RACI: как создать матрицу ответственности

По данным отчета Project Management Institute — Pulse of the Profession, организации, которые системно инвестируют в развитие управленческих компетенций, достигают существенно лучших результатов: 72% их проектов выполняются в соответствии с бизнес-целями, только 28% сталкиваются с расширением объема работ, а в случае неудачи потери бюджета составляют в среднем 17%, что значительно ниже рыночных показателей.

Ключевая причина, почему другие команды отстают — не дефицит ресурсов и даже не нагрузка. В большинстве случаев — это неопределенность ролей и ответственности. Люди не понимают, кто выполняет конкретную задачу, кто принимает окончательное решение, с кем согласовывать промежуточные результаты и кого информировать об изменениях.

Для этого существует матрица RACI. Она помогает сформировать четкое понимание зон ответственности для каждого участника процесса.

Поэтому если вы руководите рекрутингом, онбордингом, внутренними HR-проектами или взаимодействием между несколькими командами, RACI позволит уменьшить количество правок, сократить звонки и избежать нераспределенных задач, сохраняя контроль над сроками и качеством.

Что такое матрица RACI

RACI — это простой формат для обозначения ролей в каждой задаче или этапе процесса:

• R — Responsible (ответственная): выполняет задачу.
• A — Accountable (подотчетная): принимает окончательное решение по задаче и должна быть только одна.
• C — Consulted (консультируемая): дает экспертизу перед принятием решения.
• I — Informed (информируемая): получает обновления о ходе работы, без двустороннего взаимодействия.

По факту RACI отвечает на четыре вопроса — кто делает, кто контролирует, кто советует и кого следует информировать.

Почему RACI работает

RACI решает не столько проблему «кто умеет», сколько проблему «кто в курсе и кто принимает решения». Это обеспечивает предсказуемость процессов и снижает количество оперативных согласований.

Основные преимущества RACI matrix:

1. Прозрачность ответственности. У каждого этапа появляется конкретный исполнитель и лицо, утверждающее результат.
2. Отсутствие дублирования усилий. Команды перестают делать одну и ту же работу параллельно или тратить время на исправление решений, которые кто-то принял без согласования.
3. Более быстрые финальные решения. Наличие одной подотчетной роли (A-роль) устраняет торможение из-за «кто-то должен согласовать, но непонятно кто». Есть четкий владелец решения.
4. Предсказуемая коммуникация. RACI определяет, кого консультировать, а кого только информировать, — это уменьшает количество лишних встреч, переписки и срочных сообщений.

Далее расскажем, как сделать матрицу рабочей системой.

Как составить матрицу RACI: практическая инструкция

Матрица RACI создается за одну рабочую сессию, если двигаться в правильном порядке.

Шаг 1: определите процесс, который хотите упорядочить

Сформулируйте его границы: с чего работа начинается и чем заканчивается. Например: «Наем на позицию Sales Manager: от создания вакансии до выхода человека на работу».

Шаг 2: запишите все этапы процесса в виде действий

Составьте список конкретных задач — это будут строки матрицы. Пример строк: «создать описание вакансии», «запустить вакансию на job-порталах», «провести техническое интервью», «подготовить оферту».

Одна строка = одно действие. Не объединяйте в одну задачу «провести интервью + подготовить фидбек».

Шаг 3: добавьте столбцы с ролями

В RACI работают роли, а не имена: рекрутер, HRBP, руководитель подразделения, финансы, IT-поддержка.

Шаг 4: назначьте R (Responsible), кто выполняет действие

Это тот, кто физически делает работу. Может быть несколько R, если задача делится. Пример: рекрутер отвечает за сорсинг и первичный скрининг.

Шаг 5: обозначьте A (Accountable), кто утверждает результат

Этот человек — владелец задачи. Он принимает решение, «готово или не готово». Здесь железное правило: в одной строке может быть только один A. Если A двое — ответственным не является никто.

Шаг 6: определите C (Consulted), кого привлекаем для уточнений

Это эксперты, мнение которых влияет на результат. Избегайте большого количества C — это главная причина затягивания решений.

