Как быстро закрыть вакансию: лайфхаки и советы от HURMA | HURMA

Как быстро закрыть вакансию: лайфхаки и советы от HURMA

Анна Михайлова

Команда Hurma

  • 20 мин
  • 1354
  • 0

По данным Human Capital Benchmarking Report, в среднем, на наем одного специалиста уходит 42 дня. Можно ли как-то ускорить этот процесс и существуют ли какие-то лайфхаки, которые помогут закрывать вакансии быстрее?

Первый лайфхак заключается в правильном построении работы. Понимая все процессы рекрутинга, шансы быстро закрыть вакансию возрастают в разы. Мы подготовили статью, в которой детально расскажем о каждом из этапов и нюансах, на которые следует обращать внимание, чтобы быстрее найти кандидата. 

Шаг за шагом к закрытию вакансии: этапы рекрутинга

Каждая вакансия индивидуальна и подразумевает определенное количество этапов. Но, есть стандартные шаги, которые должен пройти рекрутер, чтобы закрыть вакансию.

1. Планирование: распределение времени, просмотр статистики

Правильный тайм-менеджмент, умение расставлять приоритеты по задачам – факторы успеха в любом деле. Рекрутинг – не исключение. Чтобы не тонуть в новых вакансиях и успевать уделять время каждой из них, важно уметь правильно не только распределять, но и планировать свои ресурсы. 

Главная сложность

Как правило, загрузка у рекрутеров очень большая. При возникновении вакансии рекрутеру нужно:

  • составить Profile роли, согласовать с нанимающим менеджером: Recruitment request, профиль компетенций с описанием hard и soft skills, а также ключевыми мотиваторами;
  • составить Assessment матрицу, в которой нанимающий менеджер, HR и рекрутер будут выставлять оценки;
  • составить вопросы для телефонного интервью и собеседования с HR;
  • запросить у нанимающего менеджера тестовое задание и вопросы для технического интервью;
  • сделать описание и разместить вакансию;
  • составить Pitch – текст для привлечения холодных кандидатов;
  • составление сорсинговой стратегии: определение каналов для сорсинга и их эффективности;
  • проведение телефонного интервью, собеседования с HR и техническим специалистом, финальное интервью, отправление и сбор тестовых заданий;
  • направление кандидату оффера или отказа. 

Кроме этих задач рекрутеру нужно вести базу кандидатов, разбирать резюме, предоставлять фидбеки и т.д. В таких больших объемах работы очень легко запутаться и выполнять все по инерции, а не приоритетности. 

Решение

Мы подготовили несколько советов, которые помогут вам успевать работать со всеми открытыми вакансиями:

  • эффективно рекрутер может вести от трех до пяти вакансии, планируйте свою загрузку и оставляйте ресурсы; 
  • внедрите в свою практику SLA-листы по ведению вакансии. Это отличный инструмент, который позволит вам понять, сколько времени уходит на закрытие вакансии. Кроме того, это отличный помощник при открытии позиции;
  • составьте список из свободных вакансий, расставьте им приоритеты по срочности закрытия и важности, чтобы точно понимать, сможете ли вы взять в работу еще позиции;
  • классно, если у вас есть помощник или сорсер/ресерчер в штате. Он может написать питч, разместить вакансию, провести телефонный скрининг, назначить время встречи. 

Более подробно о секретах тайм-менеджмента для HR и рекрутеров – вы можете почитать в нашей статье

2. Нам нужен кандидат: получение заявки от нанимающего менеджера

Сбор информации и получение заявки от нанимающего менеджера – важный этап. Именно здесь рекрутеру нужно узнать у руководителя отдела или тимлида, какой именно кандидат нужен, кого он хочет получить к себе в команду. Кроме того, очень важно самостоятельно изучить вакансию, чтобы точно понимать, насколько уникальна позиция, много ли кандидатов на неё претендуют, что они хотят получить, на каких платформах их можно найти. Эти знания помогут вам задавать нанимающему менеджеру правильные вопросы и получить детальную информацию. 

Итак, какая именно информация должна быть в заявке?

Помните, что цель этого этапа – получить и собрать максимум информации от менеджера о роле, включая его ценности, мотиваторы, личностно-деловые компетенции. 

Главная сложность

Основной проблемой и сложностью этого этапа является сам процесс сбора информации. По каждой вакансии рекрутерам нужно проводить встречи, чтобы выяснить всю необходимую информацию. 

Решение

Одним из вариантов для решения этой проблемы считается разработка профилей компетенций, в которых указываются hard и soft скилы, индикаторы эффективности, основной функционал конкретной позиции. Если в компании есть такие разработанные профили, это значительно экономит время на создании заявки и сборе информации для составления профиля позиции. 

Кроме того, еще один лайфхак. Попробуйте заранее, еще до встречи, собирать информацию с помощью анкетирования. Можно использовать таблицы Excel или Google формы, в которой каждый руководитель будет заполнять строки с необходимой информацией.

Еще один вариант, который еще легче предыдущего – оформить заявку на вакансию в HURMA. В системе есть шаблон для создания заявки, который нанимающий менеджер сможет настроить именно под свою вакансию. То есть добавить какие-то определенные навыки, требования к опыту и квалификации кандидата.  

3. «Упаковка» вакансии: создаем описание и выбираем каналы для размещения

После того как вы получили всю необходимую информацию, самое время «упаковывать» вакансию и выбирать подходящие каналы для её размещения. 

Главные сложности

На этапе планирования вакансии сложностей не меньше, чем на любых других этапах. Мы можем выделить несколько наиболее распространенных. 

1. Незнание кто ваш кандидат

Проблема, с которой сталкиваются многие компании – банальное непонимание того, где искать подходящих кандидатов, как их заинтересовать, как «продать» им вакансию. По данным исследования Университета Калгари, вакансии с прокачанным EVP (Employee Value Proposition) получали в три раза больше откликов. Чтобы создать крутой EVP, который привлечет кандидатов и удержит лучших сотрудников, важно следить за тенденциями рынка, обращать внимание на конкурентов, выделять их сильные стороны и свои зоны развития. Так вы сможете найти то, что будет выделять вас среди других компаний. 

Решение

Прежде чем запускать вакансию в работу, определите портрет вашего человека из пункта один и его мотиваторы и ваши сильные стороны. 

Попробуйте:

  • Узнать свою целевую аудиторию (кто ваш кандидат, на каких платформах его искать, какие блоги и ресурсы он читает, чем интересуется).
  • Определить желания, потребности и проблемы кандидатов.
  • Предложить способы решения.
  • Подумайте о том, где именно нужно размещать вакансию. Подойдут ли для поиска кандидатов традиционные job-порталы или лучше размещать её на тематических ресурсах. Если позиция очень специфическая и узконаправленная, возможно, стоит отдать предпочтение сорсингу и ставить акцент именно на нем, а не размещении объявления на различных платформах. 

2. Проблемы в заголовках

Казалось бы, что там описывать: требования, условия работы, дополнительные условия – done. Но не в этом случае. Здесь есть две крайности: безмерная скука или неуместный креатив. Например, иногда работодатели экспериментируют с названием позиции и пишут что-то по типу «Бог маркетинга», «Повелитель текста» и т.д. По данным LinkedIn, 64% кандидатов не откликнуться на вакансию, если не поймут название позиции.

Решение

Не проявляйте свой творческий потенциал в названии позиции и пишите четко, кого вы ищете – маркетолога, дизайнера, копирайтера. Если у вакансии есть какая-то определенная специфика, например, вам нужен UX-копирайтер, лучше указывать это сразу. Да, воронка кандидатов сузится, но отклики будут поступать от релевантных специалистов.  

3. История формирования компании и ее достижения за “10 лет” 

Есть одна неприятная правда. Когда человек открывает вакансию, он хочет найти выгоду для себя, а не узнать, что в 2001 году компания, в которой он еще даже не работает, заняла первое место в каком-то рейтинге или получила награду, о какой он даже не знает. Суть проста – меньше самолюбования, больше сути.

Решение

Безусловно, давать информацию о компании нужно. Но вместо трех абзацев, напишите три предложения с самыми главными, для кандидата, данными.

4. Мало деталей: информации об обязанностях специалиста, отсутствие зарплатной вилки, бенефитах, которые предоставляет компания

Основная часть описания вакансии – это требования к кандидату, перечень задач, которыми он будет заниматься, зарплатная вилка, «плюшки» компании. Иногда в описании указывается не вся или неправдивая информация, из-за чего кандидат может не принять оффер, поскольку у него будет ощущение «ожидание-реальность». 

Решение

Четко описывайте все то, чем будет заниматься кандидат, ваши требования к нему. Не лишним будет указать зарплатную вилку. Мы знаем, что это довольно неоднозначный момент, на который у каждого работодателя свое мнение и конкретные цифры озвучиваются на позициях с фиксированной ставкой. Но, по данным Career Builder, вакансии с указанием зарплатных вилок, получают больше откликов. 

5. Неэффективные каналы размещения вакансии

Даже самое цепляющее и продающее описание не спасет вакансию, если она размещена на каналах, которые не приносят никаких результатов. А именно такую ошибку и допускают рекрутеры, размещая вакансию.

Решение

Анализируйте эффективность рекрутинговых каналов по каждой вакансии и смотрите, из каких каналов приходит больше всего кандидатов. Смотреть такую статистику можно в системе HURMA, которая отображает все данные в удобных графиках и диаграммах. В том числе, и об эффективности каждого рекрутингового канала. 

4. Вперед, на поиски: размещение вакансии и сбор откликов

Вакансия создана, описана, определены наиболее эффективные каналы. Осталось только разместить и ждать отклики, но и здесь все не так все просто. И главная проблема этого этапа в банальном отсутствии времени. Рекрутеру нужно вручную размещать вакансию на каждую платформу, но еще сложнее – собирать отклики со всех порталов в одном месте.

Решение

Автоматизируйте процесс размещения вакансия и освободите свое время. Большое количество ATS интегрированы с сайтами для поиска работы и дают возможность одним кликом размещать вакансию на всех подходящих платформа. HURMA интегрирована со следующими job-порталами: Work.ua, rabota.ua, grc.ua, INCO, DOU.ua, РАБОТА.TUT.BY, hh.kz, hh.ru, Superjob, Хабр Карьера. 

Кроме того, по каждой вакансии в системе есть воронка рекрутинга, Kanban-доска, на которой отображаются рассортированные профили кандидатов. Поэтому рекрутер сразу видит, кому нужно отправить оффер, кто прислал тестовое задание и с кем назначено интервью.  

Совет эксперта

Ирина Чуняк, HRD IT Svit

Опыт работы: 10+ лет

«Очень круто, если в компании есть налаженный процесс по реферальной программе и сотрудники сами ищут/предлагают кандидатов на какие-то роли. Тогда рекрутинг становится всеобщей историей, в которую вовлечены все сотрудники, а сам рекрутер – хранитель этого процесса».

Реферальные программы – отличный способ привлечения кандидатов, используя рекомендации сотрудников, которые работают в компании. 82% работодателей предпочитают рекомендации сотрудников откликам на job-порталах.

В HRM-системе HURMA любой сотрудник может зайти на страницу вакансии и скопировать ссылку, отправив её знакомым или разместив в своих соцсетях. Если с его ссылки будут приходить отклики – HR или рекрутер обязательно это увидят. 

5. А вот и первые кандидаты: определение самых релевантных специалистов

Если удачно выполнить все предыдущие этапы, вы точно получите большое количество откликов. Но можно ли на этом этапе ослаблять хватку? Явно нет, поскольку много откликов – не гарантия их релевантности и рекрутеру все равно нужно руками разбирать каждое резюме, изучать профиль кандидата, проводить телефонное интервью, чтобы продвинуть на следующий этап самых подходящих специалистов.

Основная трудность

Нельзя исключать человеческий фактор и принимать во внимание факт, что если откликов много, рекрутер может просто кого-то не заметить или же пропустить. В результате компания может остаться без крутого специалиста, а вакансия будет закрываться очень долго. Кроме того, проверка и обработка резюме – вовсе не быстрый процесс. По данным Ideal, проверка резюме занимает до 23 часов времени. 

Решение 

Минимизация человеческого фактора с помощью HRM или ATS систем с искусственным интеллектом и возможностью подбора наиболее подходящего кандидата. Другими словами, системы, которые сделают за рекрутера первый скрининг всех откликов, оставив только наиболее релевантных. 

Эта возможность реализована во многих зарубежных системах. Она позволяет не только ускорить процесс скрининга резюме, но и улучшить качество найма. Компании, которые используют искусственный интеллект при найме специалистов на работу увеличили свою производительность на 20%, а количество нерелевантных кандидатов снизилось на 35%. 

Вот один из примеров, как работает функция выбора лучшего кандидата в системе HURMA:

После того, как система отобрала и отсортировала профили кандидатов по релевантности, самое время проводить телефонное собеседование для первичной оценки кандидата. Телефонное интервью помогает сэкономить время, оптимизировать процесс найма и отобрать лучших кандидатов для собеседования с нанимающим менеджером. 

Мы подготовили для вас подборку из вопросов, которые можно использовать во время проведения телефонного интервью:

  1. Почему заинтересовала наша вакансия?
  2. Что хотелось бы получить от нового места работы?
  3. Почему решили уйти с текущего места работы (если кандидат на данный момент работает)?
  4. Какие задачи вам нравятся, чем бы хотелось заниматься?
  5. Как бы вы описали свой подход к работе?
  6. Что вас мотивирует?
  7. Что для вас самое сложное в работе?
  8. В какой рабочей среде вы работаете лучше всего?

6. Уделить внимание каждому: коммуникация и общение с кандидатами

Путь почти пройден. Вы получили первые отклики, определили самых подходящих специалистов и теперь самое главное – уделить время каждому кандидату. Кому-то нужно предоставить фидбек с причиной отказа, кого-то пригласить на интервью или назначить созвон. И очень важно ни о ком не забыть. По данным rabota.ua, 80% кандидатов хотят получать обратную связь по итогам скрининга или собеседования при любом исходе, но вот получают его только 7%. 

Основная трудность

Хотелось бы быть оригинальными и придумать, что-то другое, но вся проблема – в нехватке времени или же неумении предоставлять обратную связь. 

Решение

Игнорирование кандидатов сильно вредит бренду работодателя. Чтобы избежать этого, придерживайтесь нескольких правил.

  • Не затягивайте с предоставлением обратной связи, планируйте свой день так, чтобы у вас всегда оставалось время для фидбеков кандидатам.
  • Подготовьте шаблоны для отказов. Умение тактично и правильно отказывать кандидатам поможет сохранить лояльность человека к компании и улучшить бренд работодателя. 

Если отказывать, то только так: кейс Banda

Banda – креативное агентство, в котором хотят работать, без преувеличения, все творческие люди. В июне 2019 года они стартовали «Проект 70», в рамках которого хотели набрать 70 людей в команду. За один месяц они получили 8135 заявок от дизайнеров, копирайтеров, арт-директоров, ассистентов HR. 

Тех кандидатов, которые не прошли отбор, агентство не хотело обижать стандартными ответами и фразами «Спасибо за проявленный интерес, но на данный момент предложить вакансию мы не можем» и поэтому подготовило собственную песню, забавное видео и милое письмо. Ну, что тут рассказывать, можете убедиться во всем сами.

  • Структурируйте и систематизируйте задачи по кандидатам. Сделать это можно в CRM-системах для рекрутинга, где есть возможность установки напоминаний и автоматической отправки писем. 

Функционал создания персональных заметок и напоминаний есть в HURMA, где вы сможете назначить себе персональное действие на определенное время.

Также в системе есть возможность автоматической отправки писем при переходе кандидата с одного этапа воронки на другой. Таким образом ни один кандидат не останется без вашего внимания. 

7. Невозможно отказаться: отправка крутого оффера

Если вы думаете, что этап отправки оффера – время, когда можно расслабиться, можем вас расстроить. Это не так. Каждое предложение требует времени, усилий и вовлеченности в процесс его создания. 

Основные трудности

Главная сложность и проблема этого этапа заключается в том, что вы – не единственная компания, которая может отправлять оффер кандидату. И в этой битве выиграет тот, у которого оффер будет самым запоминающимся. Но как его сделать и на чем делать акцент?

Решение

Мы подготовили чек-лист из шести правил, которых стоит придерживаться, чтобы не потерять кандидата на этапе принятия оффера. 

Помните, что хороший оффер = лучшие таланты. 

8. Последний рывок: наем кандидата

Вот он – тот самый момент, когда кандидат вышел на работу и очень важно не оставлять его одного в период адаптации. По данным OC Tanner, 20% сотрудников уходят в первые 45 дней работы.

Основная трудность

А в связи с удаленной работой, ситуация усложнилась. Ведь одно дело, когда новичок приходит в офис и сразу знакомится с коллективом, корпоративной культурой компании, становится ее частью. В условиях удаленной работы новые сотрудники могут испытывать чувство отстраненности и не ощущать себя частью команды. Это происходит из-за нехватки коммуникации между коллегами и режима онлайн, в целом.

Решение

Использование различных инструментов для адаптации новичков онлайн. Что это за инструменты?

  1. Мессенджеры для быстрой коммуникации: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger.
  2. Боты для онбординга: Plop и Leo в Slack, AI Partner в Telegram и Slack.
  3. Проведение опросов: в HRM-системах, Google Forms, LMS-системах.
  4. Тимбилдинги и онлайн-игры: «Крокодил», «Мафия», «CODENAMES», «Alias».
  5. Digital-документы: адаптационный лист онлайн, подпись договоров с ЭЦП «Вчасно» или «Paperless» – для Украины, «HelloSign» и «DocuSign», PandaDoc – для других стран. 

Можем привести пример того, как реализован онбординг в системе HURMA. Есть возможность автоматического создания Welcome, Adaptation, Probation meetings, прикрепление документов, онбординг-плана, контактов человека и хранение всей этой информации на одной странице. Кроме того, в системе есть возможность создать событие с напоминанием для HR и информированием всех сотрудников о выходе новичка (по email и в чат-боте). 

Вжух, и вакансия закрыта

Совет эксперта

Ирина Чуняк, HRD IT Svit

Опыт работы: 10+ лет

«Есть четыре кита, на которых держится процесс удачного и, главное, быстрого закрытия вакансии: выстраивание и оцифровывание рекрутинга, анализ кандидатов по профилю роли, коллегиальное принятие решения и вовлечение в поиск персонала компании – пусть все будут рекрутерами. Поддержка этих факторов поможет не просто быстро закрыть вакансию, а выстроить в компании экологичный и автоматизированный процесс рекрутинга, в котором принимают участие все сотрудники как единое целое».

Мы надеемся, что наша статья помогла вам понять, что и на каком этапе нужно делать, чтобы закрывать вакансии со скоростью «вжух» 😉 

    Как провести Exit Interview + подборка вопросов
    Сегодня обсудим, что такое Exit-интервью, какие цели его проведения, причины, почему нельзя его игнорировать, а также поделимся с вами гайдом для организации прощального собеседования, анти-чек-листом и подборкой вопросов. Что нужно ...
    Data-driven подход в рекрутинге: как мы помогаем себе и бизнесу
    Наем квалифицированных специалистов – главная задача рекрутера и поэтому очень важно принимать взвешенные решения на основе данных. Data-driven подход помогает рекрутерам собрать и проанализировать данные, чтобы оптимизировать текущий поиск и ...
    Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

    Сообщить об опечатке

    Текст, который будет отправлен нашим редакторам: