All-hands встречи как HR-инструмент: опыт SPD-Ukraine

IT-компания SPD-Ukraine успешно провела уже десять All-hands встреч в условиях карантина. В авторском материале HR Team Lead делится простыми советами по организации удаленных встреч на 450 человек и рассказывает о работе с вопросами сотрудников.

Оглавление

Как все начиналось
Первые All-hands встречи
Специфика вопросов
Показатели посещаемости
Результативность All-hands
Вывод
Бонус: «неудобные» вопросы на All-hands

Меня зовут Женя, я HR Team Lead в компании SPD-Ukraine уже 9 лет. Хотела бы поделиться опытом внедрения All-hands meetings, которые помогли своевременно среагировать и справиться с рисками удаленной работы (наладить коммуникацию и отвечать на запросы коллег), а также с волнениями из-за Covid-19 и дальнейшими планами компании.

Практика проведения All-hands не нова, но у каждой компании такие встречи проходят по-своему. Тем не менее я хочу поделиться опытом SPD-Ukraine.

Немного предыстории, чтобы быть в контексте. Внедрение All-hands встреч в SPD-Ukraine пришлось на весну 2020 года, когда весь мир столкнулся с Covid-19 и карантинными ограничениями.

Почему раньше в компании не проводились подобные встречи? В этом не было нужды. Тогда в команде было около 450 специалистов и все они работали в офисах в Киеве и Черкассах. Также процесс коммуникации был налажен таким образом, что коллеги получали все актуальные новости как компании, так и отдельных ее подразделений:

• регулярные e-mail рассылки с новостями проектов и всех департаментов;
• ежемесячный внутренний дайджест компании;
• регулярные встречи CEO с новичками.

Все видят друг друга и чувствуют стабильность, когда дела идут хорошо. В этом случае нет острой необходимости придумывать что-то новое и «бороться с ветряными мельницами». Тем не менее, всё изменилось уже в марте 2020 года.

Как все начиналось

Все перевернулось, когда пришли первые сообщения о больных Covid-19 в Украине и введении карантинного режима. SPD-Ukraine предоставляет услуги по разработке программных продуктов клиентам из разных стран. У некоторых из клиентов дела обстояли хорошо, а другие были вынуждены поставить процесс разработки на hold.

Коллеги начали беспокоиться и задавали много однотипных вопросов как CEO напрямую, так и через HR и другие департаменты. Чтобы увеличить проинформированность о Covid-19 и избежать распространения фейковых новостей, была запущена информационная рассылка SPD Cares.

Стратегические вопросы от коллег о планах компании и нынешней ситуации с клиентами и проектами продолжали поступать. Но рассылкой здесь было не обойтись. Коллегам не хватало живого общения как друг с другом, так и CEO компании. Поэтому было принято решение проводить All-hands встречи для всей компании.

Первые All-hands встречи

Встречи такого типа как All-hands не предполагают одностороннюю коммуникацию. Это должен быть диалог компании (в лице CEO или Board) и всех коллег. Именно такова была цель All-hands в SPD-Ukraine. Но процесс должен был быть постепенным, поскольку уровень проинформированности и регулярность коммуникаций снизились из-за отсутствия живого общения и неопределенности из-за Covid-19.

За месяц до All-hands была запущена форма сбора вопросов, чтобы встреча прошла эффективно. В этой форме коллеги могли оставить вопрос анонимно или могли указать свое имя. Кроме того, для желающих задать вопрос во время самой встречи такая возможность также была.

Конечно, для безопасности каждого в компании All-hands встречи проводились в онлайн-формате. Сначала для этого использовали Google Meet, а затем перешли в Zoom. Также была доступна запись встречи, чтобы коллеги могли просмотреть ее в любое удобное время.

Первые All-hands проходили с CEO компании Александром Садовским и Богданом Халяпиным. Однако потом специфика вопросов несколько изменилась, и уместнее было бы их задавать именно людям, ответственным за ту или иную область. Поэтому было принято решение проводить All-hands meeting из Board компании, в которую входят co-Founders, CFO (Chief Financial Officer), Head of Delivery и Director of Engineering.

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Специфика вопросов

Всего было проведено 10 All-hands встреч (на 31 августа 2021 года). Встречи проводили один раз в два месяца. Все зависело от количества вопросов, оставленных коллегами в форме.

Характер вопросов менялся от встречи к встрече. На это могли влиять как внешние факторы (динамика заболеваемости, экономическое положение компании на рынке и в мире, уровень карантинных ограничений), так и внутренние факторы (принятые изменения в процессах и дальнейшие планы).

Так, например, вопросы первых All-hands встреч в основном касались финансовой ситуации самой компании и ее клиентов.

Для удобства все полученные вопросы группировались по теме, поскольку некоторые из них повторялись. Формулировка самих вопросов при этом не изменялась.

Тематика вопросов первых All-hands встреч:

• Ситуация в компании;
• Клиенты и проекты;
• Наём и сокращение;
• Компенсации и соцпакет;
• Карантин и удаленная работа.

Со временем специфика вопросов изменилась. Коллег интересовало возвращение в офис, восстановление офлайн-тимбилдингов, вакцинация. Также коллеги начали задавать вопросы непосредственно во время самой встречи в чате или голосом. И именно такой сценарий и являлся целью в SPD-Ukraine.

Также каждый All-hands meeting начинался с оглашения основных новостей компании. Это помогло поддерживать прозрачность в процессе и планах компании.

Показатели посещаемости

Вовлечение как можно большего количества коллег в All-hands meeting не являлось основной целью в SPD-Ukraine. Учитывались разные графики работы коллег, митинги с клиентами из других временных зон и нагруженность задачами. Важно было выбрать оптимальное время.

Первые встречи проводились в обеденное время, затем перешли на утро (около 9:30-10:00). Записи встреч оставались доступными для всех коллег в корпоративном Class Room. Кроме того, после All-hands отправлялся follow-up с тезисами.

Результативность All-hands

Встречи в рамках всей компании помогли определить острые потребности коллег, а также общее настроение команд.

Форма для сбора вопросов (с возможностью задавать вопросы анонимно) дала коллегам возможность озвучить свои переживания. А поскольку все полученные вопросы были добавлены к презентациям и озвучены на самой встрече, коллеги могли видеть, что те или иные вопросы или переживания характерны не только для них.

Важно отметить, что лучше полностью сохранять формулировку вопроса и не вносить никаких изменений. Если вопрос слишком большой и повторяет другие, его можно сократить.

Также форма позволяет HR и другим департаментам оперативно реагировать на те или иные запросы. К примеру, All-hands запланирован на конец месяца. В первые несколько недель месяца вы получаете 8-10 вопросов, касающихся, например, пакета Спорт*. Так что не стоит ждать самой встречи, чтобы озвучить конкретное решение. Это лучше делать сразу.

* В SPD-Ukraine до 2019 году коллегам компенсировались расходы на спортивные абонементы и занятия в спортивных секциях.

Так в компании пакет «Спорт» расширился на компенсацию занятий спортом онлайн и компенсацию затрат на спортивный инвентарь для занятий дома. На All-hands встрече уже озвучивались причины такого решения и альтернативы, которые также рассматривались.

Так вопросы для All-hands meeting помогли определить приоритетность запланированных изменений и ускорили их реализацию. В частности, это касалось таких инициатив, как:

• запуск Wellbeing-программы — психологической поддержки онлайн, предоставляемой сторонним провайдером;
• обустройство рабочего места на дому с доставкой мебели и техники из офиса;
• варианты активностей и компенсация тимбилдингов онлайн;
• компенсация теста на Covid-19 и расширение медицинской страховки.

Таким образом, All-hands meetings позволяют узнать реальную потребность коллег и вовремя на нее среагировать.

Что касается показателей eNSS (Employee Net Satisfaction Score), то за три месяца до карантинных ограничений и внедрения All-hands встреч показатель составлял +57 (на основе 241 ответа), а через три месяца после проведения первых All-hands — +64 (на основе 391 ответа). Внутренний показатель лояльности eNРS (Employee Net Promotion Score) также вырос с +76 до +89.

Также после проведения All-hands встреч коллегам отправлялась форма обратной связи. Так, после первой встречи своими впечатлениями поделились 25% присутствующих коллег. При этом 92% из них сообщили, что получили ответы на свои вопросы.

Вывод

По опыту SPD-Ukraine All-hands встречи — это отличный инструмент для:

• поддержания прозрачности и доверия к компании;
• налаживания диалога между коллегами и руководством компании;
• выявления актуальных потребностей коллег;
• ощущения у коллег вовлечённости в жизнь и планы компании;
• возможности для коллег влиять, критиковать и инициировать изменения;
• приоритизации внедрения внутренних инициатив.

Бонус: «неудобные» вопросы на All-hands

В ситуации неопределенности трудно представить All-hands meeting без неудобных вопросов от коллег. На встречах SPD-Ukraine такие вопросы тоже были. При этом мы пытались искренне и прозрачно на них ответить, ведь именно такова корпоративная культура компании. И если комментарий действительно уместен, то признавали свою ошибку и разъясняли причины, почему получилось именно так, а не иначе.

Авторские статьи и комментарии к ним отображают исключительно экспертизу и точку зрения их авторов. Редакция Hurma System может не разделять мнение авторов.