Согласно отчету Deloitte «High-Impact HR», компании, которые внедряют современные подходы к управлению персоналом, демонстрируют в 2,5 раза более высокую способность адаптироваться к рынку, в 2 раза лучшую эффективность и в 2,4 раза быстрее внедряют инновации, чем те, которые работают по старым моделям. В этом же исследовании подчеркивается: до 40% разницы в производительности компаний объясняется качеством HR-функций, управлением людьми и применением технологий

Все ключевые элементы высокоэффективной HR-функции, как указано в отчете, — аналитика, self-service, автоматизация, управление талантами — базируются именно на HRIS. Без цифровой системы эти процессы невозможно реализовать на должном уровне.

Что такое информационная система управления персоналом

HRIS (Human Resource Information System) — это комплексная информационная система для автоматизации управления персоналом. Она объединяет базу данных о сотрудниках, инструменты для рекрутинга, адаптации, оценки, аналитики, документооборота и коммуникации.

Но главное — это целая экосистема, которая позволяет компании принимать решения на основе данных, автоматизировать рутину и улучшить опыт сотрудников.

HRIS, HRMS, HCM: в чем разница?

Эти аббревиатуры часто путают, поэтому для максимальной ясности составили для вас простую таблицу:

Иногда функции могут быть более широкими в HRIS или менее глубокими в HCM — все зависит от решения. Однако, как мы видим, информационная система управления персоналом нужна бизнесу любого размера.

Из чего состоит информационная система управления персоналом

Ядро системы

• Профили сотрудников: контакты, образование, опыт, документы, сертификаты.
• Структура компании: подразделения, подчиненность, роли.
• История изменений: повышение, перевод, дисциплинарные взыскания.

Операционные модули

• Учет рабочего времени: табели, опоздания, интеграция с биометрией.
• Отпуска и больничные: заявки, согласование, календарь.
• Зарплата и бонусы: начисление, учет надбавок.

Модули развития

• Постановка целей: SMART или OKR.
• Performance review: шаблоны оценки, фидбек-сессии.
• LMS: внутреннее обучение, курсы, прогресс.

Аналитика

• Текучесть кадров, скорость закрытия вакансий.
• Производительность команд.
• Прогнозирование нагрузки и рисков.

Employee Self-Service (ESS)

• Сотрудник сам подает заявки, обновляет профиль, следит за развитием.
• Автоматическое уведомление об изменениях и дедлайнах.

Интеграции и техническая база

• API для объединения с ERP, 1С, email, Zoom, Slack.
• Соответствие GDPR, хранение в облаке или на сервере.
• Аудит действий пользователей, контроль доступа.

Как внедрить информационную систему управления персоналом: пошагово

Анализ: поймите свои «болевые точки»

Первый шаг — не покупка системы, а анализ ваших реальных потребностей. Задайте себе вопросы:

• Какие процессы больше всего замедляют работу HR?
• Где больше всего ошибок?
• Что требует ручной обработки ежедневно?

Пример: если рекрутеры ведут Excel-файлы с кандидатами, отправляют письма вручную и забывают фиксировать отказы — первым приоритетом должен быть модуль ATS.

Результат этапа: список процессов для автоматизации и требований к системе.

Демоверсия: выберите систему и протестируйте на одном подразделении

После выбора системы не запускайте ее сразу на всю компанию. Рекомендуется начать с одного отдела или направления — например, только рекрутинг в отделе продаж.

Это позволит:

• проверить, как система работает в вашей среде;
• увидеть, какие данные нужно доработать;
• адаптировать настройки под специфику бизнеса.

На этом этапе важно назначить ответственного — не только технического администратора, но и «HR-амбассадора», который будет объяснять пользу другим.

Обучение: подготовьте команду

Даже самая интуитивная система не будет работать эффективно без обучения. Что стоит сделать:

• провести серию коротких воркшопов по основным функциям;
• записать видеоинструкции для новичков;
• создать краткий гайд «Что делать, если…».

Например: кроме «нажмите кнопку «Подать заявку»», скажите: «Теперь вы не будете ждать ответ 2 дня — система сообщит вам о согласовании автоматически».

Масштабирование: запуск во всех отделах

После успешного теста — постепенное расширение. Не пытайтесь внедрить все модули сразу. Лучше двигаться поэтапно: сначала рекрутинг, затем — адаптация, далее — аналитика.

Рекомендуется:

• составить календарь запуска по департаментам;
• собрать фидбек с первого этапа;
• адаптировать шаблоны под типичные ситуации (отпуска, больничные, цели).

Совет: проводите короткие опросы команды после запуска каждого модуля. Это поможет быстро выявить, что работает, а что — нет.

Оценка результатов: измеряйте эффект

Без измерения результатов внедрение теряет смысл. Оцените:

• Сколько часов работы удалось сэкономить?
• Насколько быстрее обрабатываются заявки?
• Как изменилась удовлетворенность сотрудников HR-процессами?
• Насколько точнее стала аналитика?

Например: до внедрения согласование отпуска занимало 2 дня. После — 2 клика в HRIS. Это — реальный показатель эффективности.

Как информационная система управления персоналом работает на практике: кейсы украинских компаний

Чтобы увидеть реальные преимущества HRIS, давайте посмотрим на опыт трех украинских организаций, которые внедрили систему HURMA. В каждой из них цифровизация HR-процессов не только упростила рутину, но и стала толчком к росту и стратегическому развитию.

Благотворительный фонд Сергея Притулы: от хаоса к прозрачности

Проблема: стремительный рост штата, ручной учет, низкая вовлеченность волонтеров.

Решение: автоматизация учета, коммуникаций и базы знаний через HURMA.

Олена Турчак, единственный HR-специалист в фонде, централизовала все процессы:

• с помощью модуля учета присутствия теперь видно, кто работает из дома, кто — в штабе;
• события напоминают о важных встречах, что улучшает вовлеченность;
• база знаний внутри системы позволяет быстро обучать новичков и передавать знания без риска потери доступа.

Результаты: точный учет более 200 сотрудников, усиление внутренних коммуникаций, повышение мотивации благодаря вниманию к важным датам.

Я б обрала HURMA навіть якби у мене був вибір серед інших сервісів. Мені дуже подобається що система постійно розвивається, постійно додається щось нове і це завжди дуже актуально і в потрібний момент. Ти використовуєш одну вкладку, але в тебе є абсолютно все.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Digital Agency «Ціль»: от Excel до масштабируемой рекрутинговой системы

Проблема: децентрализованные Excel-файлы, ручной учет кандидатов, сложная коммуникация между рекрутерами и руководителями.

Решение: отчетность и учет отпусков, автоматизация рекрутинга в HURMA.

Команда интегрировала HURMA во все рекрутинговые процессы:

• система ведет воронку кандидатов, позволяет оценить конверсии на каждом этапе,
• во время интервью используются шаблоны вопросов — вся информация хранится в одном месте,
• руководители имеют мгновенный доступ к фидбэку и решениям.

Результаты: сокращение времени на подбор, повышение прозрачности между департаментами, оценка эффективности каждого рекрутера на основе данных.

Хочу похвалити сапорт HURMA. Наскільки швидко відбувається комунікація по будь-якому питанню, навіть якщо відразу на це питання неможливо надати відповідь. Це, якщо чесно, дуже приємно.

Команда рекрутерів компанії "Goal"

Anybusiness consult: рост благодаря единой HR-системе

Проблема: расширение деятельности, масштабирование, потребность в стратегическом контроле и сохранении всех данных.

Решение: использование HURMA в качестве ядра для хранения, управления и аналитики всех рекрутинговых процессов.

Компания перешла от формата рекрутинговой студии к полноценному HR-консалтингу. Благодаря системе:

• ни одна задача не «выпадает» во время интенсивных проектов;
• есть централизованный доступ к кандидатам;
• формируется аналитика по эффективности каналов и воронок;

Результаты: четкая систематизация воронки, более быстрая адаптация новых сотрудников, масштабирование бизнеса без затрат, возможность фокусироваться на консалтинге, а не на рутине.

HURMA стала нашим надійним партнером у процесі зростання. Вся інформація про кандидатів, усі поточні справи зберігаються в одному місці. Навіть у найінтенсивніші періоди жодна інформація не була втрачена, що є ключовим для ефективного рекрутингу.

Світлана Фасольняк, Recruiting Team Lead Anybusiness consult

Эти три компании — из совершенно разных сфер — доказывают: внедрение информационной системы управления персоналом работает в любых условиях. От благотворительного сектора до диджитал-маркетинга и HR-консалтинга — HRIS помогает экономить время, снижать ошибки и усиливать человечность в управлении командами.

Попробуйте бесплатное демо HRIS HURMA уже сегодня — и получите результаты в первые недели!

Частые ошибки при внедрении HRIS

Внедрение информационной системы управления — это стратегический процесс. Однако именно на старте компании чаще всего допускают ошибки, которые могут свести на нет пользу от автоматизации.

Выбрали систему без конкретных целей

Почему это рискованно: без четкого понимания проблем, которые вы решаете, система будет недоосвоена или использована частично.

Как избежать: перед выбором HRIS проведите внутренний аудит. Пропишите, какие именно проблемы вы хотите решить:

• длительный онбординг;
• хаос в учете отпусков;
• отсутствие метрик в рекрутинге;
• неструктурированная база знаний.

Отсутствие коммуникации с командой

Ошибка: сотрудники не знают, зачем нужна новая система.

Последствия: саботаж, игнорирование, дополнительная нагрузка на HR.

Как избежать: объясняйте преимущества простым языком:

• «не нужно будет искать заявки на отпуск»;
• «меньше Excel — больше времени на важное»;
• «все в одной системе, в смартфоне».

Добавьте инструкции, видео и поддержку.

Чрезмерная кастомизация с первого дня

Ошибка: сразу строить «идеальную» систему с десятками сложных правил.

Последствия: выгорание команды внедрения, путаница, задержки.

Как избежать: начните с базы:

• структура сотрудников;
• учет отсутствий;
• воронка рекрутинга;
• база знаний.

И только после этого добавляйте кастомные формулы, автоматические действия или сложные роли доступа.

Нет ответственного за проект

Ошибка: систему внедряют «по ходу», без владельца процесса.

Результат: низкая вовлеченность, сбои, потеря данных.

Как избежать: назначьте команду внедрения с четкими ролями — это ускорит адаптацию и уменьшит сопротивление в коллективе.

Чтобы внедрение информационной системы не стало болезненным опытом, выбирайте решения с проверенным сопровождением. Например, в HURMA каждому клиенту доступно:

• команда, которая помогает адаптировать систему под ваши задачи;
• обучающие сессии и видеоинструкции для HR и руководителей;
• четкая методология старта — от первичного аудита до оценки эффективности.

Это означает, что вы не остаетесь с системой один на один, а проходите полный путь — с фокусом на результат, а не просто внедрение ради внедрения.

Вывод

HRIS — это бизнес-система, которая нужна всем. Она снимает с HR-отдела лишнюю нагрузку, формирует аналитику для руководства и создает лучший опыт для каждого сотрудника.

Внедрение HRIS — это инвестиция в устойчивое развитие. Попробуйте бесплатное демо HURMA — и уже через несколько недель увидите, как меняется качество управления людьми.