Автоматизация неизбежна: как HURMA решает проблемы рекрутеров | HURMA

Автоматизация неизбежна: как HURMA решает проблемы рекрутеров

Команда HURMA

  • 16 мин
  • 841
  • 0

В большей части, именно от рекрутера зависит, насколько квалифицированный персонал будет работать в компании и как быстро закроется та или иная вакансия. Именно рекрутер – первый человек, с которым общается кандидат и от его профессионализма зависит впечатление специалиста о компании. По данным CareerArc's candidate Experience Study, 60% специалистов имели плохой опыт взаимодействия с компанией. В результате чего:

  • 63% отклонили предложение о работе;
  • 72% рассказали о своем негативном опыте друзьям и в социальных сетях;
  • 64% отказались от продукции или услуг компании-работодателя. 

Это все к тому, что опыт кандидата и его впечатление от рекрутера, и как следствие, от компании – must-have индикаторы, которые могут повлиять не только на скорость найма, но и на репутации компании, а также финансовую составляющую. 

Но как рекрутеру без автоматизации успеть собрать информацию от нанимающих менеджеров, создать вакансию, разместить её на job-порталах, разгрести отклики и при этом не забыть всем предоставить фидбек, а также ответить на все вопросы. В связи с этим напрашивается только один вывод – автоматизация неизбежна! 

Именно теме неизбежности автоматизации был посвящен наш вебинар, на котором мы разобрали самые болезненные боли рекрутеров и рассказали, как именно HURMA помогает их решить.

Проблемы, с которыми сталкивается каждый рекрутер

Для большей наглядности мы подготовили собирательный образ работы рекрутера без автоматизации и отразили его на примере рекрутера Ольги. 

Она работает в активно-развивающемся стартапе, количество сотрудников которых постоянно увеличивается. А это значит, что вести базу кандидатов, обрабатывать заявки на вакансии от топ-менеджмента компании с каждым днем становится все сложнее.

Ольга сильно устает, все чаще отказывается от похода в спортзал или встреч с друзьями и с каждым днем все дольше остается на работе, чтобы успеть выполнить всю работу в срок. Усталость сказывается на качестве её работы, ежемесячный рекрутинговый отчёт пришлось переделывать три раза из-за мелких ошибок и опечаток. Кандидаты, не дождавшись ответа, принимают предложения от других компаний, СЕО нервничает потому что не видит как обстоят дела с той или иной вакансией. Всё это делает работу Ольги невыносимой. Давайте поможем Ольге снова полюбить рекрутинг 🙂

Итак, какие именно проблемы не дают Ольге соблюдать work-life balance?

 1. Сложная коммуникация с нанимающими менеджерами. Ольге приходится несколько раз в день писать нанимающим менеджерам, просить их предоставить обратную связь по кандидатам, составить список требований и пожеланий к специалисту, чтобы сформировать необходимые требования для вакансии. 

2. Большой объем рутинной работы. Большая часть рабочего дня Ольги – это ctrl+c и ctrl+v вакансий на job-порталы, ручной сбор откликов от кандидатов, перенос данных соискателей в таблицу Excel и много других «интересных и драйвовых» задач. Из-за этого у Ольги не хватает времени на действительно важные задачи: коммуникация с кандидатами, нанимающими менеджерами, анализ данных по рекрутингу и т.д.

3. Рекрутинг вслепую. Ольга не понимает, с какого именно источника приходит наибольшее количество кандидатов, а какие порталы вообще не приносят результаты. Ольга также не понимает слабых мест в рекрутинговой стратегии и во всех процессах. Она не знает, что улучшать, чтобы вакансии закрывались быстрее и качественнее и ей не приходилось работать 100500 часов. 

4. Нет времени на общение с кандидатами и новичками. По данным rabota.ua, 80% кандидатов ожидают обратной связи от рекрутеров, но получают её только 7%. А исследование OC Tanner говорит о том, что 45% новичков уходят из компании в первые 45 дней. 

Ольга все это знает, но добавить в свои сутки дополнительные часы для этого не может. Именно поэтому она не всегда успевает предоставить кандидатам фидбек и общаться с новичками, которые приняли оффер и начали работу в компании. 

5. Нет единой базы данных. Google Drive Ольги совсем забит целой кучей таблиц с резюме кандидатами, их данными, тестовыми заданиями, назначенными встречами и, чтобы найти нужную информацию, ей приходится тратить минимум 2-3 часа времени. 

6. Аналитика рекрутинга в объемных таблицах. Мало того, что у Ольги есть целая таблица с таблицами с данными по рекрутингу, ей еще приходится быть гуру Excel, чтобы настраивать ведение статистики и аналитики. Но усталость и человеческий фактор делают свое дело, из-за чего в отчетах Ольги часто встречаются ошибки и некорректные данные. 

7. Отсутствие реферальной программы. Как бы Ольга не просила, сотрудники не хотят рассказывать своим знакомым о вакансиях компании. Им нужно постоянно об этом напоминать и т.д. 

Как HURMA решает эти проблемы и экономит время на каждом этапе рекрутинга

Создание заявки на вакансию

Стандартный процесс поиска кандидата у Ольги начинается со сбора информации от нанимающего менеджера. Как правило, это подразумевает проведение множества встреч, созвонов и выяснения, какими же софт и хард скилами должен обладать идеальный кандидат. 

В Hurma System для автоматизации этого процесса есть функция «Нанимающий менеджер», с помощью которой Team Lead или руководитель отдел сможет оставить заявку на вакансию со всей необходимой информации. А Ольга, в свою очередь, без миллионов лишних созвонов, сможет составить актуальное и подходящее описание вакансии. Все это поможет сэкономить до 3 часов времени. 

Создание вакансии

В мире без автоматизации Ольге нужно вручную заполнять данные для вакансии и создавать её на каждом job-портале, странице в социальных сетях и прочих ресурсах. 

С HURMA System дела обстоят гораздо проще. С помощью удобной формы создания вакансии Ольга может за 5-10 минут заполнить её, используя данные от нанимающего менеджера, а благодаря интеграции системы с job-порталами, объявление сразу же разместиться на всех площадках. 

Кроме того, Ольга также сможет настроить Kanban-доску для каждой вакансии, указать нужные этапы и видеть, какое количество кандидатов находится на этапе созвона, тестового или же оффера.

Прямо из Kanban-доски в системе HURMA вы сможете настроить автоматическую отправку писем кандидату при переходе на другой этап воронки.  

Очень важная функция, которая дает возможность рекрутеру автоматизировать предоставление обратной связи кандидатам, с помощью уже готовых заранее, шаблонов писем. Таким образом Ольга не теряет ни одного кандидата, поскольку они всегда получают от неё обратную связь по любому решению компании. Это не только повышает лояльность и опыт кандидата, но и улучшает внешний бренд работодателя. По данным исследования Guid, только 1% процент кандидатов не ожидают фидбек от рекрутера или работодателя. 

Сбор откликов и работа с кандидатами

Чтобы собрать отклики кандидатов со всех порталов и разобрать, Ольга тратит большую половину рабочего дня, а окна в её браузере выглядят примерно так:

Используя систему HURMA, Ольга может забыть о безграничном количестве окон, открытых в новых вкладках. В HURMA есть интеграция с популярными job-порталами: work.ua, rabota.ua, grc.ua, INCO, DOU, РАБОТА.TUT.BY, hh.kz, hh.ru, Superjob, Хабр Карьера. Кроме того, Ольга может сделать вакансию публичную, поделиться ссылкой в своих социальных сетях и объявление будет открывать на отдельной лендинговой странице. 

Кандидаты смогут откликнуться на вакансию прямо из этой страницу, после чего попадут в систему, где их данные будут храниться в удобной для рекрутера базе. Все карточки специалистов Ольга сможет рассортировать по тегам, источнику отклика, статусу вакансий и другими фильтрами для более быстрого и удобного поиска. На этом процессе у Ольги получится сэкономить до 2 часов времени. 

В персональной карточке кандидата структурировано хранится вся информация, которая была в резюме специалиста. Дополнительно Ольга может добавить теги (навыки, которыми владеет кандидат), посмотреть историю действий с ним, отправить письмо и одним кликом перевести в сотрудники, удалить из базы или же добавить в Black list. 

Ну и самое главное 😉 В HURMA Ольге не нужно самостоятельно проверять каждый профиль кандидата, который откликнулся, на релевантность. За неё это сделает AI подбор – возможность выбора лучшего кандидата с помощью искусственного интеллекта.   

Как это работает? На странице просмотра вакансии отображается кнопка «AI подбор». Нажав на неё, Ольга одним кликом сможет посмотреть список кандидатов, которых модуль подбора посчитал наиболее подходящими под требования конкретной вакансии. 

После нажатия на «AI подбор», вы увидите модальное окно с текстом: «AI подбирает кандидатов. Идет оценка профилей и определение наиболее релевантных кандидатов для этой вакансии». 

После завершения подбора, в списке отобразятся именно те кандидаты, которых искусственный интеллект Hurma определил как самых релевантных. 

Анализ данных рекрутинга

Одна из главных болей Ольги, с которой она сталкивается каждый день – хранение и анализ данных по рекрутинговым процессам. 

Во-первых, она не знает, какие из каналов рекрутинга работает лучше всего для той или иной вакансии. Поэтому каждый раз она уделяет одинаково времени всем каналам, вместо того, чтобы акцентировать внимание на более эффективных. 

Во-вторых, она не знает узкие места в процессе рекрутинга, интуитивно она понимает, что большая часть кандидатов отваливается на этапе технического собеседования. Но повлиять на это сложно, у неё нет цифр, а значит нет весомых аргументов.

А в-третьих, каждый день Ольга отчитывается руководству о положении дел по вакансиям. Это неудобно, ведь она не работает с каждой вакансией ежедневно. 

А вся статистика у неё хранится в 1000 и одной табличке, в которых очень легко запутаться и составить отчет с ошибками.

Система HURMA – то решение, которое поможет Ольге навсегда забыть о составлении статистики в Excel и позволит находиться в состоянии спокойствия, когда руководитель просит рассказать о том, как идут дела по той или иной вакансии. 

В  HURMA есть удобна воронка рекрутинга, с помощью которой рекрутер или HR сможет проанализировать сколько специалистов доходит до того или иного этапа и сделать выводы. 

В разделе «Статистика» Ольга сможет посмотреть эффективность рекрутинговых каналов, кто создавать кандидатов, количество открытых вакансий, коэффициент принятия оффера.

И, недавнее обновление системы HURMA – аналитика по рекрутингу. С её помощью Ольга сможет:

  • анализировать эффективность рекрутинга за неделю, месяц, квартал, год или любой другой промежуток времени;
  • отслеживать процент закрытия вакансий;
  • анализировать количество кандидатов на каждом этапе воронки и выявлять слабые места в рекрутинговой стратегии;
  • формировать отчеты и проводить анализ по причинам отказов кандидатов или компании за выбранный период;
  • сохранять составленные отчеты по эффективности рекрутинга в Excel и использовать их в других отчетах.

На автоматизации ведения статистики и составлении отчетности, Ольга может сэкономить до 4 часов времени. 

Реферальная программа в HURMA

Реферальные программы в HR-сфере – способ привлечения кандидатов по рекомендациям сотрудников, которые уже работают в компании. Это отличный способ быстро получить квалифицированного специалиста в штат и повысить лояльность сотрудников. 88% работодателей считают, что реферальные программы – лучший источник для поиска кандидатов. А 82% предпочитают рекомендации сотрудников откликам на job-порталах. 

В системе HURMA каждый сотрудник может скопировать публичную ссылку вакансии и поделится ею у себя в соцсетях или же отправить знакомым в личные сообщения. Если по ссылке сотрудника специалисты оставят заявку, эту информацию увидит HR или рекрутер.

Онбординг и адаптация в HURMA 

В системе HURMA Ольга сможет всего лишь за пару минут назначить новичку все необходимые митинги: Welcome, Adaptation, Probation и посмотреть, сколько вообще сотрудников находится на испытательном сроке. 

Новичок, в свою очередь, сразу в системе видит всю информацию о компании, командах и коллегах, может проходить различные опросы и отмечать свое настроение.

Все это помогает Ольге не терять сотрудников, находить которых и так не легко, на этапе онбординга и адаптации. 

HURMA – ключ к эффективному рекрутингу

В итоге система HURMA помогла Ольге автоматизировать рутинные процессы, благодаря чему у неё стало оставаться больше времени на важные для бизнеса задачи и, конечно же, на себя. Теперь Ольга не уставшая и выгоревшая, а наполненная силами двигаться вперед и привлекать в компанию самых крутых кандидатов. 

И по традиции, прикрепляем видеозапись нашего вебинара:

«А давайте проведем обучение...»
«А давайте проведем обучение» – говорили они. Довольно часто это становится чуть ли не единственным решением для любых проблем в компании. Но каждый уважающий себя специалист по обучению должен не ...
Как инструменты оценки помогают в процессе найма
Точный прогноз успешности каждого из кандидатов на топ-позиции поможет минимизировать риски компании. Такой прогноз можно получить с помощью психометрики и ассессмента. Расскажу подробнее о самих инструментах и о том, какие ...
Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: