Как отказывать кандидатам и не навредить бренду работодателя | HURMA

Как отказывать кандидатам и не навредить бренду работодателя

Команда HURMA

  • 13 мин
  • 194
  • 0

Расстаться можно по-разному: отрезать жестоко и бесповоротно по SMS или поговорить по душам и остаться друзьями. Эти же принципы работают и в рекрутинге. В этой статье расскажем о том, как правильно отказывать кандидатам – сохранив лицо HR-бренда и не сжигая мосты.

Вы открываете очередную вакансию, оцениваете сильные и слабые стороны кандидатов и шаг за шагом находите его – Суперсотрудника. В общих чертах процесс найма – отстроенный и предсказуемый, но все мы прекрасно понимаем, как много в нем подводных камней и мелких преград.

Отказы неподходящим кандидатам – один из таких скользких моментов. Не желая обидеть несостоявшегося коллегу (или даже просто из-за отсутствия времени), в 59% случаев рекрутеры и HR-специалисты не дают никакого фидбека после интервью. И это только на этом этапе воронки! Если поднимемся повыше, каждый второй кандидат отметит, что его резюме будто провалилось в «чёрную дыру».

И это довольно странно, учитывая, что безмолвно отвергнутый соискатель – это бомба замедленного действия. Он не только, скорее всего, не будет больше откликаться на вакансии компании, но и отвернет от нее друзей и родственников. А знаете, что повысит вероятность повторного отклика в будущем в 4 раза? Всего лишь конструктивный отказ

Пожалуй, достаточно статистики – скорее переходим к практике. В статье разберем:

  • как должны отличаться отказы в зависимости от этапов воронки;
  • общие советы по отказам;
  • как написать письмо (с примерами!);
  • как автоматизировать отправку отказов;
  • как отказать в звонке;
  • как сохранить связь с кандидатами.

No offence: как отказывать правильно

Даже если вы просто умеете говорить «нет», мы смело причислим вас к лику HR-святых. Но психологические барьеры – только верхушка айсберга. Мало научиться отказывать, важно делать это уместно.

Мы подготовили для вас несколько общих рекомендаций, которые стоит держать в уме. Они помогут не порвать последние связи с кандидатом и расстаться в хороших отношениях.

Отказывайте как можно скорее

Так вы продемонстрируете, насколько цените свободное время кандидата. Соискатели хотят услышать ответ как можно скорее, даже если их ждут не самые приятные новости. Так что отставить недельные ожидания!

Постарайтесь сообщить кандидату, что ваши пути на данный момент разошлись, как только вы сами это поняли. Ставьте себе напоминания в календаре и выделите еженедельный слот для отказов.

Сделайте отказы более «личными»

Кандидатов, дошедших до финальных стадий воронки найма, лучше отвергать устно, через звонок. Так вы сможете поблагодарить их за потраченное время с большей искренностью и дать им конструктивный фидбек. На ранних стадиях ограничьтесь письмами.

Давайте честный (но полезный) фидбек

Если есть возможность, объясняйте кандидатам, почему ваши пути пока не сошлись. Будьте аккуратны в формулировках и старайтесь комментировать только непосредственно рабочие критерии. Например, фраза: «Мы искали более энергичных кандидатов», – может звучать как дискриминация для пожилых соискателей.

Используйте свои оценки из интервью по компетенциям и, если реально, порекомендуйте кандидатам области, в которых они могли бы усилиться в первую очередь. Они обязательно оценят ваши старания и запомнят рвение помочь.

Будьте открыты

Постарайтесь быть на связи с кандидатами и честно рассказать им о том, как будет проходить отбор (временные рамки, примерное количество конкурентов на каждом из этапов и т.п.). Если что-то вдруг поменяется, не забудьте сообщить об этом. Убедитесь, что у соискателей есть ваши контакты, и сообщите, что они всегда могут задать вам вопрос или поделиться с вами сомнениями.

Рекомендации выше можно назвать универсальными. Но в зависимости от этапа воронки найма, ваши отказы будут разниться. Где-то не всегда целесообразно тратить много времени на объяснения, где-то же нужно, напротив, бросить все силы на обратную связь. Расскажем об этой разнице чуть подробнее.

Как отказывать на разных этапах найма 

В целом, можно выделить три основных сценария для отказов: после отклика, после скрининг-интервью и после интервью по компетенциям. Разберем каждый из них.

Отказ после отклика

Как отказать: e-mail.

Когда отказать: в течение 2-3 дней.

Для начала, каждый кандидат должен получить письмо с подтверждением: «Резюме получили, всё в порядке». Пусть даже автоматизированное – не важно.

На этом раннем этапе компания задает тон общения с кандидатами. Непрошедшие дальше должны получить тот же уровень коммуникации, что и претенденты на следующих стадиях. Постарайтесь не отправлять отказ в тот же день, когда вы получили отклик. Иначе кандидаты будут думать, что вы особо и не просматривали их резюме.

