HR-дашборди: як почати говорити з бізнесом мовою цифр

23 грудня глядачі YouTube-каналу Hurma дізналися все і навіть більше про HR-дашборди на вебінарі, який провів Євген Бондаренко. Якщо ви не встигли до нас приєднатися, тоді швидше читайте нашу статтю, в якій ми об'єднали головні думки вебінару:

• Проблема звітів, які ми робимо
• Модель зрілості бізнесу по роботі з даними. А де ви є ви?
• Прості питання про бізнес і чому ми не знаємо на них відповідей
• Стара модель VS Нова модель роботи з даними
• Приклади реальних HR-дашбордів
• Навіщо потрібні автоматичні дашборди і як їх використовувати
• З чого почати?

Пару слів про спікера

Євген Бондаренко, HRD «Медіа Група Україна» з 15-річним досвідом роботи у сфері HR, творець і ексдиректор Академії ДТЕК. Крім того, Євген ще й автор трьох бізнес-книг: «На старт. Книга для тих, кому судилося побудувати успішну кар'єру »,« HR без бюджету. Робіть більше рахунком меншого», «Успішний керівник» і автор першої в Україні навчальної програми з підготовки HR-аналітиків.

Модель зрілості даних

Є чотирирівнева модель зрілості даних, яку розробив Джош Берсін. Це дуже проста і зрозуміла модель. За її допомогою можна пояснити багато моментів, які пов'язані з даними.

Рівень №1. Операційний репортинг

На першому рівні зрілості HR -департамент відстежує аналітику за такими показниками як плинність кадрів, чисельність співробітників, витрати на зарплату і навчання співробітників.

Це операційна аналітика з інформаційним характером, яка показує бізнесу загальну картину в компанії. На цьому етапі ніхто не аналізує показники та не шукає шляхи розв'язання проблем.

Рівень №2. Визначення проблеми

Компанії, які знаходяться на другому рівні, не тільки збирають аналітику, а й аналізують причини поганих або хороших показників. HR-департаменту важливо відображати тільки релевантну інформацію, формувати необхідні вхідні дані, щоб прийняти правильне стратегічне рішення.

Саме на цьому рівні з'являються автоматичні HR-дашборди, дані в яких аналізуються без втручання людей.

Рівень №3. Прогнозування

На цьому етапі HR-департамент компанії прогнозує вплив майбутніх рішень, використовуючи інтелектуальну аналітику. Все це робиться централізовано, а аналітика збирається в єдиний реєстр або базу даних. Щоб забезпечити вищу точність прогнозу, вона інтегрується з фінансовими, операційними або HR-системами.

Перебуваючи на третьому рівні, дуже важливо сфокусувати увагу на ключових проблемах і вибудувати правильну стратегію.

Рівень №4. запобігання проблеми

На четвертому рівні HR-департамент приймає конкретні дії, виконує стратегічну роль, відповідає на запити менеджменту конкретними рішеннями, заснованими на даних. Як правило, в компаніях, які знаходяться на цьому рівні є відділ HR-аналітики, а HRD вважається повноправним бізнес-партнером.

Проблема з даними та звітами

Основна проблема бізнесу з даними та звітами полягає в тому, що керівництво витрачає занадто багато часу і ресурсів для розробки й підготовки звітів. В результаті на ці звіти ніхто так і не звертає уваги плюс до всього в них є помилки.

Помилки звіти містять через те, що вони робляться вручну і велику роль відіграє людський фактор. Крім того, однією таблицею ведення статистики не обмежується і коли виникає необхідність зведення всіх даних в один документ - виникають проблеми.

Приклад з життя

У вересні 2020 року було опубліковано не надто втішна статистика державних органів. Виявилося, що кожен місяць або квартал обладміністрація і КМДА подають до Кабміну 4185 звітів, які накопичувалися в країні з 1992 року. А 10% з цих звітів були скасовані, але ОДА про це не знали та продовжували щороку їх відправляти.

В результаті Кабмін переглянув всі ці звіти й актуалізував тільки 1063 документи. Тобто, 75% від всієї документації – були непотрібні звіти, які давно втратили свою актуальність.

Державні органи традиційно вважаються малоефективними та бюрократизованими, але бізнес виглядає не краще.

