«Мы просто записываем звонок»: как один клик на Recording может стать проблемой

Включили запись в Zoom, подключили AI-блокнот, сохранили разговор в ATS — и у команды по найму есть полный контекст.

Но есть нюанс.

Для компании это «запись звонка». Для кандидата — его голос, лицо, ответы, ожидания по зарплате, карьерная история, иногда личные обстоятельства. То есть настоящие персональные данные.

Обязательно ли записывать каждое собеседование

Нет, закон не требует от работодателя обязательно записывать каждое собеседование.

Запись — это внутренняя практика компании, а не юридическая обязанность.

Компания может решить, что записи нужны для более точной оценки кандидатов, синхронизации рекрутеров и нанимающих менеджеров, обучения интервьюеров или проверки качества найма. Но даже если это прописано во внутренней политике, такая политика не отменяет права кандидата знать, что его записывают, понимать цель записи и отказаться.

С юридической точки зрения запись собеседования — это обработка персональных данных, ведь Закон Украины «О защите персональных данных» относит к обработке сбор, регистрацию, накопление, хранение, использование, распространение и уничтожение персональных данных. Закон также определяет согласие как добровольное волеизъявление лица при условии его информированности о конкретной цели обработки данных.

А если это видеособеседование?

Если собеседование проходит в видеоформате, добавляется еще один уровень риска: статья 307 Гражданского кодекса Украины предусматривает, что физическое лицо может быть снято на фото-, кино-, теле- или видеопленку только с его согласия, за исключением отдельных публичных случаев. Собеседование к таким публичным случаям не относится.

Достаточно ли устного согласия кандидата на запись

Формально согласие не обязательно должно быть бумажным. Возвращаясь к Закону «О защите персональных данных» — допускается форма, которая позволяет сделать вывод, что человек дал согласие.

Но при найме устное согласие — уязвимая точка.

Почему?

Потому что кандидат легко скажет: «Меня не предупредили», «Я не поняла, что запись будет храниться», «Я думал, это просто заметки рекрутера». А вот компании будет сложно доказать обратное.

Опровергнем эту историю простым чеклистом действий:

1. Предупредить кандидата о записи еще до собеседования — в письме, календарном приглашении или форме подтверждения.
2. В начале звонка кратко повторить это вслух.
3. Не включать запись, если кандидат не согласился.
4. Зафиксировать согласие так, чтобы к нему можно было вернуться.

И, конечно же, приводим вам пример, как об этом сказать в письме:

Во время собеседования мы можем вести аудио/видеозапись, чтобы точнее зафиксировать ответы и синхронизироваться с нанимающим менеджером. Запись будет использоваться исключительно для внутренней оценки кандидатов на эту вакансию и будет доступна ограниченному кругу участников процесса. Если вам неудобно проходить собеседование с записью, сообщите нам — мы проведем беседу без записи и сделаем заметки вручную.

И кое-что в начале звонка:

Привет, перед началом напомню, что мы планируем записать разговор для внутренней оценки кандидатов. Запись не будет публиковаться или передаваться за пределы команды. Вам подходит такой формат?

Это звучит просто — и в этом вся сила.

Что дополнительно нужно объяснить кандидату

Кандидат должен понять несколько вещей:

• что именно записывается: аудио, видео, транскрипт, AI-summary, чат, демонстрация экрана.
• сколько времени будет храниться запись: например, до завершения найма или 3–6 месяцев после закрытия вакансии.
• может ли кандидат отказаться: и что отказ не станет автоматической причиной отклонения.
• как отозвать согласие или попросить удалить запись.

По логике GDPR (к которому мы стремительно приближаемся), если компания работает с кандидатами из ЕС или обрабатывает их данные в пределах действия регламента, для каждой обработки персональных данных требуется правовое основание, а согласие должно быть конкретным, осознанным и доказательным. GDPR также требует предоставлять человеку информацию о контролере данных, цели обработки и сроке хранения.

Часто ли кандидаты отказываются от записи

На самом деле кандидаты часто соглашаются, если компания все объясняет. А отказы обычно случаются в таких ситуациях:

• кандидат видит в звонке постороннего AI-бота без предупреждения;
• компания говорит «мы записываем всех, иначе не можем продолжить»;
• запись касается не live-собеседования, а ситуации, когда кандидат должен сам записывать ответы без живого взаимодействия.

Последний формат вызывает наибольшее сопротивление.

The Guardian писал об исследовании Greenhouse: 47% соискателей уже проходили AI-собеседование, а 30% отказывались от процесса найма из-за наличия AI-собеседования.

Эта история не о базовом Zoom-собеседовании, но хорошо показывает нам, что кандидаты внимательно относятся к тому, как компании фиксируют и используют их ответы.

Не записывайте собеседования так

Запомните это и примените:

1. Нельзя тайком включать запись в Zoom, Google Meet или Teams и надеяться, что кандидат «и так должен был догадаться».
2. Нельзя включать ИИ без объяснения, что он записывает, транскрибирует или обрабатывает разговор.
3. Нельзя хранить записи на всякий случай без срока удаления.
4. Нельзя передавать запись людям, не участвующим в найме.
5. Нельзя использовать фрагменты собеседования для обучения, маркетинга, внутренних презентаций или демонстраций без отдельного согласия кандидата.

Всего 5 простых «не» — и 0 рисков для бренда работодателя.

И еще уделим внимание записи телефонных или онлайн-разговоров без согласия.

Конституция Украины гарантирует тайну телефонных разговоров, переписки и другой корреспонденции; исключения возможны только в случаях, предусмотренных законом, и по решению суда.

Поэтому, если запись содержит конфиденциальную информацию о лице, незаконный сбор, хранение, использование или распространение такой информации может иметь не только репутационные, но и юридические последствия.

Статья 182 Уголовного кодекса Украины предусматривает ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни, в частности незаконный сбор, хранение, использование или распространение конфиденциальной информации о лице.

О штрафах и ответственности при найме

О-оу, в Украине за нарушение законодательства в сфере защиты персональных данных предусмотрена административная ответственность.

Например, статья 188-39 КУоАП предусматривает штрафы за несоблюдение порядка защиты персональных данных, если это привело к незаконному доступу или нарушению прав субъекта персональных данных:

• для граждан — от 100 до 500 необлагаемых минимумов доходов граждан,
• для должностных лиц и ФЛП — от 300 до 1000 необлагаемых минимумов;
• повторное нарушение в течение года может повлечь штраф от 1000 до 2000 необлагаемых минимумов.

Для компаний, работающих с кандидатами из ЕС или подпадающих под действие GDPR, риски значительно выше. За серьезные нарушения GDPR штрафы могут достигать 20 млн евро или 4% годового мирового оборота компании — в зависимости от того, какая сумма больше.

Вот, к примеру, CNIL во Франции регулярно налагает санкции на компании за нарушение правил видеонаблюдения за сотрудниками: в 2025 году регулятор сообщил о 16 санкциях за несоблюдение правил видеонаблюдения в рабочей среде.

Неприятные кейсы записи собеседования: учимся на чужих ошибках

Одна история из Linkedin: AI-бот без предупреждения

Недавно в LinkedIn мы увидели пост, где специалистку пригласили на беседу о потенциальной должности, которая ей действительно была интересна. Но менее чем за час до встречи кандидат получил обновление в календаре: к звонку присоединится «Fred from Fireflies», чтобы записывать и транскрибировать разговор.

Для рекрутера это просто AI-блокнот, который поможет не упустить детали. Но для кандидата ситуация выглядела иначе:

• никто заранее не спросил согласия;
• никто не объяснил, как будет храниться запись;
• никто не уточнил, кто будет иметь доступ к разговору;
• никто не сказал, как могут использоваться его голос, изображение и данные.

То есть обычное собеседование еще до начала превратилось для кандидата в попытку защитить собственную конфиденциальность.

Неэтично? Кейс с HireVue

HireVue — платформа для видеособеседований. Кандидаты записывали ответы на видео, а система анализировала не только содержание ответов, но и голос, интонацию, поведение и ранее — выражения лица. После критики и жалобы EPIC в Федеральную торговую комиссию США HireVue отказалась от анализа эмоций и мимики.

Суть в том, что записанное интервью перестает быть просто файлом для просмотра рекрутером, когда на его основе система формирует оценку кандидата. В таком случае видео становится источником данных для решения о найме: анализируются ответы, речь, поведенческие сигналы, а кандидат не всегда до конца понимает, какие именно параметры учитываются и как они влияют на результат. Именно это и стало причиной критики HireVue: вопрос был не только в записи, а в непрозрачном использовании.

Последние горячие новости: Mercor и иски из-за утечки данных

Mercor — это американская AI-рекрутинговая платформа. В этом году против Mercor подали несколько коллективных исков после вероятной утечки данных.

По данным The Wall Street Journal, в этих исках речь идет о том, что могли быть раскрыты или неправильно обработаны очень чувствительные данные людей: записанные интервью, биометрические данные лица, результаты анкет, скриншоты с компьютеров и персональная информация подрядчиков.

И хотя Mercor отрицает часть обвинений, мы делаем вывод — запись собеседования — это персональные данные кандидата. А персональные данные требуют надежного хранения и ответственного отношения.

Как правильно оформить запись собеседования: повторение — мать обучения

Как вы могли догадаться, правильное оформление записи начинается задолго до нажатия на кнопку «Recording» — с того, как компания вообще работает с данными кандидатов.

Если записи, звонки, заметки и фидбек хранятся в разных сервисах (в телефонии, почте, мессенджерах, таблицах или Google Drive) — контролировать их однозначно сложно.

Один рекрутер сохранил файл в папке, другой переслал запись нанимающему менеджеру, третий оставил заметку в личном документе.

Формально процесс работает, но компания уже не всегда понимает, где именно находятся данные кандидата и кто имеет к ним доступ.

Именно поэтому в HURMA коммуникация с кандидатами собирается в едином рекрутинговом контексте. Интеграция с Ringostat помогает рекрутерам работать со звонками без ручного переноса данных между сервисами: видеть историю взаимодействия, возвращаться к важным деталям после разговора и вести наем в одном пространстве:

А архитектура HURMA с Single Tenant добавляет к этому уровень безопасности: данные каждой компании изолированы от данных других клиентов (и конкурентов).

Создавайте безопасные и успешные кейсы найма с HURMA — попробуйте короткое демо системы, посмотрите на надежную автоматизацию в собственных процессах.

Кто отвечает за запись

Запись не должна быть личной инициативой рекрутера. В компании должно быть понятно, кто принимает решение о фиксации собеседования: рекрутер, HRD, hiring manager или команда по найму в целом.

Это помогает избежать ситуаций, когда один интервьюер записывает все разговоры, другой — ни одного, а третий подключает ИИ без согласованного процесса.

Лучше, когда у команды есть простое правило: какие этапы найма можно записывать, для каких ролей это действительно нужно и кто отвечает за корректное сохранение записи после звонка.

Кто имеет доступ к данным кандидата

Доступ должны получать только те люди, которые действительно участвуют в найме на конкретную вакансию. Это может быть рекрутер, нанимающий менеджер, HRD или интервьюер, который оценивает конкретную часть опыта. Но точно не вся команда, не соседний отдел и не люди «на будущее».

Здесь хорошо работает принцип минимального доступа: каждый видит только то, что необходимо для его роли в процессе. Так компания снижает риск случайного распространения данных и лучше контролирует, кто работает с информацией кандидата.

Как долго хранить записи

В компании должен быть определен срок хранения: например, до завершения отбора на вакансию или в течение внутренне согласованного периода после закрытия позиции.

Это важно не только с юридической, но и с операционной точки зрения. Когда записи накапливаются без правил, растет объем конфиденциальных данных, которые нужно защищать. А если кандидат попросит удалить информацию, команде будет сложнее быстро найти все копии.

Как не потерять контроль после звонка

Запись загрузили, переслали, продублировали, забыли удалить, оставили в личной папке или не привязали к карточке кандидата.

Идеально, когда после звонка рекрутер понимает:

• где хранится запись или история звонка;
• к какой вакансии и кандидату она привязана;
• кто может ее просмотреть;
• какой фидбек нужно зафиксировать;
• что будет с записью после завершения найма.

Фиксируйте важное в единой системе — и будет счастье, и аналитика, и отчеты, если придет руководство.

Подведем итоги

Безопасная запись — это всегда сочетание трех вещей: прозрачной коммуникации с кандидатом, юридически корректного согласия и нормальной системы хранения данных.

И если первые два пункта зависят от правил, то третий — от инструментов, в которых команда проводит набор ежедневно. Именно они определяют, будет ли запись собеседования полезным элементом процесса или еще одним файлом, который никто не контролирует.