому полезен Payroll?

Система пейрола подходит для любого бизнеса, независимо от размера компании. Но особенно полезна она для:

1. HR-менеджеров — автоматизирует расчеты, позволяет быстро просматривать историю выплат, хранить реквизиты сотрудников и вести их карточки.
2. Бухгалтеров — уменьшает нагрузку, минимизирует риски ошибок в расчетах и помогает формировать отчетность.
3. Финансовых директоров – упрощает контроль расходов на зарплатный фонд и дает прозрачную аналитику.
4. Руководителей бизнеса – позволяет прогнозировать бюджеты, видеть распределение средств и автоматизировать выплаты.
5. IT-компаний, где нужно учитывать удаленную работу, разные валюты и гибкие графики.
6. Фриланс-платформ, которые работают с почасовой или проектной оплатой.
7. Ритейла, где многие сотрудники работают посменно.
8. Сейлз-менеджеров, ведь у них сложные системы расчета.
9. Строительных компаний, где нужно учитывать сдельную оплату.
10. Креативных агентств с большим пулом подрядчиков.

В конце концов, зарплата — это главная мотивация для многих людей, и это нормально. Пусть каждый талант получает справедливую оплату без ошибок!

Как устроен пейрол?

Возьмем для примера такую ситуацию:

Компания работает в IT-секторе и имеет 50 сотрудников, из которых:

• 30 – на фиксированной ставке;
• 10 – работают по почасовой оплате;
• 10 – получают бонусы за выполнение KPI.

Как здесь поможет Payroll:

1. HR вносит данные о каждом сотруднике (график работы, ставку, налоги и т.д.).
2. Система автоматически фиксирует отработанные часы и отсутствия.
3. В конце месяца система подсчитывает зарплату каждого работника, учитывая все выплаты и налоги.
4. Генерируется отчет, который бухгалтер может экспортировать и передать в банк.

Все просто.

Как работает автоматизированный пейрол: на примере системы HURMA

Учет рабочего времени

HURMA интегрируется с расписанием сотрудников и автоматически учитывает отработанные дни, больничные, отпуска и сверхурочные часы.

Расчет заработной платы

Вы можете настроить различные типы выплат — фиксированную зарплату, сдельную оплату или почасовую ставку. Система автоматически подсчитает сумму с учетом бонусов, штрафов, налогов и страховых взносов.

Настройка коэффициентов

Если в вашей компании есть доплаты за сверхурочные часы или ночные смены, HURMA учтет эти нюансы и рассчитает правильную сумму к выплате.

Сохранение истории выплат

Вы можете просматривать предыдущие начисления и анализировать изменения зарплат.

Автоматическое формирование отчетов

HURMA позволяет быстро генерировать отчеты для бухгалтерии, налоговой и финансовых отделов. Вы можете экспортировать данные в удобном формате и передавать их в банк или в другие системы.

И все это в разы быстрее, чем вручную

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7, в кейсе HURMA

Почему стоит автоматизировать процесс выплат?

Приятно получить заработанные деньги вовремя и без недостач, правда? Автоматизация может это и еще больше:

1. Экономия времени — сокращает время на учет рабочего времени и расчет зарплаты.
2. Минимизация ошибок – система точно учитывает все факторы и снижает риск неточностей.
3. Удобство – все данные в одном месте, доступны онлайн в любой момент.
4. Прозрачность – каждый сотрудник может просматривать свои выплаты и отсутствия.

Если в вашей компании еще используют Excel или ведут расчеты вручную, самое время перейти на HURMA!