Кейс від Євгена Бондаренко

На другий робочий день в Медіа Група Україна керівник запитав у мене, скільки співробітників працює у нас в компанії, причому назвати потрібно було точну цифру. Мені довелося витратити близько тижня часу, щоб знайти цю цифру, ще через тиждень я її озвучив, а через місяць виявилося, що дані були неправильні.

Така ситуація трапилася через те, що документація була неструктурованою і її було дуже багато. Інша ситуація, коли в компанії є дашборди, які формуються з одного або декількох джерел з правильними й актуальними даними.

Євген Бондаренко

Головні відмінності старої та нової моделі аналітики

1. У старій моделі працює схема «запит-звіт». Тобто, HR отримує від керівника запит на надання будь-якої інформації, після чого починає збирати ці дані. У новій моделі у компанії є дашборди, в який керівник може зайти в будь-який час і побачити актуальну інформацію.

2. Періодичність. У старій моделі звіти готуються щотижня або щомісяця, а в новій вони весь час актуалізуються і завжди знаходяться під рукою. До того ж, за допомогою дашборди можна знайти звіт за будь-який період: минулий тиждень, місяць, квартал, рік.

3. Є заданий формат. Як правило, в старій моделі одна людина задає формат документації, а решта її доповнювати, додають стовпці, змінюють назву і в результаті виходить плутанина. Головний мінус старої моделі й заданого формату – відсутність гнучкості.

У новій моделі дивиться на ті дані, які йому цікаві наразі.

4. Для надання додаткової інформації потрібно час. Коли HR складає звітність вручну, при проханні надати якісь додаткові дані, йому потрібен час для збору інформації, якої бракує. Новій моделі, своєю чергою, властивий більш гнучкий формат.

5. Помилки. При ручному складанні звітів і зборі даних обов'язково будуть помилки, оскільки всі ми люди й ніхто від цього не застрахований. Втома, відсутність концентрації, уважності впливає на кількість помилок.

А якщо звіт готує не одна людина, а кілька, то кількість помилок збільшується в стільки ж разів. У дашборда ж помилки практично відсутні з ймовірністю в 99,9%. Помилки в дашборді можуть бути в тому випадку, якщо вони вже були в базі даних або ж інших джерелах інформації.

6. Актуалізація даних. Коли HR приносить звіт, складений тиждень тому, дані в ньому вже не актуальні й застарілі. Дашборди, своєю чергою, показують актуальну інформацію саме в момент перегляду.

Принципи роботи з даними

Дані вводяться тільки один раз

Щоб уникнути плутанини в документах, дані потрібно вводити один раз і в один джерело. Ведення звітності в Excel – це не страшно, але потрібно вміти це робити правильно.

Дані вводяться як можна ближче до місця і дати їх виникнення

Відзначати й вводити нові дані потрібно відразу після того, як відбулися зміни в будь-якій структурі: наймання нового співробітника, проведення навчання тощо.

Завжди повинна бути контрольна цифра

Для цього є хороша вправа. Потрібно взяти чисельність персоналу станом на перше січня цього року і чисельність на поточний момент. Завдання полягає в переході однієї цифри до іншої шляхом додавання або віднімання показників. Тобто, якщо взяти цифру на стан першого січня, до неї потрібно додати прийнятих співробітників і відняти звільнених. В результаті повинна вийти правильна контрольна цифра.

У системах зберігання даних/інформації повинен бути «захист від дурня»

Система повинна бути надійно захищена і попереджати людини, який вносить в неї інформацію про те, в які поля і які дані він може написати. Щоб у розділі «Зарплата» не вказувалася посада й навпаки.

Завжди повинно бути тільки одне джерело інформації з тих або інших даних. Не варто вести кілька файлів Excel з даними або ж кілька систем, оскільки інформація буде змішуватися, плутатися, що може нашкодити компанії.

Що таке дашборди?

Термін «дашборд» походить від англійського слова «dashboard», що в перекладі з англійської означає «приладова панель» (в літаках, автомобілях тощо). Дашборд у техніці показує всі необхідні елементи управління на одній панелі. В аналітиці він робить те ж саме, але на одному екрані.

Короткий курс в історію

Перші дашборди з'явилися в кінці 90-х років в США завдяки розвитку корпоративних інформаційних систем. Існував навіть сегмент в IT – EIS (Executive Information System). Це програма, в яку з різних баз збирали дані й надавали їх вищому менеджменту. За стилем оформлення це нагадувало приладову панель автомобіля.

Типи дашборда

• Операційна панель моніторингу – це інструмент звітності, який використовується для моніторингу бізнес-процесів і відстеження поточних KPI. У порівнянні з іншими типами інформаційних панелей, дані оновлюються дуже часто, а іноді навіть щохвилини. Операційні панелі призначені для перегляду кілька разів протягом дня. Вони часто використовуються для моніторингу прогресу досягнення мети.
• Стратегічна панель моніторингу – це інструмент звітності, який використовується керівниками для моніторингу стану ключових показників ефективності (KPI). Дані для стратегічної панелі оновлюються 1 або 2 рази на день. Стратегічні інструментальні панелі можна переглядати один раз в день. Вони допомагають керівникам не відставати від ключових показників ефективності в рамках всього бізнесу.
• Аналітична панель моніторингу – це інструмент звітності, який використовується для аналізу великих обсягів даних, що дозволяє користувачам досліджувати тенденції, будувати прогнози й отримувати детальну інформацію. Дані для аналітичної інформаційної панелі, повинні бути точними й актуальними. Оновлюються вони один раз в день. Аналітичні панелі моніторингу часто охоплюють в собі розширені функції BI такі, як деталізація та AdHoc звіти.

Структура класичного дашборду

Класичний дашборд складається з трьох розділів.

1. Ключові показники. Найчастіше розміщуються зверху і відображають чисельність, плинність кадрів, кількість прийнятих і звільнених співробітників тощо. Але, в цілому, показники, які відображаються на панелі, залежать від бізнес-цілей і стратегії компанії.
2. Візуалізація даних: аналітика, графіки, розшифровка KPI. Більш докладно розкривають всі показники, які показуються зверху. Вони показують як зростала чисельність співробітників в компанії по місяцях, плинність кадрів і інші важливі показники більш наочно.
3. Деталізація (довідка). Деталізовано відображає потрібні людині дані. Наприклад, плинність по регіонах або підрозділам.

Якими сервісами користуються в Медіа Група Україна [кейс від Євгена Бондаренко]

У Медіа Група Україна HR-дашборди роблять за допомогою сервісу Microsoft Power BI. Це колекція програмних служб, додатків і з'єднувачів, які взаємодіють один з одним, щоб запобігти розрізнені джерела даних в узгоджені, візуально зрозумілі та інтерактивні аналітичні відомості/звіти (дашборд).

Як працюють з сервісом в Медіа Група Україна?

У нас є три системи: 1C, LMS + Power BI. В 1C зберігаються всі кадрові дані, в ній ми ведемо облік за показниками. У LMS ми зберігаємо всю інформацію по навчанню, оцінки та розвитку співробітників. Також у нас є окрема система для рекрутингу.

Дані з цих трьох систем кожен день копіюються на SQL Server, після чого до цього процесу підключається Power BI. Таким чином дані в дашбордах автоматично оновлюються і показують актуальну інформацію в будь-який час.

Євген Бондаренко

Ось так от виглядає перша сторінка дашборда в Медіа Група Україна:

Тут ви можете побачити різні розділи: чисельність, звільнення, пошук і підбір, винагороди, навчання і розвиток, план / факт ФОП.

Ось так виглядає розділ за чисельністю персоналу:

Дашборд зі звільнень співробітників:

Тут можна побачити кількість звільнених співробітників, загальну плинність кадрів, а також відсоток співробітників, які пропрацювали понад три роки. Крім того, є інформація про кількість звільнених керівників.

Нижче є дані плинності по місяцях, стаж звільнилися, їх рівень посади та грейди.

Етапи розробки автоматичних дашбордів

1. Оцінка/аудит наявних даних і систем, де вони знаходяться.
2. Розробка списку KPI, метрик, показників з методикою розрахунку, які хочемо відображати на дашборді – показати приклад.
3. Розробка «макета на серветці».
4. Обговорення, тестування макету із замовником.
5.  Побудова моделі даних.
6. Написання всіх формул і побудова візуалізацій.
7. Автоматичне оновлення.
8. Фінальні налаштування і дизайн дашборду.

Давайте детальніше розглянемо кожен з цих етапів:

Оцінка/аудит наявних даних і систем, де вони знаходяться

На цьому етапі ми проводимо оцінку всіх даних, які у нас є, а також джерел, де вони зберігаються. Євген Бондаренко поділився з нашими слухачами та читачами чек-листом для інвентаризації даних в компанії. Можете його відкрити, подивитися і зазначити, які дані у вас є, а яких не вистачає.

Розробка списку KPI, метрик, показників з методикою розрахунку, які хочемо відображати на дашборді

Після виконання першого етапу приступаємо до другого, на якому потрібно розробити список метрик, KPI, зрозуміти, що взагалі ви хочете показувати на своїх дашбордах. А для того, щоб зрозуміти, що ви можете розрахувати, потрібен перший пункт.

Розробка «макета на серветці»

На цьому етапі потрібно взяти аркуш паперу і прям від руки малювати макет майбутнього дашборду, показуючи те, що ви хочете там бачити.

Обговорення, тестування макету із замовником

Після того підготовки чорнового матеріалу макета, потрібно піти з ним до замовника і показати його, разом протестувати. Обговорюємо всі деталі, що хотілося б бачити на дашборда, які дані в більшому пріоритеті тощо.

Побудова моделі даних + написання формул + телевізор автоматично оновлював

Цей процес – зона відповідальності IT-відділу компанії. Саме IT-відділ пише всі формули, налаштовує автоматичне оновлення.

Фінальні налаштування та дизайн дашборда

Встановлюємо фінальні налаштування і підбираємо відповідний дизайн дашборда.

«Не потрібно відразу намагатися розробляти дашборда для кожного HR-процесу. Краще вибрати спочатку одну нескладну, близьку тему: рекрутинг, плинність кадрів та інші».

Критерії успіху по впровадженню дашборда

1. Залучення замовника на самих ранніх стадіях (обговорити макет, дати «спробувати», врахувати побажання/ідеї)
2. Якщо запиту немає - особиста ініціатива і приклад (розв'яжіть конкретну задачу, яку зможете використовувати як приклад)
3. Наявність внутрішнього/зовнішнього експерта з дашбордів Power BI (можна виховати внутрішнього експерта)
4. Залучення IT-колег (модель даних, джерело даних, інформаційна безпека та інші технічні моменти)
5. Вам потрібно буде відігравати провідну роль (щось доведеться робити руками)

Питання слухачів

Яку LMS ви використовуєте?

Зараз ми користуємося системою Moodle.

Євген Бондаренко

Де брати формули для розрахунків? Наприклад, якщо потрібно порахувати кількість лікарняних за рік в середньому на співробітника

Детально всі метрики представила у своєму звіті компанія PWC. Детально ознайомитися з ним ви можете за посиланням. Ця компанія збирає HR-метрики й формули з усього світу.

Євген Бондаренко

Де можна робити дашборди, крім Power BI?

Крім Power BI, можна використовувати програму Google Data Studio і будь-який інший софт.

Євген Бондаренко

Чи плануєте ви випускати книгу з аналітики?

Не те, щоб планую. Вона вже в процесі написання, але цей процес повільно йде, оскільки хочеться зробити її максимально практичною.

Євген Бондаренко

З яких метрик почати свій перший дашборд?

Є два види метрик – прості й складові. Наприклад, чисельність персоналу не передбачає розподіл або множення якихось показників, нам просто потрібно порахувати кількість людей, які працюють в компанії.

А ось показник плинності – складовий. Тут потрібно розрахувати середньо спискову чисельність і розділити кількість звільнених за певний період на середньо спискову чисельність.

Я б запропонував почати з простих метрик: чисельність персоналу загальну і по місяцях, кількість прийнятих працівників за місяць, рік, квартал, кількість звільнених співробітників.

Євген Бондаренко

Ми дякуємо Євгену за цікаву і захоплюючу бесіду. Якщо ви пропустили цей вебінар і хочете потрапити на наступний – стежте за анонсами від Hurma;)

І, традиційно, відеозапис нашого вебінару:

• Технології