HR документация: как управлять документооборотом в компании + законодательные аспекты

Согласно исследованию McKinsey, руководители среднего звена тратят почти три четверти рабочего времени на неуправленческую деятельность, в частности на административные задачи и бюрократию, а на развитие команды — менее трети времени.

А вот Clockify отмечает, что специалисты тратят 1,8 часа ежедневно, то есть около 9 часов в неделю только на поиск и обработку информации. А теперь добавьте к этому риски: штрафы за ошибки в кадровом учете, потерю документов, путаницу с отпусками или больничными.

На это все уходит огромная часть рабочего времени. Именно поэтому сегодня мы поговорим о HR-документации.

Что такое HR-документация и какие документы она охватывает

HR-документация — это система документов, которая обеспечивает юридическую безопасность бизнеса, прозрачность для сотрудников и эффективность HR-процессов. Также HR-документация позволяет компаниям держать под контролем полный жизненный цикл сотрудника: от найма до ухода из организации.

Чтобы было проще, разделим документы на несколько групп:

1. Договоры и соглашения. Трудовые договоры, контракты, соглашения о конфиденциальности, дополнительные соглашения. Они формируют основу трудовых отношений и защищают права как работника, так и компании.
2. Приказы и распоряжения. Прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков или командировок. Без этих документов невозможно правильно оформить изменения в статусе работника.
3. Учетная документация. Табели рабочего времени, больничные листы, графики смен. Они позволяют вести учет отработанных часов, начислять заработную плату и избегать ошибок в отчетности.
4. Внутренние политики и регламенты. Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и бонусах, политики по обучению и развитию. Они формируют «правила игры» в компании.
5. Аналитические и отчетные документы. Кадровые отчеты, результаты Performance Review, показатели текучести кадров, метрики eNPS. Именно эти документы помогают руководителям принимать решения на основе данных.

Важный момент: если в компании более 20–50 сотрудников, HR-документация превращается из простой папки в систему, требующую автоматизации. В ручном формате легко допустить ошибку или потерять актуальность данных.

Основные вызовы в работе с HR-документацией

Несмотря на понятность процессов, именно кадровая документация часто становится источником сложностей для HR-команды. Это не только бюрократическая нагрузка, но и фактор, напрямую влияющий на эффективность работы и юридическую безопасность бизнеса.

Отчет People Analytics in Human Resources демонстрирует — сотрудники тратят более 50 % рабочего времени на создание или обновление документов — таблиц, PDF или Word-файлов. Кроме того, 10 % рабочего времени уходит на ручной ввод данных в бизнес-системы, а также более 1,5 часа еженедельно — на поиск и организацию файлов.

Наиболее распространенные проблемы:

1. Дублирование информации. Одна справка может храниться одновременно в почте, мессенджере и в Excel, что затрудняет поиск и создает риск расхождений.
2. Рассредоточенность хранения. Часть документов в архиве, часть — в облаке, часть — в личных папках HR.
3. Ошибки в отчетности. Из-за ручного ввода данных HR-специалисты теряют актуальность показателей, что отражается на аналитике для руководства.
4. Юридические риски. Несвоевременно оформленные приказы или договоры могут стоить компании штрафов или создать основания для трудовых споров.
5. Затраты времени. HR-специалисты тратят часы в неделю только на поиск нужного документа, вместо того чтобы сосредоточиться на развитии людей.

Без четкой системы документооборота HR-отдел рискует терять продуктивность, а компания — уверенность в своей кадровой безопасности.

Юридические требования к HR-документации: чеклист

Прежде чем автоматизировать процессы, важно убедиться, что базовые кадровые документы соответствуют закону.

1. Оформление приема на работу

Что нужно иметь на старте трудовых отношений:

• Приказ/распоряжение о приеме + заключенный трудовой договор (форма — письменная в предусмотренных законом случаях) и ознакомление работника с условиями труда, ПВТР и политиками до начала работы. Правовое основание — КЗоТ Украины (в частности, ст. 24 о заключении договора; ст. 29 — обязанность проинформировать и ознакомить до начала работы).
• Уведомление ГНС о приеме работника — подается до начала работы по утвержденной форме (электронно через Е-кабинет или другим разрешенным способом). Норматив — Постановление КМУ № 413 от 17.06.2015 (в действующей редакции). ГНС периодически публикует технические разъяснения по подаче.

2. Учет рабочего времени и оплата труда

Что контролируют инспекторы и бухгалтеры:

• Работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполненной работы и расходов на оплату труда. Это и является законным основанием для ведения табеля/учета времени (форма — на усмотрение работодателя, но запись должна быть достоверной и воспроизводимой). Норма — ст. 30 Закона «Об оплате труда».

3. Отпуска: график и уведомление

Чтобы не было споров и сбоев в выплатах:

• График отпусков ведется работодателем. О дате начала отпуска работника письменно предупреждают не позднее чем за две недели до срока по графику. Норма — ст. 10 Закона «Об отпусках».

4. Военный учет работников

Обязанность, на которую сейчас обращают особое внимание:

• Организация и ведение воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов у работодателя осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным Постановлением КМУ № 1487 от 30.12.2022 (действующая редакция). В Порядке — формы, роли ответственных и сроки информирования ТЦК.

5. Персональные данные сотрудников

Без этого не обойтись, даже если у вас небольшая компания:

• Обработка персональных данных (анкеты, приказы, больничные, личные дела и т. д.) имеет правовое основание, прозрачные цели и адекватную защиту. Ключевой акт — Закон Украины «О защите персональных данных» № 2297-VI.

6. Электронные документы и подпись

• Электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, если соблюдены требования Закона «Об электронных документах и электронном документообороте» № 851-IV.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — правовой эквивалент собственноручной подписи (регулируется Законом «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» № 2155-VIII). Это означает, что приказы/заявления/графики могут существовать исключительно в электронной форме, если процесс оформлен корректно.

Об этом подробно рассказали в статье «Электронный кадровый документооборот: как работать законно, удобно и безопасно».

Как автоматизировать работу с HR-документацией

Согласно Filecente, 83 % сотрудников создают новые файлы, которые уже существуют в системе, потому что не могут их найти — это создает значительные потери производительности.

Рутина отнимает часы, которые можно направить на развитие людей и команды. Именно поэтому HR-система HURMA переводит всю работу с кадровыми документами в единый цифровой процесс.

Карточки сотрудников

Вся история работника хранится в одном месте: договоры, отпуска, результаты аттестаций, медосмотры. HR не нужно искать информацию в разных файлах — она привязана к конкретному человеку:

Автоматические напоминания

Система сама уведомляет, когда истекает срок действия договора, настало время прохождения медосмотра или нужно продлить сертификат. Это снимает риски штрафов и задержек.

Графики смен и отпусков

Руководители видят актуальный график команды онлайн, а HR не нужно сводить данные из десятков Excel-таблиц:

Отчеты для руководства и бухгалтерии

Вместо того чтобы вручную подсчитывать количество больничных или отпусков, HR формирует отчет в HURMA в один клик. Это экономит часы каждую неделю.

Защищенное хранилище

В HURMA архитектура Single-Tenant. То есть данные каждой компании изолированы, в то время как во всех других продуктах данные хранятся вместе с данными других компаний.

Документы хранятся в цифровой базе с правами доступа для разных ролей. Например, руководитель отдела видит только данные своей команды, а HR имеет полный доступ.

Лучшие практики организации HR-документации в компании

Цифровые инструменты существенно облегчают работу, однако ни одна система не будет эффективной без продуманных внутренних правил. От того, как компания подходит к управлению документами, зависит точность отчетности, удобство для сотрудников и юридическая безопасность.

Что стоит учесть:

1. Унификация форм. Используйте стандартизированные шаблоны для договоров, приказов, отчетов. Это снижает риск ошибок и упрощает поиск.
2. Актуализация политик. Пересматривайте внутренние документы хотя бы раз в год. Например, политика удаленной работы или компенсаций может быстро устаревать.
3. Распределение ответственности. Назначьте ответственных за различные категории документов: контракты, учет времени, внутренние положения. Это повышает контроль и снижает риск потерь.
4. Прозрачный доступ. Сотрудники должны знать, где и как получить свои данные: от графика отпусков до справки для банка.
5. Обучение персонала. Регулярно проводите короткие инструктажи для HR-команды и менеджеров, чтобы документы создавались и хранились по единым правилам.

Такие практики помогают сделать документооборот не только упорядоченным, но и понятным для всех участников процесса.

Подведем итоги

HR-документация — это опора бизнеса, которая одновременно защищает компанию от юридических рисков и делает работу прозрачной для сотрудников.

Когда документы хранятся в разных местах и ведутся вручную, компания теряет время, точность и уверенность в собственных процессах.

Если выстроить систему и перевести документооборот в цифровой формат, HR-отдел получает возможность работать быстрее и стратегичнее.

Хотите сохранить баланс между законом, удобством и скоростью? Попробуйте демо HURMA бесплатно и посмотрите, как HR-процессы становятся простыми и понятными.