В целом, ваши письма на этапе отклика могут быть стандартизированными и отправляться автоматически.

Отказ после скрининга

Как отказать: звонок, e-mail или сразу оба способа.

Когда отказать: в течение 2-3 дней.

В зависимости от того, как выглядят ваши скрининг-интервью, и от выбранного способа коммуникации, на этой стадии вы можете отказать кандидату как по e-mail, так и по телефону. Вы можете сделать первый контакт в письме, но уточнить, что открыты к фидбеку в личном разговоре. Что бы вы ни выбрали, на этом этапе (да и всегда!) важна честность и прозрачность.

Отказ после интервью по компетенциям

Как отказать: e-mail и звонок.

Когда отказать: в течение 48 часов, максимум – 7 дней.

Отказ на этом этапе должен быть максимально щепетильным. Проявите искреннее сочувствие и предложите кандидату актуальный фидбек, который поможет ему в поиске работы.

Постарайтесь отказать в течение 48 часов после интервью. Начните с письма и предложите обсудить обратную связь по телефону. Не стоит отправлять текст с расплывчатыми формулировками – так вы только дадите соискателю ложную надежду.

Как написать письмо с отказом

Переходя к практическим советам, начнем с писем. Мы собрали для вас 8 рекомендаций идеального отказа текстом, а в следующем параграфе вас ждут шаблоны такого письма. Начнем:

  1. Обратитесь к кандидату по имени

    Может возникнуть соблазн отправить одинаковое письмо большой группе соискателей, но лучше не стоит. Всегда обращайтесь к человеку по имени, это крайне ценно.
  2. Поблагодарите за старания

    Каждый отклик и интервью – это часы потраченных усилий соискателя. Так что благодарность – не просто часть этикета, а необходимость.
  3. Начните с плохих новостей (и не извиняйтесь за выбор более достойного кандидата)

    Напрямую напишите людям, что они не подошли на данную вакансию. Не оставляйте плохие новости на конец. Кандидаты несколько раз перепрочтут письмо, так что пишите ясно, без юлений.

    Например:
    – … В связи с этим мы решили не рассматривать ваш отклик.
    – Я пишу, чтобы сообщить вам, что вы не отобраны для интервью.
    – К сожалению, в настоящий момент мы не будем рассматривать ваш отклик.

    Возможно, вы захотите извиниться, но не стоит. Вы принимаете решения на пользу бизнесу, так что здесь нет причин для извинений.
  4. Будьте взвешенными

    Потратьте немного больше времени, чтобы отрефлексировать опыт кандидата. Так ваш отказ будет выглядеть более взвешенным и честным. «Нет» без объяснений приведет к замешательству и разочарованию.
  5. Если вы обещаете фидбек, давайте его

    Многие компании обещают дать обратную связь, но по разным причинам этого не делают. Если вы не даете фидбек, тогда не упоминайте такую возможность на собеседованиях/в описаниях вакансий.
  6. Вдохновите кандидата на отклик в будущем

    Дверь для классных кандидатов никогда не захлопывается – дайте им об этом знать. Предоставьте им информацию о том, где они смогут найти новые вакансии компании. Например, можете посоветовать им подписаться на корпоративные соцсети.
  7. Закончите на позитивной ноте

    Как и у хорошего доброго фильма, у письма с отказом должен быть свой хэппи-энд. Поблагодарите кандидата, подчеркните его сильные стороны, дайте позитивный фидбек.
  8. Внимательно проверьте письмо

    Нет ничего хуже плохо написанных писем с отказами. Убедитесь, что в нем нет фактических и орфографических ошибок.

Примеры писем с отказами

Как мы уже упоминали выше, в зависимости от этапа воронки найма, ваши письма с отказами могут отличаться друг от друга. В этом параграфе мы приведем примеры таких текстов для этапов отклика и интервью по компетенциям.

Отказ после отклика

Тема письма: Ваш отклик на вакансию Старшего аналитика

Уважаемая Мария,

Спасибо, что откликнулись на вакансию Старшего аналитика в [название компании]. В данный момент мы решили не рассматривать ваш отклик дальше.

Мы хотели бы поблагодарить вас за потраченные время и усилия. Мы были особенно впечатлены широтой вашего опыта. Однако мы считаем, что другие кандидаты больше подходят на эту должность.

Тем не менее, мы рекомендуем вам проверить другие вакансии [название компании] и снова отправить резюме, если вы найдете подходящие.

С уважением,
[имя рекрутера]

Отказ после интервью по компетенциям

Тема письма: Ваш отклик на вакансию digital-маркетолога

Уважаемый Максим,

Нам было очень приятно познакомиться с вами на интервью. Мы были впечатлены вашим опытом, профессионализмом и подходом, но на данный момент выбрали другого кандидата.

