Автоматизация таких задач позволяет снизить нагрузку на руководителей отделов и HR-менеджеров и ускорить процесс подачи и рассмотрения запроса. Именно поэтому системы управления отсутствиями и отпусками будут особенно полезны как для текущей деятельности компании, так и для эффективного реагирования на кризисные ситуации, которые могут нарушить работу команды или отдела.
Программа HURMA создана для сбора, систематизации и удобного просмотра информации о графике, отсутствии и выходных каждого сотрудника компании. Кроме того, она позволяет автоматически начислять отпуска и больничные, и информировать работников компании о любых изменениях в режиме реального времени.
Какие проблемы решает система?
- Потеря данных. Хранение и систематизация информации в облачном хранилище делает невозможной потерю важных документов. Вы имеете доступ к ним независимо от вашей локации или времени суток.
- Долгая обработка запросов. Бумажные документы или таблички в Excel значительно продлевают время работы над запросами сотрудников. К тому же запрос может потеряться в письмах рабочей почты или в сообщениях. Система управления отпусками позволяет оперативно получать, просматривать и обрабатывать запросы прямо в программе и сокращает время на подтверждение отсутствия сотрудника до нескольких минут, даже если вы работаете удаленно.
- Ошибки при начислении отпусков. При работе с большим массивом данных существует большая вероятность внесения ошибочных данных. При возникновении такой ситуации HR-менеджеру придется вручную корректировать информацию за длительный промежуток времени. Система автоматически будет насчитывать отпуска и вести учет отсутствия работников. Эта информация будет доступна как руководителю, так и самому сотруднику. Работник сможет просмотреть остаток выходных и создать запрос на отпуск на нужное количество дней.
- Наложение графика отпусков взаимозаменяемых работников. При отсутствии четкого планирования выходных сотрудников компания не может полноценно выполнять все необходимые задачи. Поэтому очень важно проверять график отпусков взаимозаменяемых работников и корректировать план работы в соответствии с ним. Программное обеспечение упростит эту задачу руководителю и позволит быстро ознакомиться с информацией и подтвердить или откорректировать запрос сотрудника.
- Сбор и систематизация информации. Используя бумажные таблицы или Excel, HR-менеджер должен обработать данные вручную, структурировать информацию и перенести ее в отчет. Система управления отпусками позволяет автоматизировать этот процесс и быстро визуализировать показатели в удобной форме для отчетности.
Преимущества системы управления отпусками и отсутствием сотрудников
Программа HURMA поможет упростить и урегулировать громоздкие процессы, которые раньше занимали несколько часов или даже дней. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу и удобному расположению необходимой информации, все сотрудники компании смогут отправить, получить и обрабатывать данные не выходя из системы.
- Программное обеспечение автоматизирует учет разных видов отсутствия. Это позволит более эффективно использовать время руководителя и HR-менеджера, распределить его на более приоритетные задачи и избежать ошибок в подсчетах.
- Система не ограничивает варианты запросов отпуском, больничным или выходным, а имеет широкий выбор возможных событий: работа из дома, выходной за свой счет, командировка, сверхурочная работа, работа в выходные и перенос рабочих часов на другой день.
- Программное обеспечение значительно упростит алгоритм создания и обработки запросов на отсутствие. Работник сможет самостоятельно проверить график выходных и отпусков коллег и выбрать удобную для себя дату. Также он сможет создать запрос с нужным типом отсутствия, добавить комментарий с объяснением и прикрепить файл с соответствующими документами.
- Запросы от всех работников хранятся в одном месте. Таким образом, руководитель или HR-менеджер может быстро с ними ознакомиться, проанализировать графики взаимозаменяемых сотрудников и ответить на запрос, не выходя из программы. А удобная система уведомлений и возможность интеграции с популярными сервисами помогут быть в курсе всех событий в отделе или компании.
- Возможность индивидуальной настройки графика, выходных и праздничных дней для разных отделов позволит создать комфортные условия для работы международных компаний. Также система поможет вовремя информировать остальных сотрудников об отсутствии коллег и избежать задержек при выполнении задач. В календаре каждый работник может ознакомиться с графиком работы сотрудников, запланировать важные встречи и создать запрос на отсутствие. Информация сразу появится в соответствующем разделе и будет видна другим коллегам. Синхронизация с Google-календарем позволит получать уведомления о рабочих встречах и других событиях компании.
- Благодаря облачному хранению, вся важная информация не потеряется и всегда будет под рукой. Удобная систематизация по разделам позволит быстро найти, просмотреть и обработать нужные данные. Изменения сразу будут внесены в программу и видимы для всех участников процесса.
- Функции для аналитики помогут визуализировать данные всех видов отсутствия работника, команды или отдела. Кроме того, HR-менеджер может сохранить их в любом удобном формате для отчетности — таблице, графике или диаграмме.