Перевод сотрудников между отделами: автоматизация кадровых изменений

Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение — это изменение условий трудового договора. Для работника это означает новую зону ответственности, других коллег, нового руководителя, иногда изменение графика, оклада или режима работы.

Важный момент для HR и руководителей:

• перевод — это изменение существенных условий труда (должности, подразделения, функционала), которое по общему правилу требует согласия работника;
• перемещение — изменение рабочего места в пределах той же функции (например, другой кабинет или перераспределение участков), объясняется производственной необходимостью и не всегда требует отдельного согласия.

Перевод между департаментами почти всегда касается именно изменения роли и ответственности, а следовательно — влияет на чувство справедливости, прозрачности и доверия к компании.

Причины перевода работников между отделами: когда это действительно уместно

Наиболее распространенные ситуации, когда перевод — логичное и полезное решение:

• сотрудник или сотрудница хорошо проявляет себя в компании, но не полностью подходит для задач текущего отдела, зато имеет более сильные компетенции в другой функции (например, из продаж в клиентский сервис);
• компания запускает новое направление, и нужны люди, которые уже знают внутренние процессы, продукт, клиентов;
• менеджер видит потенциал в сотруднике и предлагает роль с другой зоной ответственности (например, переход на позицию тимлида/тимлида);
• сотрудник сам проявляет инициативу перейти в другой департамент, чтобы развивать другую специализацию или изменить фокус работы;
• происходит оптимизация структуры, слияние отделов, перераспределение функций, и перевод помогает сохранить ценных людей в компании.

После того как вы четко называете и проговариваете причину перевода, легче сформировать ожидания, план адаптации и критерии успеха на новой позиции. Это снижает риск разочарования для обеих сторон.

Какие процессы на самом деле затрагивает перевод между департаментами

Перевод — это комплексное изменение, которое проходит через несколько уровней:

1. Организационная структура. Нужно корректно отразить новую роль сотрудника в структурной схеме, изменить подчинение, обязанности, иногда уровень грейда.
2. Доступы и инструменты. Отделы пользуются разными системами, базами, правами доступа. Если это не синхронизировать, сотрудник может либо не иметь инструментов для работы, либо наоборот — сохранять доступы к лишней информации.
3. Руководство и процессы. Меняется прямой руководитель, формат отчетности, регулярные митинги, цели и KPI. Это нужно зафиксировать, а не оставлять на потом.
4. Адаптация. Даже в пределах той же компании переведенный человек часто чувствует себя новичком. Новые коллеги, новые чаты, другие процессы — без плана поддержки это создает лишнее напряжение.
5. Юридическое оформление. Смена должности или отдела обычно фиксируется приказом, дополнительным соглашением к трудовому договору, изменениями в системе учета, табелях, зарплатных настройках.

Если все эти уровни не синхронизировать, возникает разрыв: HR что-то знает, бухгалтерия еще нет, ИТ не обновило доступы, руководитель не понимает, со какого дня человек переходит в его команду. Отсюда — путаница, жалобы, лишние обращения в HR и риски ошибок в документах.

Правовые нюансы перевода: что стоит знать HR-специалисту

Согласие работника

По общему правилу перевод на другую должность или в другое подразделение происходит с согласия работницы или работника. Исключения установлены трудовым законодательством (например, временный перевод при особых обстоятельствах или в условиях военного положения).

Для HR важно иметь это согласие в зафиксированной форме — заявлении, электронном согласии, отметке в системе.

Перевод во время военного положения

В период действия военного положения трудовые отношения регулируются Законом Украины № 2136-ІХ. Документ предусматривает право работодателя временно перевести работника на другую работу, не оговоренную трудовым договором, без его согласия, но только в исключительных случаях, когда это необходимо для:

• предотвращения или ликвидации последствий боевых действий;
• устранения обстоятельств, представляющих угрозу жизни или нормальным условиям людей;
• обеспечения бесперебойной работы критически важных направлений предприятия.

В таких условиях работодатель обязан гарантировать:

• отсутствие медицинских противопоказаний к выполнению новой работы;
• оплату труда не ниже среднего заработка по прежней должности;
• надлежащее документальное оформление перевода.

В то же время перевод без согласия не допускается, если он предусматривает работу в другой местности, где продолжаются активные боевые действия.

Для внутренних организационных изменений, таких как перевод между департаментами с целью развития, оптимизации структуры и внутренней мобильности — продолжают действовать общие правила трудового законодательства:

• перевод осуществляется с согласия работника или работницы;
• с прозрачным согласованием условий;
• с оформлением приказа и внесением изменений в кадровые документы.

Приказ о переводе на другую должность

Перевод оформляется приказом по установленной в компании процедуре. Приказ становится основанием для:

• внесения изменений в кадровые системы;
• обновления должностной инструкции;
• изменения данных, влияющих на зарплату и учет времени.

Четко определенного законом срока, «за сколько дней» до перевода нужно издать приказ, нет. Но логика проста: работник должен успеть ознакомиться с условиями, получить инструкцию, при необходимости — пройти медосмотр или обучение.

Образец приказа о переводе на другую должность

НАКАЗ

про переведення працівника на іншу посаду

Дата: «_» __________ 20 р.

Номер: /

Місце видання: ___________________________

На підставі заяви працівника / пропозиції керівника (потрібне підкреслити) та відповідно до статті 32 Кодексу законів про працю України,

НАКАЗУЮ:

1. Перевести з «_» __________ 20 р. працівника(цю) [ПІБ], який(а) обіймає посаду [поточна посада], до підрозділу [назва підрозділу] на посаду [нова посада].
2. Відділу кадрів забезпечити внесення змін до кадрових документів і відображення переведення у відповідних облікових системах.
3. Бухгалтерії врахувати зміни при нарахуванні заробітної плати згідно з установленим окладом та/або положеннями колективного договору.

Підстава:

• заява працівника від «» __________ 20 р. / службова записка керівника від «» __________ 20 р. (потрібне підкреслити)
• погодження керівника підрозділу [ПІБ]

Ознайомлення з наказом

З наказом ознайомлений(а):

Підпис працівника: _____________ / [ПІБ]

Дата: «_» __________ 20 р.

Підписи відповідальних осіб

Директор / Керівник підприємства: ___________________ / [ПІБ]

Відділ кадрів: ___________________ / [ПІБ]

Почему ручное управление переводом работника на другую должность — это затраты и риски

В компаниях кадровые изменения все еще довольно часто оформляют в «ручном режиме»:

• договорились устно;
• отправили письмо в HR;
• подписали бумажный приказ;
• попросили ИТ изменить доступы;
• сообщили бухгалтерию в отдельной переписке.

Пока компания маленькая, это срабатывает. Но как только растет количество отделов и переводов, проявляются типичные проблемы:

• процесс затягивается, потому что кто-то не ответил на письмо или не согласовал заявку;
• возникают ошибки в табелях и расчетах: человек уже работает в другом отделе, а учет времени идет по старым настройкам;
• отсутствие единого источника правды затрудняет любой аудит — кадровый, финансовый или юридический;
• новый руководитель не получает полной информации о результатах, компетенциях и ожиданиях в отношении сотрудника;
• сам работник не понимает, со которого дня действуют новые правила, кому задавать вопросы и что считать критериями успеха на новой позиции.

В результате HR-отдел тратит десятки часов ежемесячно на переписывание данных, пересылку формул и напоминания различным стейкхолдерам. Это время, которое можно было бы инвестировать в развитие людей, анализ данных и работу над культурой.

Как HRM-система меняет подход к переводу между департаментами

Именно накопление этих рутинных задач и ошибок стало причиной появления HRM-систем. Их задача — сделать процесс управляемым и прозрачным.

На примере HRM HURMA покажем, как автоматизировать перевод сотрудников между отделами.

1. Инициирование перевода

Перевод может инициировать HR-специалист, руководитель или, по внутренним правилам, сам работник (через согласованную процедуру). В HURMA достаточно открыть соответствующий департамент и добавить туда сотрудника.

2. Обновление организационной структуры

После подтверждения перевода сотрудник автоматически переносится в новый отдел в разделе «Оргструктура»:

Это означает, что:

• новый руководитель видит сотрудника в своей команде;
• оргструктура остается актуальной для всей компании;
• проще планировать нагрузку, обучение, отпуска и рабочее время.

3. Уведомление для новой команды

HURMA позволяет настроить уведомления о переводе:

• новый руководитель получает сообщение, что с определенной даты к его команде присоединяется сотрудник;
• HR или People Partner видит, кто и когда переходит, чтобы сопровождать адаптацию;
• при необходимости уведомления могут получать бухгалтерия и ИТ — это уменьшает количество ручных напоминаний.

Функция «События» в HURMA настраивается под процессы конкретной компании, поэтому уведомления не превращаются в шум, а работают как инструмент прозрачности.

4. Генерация приказов и сопроводительных документов

В системе можно создать шаблоны документов для разных типов переводов:

HR остается только проверить и утвердить документ. Это значительно снижает риск технических ошибок.

5. Отражение изменений в учете времени и расчетах

После перевода система автоматически учитывает новую позицию в:

• графиках работы;
• отчетах по отделам;
• базе данных для расчета зарплаты.

6 практических шагов для внедрения автоматизации переводов в HR-отделе

Чтобы перевод между департаментами перестал быть для команды «болезненной темой», стоит посмотреть на процесс глазами системного подхода:

1. Зафиксируйте, сколько времени сейчас тратится на один перевод. Возьмите несколько последних кейсов и посчитайте часы HR, руководителей, бухгалтерии, ИТ.
2. Опишите текущую процедуру. Кто подает инициативу? Кто согласовывает? Кто готовит документы? Где возникают «узкие места»?
3. Спросите руководителей департаментов, что для них важно видеть в процессе. Например, кто и когда присоединяется к команде, какие ожидания зафиксированы, какие сроки.
4. Внедрите HRM-систему, покрывающую полный цикл кадровых изменений. Убедитесь, что система умеет работать с оргструктурой, документами, уведомлениями и аналитикой.
5. Запустите тестовый сценарий. Выберите один кейс перевода, проведите его через систему, соберите обратную связь от всех участников.
6. Сделайте автоматизированный процесс «единственным источником правды». Зафиксируйте в политиках: переводы оформляются только через HRM-систему, а не обходными путями.

Автоматизация в этом контексте — не попытка заменить HR-команду. Наоборот, она убирает рутину и дает возможность сосредоточиться на людях, а не на таблицах.

Подведем итоги

Если вы хотите увидеть, как это работает на практике — стоит не только прочитать о процессе, но и посмотреть на него в действии. Закажите бесплатное демо HURMA, чтобы протестировать переводы между департаментами на примере вашей структуры и оценить, сколько времени и усилий можно сэкономить вашей HR-команде.