Шаг 7: укажите I (Informed), кого информируем

Это те, кому важно быть в курсе, но они не участвуют в работе. Коммуникация с ними обычно односторонняя: «обновили статус, завершили».

Шаг 8: проверьте матрицу вместе с командой

Покажите ее всем ролям, уточните ожидания и убедитесь, что нет задач без ответственных. После согласования зафиксируйте матрицу. Убедитесь, что каждая задача имеет R, каждая задача имеет не более одного A, C назначают только тем, чьи знания критичны для решения, а список I сформирован для тех, кто зависит от результатов.

Пример: RACI для онбординга новой сотрудницы

Например, компания принимает на работу нового маркетолога. Есть несколько этапов: подготовка доступов, встреча с командой, ознакомление с процессами, настройка техники и т. д. И чтобы избежать ситуации «я думал, это делает кто-то другой», используем RACI.

Задача 1: подготовка рабочего места

• R — ИТ-специалист: предоставляет необходимые доступы, корпоративные аккаунты.
• A — HR: проверяет готовность к первому рабочему дню.
• C — руководительница отдела: уточняет доступа к внутренним сервисам.
• I — финансы: получают информацию об оборудовании.

Задача 2: ознакомительная встреча с командой

• R — HR: планирует встречу, отправляет приглашения.
• A — руководительница отдела: утверждает план адаптации и график встреч.
• C — тимлид команды: предоставляет список людей, которые должны быть на встрече.
• I — новая сотрудница: получает информацию о времени и формате встречи.

Задание 3: обучение процессам и правилам работы

• R — тимлид: показывает рабочие инструменты, рабочий процесс, ключевые документы.
• A — руководительница отдела: утверждает программу обучения.
• C — HR: помогает с адаптационным планом.
• I — ИТ-специалист: получает информацию в случае необходимости дополнительных доступов.

Задача 4: назначение первых задач

• R — руководительница отдела: формирует задачи на первые две недели и передает их в систему.
• A — руководительница отдела: принимает результат по выполненным задачам.
• C — HR: проверяет соответствие задач плану адаптации.
• I — финансы: получают информацию о статусе сотрудницы после испытательного срока.

В результате никто не переспрашивает «а кто должен сделать презентацию для Welcome Day?». HR не бегает между отделами, потому что ответственность за обучение закреплена за руководителем, а новому человеку не кажется, что компания не готова к его выходу.

Как совместить матрицу ответственности с автоматизацией

RACI — это метод определения ролей и ожиданий. HRM — система, которая помогает сделать эти роли рабочей частью процесса.

Матрица сама по себе не меняет поведение команды. Она становится полезной только тогда, когда переходит из документа — в ежедневный рабочий цикл. И в этот момент HRM усиливает RACI.

Для наглядности, покажем, как работает RACI с HRM HURMA:

1. Назначение ответственных в задачах и рекрутинге. В каждой карточке кандидата могут быть ответственные роли. Это по сути R (Responsible) и A (Accountable): кто выполняет действие и кто утверждает результат.
2. Доступы по ролям. В HURMA гибко настраиваются права доступа: например, HR видит весь цикл найма, а руководитель подразделения только свои вакансии. Так работает контроль A-роли.
3. Уведомления для тех, кого нужно информировать. Система сообщит, что изменился статус кандидата или если приближается крайний срок по задаче.
4. Централизованная коммуникация. Комментарии, файлы, история статусов в одном вкладке. Это уменьшает количество «кто-нибудь скинет последнюю версию резюме?».
5. Аналитика по стадиям процесса. HURMA показывает, где процесс останавливается: на сорсинге, интервью или согласовании оффера. Это помогает проверить, не перегружена ли роль C, не зависает ли A.

Итог

RACI — простой, но действенный инструмент для того, чтобы роли не смешивались, решения принимались четко, а процессы становились более прозрачными. Чтобы матрица не осталась декларацией, ее нужно связать с инструментами выполнения: шаблоны задач, роли, уведомления и аналитика. HURMA помогает реализовать эту логику в ежедневной работе через назначение ролей в задачах, централизацию коммуникаций и отчеты.

Попробуйте HURMA — закажите бесплатное демо и посмотрите, как логика RACI может эффективно работать на практике.