Выплата больничных: как это работает и что нужно знать HR

Когда работник становится нетрудоспособным, HR-специалист должен обеспечить, чтобы выплата больничных была правильной, своевременной и в рамках законодательства. Ошибки здесь могут привести к претензиям со стороны работника, контролю со стороны государства или репутационному риску для компании. Сейчас в Украине действуют обновленные правила, которые стоит учитывать.

Как провести расчет больничных

Вот ключевые нюансы, которые нужно учитывать:

1. Пенсионный фонд Украины (ПФУ) сообщил: с 4 апреля 2025 года работница или работник имеет право на пособие по временной нетрудоспособности по основному месту работы и по месту работы по совместительству.
2. Размер выплаты больничных в некоторых случаях составляет 100% средней зарплаты независимо от страхового стажа.
3. Более четкий алгоритм: например, при обычной нетрудоспособности — работодатель оплачивает первые 5 дней, остальные — за счет ПФУ.

Эти изменения важны для HR-команды, чтобы корректно отражать их во внутренних процессах, системах и отчетности.

Формула расчета больничных

Чтобы понять, как начисляются больничные, достаточно трех шагов:

1. Рассчитать среднюю дневную зарплату (заработок за период / количество рабочих дней).
2. Умножить на коэффициент страхового стажа.
3. Умножить результат на количество дней нетрудоспособности.

Все промежуточные результаты при расчете округляются до копеек.

Оплата больничных в зависимости от стажа

Размер оплаты определяется в соответствии со страховым стажем:

• до 3 лет — 50%;
• 3–5 лет — 60%;
• 5–8 лет — 70%;
• более 8 лет — 100%.

Для льготных категорий работников (ветераны, доноры, пострадавшие от аварии на ЧАЭС и т.д.) применяется 100% независимо от стажа.

Как начисляются больничные шаг за шагом

1. Определение страхового события

Действует следующий порядок: если работница/работник получает Э-больничный или листок нетрудоспособности — это начало страхового события. Статус электронного листка должен быть «Готов к оплате» перед расчетом.

2. Расчет суммы

При расчете учитывают: среднюю зарплату за расчетный период, коэффициент страхового стажа, количество дней нетрудоспособности. Например: если стаж работника более 8 лет — теоретически он имеет право на 100 % средней зарплаты.

3. Источники финансирования

По общему правилу: работодатель оплачивает первые 5 дней временной нетрудоспособности. Далее финансирование со стороны ПФУ. В случае несчастного случая на производстве другие условия (например, первые 17 дней оплачивает работодатель).

Что не учитывается при расчете больничных:

• выплаты по беременности и родам;
• первые 5 дней болезни (их оплачивает работодатель);
• компенсации, финансируемые ПФУ;
• доходы, полученные в периоды, исключенные из расчетного времени.

4. Сроки и документы

Если компания не может подать заявление (например, из-за военных действий), работник имеет право обратиться в ПФУ самостоятельно — лично или онлайн через электронную подпись.

Как начислить больничные: практические советы HR-команде

Чтобы процесс выплаты больничных работал без сбоев, учтите следующие практики:

1. Проверьте, все ли работники, работающие по совместительству, включены во внутреннюю систему управления кадрами (поскольку с 4 апреля 2025 года они имеют право на больничные по всем местам работы).
2. В системе учета настройте статусы листов нетрудоспособности: «Подано», «Готов к оплате», «Оплачено». Это помогает контролю и отчетности.
3. Разработайте алгоритм: получение электронного больничного — проверка статуса — начисление суммы — подача заявления-расчета (при необходимости) — выплата работнику — учет и отчетность.
4. Сообщите бухгалтерии, чтобы правильно учитывать ставки НДФЛ, военного сбора, ЕСВ в отношении суммы больничных.
5. Подготовьте внутреннюю инструкцию для сотрудниц/сотрудников: как оформить больничный, что делать, когда по совместительству. Это повышает прозрачность и удовлетворенность.

Образец чеклиста для HR-специалиста по выплате больничных

Проверка документов

• Получен электронный больничный лист от работника.
• Проверены ФИО, ИНН, место работы и период нетрудоспособности.
• Статус «Готов к оплате».
• Определен тип больничного (обычный, уход за ребенком, несчастный случай и т. д.).

Расчет и начисление

• Проверен страховой стаж работника.
• Определен процент оплаты (50 / 60 / 70 / 100 %).
• Проведен расчет больничных по средней зарплате за 12 месяцев.
• Проверено, оплачивается ли больничный за выходные дни (если они входят в период болезни).

Кто платит и сколько дней

• Определено, сколько дней больничного оплачивает предприятие (первые 5).
• Остальные дни отмечены как оплата за счет Пенсионного фонда Украины.
• Для несчастных случаев на производстве применяется специальный порядок оплаты.
• Внесены все суммы в ведомость — отдельно по работодателю и по ПФУ.

Срок и порядок выплаты

• Заявление-расчет в ПФУ подано не позднее чем за 5 рабочих дней после решения о выплате.
• Проверен срок выплаты больничных (до 10 рабочих дней после подачи).
• Выплата внесена в зарплатный реестр или платежную ведомость.

Учет и отчетность

• Сохранены копии электронного больничного и заявления-расчета в личном деле.
• Проверена корректность налогообложения (НДФЛ, ЕСВ, военный сбор).
• Проанализирован общий расчет больничных за месяц или квартал.

Коммуникация с работником

• Работнику сообщена сумма и дата выплаты.
• Объяснено, как выплачивается больничный лист и кто покрывает расходы.
• Предоставлена краткая инструкция для дальнейших случаев.

Как HURMA помогает в управлении больничными

HURMA System автоматизирует большинство процессов, связанных с больничными: от фиксации отсутствия до формирования отчетов и контроля выплат. Это снимает рутинную нагрузку с HR-отдела и помогает избежать ошибок в начислениях.

В системе HURMA можно:

1. Фиксировать больничные напрямую в профиле сотрудника. Каждое отсутствие имеет тип — «больничный», «отпуск», «командировка» и т. д. Это позволяет сразу видеть причину отсутствия и период.
2. Хранить документы в карточке сотрудника. Электронные больничные листы, сканы, заявления, решения комиссий — все можно прикрепить к профилю, чтобы иметь полную историю.
3. Получать аналитику по больничным. Отчет с текущими балансами по всем отсутствиям показывает полную картину.
4. Автоматически рассчитывать количество дней больничного. HURMA учитывает календарь, выходные дни и график работы.
5. Контролировать статусы и сроки. В календаре отсутствий легко отследить, когда начался и закончился период больничного, чтобы не пропустить момент подачи заявления-расчета в ПФУ.

Подведем итоги

Для работника больничный — это вопрос доверия к компании. Для HR — вопрос точности. Своевременная оплата, прозрачные правила, понятные действия со стороны работодателя формируют ощущение стабильности даже в сложных условиях.

Используя HURMA, HR-специалисты могут сосредоточиться не на цифрах и отчетах, а на людях: система берет на себя рутину расчетов, напоминаний и документов.