12 шаблонов для писем, которые понадобятся каждому HR и рекрутеру

В нашем чрезвычайно динамичном мире важно уметь оптимизировать свое пространство и экономить время. Это особенно актуально для HR-менеджеров, ведь именно они очень часто являются самыми большими «пчелками» любой компании, завалены кучей задач и обращений. Чтобы избежать недоразумений и успевать обрабатывать все запросы и проблемы, каждый HR должен попробовать один важный инструмент — шаблоны.

Чаще всего они понадобятся для написания объявлений, поздравлений, писем и других форм обращений, ведь именно с такими задачами специалистам по управлению персоналом приходится работать чуть ли не чаще. Сегодня мы рассмотрим самые популярные письма и шаблоны, которые вы могли бы создать заранее, подготовив себя к множеству ситуаций.

Зачем вообще нужны шаблоны?

Кому-то может показаться, что создание шаблонов — это пустая трата времени, ведь все можно и так быстро написать. Однако представим ситуацию: вам нужно за один день провести 3 интервью, сделать несколько объявлений в групповом чате, написать 4 письма, утвердить отсутствия и отпуска, посетить несколько встреч и поработать над организацией мероприятия. Заданий куча, а времени мало.

Написание писем, сообщений и объявлений будет занимать 2-3 часа. Однако если вы это не будете делать с нуля, а использовать шаблоны, это время уменьшается до максимум 1 часа.

А если вы до сих пор не убеждены в выгодности шаблонов, вот еще список вещей, какие шаблоны делают для вас:

1. Обеспечивают стандартизацию документации и переписки.
2. Экономят время и усилия при создании писем.
3. Позволяют сосредоточиться на важнейших аспектах проектов.
4. Помогают обеспечить исполнение законодательных и регуляторных требований.
5. Повышают производительность работников и увеличивают прибыль компании.
6. Упрощают процесс взаимодействия с коллегами и партнерами.
7. Уменьшают риск ошибок и несоответствий.
8. Позволяют более эффективно использовать ресурсы и повысить эффективность работы.
9. Ускоряют найм.
10. Обеспечивают более точную и понятную коммуникацию внутри и вне компании.

Впечатляет, не правда ли? Шаблоны упрощают рабочие процессы и помогают позаботиться о том, чтобы любой вид письма или обращения был написан быстро и своевременно. Однако какие именно шаблоны следует подготовить? Об этом мы вам расскажем дальше.

Важнейшие шаблоны для писем и сообщений

Письма – это один из важнейших инструментов HR-менеджера и рекрутера. Чтобы вы были готовы ко всему, мы подготовили для вас список из важнейших шаблонов, которые вы можете взять себе на заметку и настроить под собственные нужды:

1. Шаблон письма о годовом бонусе

Годовые бонусы, или премия, – это распространенная практика среди компании, которая повышает мотивацию работников и их лояльность к работодателю. И хотя получение премии – это уже отличная новость, письмо должно передавать это настроение, а не только уведомлять о бонусе. Тон письма должен передавать радость коллегам, а не просто рассказывать о новости. Обязательно добавьте в письмо благодарность за труд ваших сотрудников и поздравления.

2. Шаблон письма новому работнику

Первый день на новой работе всегда самый страшный. Однако теплое письмо о поздравлениях в команде может значительно улучшить настроение нового работника. Кроме приятностей, такой вид письма должен содержать всю важную информацию о начале работы – все возможные документы для подписания, данные для логина для корпоративной почты и других приложений, первые задачи, важнейшие контакты и т.д. Такое письмо должно совмещать всю важную информацию с искренними поздравлениями.

3. Шаблон письма о подписи контракта

Если в вашей компании заключаются контракты после работы, вам лучше сообщить работнику о них как можно быстрее. Добавьте к письму все детали процедуры подписания документа, а также всю другую важную информацию, о которой должен знать работник до того, как подпишет контракт. Иногда контракты направляются сразу с оффером, или вообще считаются одним письмом.

4. Шаблон письма о принятии заявления на увольнение

Когда к вам обращается работник с заявлением на увольнение, важно профессионально принять новости и проработать их. Этот процесс всегда трудно запускать, особенно если вы долгое время проработали с человеком, однако даже в таком случае стоит позаботиться обо всех рабочих нюансах и правильно попрощаться.

Составьте шаблон письма, в котором вы принимаете заявление на увольнение и благодарите за всю работу, выполненную человеком в компании. Предоставьте в письме всю важную информацию для дальнейших шагов, таких как возврат имущества, завершение задач и т.д.

5. Шаблон письма о повышении зарплаты

Сам факт повышения зарплаты – это уже отличные новости, однако письмо может еще больше улучшить настроение и мотивацию сотрудников. Прежде всего, поздравьте коллег, которые получат повышение с такой новостью. Похвалите их за их достижения и старания, и подчеркните тот факт, что они действительно заслужили повышение. Однако не забудьте, что это все еще официальное письмо, и оно должно содержать подробные данные о том, как именно возможно получить повышение.

Добавьте к письму информацию о нынешней зарплате и какой она будет после повышения, а также месяц, с которого новая зарплата будет выплачиваться, и решение о повышении было принято отталкиваясь от достижения после определенного проекта или задания, или просто за прекрасные результаты и исключительные показатели.

6. Шаблон письма об увольнении

К сожалению, бывают случаи, когда по тем или иным причинам человека приходится увольнять. В таком случае нужно сконструировать детальное письмо, которое не только написано в официальном стиле, но и включает все детали и нюансы в соответствии с законодательством страны, в которой зарегистрирована компания.

Увольнение – это трудная тема, однако к ней важно подходить внимательно и с умом, чтобы не упустить детали и избежать недоразумений. Если с коллегой планируется встреча, укажите, когда она произойдет и как нужно к ней подготовиться, если это необходимо. Хотя и человек уволен, к нему все еще важно относиться с уважением, поэтому избегайте излишней эмоциональности и агрессии в своем сообщении.

7. Шаблон письма о завершении или продлении испытательного периода

Испытательный период всегда наполнен переживаниями, поэтому правильно составленное письмо о его завершении или продлении способно положительно повлиять на эмоциональное состояние человека. В любом случае необходимо не просто сообщить работнику о продлении/завершении испытательного периода, а и дать обратный отзыв о работе – положительные и отрицательные моменты, общие впечатления и рекомендации. Если испытательный срок был продлен, включите причины и цели, которые нужно достичь в течение этого времени.

8. Шаблон письма сообщения о благодарности команде

Говорить спасибо – это хорошая привычка, которая может улучшить отношения в команде и повысить приверженность работников к компании. К сожалению, в современной рабочей среде иногда так не хватает благодарностей — все спешат и переживают из-за собственных проблем и задач. Простая благодарность может значительно изменить настроение и повысить мотивацию среди работников. Чтобы создать такой шаблон, подберите искренние слова благодарности и не забудьте рассказать о достижениях коллеги, благодаря которым компания увеличила прибыль, улучшила результаты, нашла новых клиентов.

9. Шаблон письма о проверке места трудоустройства

Иногда у работников потребуется подтвердить место их трудоустройства — об этом могут просить учебные заведения, банки, арендодатели и т.д. Такое письмо является важным документом, поэтому его нужно составить внимательно и учесть всю необходимую информацию, такую ​​как имя работника, его должность, дата присоединения к компании, зарплата (при необходимости) и краткое описание того, чем занимается ваш коллега.

10. Шаблон письма о Кодексе поведения

Внедрение такого документа является важным этапом в работе каждой компании, так что от вашего сообщения зависит то, насколько серьезно работники отнесутся к кодексу. Если вы решили создать такой документ, то и представить вы должны его должным образом. Подробно расскажите о Кодексе, его важности и добавьте ссылку или файл с документом в ваше сообщение.

11. Шаблон отказа кандидату

Если по определенным причинам кандидат вам не подошел, следует предоставить специалисту достойный ответ. В первую очередь, поблагодарите человека за потраченное время и инициативу. По возможности, расскажите о причине отказа и дайте несколько советов, как кандидат может улучшить свои навыки и знания. Таким образом, вы останетесь со специалистом в хороших отношениях и произведете хорошее впечатление о компании.

12. Шаблон оффера 

Отправляя оффер, сначала поздравьте кандидата с прохождением всех этапов. Далее расскажите все детали: обязанности, бонусы, часы работы и т.д. Если вы хотите получить какую-то дополнительную информацию от кандидата, не забудьте задать вопрос. Дайте кандидату время ответа, однако установите четкие временные ограничения – обязательно напишите о том, до какого числа человек должен дать окончательный ответ.

Важных шаблонов много, и, чтобы создать их как можно быстрее, воспользуйтесь следующими советами. Или просто попробуйте функционал от HURMA — система содержит уже готовые шаблоны, а также возможности для создания собственных.

Как быстро создать шаблон письма?

Создание шаблона не займет много времени, особенно, если вы знаете несколько быстрых способов, как его написать. Вот несколько советов, которые помогут вам справиться с этой задачей как можно быстрее:

1. Поймите цель вашего письма

Зная, в чем цель письма, вы сможете гораздо лучше передать его настроение и сущность. Выясните, какое именно мнение вы хотели бы донести в письме и выберите тон, который лучше бы его передал.

2. Подготовьте всю важную информацию заранее

Соберите все ключевые моменты, которые должны стать частью письма, еще до создания шаблона. Шаблон должен готовиться на основе уже какой-то информации и лучше подготовиться вместо того, чтобы тратить время на поиск данных при написании будущего письма.

3. Не делайте письмо длинным

Старайтесь выражаться лаконично и понятно. Письмо должно быть достаточно коротким, чтобы сохранить внимание читателя.

4. Будьте дружественны

Попытайтесь создать теплую и дружескую атмосферу в листьях. Используйте подходящий тон и формулируйте свои мысли так, чтобы они были понятны читателю.

5. Используйте HURMA для создания шаблонов

Функционал HURMA предлагает не только помощь с такими большими задачами, как онбординг или рекрутинг, но и со многими более мелкими. Одна из таких функций — готовые шаблоны для писем, а также возможность создания кастомизированных шаблонов самостоятельно.

6. Не забывайте перечитать письмо

Перед тем, как отправить письмо, перечитайте его еще раз. Убедитесь, что все сформулировано правильно и в соответствии с вашими целями. Используйте онлайн корректоры, которые помогут найти ошибки в письме.

Создание шаблонов может занять немного времени, однако в долгосрочной перспективе этот инструмент может сэкономить до нескольких часов в день. А с системой HURMA вы сможете создать шаблон еще быстрее, потратив всего несколько минут на его подготовку!

Экономьте как можно больше времени с системой HURMA

Такое задание, как написание письма коллеге или пост для рабочего чата, не должно забирать у вас много времени и усилий. Мы понимаем, насколько трудно сфокусироваться на приоритетных задачах, ведь всегда существует потребность посвятить время и меньшим задачам. HURMA предоставляет всем HR-менеджерам и рекрутерам освободить больше пространства для стратегических и креативных задач. Доверьтесь системе HURMA — она позаботится о том, чтобы все задачи были выполнены вовремя и без проблем!