Как внедрить ATS в компанию: 10 простых шагов

Автоматизация упрощает жизнь — факт, подкрепленный цифрами.

Согласно исследованию SHRM, 85% работодателей, которые используют автоматизацию или искусственный интеллект, отметили, что это экономит им время и/или повышает эффективность. Более того, более двух третей специалистов считают, что количество заявок, которые они должны просматривать вручную, уменьшилось благодаря использованию автоматизации.

Однако большинство команд откладывает переход, потому что кажется, что это что-то слишком техническое: «Нужны программисты», «Пока не до автоматизации», «Система съест много времени».

На самом деле — нет.

И если вы выберете гибкую ATS — получите готовое решение с поддержкой, обучением, шаблонами и человеческим подходом.

Поэтому мы подготовили для вас простой гайд, который поможет безболезненно и быстро интегрировать систему автоматизации найма в компанию — без необходимости в разработчиках, лишних затрат или остановки процессов.

Начнем!

1. Оценка стартовой точки: что уже есть, а что нужно

На старте нужно проанализировать, как сейчас работает команда:

• на какие этапы разделен рекрутинг — как распределены обязанности в команде;
• где фиксируются кандидаты — если в Excel или Telegram, стоит интегрировать их с ATS для централизации;
• какие сервисы используются для коммуникации (Google Calendar, Slack, Viber) – синхронизация ресурсов с системой сделает работу более комфортной;
• что отнимает время и силы – определение наиболее трудоемких задач позволит автоматизировать их.

Если на этом этапе вы понимаете, что:

• у вас куча таблиц, писем и заметок, и вы не уверены, кто на каком этапе;
• кандидаты теряются, потому что не ясно, кто с кем уже общался;
• вам сложно получить четкую аналитику или хотя бы ответить руководителю: «почему вакансия до сих пор открыта»;
• функция рекрутинга — это один человек, который физически не успевает все фиксировать и коммуницировать;
• каналов много, а результатов мало, и вы постоянно ищете, «может еще что-нибудь найти?».

Самое время выбирать ATS.

2. Выбор системы

Согласно исследованию Linkedin, оптимизация процесса поиска работы с помощью ATS сокращает цикл найма на 60%. В свою очередь, 62% команд по поиску талантов, которые используют ATS, находят больше высококвалифицированных кандидатов! И наконец, 70% респондентов согласны, что автоматизация поиска ресурсов повышает производительность.

Именно поэтому система очень быстро окупается.

Но важно смотреть не только на цену, но и на то, сколько времени вы сэкономите и сколько ошибок избежите благодаря функциям ATS:

1. Интеграции — поддержка job-порталов, LinkedIn, почтовых сервисов, мессенджеров.
2. Удобство интерфейса — быстрый доступ к кандидатам, фильтрам и аналитике.
3. Гибкость настроек — адаптация под ваши этапы рекрутинга.
4. Автоматизация задач — переписка, коммуникации, статусы кандидатов.
5. Аналитика и отчетность — удобные дашборды, источники кандидатов, KPI.
6. Командная работа — комментарии, назначение ответственных, роли.
7. Техническая поддержка — локальная, быстрая, понятная.

Все, что вы ожидаете от современной системы для рекрутинга — от удобного интерфейса и автоматизации коммуникаций до аналитики, адаптации и управления — уже реализовано в HURMA. И даже больше: система сочетает в себе полноценные ATS и HRM, имеет гибкие настройки прав доступа, украинскую поддержку и не требует длительного обучения.

На украинском рынке действительно много решений для автоматизации рекрутинга, поэтому если вам нужно сравнить варианты, мы уже подготовили таблицу самых популярных ATS-систем. В ней — ключевые функции, тарифы, отличия и сильные стороны каждого решения.

3. Демонстрация системы: посмотреть все до внедрения

Чтобы внедрять уверенно, стоит увидеть, как система работает вживую. Это должно быть не просто презентация функций — а просмотр реальных сценариев:

• как создать вакансию;
• как работает переписка с кандидатом;
• как видеть аналитику и воронки.

ATS-система HURMA подходит для внедрения с заботой — поэтому предоставляет бесплатную демоверсию с поддержкой, чтобы вы ознакомились с интерфейсом, протестировали функции и увидели, как мощно может измениться рекрутинг.

Закажите демо HURMA — с нами просто нанимать!

4. Настройка системы под вашу компанию

Не нужно подстраиваться под систему. Система должна подстраиваться под вас 🙂

Обычно ATS имеет готовые шаблоны воронок, писем, полей, но вы можете:

• изменять названия этапов под свой стиль работы;
• добавлять или убирать поля;
• выбрать только те модули, которые нужны именно сейчас.

Все это можно сделать без программистов — в большинстве систем это доступно через интерфейс или вместе с поддержкой платформы.

Что нужно для старта:

• вы предоставляете базовую информацию (логотип, типы вакансий, структуру команд);
• менеджер по внедрению помогает перенести действующие вакансии и контакты;
• подготавливаются шаблоны писем, этапы, чеклисты.

Все это можно сделать в течение 1–2 дней. В более сложных случаях — за неделю. Вы не остаетесь один на один: все настраивается вместе с командой поддержки.

5. Обучение команды: просто, быстро и на примерах

Обучение — это не «вот 100 страниц инструкции, разбирайтесь». Это:

• онлайн-сессии или короткие видеоуроки;
• живые ответы на вопросы команды;
• гайд с короткими сценариями действий («как добавить кандидата», «как перейти на другой этап», «как оставить фидбек»).

Так навыки закрепляются сразу. А с HURMA обучение по системе абсолютно бесплатное!

6. Проверить на одной вакансии — и масштабировать

Чтобы не перегружать команду, внедрение начинается с тестовой вакансии или одного департамента.

Цели «пилотного запуска»:

• привыкнуть к интерфейсу;
• понять логику действий;
• увидеть, как все удобно вписывается в повседневную работу.

Все пожелания и замечания, обнаруженные во время пилотного запуска, сразу учитываются. Настройки можно менять «на ходу», без обращения к IT-специалистам или разработчикам.

7. Запуск для всей компании — мягко и с поддержкой

Настройки масштабируются на все направления. Каждая команда получает доступ, краткое руководство и поддержку в чате. При необходимости — проводится еще одно обучение.

В HURMA поддержка не исчезает после старта — она остается на каждом этапе, как по новым функциям, так и по ежедневным вопросам:

Хочу похвалити за сапорт. Наскільки швидко відбувається комунікація по будь-якому питанню, навіть якщо відразу на це питання неможливо надати відповідь. Це, якщо чесно, дуже приємно. Вони, звісно, повертаються, надсилають відразу скриншоти…

Команда рекрутерів компанії "Goal"

8. Работа с аналитикой

Одно из самых больших преимуществ ATS — это отчеты. Но их не нужно формировать вручную или просить у команды. Вы сразу видите:

• сколько кандидатов в воронке;
• сколько дней занимает закрытие вакансий;
• где узкие места в процессе;
• какие каналы дают результат.

В HURMA все необходимые дашборды и статистика уже готовы и выглядят так:

Вы также можете редактировать фильтры, экспортировать таблицы или смотреть только свое направление.

9. Дальнейшее масштабирование — уже без лишних усилий

После первого месяца команда уже работает в системе, как в привычной среде. Добавляются новые вакансии, подключаются новые руководители, настраиваются шаблоны под разные отделы.

И главное — нет ощущения, что «это что-то дополнительное». ATS становится частью ежедневной работы — такой же, как календарь или почта.

10. Наслаждаемся результатами

Внедрить ATS — не сложнее, чем перейти с бумажного учета на Google Таблицы. Разница лишь в том, что вместо самостоятельного изучения у вас есть:

• поддержка от живых людей;
• гибкая система, которая подстраивается под вас;
• готовые шаблоны, воронки и аналитика;
• обучение без сложных терминов;
• запуск в считанные дни.

Хотите посмотреть, как сработает ATS в вашей команде? Забронируйте бесплатное демо HURMA — живую сессию с ответами на все вопросы!

Реальные примеры внедрения ATS

Чтобы лучше понять, как все работает на практике, посмотрите кейсы внедрения ATS в компаниях разного масштаба — от ритейла до IT. Вы увидите, как за несколько дней рекрутеры перешли на новую систему, сократили время на закрытие вакансий и смогли наконец свести весь подбор в одно окно.

Выводы

Если одна система экономит хотя бы 3 часа на каждой вакансии — за месяц это уже десятки часов работы рекрутеров, которые можно направить на живую коммуникацию с кандидатами, а не на копипаст.

Стоимость ATS быстро окупается, если вы нанимаете хотя бы несколько человек в месяц — и тем более, когда ищете специалистов в конкурентных отраслях.

Если вы рассматриваете внедрение ATS, советуем не останавливаться на одной статье — мы собрали для вас серию материалов, которые помогут глубже погрузиться в тему, избежать типичных ошибок и подобрать оптимальное решение под ваши задачи.

Просмотрите нашу подборку статей о рекрутинге.