Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Расстаться можно по-разному: отрезать жестоко и бесповоротно по SMS или поговорить по душам и остаться друзьями. Эти же принципы работают и в рекрутинге. В этой статье расскажем о том, как правильно отказывать кандидатам – сохранив лицо HR-бренда и не сжигая мосты.
Вы открываете очередную вакансию, оцениваете сильные и слабые стороны кандидатов и шаг за шагом находите его – Суперсотрудника. В общих чертах процесс найма – отстроенный и предсказуемый, но все мы прекрасно понимаем, как много в нем подводных камней и мелких преград.
Отказы неподходящим кандидатам – один из таких скользких моментов. Не желая обидеть несостоявшегося коллегу (или даже просто из-за отсутствия времени), в 59% случаев рекрутеры и HR-специалисты не дают никакого фидбека после интервью. И это только на этом этапе воронки! Если поднимемся повыше, каждый второй кандидат отметит, что его резюме будто провалилось в «чёрную дыру».
И это довольно странно, учитывая, что безмолвно отвергнутый соискатель – это бомба замедленного действия. Он не только, скорее всего, не будет больше откликаться на вакансии компании, но и отвернет от нее друзей и родственников. А знаете, что повысит вероятность повторного отклика в будущем в 4 раза? Всего лишь конструктивный отказ!
Пожалуй, достаточно статистики – скорее переходим к практике. В статье разберем:
Даже если вы просто умеете говорить «нет», мы смело причислим вас к лику HR-святых. Но психологические барьеры – только верхушка айсберга. Мало научиться отказывать, важно делать это уместно.
Мы подготовили для вас несколько общих рекомендаций, которые стоит держать в уме. Они помогут не порвать последние связи с кандидатом и расстаться в хороших отношениях.
Так вы продемонстрируете, насколько цените свободное время кандидата. Соискатели хотят услышать ответ как можно скорее, даже если их ждут не самые приятные новости. Так что отставить недельные ожидания!
Постарайтесь сообщить кандидату, что ваши пути на данный момент разошлись, как только вы сами это поняли. Ставьте себе напоминания в календаре и выделите еженедельный слот для отказов.
Кандидатов, дошедших до финальных стадий воронки найма, лучше отвергать устно, через звонок. Так вы сможете поблагодарить их за потраченное время с большей искренностью и дать им конструктивный фидбек. На ранних стадиях ограничьтесь письмами.
Если есть возможность, объясняйте кандидатам, почему ваши пути пока не сошлись. Будьте аккуратны в формулировках и старайтесь комментировать только непосредственно рабочие критерии. Например, фраза: «Мы искали более энергичных кандидатов», – может звучать как дискриминация для пожилых соискателей.
Используйте свои оценки из интервью по компетенциям и, если реально, порекомендуйте кандидатам области, в которых они могли бы усилиться в первую очередь. Они обязательно оценят ваши старания и запомнят рвение помочь.
Постарайтесь быть на связи с кандидатами и честно рассказать им о том, как будет проходить отбор (временные рамки, примерное количество конкурентов на каждом из этапов и т.п.). Если что-то вдруг поменяется, не забудьте сообщить об этом. Убедитесь, что у соискателей есть ваши контакты, и сообщите, что они всегда могут задать вам вопрос или поделиться с вами сомнениями.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Рекомендации выше можно назвать универсальными. Но в зависимости от этапа воронки найма, ваши отказы будут разниться. Где-то не всегда целесообразно тратить много времени на объяснения, где-то же нужно, напротив, бросить все силы на обратную связь. Расскажем об этой разнице чуть подробнее.
В целом, можно выделить три основных сценария для отказов: после отклика, после скрининг-интервью и после интервью по компетенциям. Разберем каждый из них.
Как отказать: e-mail.
Когда отказать: в течение 2-3 дней.
Для начала, каждый кандидат должен получить письмо с подтверждением: «Резюме получили, всё в порядке». Пусть даже автоматизированное – не важно.
На этом раннем этапе компания задает тон общения с кандидатами. Непрошедшие дальше должны получить тот же уровень коммуникации, что и претенденты на следующих стадиях. Постарайтесь не отправлять отказ в тот же день, когда вы получили отклик. Иначе кандидаты будут думать, что вы особо и не просматривали их резюме.
В целом, ваши письма на этапе отклика могут быть стандартизированными и отправляться автоматически.
Как отказать: звонок, e-mail или сразу оба способа.
Когда отказать: в течение 2-3 дней.
В зависимости от того, как выглядят ваши скрининг-интервью, и от выбранного способа коммуникации, на этой стадии вы можете отказать кандидату как по e-mail, так и по телефону. Вы можете сделать первый контакт в письме, но уточнить, что открыты к фидбеку в личном разговоре. Что бы вы ни выбрали, на этом этапе (да и всегда!) важна честность и прозрачность.
Как отказать: e-mail и звонок.
Когда отказать: в течение 48 часов, максимум – 7 дней.
Отказ на этом этапе должен быть максимально щепетильным. Проявите искреннее сочувствие и предложите кандидату актуальный фидбек, который поможет ему в поиске работы.
Постарайтесь отказать в течение 48 часов после интервью. Начните с письма и предложите обсудить обратную связь по телефону. Не стоит отправлять текст с расплывчатыми формулировками – так вы только дадите соискателю ложную надежду.
Переходя к практическим советам, начнем с писем. Мы собрали для вас 8 рекомендаций идеального отказа текстом, а в следующем параграфе вас ждут шаблоны такого письма. Начнем:
Как мы уже упоминали выше, в зависимости от этапа воронки найма, ваши письма с отказами могут отличаться друг от друга. В этом параграфе мы приведем примеры таких текстов для этапов отклика и интервью по компетенциям.
Тема письма: Ваш отклик на вакансию Старшего аналитика
Уважаемая Мария,
Спасибо, что откликнулись на вакансию Старшего аналитика в [название компании]. В данный момент мы решили не рассматривать ваш отклик дальше.
Мы хотели бы поблагодарить вас за потраченные время и усилия. Мы были особенно впечатлены широтой вашего опыта. Однако мы считаем, что другие кандидаты больше подходят на эту должность.
Тем не менее, мы рекомендуем вам проверить другие вакансии [название компании] и снова отправить резюме, если вы найдете подходящие.
С уважением,
[имя рекрутера]
Тема письма: Ваш отклик на вакансию digital-маркетолога
Уважаемый Максим,
Нам было очень приятно познакомиться с вами на интервью. Мы были впечатлены вашим опытом, профессионализмом и подходом, но на данный момент выбрали другого кандидата.
Тем не менее, хотим отметить, что интервьюерам понравилась ваша презентация. Особенно ценными стали ваши предложения по поводу стратегии развития компании.
Уверены, что ваши знания, опыт и квалификация помогут вам найти подходящую должность для достижения ваших целей. Желаем вам удачи в поиске работы и в будущей карьере. Пожалуйста, обращайтесь ко мне в любое время, чтобы уточнить все детали.
С уважением,
[имя рекрутера]
Письма с отказами, особенно на первых этапах, можно автоматизировать. Это позволит вам сосредоточиться на более серьезных вещах (например, на отказы по телефону, о которых мы расскажем в следующем параграфе).
Современные ATS-системы позволяют в несколько кликов настроить такие письма, причем они будут персонализированы, а отправку можно поставить на таймер.
Например, в системе HURMA вы можете создать шаблон письма и уже в теме проставить тег [[Название вакансии]] – оно подтянется автоматически:
В самом письме тоже доступны персонализированные теги. Вот так выглядело бы письмо из предыдущего параграфа:
В настройках системы вы можете выставить условие – например, отправить такое письмо кандидату при отказе после интервью. Теперь это не придется постоянно делать вручную.
Особенно ценным кандидатам стоит отказывать по телефону. Тем более, если они потратили свое время на собеседованиях и в тестовых заданиях. И хотя основные принципы писем справедливы и для звонков, в этом параграфе приведем небольшой скрипт:
Окончание общения на позитивной ноте – первый шаг к выстраиванию отношений с бывшими кандидатами. Поделимся несколькими советами, как расстаться друзьями:
Не забывайте – то, как вы отказываете кандидату, напрямую повлияет на его впечатление о компании. Конструктивный отказ не только не ударит по HR-бренду (и даже наоборот), но и позволит вам быстрее нанимать квалифицированных сотрудников в будущем.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача