43 % времени HR уходит на рутинную работу: куда на самом деле уходят часы и во сколько это обходится бизнесу

В пятницу вечером руководитель отдела HR открывает список задач на неделю и видит: стратегические индивидуальные встречи перенесены, анализ текучести кадров не завершен, план адаптации новичков снова отложен на завтра. Зато согласованы отпуска, обновлена таблица по сотрудникам, собраны отчеты по нескольким командам, вручную сверены данные для CEO и найден документ, который «точно где-то был».

На бумаге неделя была продуктивной. В реальности — большая часть времени ушла на поддержку процессов, которые должны были бы работать почти незаметно.

Согласно внутреннему исследованию HURMA (с 2024 по 2026 год, среди 1700 клиентов), HR-команды могут тратить до 43% рабочего времени на рутинные операционные задачи.

Поговорили об этой проблеме с HR-специалистками — подробно разложили всё по полочкам в этом материале.

Как незаметные HR-процессы превращаются в 43% рутины

Сначала таблица для отпусков действительно работает. Затем появляется отдельный документ для онбординга. Далее — папка с должностными инструкциями, ещё одна таблица для имущества, Notion для базы знаний, отдельный файл для 1:1, несколько чатов для согласований и Excel для отчётов руководству.

Каждое решение когда-то было логичным. Но когда команда растет, эти временные инструменты начинают создавать скрытые издержки: HR не просто выполняет работу, а постоянно сшивает между собой разрозненные части системы.

Чтобы посмотреть, как это выглядит в реальной рабочей неделе, мы провели анонимный экспресс-опрос среди HR-специалистов. В нём приняли участие 115 респондентов, которые ответили на вопрос: «На что уходит больше всего вашего времени?»:

• 1:1, встречи и коммуникация с командами — 45%;
• работа с кандидатами — 34%;
• онбординг и адаптация — 23%;
• подготовка отчетов и аналитики — 22%;
• обновление и актуализация данных — 19%.

Елена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської, хорошо описывает суть такой микрорутины:

“Додати новачка в чати — це наче 2 хвилини часу, але саме про такі дрібні дії легко забути, коли в HR у той самий день 3 співбесіди й кілька внутрішніх зустрічей. Такі задачі здаються незначними окремо, але разом забирають час та увагу HR-команди”.

Именно здесь и появляются 43% рутины.

1. Согласование и синхронизация: когда процесс останавливается

Сотрудник подал заявку на отпуск. Руководитель отложил согласование. HR не знает, можно ли уже вносить данные. Сотрудник уточняет ещё раз. HR напоминает руководителю. Параллельно нужно не забыть обновить таблицу или передать информацию в бухгалтерию.

На уровне одного запроса это кажется мелочью. На уровне компании — это десятки повторений в месяц.

По данным отчета Asana, сотрудники тратят в среднем 257 часов в год на неэффективные процессы и ещё 258 часов — на дублирование работы. В сумме это — 12 полных рабочих недель. Часть этой неэффективности — именно ручная работа с документами и отсутствие систематизации.

Такие процессы особенно опасны тем, что они незаметны для руководства. CEO видит результат: «HR долго отвечает», «данные не готовы», «команда перегружена». Но не видит десятков промежуточных ручных действий, из-за которых HR-функция теряет скорость.

Ранее в TechVill ручные согласования и передача информации между людьми уже приводили не просто к задержкам, а к ощутимым ошибкам:

“У нас був досвід: людині не заплатили, бо не ввели в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив.” — поделилась Светлана Онищенко, CPO в TechVill

2. Данные о сотрудниках: время уходит не на работу с людьми, а на поиск информации

В маленькой команде можно помнить почти всё: кто в какой роли, кто кому подчиняется, когда человек пришёл на работу, где лежит его договор, какой у него план развития. В компании с 100+ сотрудниками такая модель перестаёт работать.

Данные о сотрудниках часто хранятся в разных источниках: в Excel, в почте, на диске, в документах руководителей и т. д. Если HR нужно быстро ответить на вопрос CEO или менеджера — приходится проверять несколько источников и выяснять, какой из них актуален.

Типичный сценарий выглядит так: руководитель спрашивает, сколько человек сейчас в определенной команде, какие вакансии открыты, кто находится в процессе адаптации, кто планирует отпуск в следующем месяце. HR не может просто открыть один экран и ответить. Она собирает ответ из нескольких источников.

В этом и заключается невидимая рутина. Команда не создает новую ценность, а восстанавливает картину, которая должна была бы быть доступна сразу:

“Раніше будь-яка статистика, звіти — вони всі велися в Google Docs. І хоча основні HR-процеси існували, мені все одно довелося їх відобразити в системі, налагодити для того, щоб мати адекватну аналітику.” — рассказала София Страмик, HRD WOW24-7

3. Оргструктура и ответственность: когда HR вручную объясняет, кто за что отвечает

В растущих компаниях оргструктура постоянно меняется. Появляются новые роли, меняются руководители и команды, сотрудники переходят в другие направления, а сфера ответственности одного человека может измениться быстрее, чем обновится внутренняя презентация.

Если организационная структура существует в виде слайда презентации или отдельного файла, она почти всегда отстает от реальности. Новички не понимают, к кому обращаться. Руководители не видят реальной нагрузки на отделы.

А HR тратит время на объяснение того, что должно быть понятно без дополнительных уточнений: кто за что отвечает, кому передать запрос, кто должен согласовать решение, где чья зона влияния.

Актуальная организационная структура влияет на скорость принятия решений, планирование найма, развитие команд, анализ эффективности, управление изменениями и коммуникацию внутри компании. Когда этой прозрачности нет, HR снова становится администратором и координатором вместо того, чтобы заниматься развитием людей и команд:

“В одному з моїх проєктів HR працювала на території компанії 3 дні на тиждень — і в ці дні майже не займалася розвитком HR-функції чи програмами для команди. До стратегічної HR-роботи вона поверталася переважно в ті 2 дні, коли працює віддалено. У компанії 150+ людей, кілька напрямів бізнесу й складна ієрархія, тому без координації рішення просто застрягають. Тобто до запроваджених змін, основний час йшов на організаційні питання.”, — поделилась Юлия Истапенко, бизнес-консультант по вопросам управления, бизнес-процессов, развития команд и карьеры, коуч ICF, бизнес-тренер.

4. Онбординг и офбординг: процессы, где ручная работа быстро превращается в риск

Онбординг — один из тех процессов, где хаос становится заметным очень быстро. Новичок не получил доступа в первый день. Инструкции пришли из разных источников. Руководитель провёл вводную встречу «как получилось». HR не видит, выполнены ли все этапы адаптации. Через месяц сложно понять, действительно ли человек интегрировался в команду или просто не задавал лишних вопросов.

Офбординг — ещё более деликатный процесс. Если нет единого чек-листа, компания рискует оставить открытые доступа, потерять знания, не зафиксировать причины увольнения или не сохранить историю сотрудничества.

В этих процессах рутина обходится вдвойне дорого. Она отнимает время у HR и создает операционные риски для бизнеса:

“Раніше, на етапі підготовки новачків, збір даних для створення облікових записів і ручне перенесення інформації могло займати близько 3 годин на день. А час до ефективності працівника — це гроші. Поки компанія платить людині, а вона ще не виконує 100% своєї роботи, бізнес втрачає гроші. Чим швидше новачки починають працювати повноцінно, тим більше грошей економить компанія." — Елена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

5. Отпуска и отсутствия: мелкая операционная работа, которая постоянно повторяется

Учет отпусков кажется простым процессом лишь до того момента, когда в компании появляются разные команды, разные графики, больничные, day off, unpaid leave, командировки, компенсации и сверхурочная работа.

Если всё это ведётся вручную, HR каждую неделю тратит время на одни и те же действия: проверить остаток дней, найти запрос в мессенджере, уточнить у руководителя, внести изменения в таблицу, сверить данные с бухгалтерией, объяснить сотруднику, сколько дней осталось.

“На рутинну операційку я витрачаю час, який могла б витрачати на полісі, learning & development-сектор або себе розвивати в складніших тасках. А так я відволікаюсь на кожне повідомлення в UTeam, «Відміть мені відпустку», і я йду це відмічати.” — Юлия Щоткевич, Head of HR SDC Verifier

Проблема в том, что процесс становится непрозрачным для всех участников. Сотрудник не всегда видит актуальный остаток выходных или больничных. Руководитель не всегда понимает, кто будет отсутствовать на следующей неделе. HR и бухгалтерия сверяют цифры вручную, потому что нет единого источника достоверной информации.

Так возникает напряжение там, где его не должно быть. Человек просто хочет уйти в отпуск. Руководитель просто хочет понимать нагрузку на команду. HR просто хочет иметь актуальные данные без ручного контроля каждого запроса.

Сколько реально стоит HR-рутина

“43% — це навіть мінімум. Бо дуже багато рутинної роботи: пошук кандидатів, проведення співбесід, 1:1, фіксування всіх задач, документування. Якщо взяти час, коли я була залучена і в рекрутинг, і в HR, то 43% мені здається навіть мало.” — Наталья Высоцкая, Head of HR Codeimpl

Эта цифра становится ощутимой, когда её перевести из процентов в часы.

Поэтому мы всё посчитали: для одного HR-специалиста это примерно 17,6 часа в неделю. Почти два полных рабочих дня.

По модели из TCO-калькулятора HURMA — $1500 в месяц или $9,375 за час работы HR — это около $165 в неделю. Для команды из 2 HR-специалистов это уже $1320 в месяц или примерно $15 840 в год.

То есть $15 840 в год только на рутинную работу…

Эта сумма не означает, что HR работает неэффективно. Наоборот: чаще всего команда справляется со всеми этими задачами именно потому, что берет процессы на себя.

Проблема в другом: компания платит специалистам стратегического уровня за ручное сшивание данных между таблицами, чатами, документами и отдельными сервисами. А ещё стоит принять во внимание:

• текучесть кадров, которую не успели проанализировать вовремя;
• слабый онбординг, из-за которого новичок дольше входит в роль;
• решения CEO без актуальной HR-аналитики;
• потеря доверия к HR как к стратегической функции;
• повторяющиеся вопросы от сотрудников, потому что информация не собрана в одном месте.

Именно поэтому считать нужно не только подписки на инструменты. Нужно считать время, которое команда тратит на то, чтобы эти инструменты между собой «договорились».

“Головний виклик для HR сьогодні — це не конкуренція з алгоритмами, а делегування рутини заради масштабування людяності.” — Ольга Прохоренко, HR-ментор, исследователь, консультант, коуч и спикер с многолетним опытом, в вебинаре для HURMA Community

Почему ещё один человек или ещё один инструмент не решает проблему

Когда команда перегружена, первая реакция часто проста: нужен ещё один человек. Иногда это действительно так. Но если процессы разбросаны между 3–5 инструментами, новый сотрудник просто попадает в тот же хаос.

Он тоже будет искать данные в разных местах. Тоже будет уточнять статусы в мессенджерах. Тоже будет обновлять таблицы. Тоже будет тратить время на ручную сверку.

Так компания увеличивает HR-команду, но не устраняет причину перегрузки.

К тому же, если знания о процессах, договоренностях, решениях, структуре команды и внутренних правилах хранятся в головах нескольких человек, каждый новый HR-специалист или менеджер вынужден заново собирать контекст. Не потому, что команда плохо передает дела, а потому, что сами знания нигде системно не сохранены.

Елена Турчак, HR-директор Фундації Олени Зеленської, хорошо описала эту проблему:

“Інституційна пам’ять компанії — це те, чого раніше не було. Були люди, які працюють 3–4 роки з моменту заснування, і вони фактично були носіями цієї пам’яті. Але якщо тебе просто додають у чат, ти не знаєш, що відбувалося тут до тебе.”

То же самое с инструментами: ещё одна таблица для отчётов, ещё один документ для онбординга, ещё один чат для согласований. Каждое такое решение может временно облегчить ситуацию, но по сути добавляет ещё один элемент, который нужно поддерживать вручную.

Рутина уменьшается не тогда, когда появляется больше файлов. Она уменьшается тогда, когда у процессов появляется одна логика, один маршрут и один источник актуальных данных.

Верните время HR-команде с HURMA

HURMA устраняет фрагментацию между таблицами, чатами, документами и отдельными сервисами. Когда база сотрудников, отпуска, онбординг, организационная структура, процессы оценки эффективности, база знаний, имущество и аналитика находятся в одной среде, HR тратит меньше времени на поиск, дублирование, уточнение и ручной перенос данных.

Наиболее ощутимо это проявляется в процессах, которые повторяются еженедельно:

• База сотрудников. В карточке сотрудника хранятся ключевые данные, документы, история, отзывы, развитие, отпуска и другая информация, необходимая HR, руководителям и бухгалтерии. Если меняется HR или менеджер команды, контекст не исчезает вместе с человеком.

• Отпуска, выходные и больничные. Запросы не теряются в мессенджерах, проходят по понятному маршруту согласования, а HR видит статус без ручных напоминаний. Сотрудники могут самостоятельно проверить остаток дней, график и правила без лишних уточнений.

• Организационная структура и роли. Оргструктура перестает быть устаревшим слайдом в презентации. В системе видны роли, команды, подчинение и ответственные. Новичкам легче понять, к кому обращаться, руководителям — планировать развитие команд, а HR — не объяснять вручную, кто за что отвечает.

• Онбординг, адаптация и офбординг. Процессы можно вести по единой логике: с чек-листами, ответственными, напоминаниями, контролем этапов и сохранением истории. Это не делает онбординг менее человечным. Наоборот — HR не тратит время на ручной контроль доступов, документов и встреч, а может уделить больше внимания самому человеку.

• 1:1, 360 и обратная связь. HURMA помогает не хранить встречи и обратную связь в календарях, заметках и памяти руководителей. Встречи 1:1 автоматически попадают в календарь, результаты фиксируются, а HR видит всю статистику и результаты опросов в одной вкладке.

• База знаний и институциональная память. Внутренние политики, правила, презентации, отчеты, материалы для новичков и важные документы не теряются в чатах или на дисках. Они хранятся в едином источнике, а новые сотрудники быстрее вникают в контекст компании.

• Аналитика для HR и руководства. Вместо ручного сбора данных из таблиц, чатов и календарей HR может быстрее увидеть текучесть, пропуски, динамику команды, статусы адаптации и другие показатели. Это особенно важно, когда CEO или COO задает вопрос, на который нужно ответить не «соберу к завтрашнему дню», а прямо сейчас.

“HURMA — це навіть не джерело, це серце нашої роботи, нашого відділу.”— говорит Алина Гурова, HRD Just School

Что остается в ручном режиме (и почему это нормально)

Автоматизация не должна заменить HR-команду. Она должна устранить повторяющиеся действия, не требующие экспертного решения.

HURMA может помочь автоматизировать часть рутины: согласование, напоминания, сбор данных, структурирование информации, формирование аналитики, контроль процессов. Но стратегические решения остаются за HR и руководителями.

Система не решит вместо команды, как строить культуру. Не проведет сложный разговор с менеджером. Не заменит качественный фидбек. Не поймет контекст конфликта лучше, чем человек, который работает с командой каждый день.

Если из 17,6 часов рутины в неделю система освобождает 7–9 часов, это уже меняет неделю HR-команды. Не потому, что всё автоматизировано, а потому, что исчезает часть операционного шума.

Как посчитать свою рутину

Самый простой способ увидеть реальную картину — замерить собственную неделю.

Для этого достаточно в течение 5 рабочих дней фиксировать, сколько времени HR-команда тратит на повторяющиеся процессы: поиск и обновление данных, отпуска, согласования, онбординг, офбординг, отчеты, 1:1, запросы от сотрудников, аналитику для руководства.

После этого можно пересчитать часы в деньги. Формула проста:

Стоимость рутинных операций = количество ручных операций × среднее время операции × ставка HR

А если хотите посчитать всё это за 1 минуту, просто откройте TCO-калькулятор HURMA.

Он поможет оценить, сколько компания сейчас тратит на ручные HR-процессы и какую часть этого времени можно наконец вернуть команде.

Подведем итоги

43% рутины — это точно не приговор HR-команде. Это подсказка, где именно компания теряет время. Когда эти потери видны в часах и деньгах, разговор о HRM-системе перестает быть разговором об ещё одном сервисе. Он становится разговором о том, какую работу HR-команда наконец-то сможет выполнять вместо ручной операционной работы.