HURMA не только улучшает эффективность, но и упрощает коммуникацию

Чем больше компания – тем больше задач в рекрутинге и HR-департаменте. Потому держать руку на пульсе может быть достаточно непросто. Но кому как не HRD компании с более чем 700 специалистами лучше знать обо всех этих вызовах и практической пользе автоматизации? Мы пообщались с таким человеком, чтобы поделиться опытом использования HURMA.

Содержание

О компании
Почему выбрали HURMA?
Как HURMA помогает специалистам HR?
Как с HURMA поменялся рекрутинг?
Итоги

О компании

Компания-лидер на рынке логистики и грузоперевозок с более чем 10-летней историей в сфере. Кроме того, они предлагают поддержку бэк-офиса для водителей, а также разработку программного обеспечения для логистического сектора. Штат специалистов постоянно растет и в настоящее время в компании работает более 700 специалистов.

Первоначально компания была сфокусирована на активном расширении, поэтому основное внимание уделялось рекрутменту. Однако параллельно с увеличением штата начала возникать потребность в отдельном HR-департаменте и автоматизации рабочих процессов.

Понятие автоматизации не было новым для сотрудников, ведь в компании давно использовали систему ERP для организации основной деятельности — логистики. Однако, к сожалению, имеющийся инструмент отнюдь не покрывал вопросы HR и рекрутмента. Потому все процессы велись в разных документах, табличках и даже чатах.

Почему выбрали HURMA?

Андрей, HRD
«В процессе поиска мы просматривали много как иностранных, так и украинских инструментов. И сначала выбрали систему, которую на тот момент, мне кажется, нам советовали почти все. Однако довольно быстро мы начали замечать, что она не справляется с массовым наймом. Система, которая должна была облегчить жизнь рекрутерам, наоборот создавала постоянный стресс из-за груды технических багов».

Со временем команда компания принялась рассматривать другие ATS, обращая больше внимания на возможность выдержать большие нагрузки, удобство интерфейса и т.д. Также важными критериями было наличие блока HRM и возможность перенести уже имеющуюся большую базу кандидатов со старой платформы. После детального исследования и тестирования нескольких систем компания остановилась именно на HURMA.

Как HURMA помогает специалистам HR?

Команда использует практически все возможности системы. HURMA используют как HR-специалисты, так и рекрутеры. Однако Андрей поделился, что в системе есть функции, которые команда использует чаще всего.

Учет отсутствий без лишнего стресса

Любому HR важно контролировать рабочую рутину, особенно если она будет влиять на работников. Самым сложным для обуздания является учет отпусков и больничных, ведь он требует много коммуникации и внимания. Часто запросы теряются в переписке или при неправильном переносе в табличку, создавая лишний стресс и требуя дополнительного времени.

В HURMA любой сотрудник может создать запрос на отсутствие всего в несколько щелчков, а после аправа менеджера вся информация будет автоматически сохранена в системе.

Легкая визуализация структуры

Структура – ​​это функция HURMA, которая позволяет легко визуализировать всю внутреннюю иерархию. Благодаря ему новые и действующие сотрудники легко могут найти информацию о команде, руководителях отделов, коллегах и т.д.

Андрей, HRD
«Когда в компанию из более чем 200 человек приходит новичок, ему очень сложно запомнить всех коллег. Поэтому отрисованная оргструктура помогает лучше закрепить этот момент и при необходимости быстро найти информацию о человеке».

Лучший помощник HR — цепочка задач

Благодаря инструменту «Сценарии» HR-специалисты могут настроить цепочку задач почти под любой процесс. Для этого использовать существующие шаблоны или создать собственный сценарий. Функция запускает цепочку, которая шаг за шагом посылает исполнителям задание. В интерфейсе вы сможете видеть статус выполнения задачи, так что больше не придется переживать, что кто-то забудет прислать новенькую технику или создать инвайт на встречу.

Андрей, HRD
«Инструмент «Сценарии» очень помогает настроить кроскомандное взаимодействие. Возьмем к примеру процесс офбординга, в который у нас вовлечено очень много людей из разных отделов. Раньше этот процесс мы организовывали в чате, где каждый ответственный сотрудник получал задачи. Сейчас все собрано в одном месте, где специалисты могут удобно отслеживать свои задачи».

Как с HURMA поменялся рекрутинг?

Удобная работа с кандидатами

Наглядная визуализация процесса рекрутинга, четкое понимание всех этапов и удобный кастомизированный процесс работы с кандидатом — лишь часть преимуществ работы с модулем рекрутинга в HURMA.

Новый кандидат автоматически попадает на kanban-доску в разделе «Вакансии», а затем рекрутер самостоятельно перемещает его по воронке. Также в системе есть возможность привязать автоматическую отправку писем при переходе кандидата на определенный этап, выбирая из существующих шаблонов или загружая собственный текст.

Кроме того, HURMA облегчает коммуникацию с наемным менеджером вакансии и другими техническими специалистами, ведь вся информация находится в одном месте и при необходимости статистику по вакансии или комментарии по результатам собеседования можно просмотреть прямо в системе.

Андрей, HRD
«Раньше для того чтобы передать кандидата на техническое интервью, необходимо было собрать из разных источников CV и комментарии рекрутера, а сейчас мы можем просто дать ссылку на HURMA».

Облегченное взаимодействие с внутренними кандидатами

Андрей, HRD

«У нас часто есть внутренние вакансии и для ускорения коммуникации мы используем «Карьерный сайт». Он позволяет создать страницу вакансии прямо в HURMA, ссылкой на которую мы делимся с коллегами в чате и сразу можем обрабатывать все отзывы».

Также во время внутреннего найма можно легко вспомнить карьерный путь каждого специалиста. В системе хранятся резюме, комментарии рекрутеров из собеседований, общая информация о навыках, а также изменения в карьере на протяжении работы в компании.

Оптимизация рабочей эффективности

Один из ключевых аспектов хорошо организованных рабочих процессов – это их прозрачность и доступность для сотрудников. Часто компании имеют прописанный регламент, однако хранится он в отдельных документах, которые не удобно просматривать при работе.

Андрей, HRD
«HURMA помогает дисциплинировать сотрудников, ведь они ясно видят все процессы, в которые вовлечены. А новичкам в HR-отделе система помогает быстрее понять регламент, алгоритм работы с определенными задачами, свое расписание и многое другое».

Используя HURMA, вы можете быть уверены, что все сотрудники находятся на одной волне и хорошо понимают особенности работы вашей компании. Это оказывает положительное влияние на использование рабочего времени и общую эффективность.

Итоги

HR и рекрутмент отделы в компании продолжают постоянно развиваться и автоматизироваться. А HURMA остается надежным ассистентом в этом. Благодаря внедрению системы за два года компании удалось улучшить общую эффективность и положительно повлиять на коммуникацию не только с кандидатами, но и с членами команды.

Понравился кейс? Оставляйте заявку на демо и мы поможем добиться максимальных успехов с автоматизацией рекрутинга и HR-задач.