Перевод сотрудников между отделами: автоматизация кадровых изменений

Перевод сотрудников между департаментами — это процесс, который влияет на командную динамику, ответственность, адаптацию и мотивацию. Малейшая ошибка или задержка — и компания рискует потерять доверие сотрудника.

Поэтому давайте вместе разберемся в тонкостях этого процесса и как сделать все правильно 🙂

Причины перевода сотрудников между отделами

Наиболее распространенные ситуации, когда перевод сотрудников между отделами — уместное решение:

• сотрудник не подходит для задач текущего отдела, но имеет сильные стороны в другой сфере;
• в компании открывается новое направление, где нужны внутренние эксперты;
• менеджер видит потенциал и предлагает новую роль;
• сотрудник сам проявляет инициативу перейти в другой департамент;
• оптимизация структуры или слияние отделов.

Такие переводы — возможность удержать человека в команде и раскрыть его сильные стороны.

Процедура перевода сотрудников: что на самом деле происходит

Кадровые изменения — это всегда комплексный процесс, который затрагивает сразу несколько сфер:

1. Организационная структура. Сотрудника нужно правильно интегрировать в новую команду, обновить его роль во внутренних схемах.
2. Доступы и инструменты. В большинстве компаний каждый отдел работает с собственными сервисами, поэтому нужно оперативно изменить доступ к системам.
3. Руководство и процессы. Меняется прямой руководитель, отчетность, оценка эффективности, часто — и способ работы.
4. Адаптация. Даже в пределах одной компании сотрудник может почувствовать себя «новичком», и ему нужна поддержка.
5. Юридическое оформление. Перевод часто требует дополнительных соглашений к договору, приказа, внесения изменений в табель.

Все эти этапы должны быть согласованными, прозрачными и автоматизированными — чтобы сохранить фокус команды на работе, а не на бюрократии.

Какие особенности и нюансы перевода сотрудников между департаментами?

В небольших компаниях процедура перевода сотрудников еще может происходить вручную: согласование на словах, подписание приказов в бумажном виде, передача доступов по почте. В более масштабных структурах такой подход создает сложные задачи:

• процесс затягивается из-за человеческого фактора;
• возникают ошибки в табелях, расчетах и документах;
• отсутствие централизованной информации замедляет адаптацию.

К этому добавляется еще ряд невидимых, но критических нюансов: например, руководитель нового отдела может не получить полной информации о целях, опыте или текущем прогрессе сотрудника. А сам сотрудник — остаться без четких ожиданий и поддержки на новой позиции.

Почему ручное управление кадровыми изменениями — это потеря денег и времени

HR-отделы тратят много времени на ручную обработку переводов:

• обработка заявок;
• согласование с руководителями;
• составление приказов;
• изменения в учете и расчетах;
• обновление оргструктуры и доступов.

Все это десятки часов ежемесячно, которые можно было бы инвестировать в развитие персонала.

К этому добавляется стоимость ошибок: несвоевременно обновленный табель — это переплата или нарушение трудового законодательства. Необновленный доступ — это простой в работе отдела. Потерянные документы — это риски для юридического аудита.

То есть ручное управление кадровыми изменениями — это не просто дольше. Это дороже в масштабе компании: и по времени, и по прямым затратам.

Именно поэтому появились HRM-системы — чтобы освободить время и сэкономить деньги.

Они помогают структурировать процесс, минимизировать повторяющиеся действия и гарантировать, что ничего не потеряется в Excel-таблицах или личной переписке. Вместо того чтобы тратить часы на механические задачи, HR-специалист может сосредоточиться на том, что действительно имеет значение: сопровождении сотрудников, развитии команды и аналитике.

Более того, одно из исследований SHRM показывает, что 85% работодателей, которые используют автоматизацию или искусственный интеллект, говорят, что это экономит им время и/или повышает их эффективность.

Данные говорят сами за себя — HR-специалистам нужны HRM-системы.

HRM автоматизация перевода сотрудников между отделами

Автоматизация меняет сам подход к переводу: с хаотичного ручного процесса на управляемый и измеримый бизнес-процесс:

1. Шаблонные сценарии перевода — HR может выбрать тип перевода (в пределах компании, между филиалами, с изменением оклада и т. д.), и система сформирует типовой перечень действий и документов.
2. Автоматическое обновление оргструктуры — после перевода сотрудник сразу появляется в новом отделе, без необходимости обновлять вручную несколько систем.
3. Синхронизация с табелем учета времени — изменения в отделе и должностях автоматически отображаются в графиках работы, отчетах и планировании.
4. Генерация документов — приказы, дополнительные соглашения к трудовому договору, уведомления бухгалтерии — все это формируется по шаблону и доступно сразу.
5. Информирование заинтересованных сторон — руководители, HR, бухгалтерия и IT получают уведомления об изменениях без необходимости напоминать вручную.
6. Полная история переводов — в профиле сотрудника сохраняется хронология всех изменений ролей, отделов и статусов.

Еще один плюс — контроль и прозрачность. В автоматизированном процессе видно, кто на каком этапе, когда было согласование, сгенерированы ли документы, обновлены ли данные в табеле. Это исключает недоразумения между HR, бухгалтерией, ИТ и менеджерами.

Как HURMA помогает в переводе сотрудников между отделами: кадровые изменения пошагово

На примере HRM HURMA покажем, как может быть реализована автоматизация перевода:

Инициирование перевода

HR-специалист или руководитель открывает профиль отдела/департамента и добавляет сотрудника. В системе фиксируется новое подразделение и должность.

Обновление организационной структуры

После подтверждения перевода сотрудник переносится в новый отдел в разделе «Оргструктура». Это сразу видно во внутренней иерархии команды.

Уведомление о переводе

Новый руководитель или целая команда может автоматически получить уведомление о переводе сотрудника в другой отдел. Функция «События» настраивается в системе и кастомизируется под разные цели.

Шаблоны документов

HURMA позволяет сгенерировать стандартные документы для перевода (приказ, дополнительное соглашение и т.д.) по внутренним шаблонам. Их можно загрузить в профиль или передать в архив.

6 практических шагов для интеграции автоматизации в HR-отдел

Когда процедура перевода сотрудников хорошо отлажена, она не вызывает напряжения, а воспринимается как часть развития:

1. Оцените, сколько времени сейчас уходит на перевод сотрудников.
2. Опишите текущую процедуру: где тормозит, кто вовлечен, какие документы.
3. Обсудите с руководителями департаментов, что им удобно видеть в новом процессе.
4. Выберите систему, которая покрывает полный цикл.
5. Внедрите тестовый сценарий и соберите обратную связь.
6. Сделайте автоматизированную процедуру частью стандартного HR-процесса.

И самое главное, автоматизация — не о замене людей, а о сохранении ценного ресурса — времени.

Что мы получаем в результате?

Кадровые изменения — это сложная комбинация процессов: документооборот, доступы, оргструктура, табели, адаптация, коммуникация между отделами. Если все это делать вручную — мы теряем время, точность, доверие.

Автоматизация трансформирует перевод в понятную процедуру.

Вместо десятков писем и согласований — одна точка управления в HRM-системе. Вместо постоянных напоминаний — автоматические уведомления. Вместо Excel — полная история переводов и обновлений в один клик.

HURMA может взять переводы сотрудников на себя. Попробуйте, как это работает на деле — закажите бесплатное демо системы уже сегодня.