Тем не менее, хотим отметить, что интервьюерам понравилась ваша презентация. Особенно ценными стали ваши предложения по поводу стратегии развития компании.

Уверены, что ваши знания, опыт и квалификация помогут вам найти подходящую должность для достижения ваших целей. Желаем вам удачи в поиске работы и в будущей карьере. Пожалуйста, обращайтесь ко мне в любое время, чтобы уточнить все детали.

С уважением,
[имя рекрутера]

Делу время: как сэкономить время на отправку писем

Письма с отказами, особенно на первых этапах, можно автоматизировать. Это позволит вам сосредоточиться на более серьезных вещах (например, на отказы по телефону, о которых мы расскажем в следующем параграфе).

Современные ATS-системы позволяют в несколько кликов настроить такие письма, причем они будут персонализированы, а отправку можно поставить на таймер.

Например, в системе HURMA вы можете создать шаблон письма и уже в теме проставить тег [[Название вакансии]] – оно подтянется автоматически:

В самом письме тоже доступны персонализированные теги. Вот так выглядело бы письмо из предыдущего параграфа: 

В настройках системы вы можете выставить условие – например, отправить такое письмо кандидату при отказе после интервью. Теперь это не придется постоянно делать вручную.

Как сообщить об отказе по телефону

Особенно ценным кандидатам стоит отказывать по телефону. Тем более, если они потратили свое время на собеседованиях и в тестовых заданиях. И хотя основные принципы писем справедливы и для звонков, в этом параграфе приведем небольшой скрипт:

  1. Представьтесь

    После того, как кандидат возьмет трубку, уведомите, кто ему звонит, из какой компании и по какой причине. Например: «Здравствуйте, Ирина, это Антон из компании Company Name. Я звоню по поводу вашего отклика на вакансию менеджера отдела продаж».
  2. Поблагодарите кандидата

    Как и в письме, после представления поблагодарите кандидата за отклик и интервью. Например: «Для начала хотел бы поблагодарить вас за время и усилия, которые вы потратили, чтобы провести с нами интервью. Рады были познакомиться с вами в прошлую среду».
  3. Сообщите об отказе

    После благодарностей, плавно перейдите к главному посылу. Из вежливости по отношению к соискателю постарайтесь не заставлять его слишком долго размышлять, предлагаете ли вы ему должность. Если ваша компания заинтересована в том, чтобы в будущем он откликнулся на другую вакансию, обязательно скажите об этом сразу. Например: «На данный момент, мы решили не рассматривать ваш отклик. Но мы рекомендуем вам следить за вакансиями на нашем сайте и обязательно попробовать откликнуться на них в будущем».
  4. Решите, хотите ли давать объяснение своему отказу

    Если причина отказа не напрямую связана с вакансией, то лучше не сообщать ее кандидату. И наоборот – предложите фидбек, если соискателю стоит усилить определенные способности или профессиональные зоны. Например: «Мы решили сделать оффер кандидату, у которого лучше развиты навыки программирования, поскольку эта позиция требует глубоких знаний различных языков кодинга».
  5. Закончите разговор

    По окончании разговора предложите кандидату возможные следующие шаги (если они есть) и снова поблагодарите его. Например: «Пожалуйста, следите за новыми вакансиями нашей компании и еще раз огромное вам спасибо за желание работать с нами».

Дружба крепкая: как сохранить связь с кандидатами

Окончание общения на позитивной ноте – первый шаг к выстраиванию отношений с бывшими кандидатами. Поделимся несколькими советами, как расстаться друзьями:

  • Приглашайте бывших кандидатов на мероприятия. Причем не только на те, которые проводите, но и те, в которых просто участвуете.
  • Оставайтесь на связи в социальных сетях. Поздравьте бывшего кандидата с новой работой, комментируйте его новые достижения или новости, которыми он делится.
  • Храните данные о кандидатах в своей ATS или базе отчетности, чтобы всегда иметь их в виду в будущем.

Не забывайте – то, как вы отказываете кандидату, напрямую повлияет на его впечатление о компании. Конструктивный отказ не только не ударит по HR-бренду (и даже наоборот), но и позволит вам быстрее нанимать квалифицированных сотрудников в будущем.

10 фраз в деловой переписке, которые всех бесят
Можно встретить мнение, что IT – это свободная от деловых переписок сфера, где все ходят в худи и пьют фильтр-кофе. Спойлер – это неправда, точнее, правда только отчасти. В IT ...
Кейс Optimax Dev и HURMA: как победить хаос, когда штат вырастает вдвое
IT-компании часто сталкиваются со взрывным ростом. Количество сотрудников увеличивается вдвое, бизнес счастлив из-за открывшихся перспектив, а рекрутеры и HR тем временем «горят» – они всё еще работают в Excel и ...
Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

Spelling error report

The following text will be sent to our editors: