10 шагов к идеальному началу рабочего дня

Анна Михайлова

Команда Hurma

  • 5 мин
  • 24
  • 0

Кому как не HR-специалисту нужно быть всегда в хорошем настроении, чтобы настраивать на позитивный лад сотрудников, мотивировать и следить за их вовлеченностью? Секрет хорошего состояния на протяжении всего дня кроется в его правильном начале.

Наша редакция подготовила для вас новую статью, в которой вы узнаете как начинать и планировать свой рабочий день.

Алгоритм идеального начала дня

Утренние часы с 9:00 до 11:00 – время, когда люди наиболее продуктивны и эффективны, поскольку их умственная активность находится на пике. Поэтому важно не тратить продуктивное время впустую, а использовать его с умом. 

Шаг №1. Ложитесь спать вовремя 

Качественный сон – залог продуктивного рабочего дня. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников из-за недосыпа и бессонницы обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. Если человек не высыпается, он чувствует себя вялым, рассеянным и раздражительным. 

Шаг №2. Немного «поваляйтесь» в постели

Один из самых проверенных и действенных способов продуктивно ворваться в новый день. Дайте себе возможность немного полежать, обдумать планы, собрать все мысли воедино. Это не займет много времени, но вылезти из-под одеяла будет легче. 

Шаг №3. Не задергивайте шторы

Солнечный свет – лучший способ разбудить организм естественным образом, поэтому не стоит от него прятаться. Попадание солнечного света в комнату упростит утренний подъем. 

Шаг №4. Потянитесь 

Это один из наиболее очевидных способов быстро проснуться, но его многие игнорируют. А зря. Вы лежали и спали несколько часов, ваше тело не готово к резкому подъему с кровати. Полежите, потянитесь, разомните руки, ноги и вы увидите, что вставать станет гораздо легче. 

Шаг №5. Медитация

Утренняя медитация помогает уменьшить беспокойство, улучшить концентрацию, избавиться от ненужных мыслей и настроиться на продуктивную работу. Поэтому не стоит ею пренебрегать.

Шаг №6. Выпейте стакан воды

Если вы чувствуете утром вялость и усталость, это может быть связано с обезвоживанием после ночного сна. Стакан воды с утра поможет вам почувствовать себя свежее и бодрее.

Кроме того, можно добавить в стакан с водой немного лимона. В нём много калия, витамина C и антиоксидантов. Вода с лимоном придает энергию и улучшает усвоение питательных веществ в ЖКТ.

Шаг №7. Не проверяйте почту с самого утра 

Ведущий американский эксперт по тайм-менеджменту Джулия Моргенстернт в своей книге дает важную рекомендацию: никогда не проверять входящие письма утром. 

Почему? Потому что почта и большое количество входящих писем затягивает и человек тратит много времени на ответы и последующую переписку. Джулия советует вместо проверки почты заняться каким-то другим делом, которое поможет вам продуктивно начать свой день.

Шаг №8. Не забывайте позавтракать 

Вкусный и плотный завтрак насыщает организм энергией, улучшает кратковременную память и помогает сконцентрироваться. К тому же, если вы позавтракаете, вам не будет мешать работать урчащий желудок.

Шаг №9. Наведите порядок на рабочем месте

Бардак на рабочем столе отвлекает внимание человека от работы, понижает его концентрацию и продуктивность.

Шаг №10. Планируйте свой день

Планирование дня помогает настроиться на работу. Составьте список важных дел и расставьте приоритеты – для этого есть масса методов и инструментов. Используя их, вы потратите меньше времени на планирование и сможете эффективнее работать. 

Планирование рабочего дня: что это и зачем

Современный ритм жизни приводит к постоянным переработкам, усталости от задач и профессиональному выгоранию. Тайм-менеджмент и планирование – инструменты, которые помогут не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Но не стоит путать планирование с обычным списком дел на день.

Давайте на примере двух списков дел рассмотрим разницу.

To-do List ВасиTo-do List Сережи
1. Обсудить с командой новый контент-план1. Потратить 2 часа на написание моей первой книги
2. Отправить отчет по работе руководителю2. Потратить 30 минут на курс усовершенствования писательских навыков
3. Ответить на все запросы клиентов, полученные по электронной почте
3. Потратить 30 минут на чтение книги о самосовершенствовании
4. Забронировать билеты для деловой поездки
4. Создать доску визуализации для отслеживания прогресса в достижении долгосрочных целей
5. Купить курицу и огурец
5. Поговорить с Васей о новом сотруднике
6. Подготовить деловые заметки о вчерашней встрече
6. Отправить обновленный номер счета финансовому отделу
7. Отправить новое описание должности для вакансии команде по найму
7. Потратить 30 минут на решение проблемы с веб-сайтом, которая периодически появляется
8. Найти способ исправления ошибки в коде до завтра

На первый взгляд, два этих списка составлены правильно и показывают, чем будут заниматься Вася и Сережа. Но в списке Васи есть только несколько срочных задач и ни одна из них не поможет ему в достижении прогресса или какой-то долгосрочной цели. 

Список Сережи ориентирован на достижение одной глобальной цели – стать писателем. Но наряду с этим он успевает уделять время решению рабочих вопросов и срочных задач.

При планировании очень важно уметь правильно расставлять приоритеты по задачам и понимать, с какого задания лучше начать работу, а каким – закончить. 

Только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

Методы планирования времени

GTD (Getting Things Done)

Методика эксперта тайм-менеджмента Дэвида Аллена. Её суть заключается в том, что нужно выполнять все задачи без разделения на срочные, важные и другие.

Эксперт утверждает, что нужно фиксировать в списке абсолютно все задачи и четко их описывать. Например, как в списке Сережи. Чем детальнее описано задание и нюансы его выполнения, тем понятнее человеку будет план действия. Кроме того, для каждого дела нужно устанавливать дедлайн. 

Метод «Pomodoro»

Его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке времени на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время вы занимаетесь только работой, не отвлекаясь на почту, телефон и т.д.

По истечении этого времени, можно сделать перерыв на 5-10 минут. Таким образом, вы чередуете работу с отдыхом, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Метод «Салями»

Его также называют методом пачки семечек или чипсов. Аналогия в том, что вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена. Суть метода заключается в разделении одного большого и сложного дела на несколько маленьких задач, выполняя их планомерно.

Матрица Эйзенхуаэра

Подразумевает разделение дел по 4 квадратами – A, B, C, D. В квадрат «А» записываются срочные и важные дела. В идеале, этот квадрат должен оставаться пустым, поскольку при грамотном планировании такие дела выполняются в квадрате «B». В нем нужно описывать важные и несрочные дела. 

В квадрате «C» размещаются срочные и неважные дела, которые можно делегировать кому-то другому. А квадрат «D» предназначен для несрочных и неважных дел, другими словами, бесполезных. Они не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и никак не влияют на вашу работу. 

Инструменты для планирования времени

Записывание дел в блокнот или планер – проверенный годами способ, но он уже отходит в прошлое. Гораздо удобнее пользоваться благами диджитализации и планировать дела в своих смартфонах. Это можно делать в обычном календаре Google или с помощью других приложений. 

Todoist

Удобный софт, которым можно пользоваться на любых устройствах. В нем можно ставить дедлайны, расставлять приоритеты по задачам, прикреплять различные файлы. Интерфейс у приложения минималистичный и удобный, все задачи структурируются и распределяются по датам. 

Any.Do

В этом приложении можно создавать любые задачи, списки дел или даже покупок. Планировать можно на день, неделю или месяц, выставляя напоминания о важных событиях. Кроме того, создавать задачу можно голосовым набором. 

Начинаем вставать с «той» ноги

Обычно отсутствие настроения и всякой вовлеченности по утрам списывают на какую-то абстрактную «не ту» ногу. Но, по сути, дело вовсе не в этой злосчастной ноге, а в неправильных утренних ритуалах. 

Начинайте свое утро с позитива, уделяйте время медитации, вкусному завтраку, планируйте задачи и вы увидите, что все не так плохо. Мы надеемся, что наши советы помогут сделать ваше утро по-настоящему добрым 😉

    Новый уровень HR-карьеры: SHRM-сертификация
    Сегодня мы хотим сделать обзор на вебинар Екатерины Ковалевской, который она провела 4 августа, на тему: «Новый уровень HR-карьеры: SHRM-сертификация». Как вы знаете, мы регулярно проводим для вас вебинары и ...
    HRM-Business Academy: образование для HR и рекрутеров
    И, традиционно, встречайте очередного гостя нашей новой рубрики «Образование для HR и рекрутеров» – курс от А до Я «HRM-Бизнес-Партнер» от HRM-Business Academy.  И, традиционно, встречайте очередного гостя нашей новой ...
    Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

    Сообщить об опечатке

    Текст, который будет отправлен нашим редакторам: