Мы подготовили обновленный путеводитель по HURMA для всех сотрудников, которые только знакомятся с системой и хотят узнать о ней больше.

Начало
Обзор
Расписание
Рекрутинг
Компания
Структура
OKR
Профиль
Чат-боты Telegram и Slack
HURMA System экономит ваше время и нервы

Начало

Как только вы заходите в систему, она спрашивает «Как дела?» и предлагает выбрать смайлик в соответствии с вашим настроением. Диапазон настроений разнится от «Плохо» до «Отлично». Кроме того, вы можете написать комментарий под смайликом. В поле можно рассказать, чем вызвано ваше настроение, например, пожаловаться на проблему или же рассказать о радостном событии, поблагодарить за что-то.

Показатели настроения и ваш комментарий смогут увидеть руководители и HR-специалисты. Эта опция помогает мониторить настроение в команде и решать проблемы по мере их возникновения, не давая им усугубляться. А если вы напишите благодарность, коллеги будут рады, что их усилия оценили.

Обзор

Это первая страница, на которую вы попадаете в системе. Вверху есть информация об отпуске и других видах отсутствия на работе.

Слева находятся данные об отпуске: количество доступных дней и сколько из них использовано. Если навести мышку на эту иконку, вы увидите детали его начисления, обнуления и калькуляции. Настройки отпуска могут иметь три типа начисления:

• ручное управление;
• лимит дней;
• автоначисление.

Информация во всплывающем окне будет зависеть от того, какие настройки использует ваша компания.

Аналогично отображается информация в окошках «Работа из дома» (По запросу/Сколько использовано), «За свой счет» (Текущий месяц/за год), «Больничный» (Доступно дней без справки/использовано), а также можно переключиться на «Больничный со справкой».

В случае, если ваша компания использует Time Tracking, следующим вы увидите именно этот виджет. В нём можно запустить отсчет времени, нажав на кнопку Play. Запущенное время можно ставить на паузу, например, если вы выходите пообедать. Если нажмете кнопку «Стоп», вы завершите рабочую сессию. Эту функцию можно использовать в рамках одного дня, например, одна сессия — один день, либо в рамках задач, когда одна сессия — это одна завершенная задача. Также время можно вносить вручную, но тогда обязательно нужно оставить комментарий с объяснениями.

Ниже в разделе «Основная информация» можно подробно ознакомиться с политикой компании, нажав на кнопку «Больше». Очень удобно, когда правила, ценности, цели собраны в одном месте и не нужно искать их в каких-то отдельных документах.

Справа раздел «События», там видны ближайшие события компании.

Ниже вы можете увидеть ближайшие дни рождения ваших коллег и администрацию компании — фото и контакты ключевых сотрудников.

Расписание

Следующая вкладка в системе — «Расписание». Здесь вы можете увидеть расписание ваших коллег.

Если кого-то из команды нет в офисе, с помощью расписания легко узнать, работает ли он удаленно, ушел в отпуск или заболел. Также в расписании можно отслеживать такие события и узнавать о них быстро, не ожидая ответа от HR-менеджера.

Слева есть возможность искать сотрудников по фамилиям.

А справа можно сортировать их по алфавиту или по типам отсутствия, а также искать сотрудников по командам.

Расписание очень полезно при планировании отпуска. Тут вы сможете проверить, не совпадает ли ваш отпуск с отпуском специалиста такого же профиля.

Тимлид видит все запросы на отпуск и проследит, чтобы не совпадали даты специалистов, которые могут заменить друг друга.

Рекрутинг

Во вкладке «Доступные мне» отображаются вакансии, в которых вы принимаете участие в процессе подбора. Здесь, в зависимости от прав доступа, вы увидите воронку вакансии, карточки кандидатов и комментарии рекрутеров.

Во вкладке «Социальный рекрутинг» размещаются имеющиеся в компании вакансии, чтобы вы могли предложить их своим друзьям и знакомым.

Вы можете зайти в карточку вакансии, изучить её подробнее и скопировать вашу уникальную ссылку — рекрутеры увидят кандидатов, пришедших именно от вас. А в случае, если такой соискатель выйдет на работу, вы получите денежное вознаграждение.

Компания

На вкладке «Сотрудники» размещается база всех людей, работающих в компании, их фото, должности, телефоны и электронная почта. Вы можете найти нужного человека и связаться с ним. Особенно это удобно в больших компаниях. Также эта опция очень полезна для новых сотрудников.

Структура

В подразделе размещается структура компании: какие в нее входят подразделения и кто именно в них работает, кто — менеджер и HR каждой команды, а также их график. Доступ к этой информации существенно облегчает адаптацию новичков.

OKR

OKR (Objectives and Key Results или Цели и Ключевые Результаты») — это методология, с помощью которой компания может синхронизировать командные и индивидуальные цели. Некоторые только рассматривают перспективы применения этой методологии, а многие — уже внедрили.

Если ваша компания использует OKR, в этом разделе вы сможете отследить цели и ключевые результаты — как свои, так и своей команды, других подразделений и всей компании.

Профиль сотрудника

Календарь 

Здесь каждый сотрудник видит события, которые касаются его лично. В частности, назначенные встречи, совещания, собеседования, которые вы должны провести, обучение, а также события компании, профессиональные праздники, дни рождения коллег и т. д.

Календарь HURMA можно связать с вашим Google-календарем, тогда в нем будут отражаться события из системы HURMA. 

Прямо из календаря вы можете создать запрос. Кликните на день, когда вы, например, хотите взять отпуск, и на экране всплывет окошко «Создать». Нажмите на плюс и выберите нужный тип отсутствия.

Ваш запрос придет HR-менеджеру и руководителю. Когда они утвердят его, вы получите уведомление об этом в системе HURMA и на почту. Если вы используете помощника AI Partner, то он пришлет вам уведомление в Telegram и Slack. Подключить бот можно на основном экране системы, нажав на надпись AI Partner под аватаром.

Профиль

На вкладке «Профиль» каждый сотрудник видит информацию о себе, своих задачах, запросах, графике, отработанном времени и т. д. Кроме того, здесь можно создать запросы на получение обратной связи и проведения митинга 1:1.

Отправляя запрос на Feedback, вы пишите комментарий, какой тип обратной связи вам нужен или какие вопросы хотите задать, чтобы коллега мог подготовиться ко встрече и дать вам полную информацию.

Если вы хотите поговорить один на один с кем-то из коллег, вы пишите запрос на 1:1 и выбираете человека, который его получит.

В окошке для комментариев также указывайте тему, которую хотите обсудить. Например, детали своего проекта или внеплановый отпуск. Когда коллеги, которым вы отправили запрос, ответят на него, система пришлет вам уведомление о времени назначенной встречи.

Кроме того, в своем профиле вы можете оставить дополнительную информацию о себе, например, написать о своем хобби, чтобы HR-специалисты учитывали его при планировании корпоративов и тимбилдингов.

Раздел «Ревью» связан с пересмотром целей и анкетированием сотрудников. Здесь вы получите анкету, и после того, как вы ее заполните и сохраните, она отправится HR-менеджеру.

В разделе «Мои задачи» — задания, которые вам назначает HR, например, вам нужно провести техническое собеседование и т. п. После встречи с кандидатом вы оставляете свой отзыв в этом же разделе.

В разделе «Запросы» можно создать запрос на отсутствие, так же, как и в календаре. Тут же вы видите, на каком этапе рассмотрения находится ваш запрос в данный момент.

В разделе «Отчеты» вы увидите статистику по типу и числу дней своего отсутствия на работе. Например, когда именно вы были в отпуске и как долго он длился. 

Под вашей фотографией эта информация представлена более наглядно.

Чат-боты Telegram и Slack

Каждый пользователь HURMA может связать свой профиль с чат-ботами AI Partner в Telegram и Slack. Для этого кликните на свой аватар в правом верхнем углу системы и выберите логотип удобного для вас мессенджера.

Система перенаправит вас в чат-бот, а для настройки будет достаточно нажать на несколько кнопок. В чат-боте вам будут доступны следующие возможности:

• Запросы. Запросите отсутствие прямо из мессенджера или посмотрите статус по текущим запросам. Здесь же доступен отчет по оставшимся дням и история ваших отсутствий;
• Мои задачи. Просмотрите актуальные задачи, в которые вы подключены в системе;
• Компания. Будьте в курсе актуальных событий, информации о компании и ближайших днях рождениях коллег;
• Дерево. Изучите оргструктуру компании прямо в мессенджере.
• Мой профиль. Здесь отображается название вашей должности и актуальная информация по оставшимся отсутствиям.
• Вакансии. Просматривайте список актуальных вакансий в вашей компании и изучайте их описание. Прямо из мессенджера вы сможете скопировать свою уникальную реферальную ссылку и отправить её знакомым.
• Отсутствуют сегодня. Изучите, кого из коллег и почему сегодня нет на рабочем месте.
• Уведомления. Получите список всех актуальных уведомлений, которые система отправила вам.

HURMA System экономит ваше время и нервы

В HURMA вы легко найдете ответы на вопросы: «А сколько у меня осталось дней отпуска?», «Что делать, если я заболел?», «Кто мой тимлид?», «Какие цели у компании?». Это поможет сэкономить время на поиск нужной информации, а новичкам — быстрее адаптироваться в коллективе.

Сообщение Путеводитель по Hurma System: инструкция для сотрудников появились сначала на HURMA.

Команда Hurma System всегда прислушивается к пожеланиям своих клиентов и пытается в кратчайшие сроки воплотить их в жизнь. Именно из этого и начался наш 2021 год. Какие обновления появились в Hurma в первые два месяца нового года, и как они облегчают жизнь HR-отделу – читайте в нашем гайде по новым функциями системы. 

Выбор дашборда для ролей: пусть каждый видит то, что ему нужно

Если вы пользуетесь системой Hurma, то наверняка знаете о возможности создания новых ролей и всех её преимуществах. Наша новая функция даст возможность выбрать какой внешний вид раздела "Обзор" будет виден для пользователя с одной из новых ролей. Есть три варианта дашбордов для кастомных ролей: дашборд для администратора, рекрутера и сотрудника. 

• Дашборд для администратора отображает всю необходимую информацию о сотрудниках и компании. 

• Дашборд для рекрутера показывает данные о количестве вакансий, кандидатов и дает возможность моментально создать новую вакансию или кандидата. 

• Дашборд для сотрудника отображает персональные данные: количество дней отпуска, больничного, а также информацию о компании: события, ближайшие дни рождения и т.д. 

Хотите, чтобы HR был в курсе информации по количеству открытых вакансий и кандидатов? Легко 😉 Просто зайдите в настройки системы, создайте любую кастомную роль или отредактируйте существующую и выберете для нее подходящий дашборд. 

Две минуты – и любой пользователь системы может получить расширенные права, а вы экономию времени, поскольку вся информация будет у сотрудника перед глазами (разумеется та, которую ему нужно видеть 🙂 

Экспорт данных из учета времени в Excel: еще больше аналитики

Функция Time Tracking в Hurma System дает возможность вести учет времени сотрудников на базовом уровне. Мы не планировали делать из системы программу для управления проектами, но очень хотели облегчить HR-специалистам работу в учете времени сотрудников. 

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение

Спасибо!

Вы подписаны!

В новом году мы прислушались к пожеланиям клиентов и добавили возможность экспорта данных из таблицы учета времени в таблицу Excel. После переноса информации вы сможете увидеть отработанное время одного или всех сотрудников за месяц, а также за каждый отдельный день. Кроме того, в таблице вы сможете выставить собственные формулы для аналитики. 

Экспортировать данные можно с помощью кнопки «Экспорт учета времени»:

А вот так выглядит сводная таблица:

Получайте больше свободы, больше данных и больше удобства в Hurma, а мы переходим к следующему обновлению 😉

Автоматизация переписки с кандидатом + готовые шаблоны писем: Hurma ответит за вас

На поиск кандидата на одну должность рекрутеры тратят в среднем 13 часов в неделю. И это только на поиск, что уже говорить про ведение базы, разбор резюме, коммуникацию и почтовое общение с кандидатами. 

Но вы же помните, что главная цель Hurma – это автоматизация рутинных процессов HR и рекрутеров? Вот именно с этой целью мы и разработали готовые шаблоны писем кандидатам для каждого из этапа найма, а также настроили их автоматическую отправку при переходе с одного этапа на другой. 

Больше не нужно тратить половину рабочего дня на подготовку писем, а потом их отправку каждому из кандидатов. Hurma все сделает за вас. Нужно только выбрать подходящий шаблон письма и настроить его под конкретный этап. Скажем больше, письма могут автоматически отправляться даже при переносе кандидата на следующий этап из Kanban-доски. 

Вот как это выглядит в системе:

А вот пример шаблона письма «Приглашение на интервью»:

Лимит авто начисления отпусков: устанавливайте свою грань

Еще одно небольшое, но полезное нововведение – возможность установить лимит в авто начислении отпусков. В каждой компании есть определенное количество доступных дней отпуска, превышать которое нельзя. Чтобы избавить вас от необходимости вручную мониторить и обнулять или отменять начисление отпусков сотрудникам, мы разработали функцию лимитирования отпусков. Она дает возможность установить верхнюю планку отпуска, выше которой он не будет накапливаться. 

Установить максимальное количество дней отпуска, после достижения которых они не будут начисляться, вы можете в настройках системы:

Больше возможностей в управлении уведомлениями в Hurma 

И теперь небольшой анонс нашего ближайшего обновления, которое улучшит управление и структуру уведомлений в системе 😉 

Совсем скоро пользователь в Hurma System сможет самостоятельно настраивать уведомления, которые он хочет получать. Более того, вы даже сможете настроить источник, куда вам будут приходить уведомления: в чат-бот AI Partner в Slack или Telegram, оповещения в системе Hurma или же на почту. 

Для этого вам нужно будет зайти в настройки своего аккаунта и открыть раздел «Уведомления». Далее вы увидите список HR и общих уведомлений, оповещения о которых сможете настроить, поставив галочку в чекбоксе. 

Дополнительно появилась возможность настраивать получение уведомлений по новым событиям, например, онбординг, годовщины или дни рождения сотрудников.

Настроить получение уведомлений сможет не только HR или администратор системы, но и сотрудник. Действовать нужно по той же схеме – зайти в настройки профиля и открыть раздел «Уведомления». Хотим отметить, что сотруднику доступна настройка получения только общих уведомлений. 

Вот так вот просто вы сможете сделать персональные настройки для получения именно тех уведомлений, которые вам нужны. 

Обновление внешнего вида календаря и расписания: еще больше удобства

Разработчики Hurma System учли пожелания клиентов и сделали внешний вид календаря и расписания еще более удобным. Мы выяснили, что нужно нашим пользователям и продумали детали интерфейса и календаря до мелочей. И для календаря, и для расписания наши разработчики внесли коррекции в отображение элементов, чтобы повысить удобство в восприятии информации.

Выходные в календаре

Ранее выходные, которые приходились на середину недели отображались серым цветом, из-за чего их не всегда было видно. Теперь же выходные в календаре Hurma выделяются от остальных дней плашкой серого цвета, если это нерабочий день, а красным, если это праздник. 

Расписание

Для дополнительного удобства мы немного изменили и внешний вид расписания, а именно вид пустых ячеек, когда сотрудник еще не работал в компании и тональность выходных дней. 

Если раньше эти пустые ячейки были серого цвета с бордерами, то сейчас они белого цвета и отображаются единой полосой. 

Hurma System: автоматизация и удобство во всем

На этом пока что все, но, спойлер: впереди вас ждет много крутых обновлений, которые помогут вам автоматизировать еще больше рутинных процессов. Оставайтесь с нами и делитесь в комментариях своими пожеланиями о том, какие обновления вы бы хотели видеть в Hurma 😉

Сообщение Гайд по обновлениям Hurma за январь-февраль 2021 появились сначала на HURMA.

3 сентября команда Hurma провела познавательный вебинар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Как успевать работать, отдыхать, развиваться, проводить время с близкими, если в сутках всего 24 часа? Все это мы обсудили на нашем вебинаре.

Если вы его пропустили, предлагаем прочитать нашу статью, в которой объединили главные мысли вебинара:

• принципы тайм-менеджмента;
• методологии Agile, Scrum, Kanban;
• time management & work-life-balance;
• корпоративный тайм-менеджмент;
• как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте.

Что такое time-management: 3 причины зачем он нужен

Тайм-менеджмент – учет и распределение времени с целью повышения эффективности и продуктивности человека. Чем больше мы успеваем – тем больше мы продуктивны. Ключевая идея тайм-менеджмента заключается в том, что время – невозобновляемый и ценный ресурс, который нужно грамотно инвестировать. 

Неумение распоряжаться своим временем приводит к тому, что человек ничего не успевает, берет работу на дом и перерабатывает, что снижает его продуктивность. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

3 причины, зачем нужно знать основы тайм-менеджмента:

1. Чтобы жить полноценной жизнью и соблюдать work-life-balance.

2. Чтобы научится правильно распределять приоритеты. По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

3. Чтобы правильно распределять рабочее время, отдых и повышать свою продуктивность.

Принципы тайм-менеджмента

Мы подготовили для вас несколько принципов, которые помогут научиться распоряжаться своим временем и эффективно его использовать. 

Привычка планировать

Планирование своего дня – это привычка, которую надо вырабатывать. Чтобы привычка укрепилась в жизни, требуется 21 день. Если вы хотите приучить себя к планированию, определите для этого оптимальное время и место. Например, вечером перед сном или утром за завтраком. 

Ставьте цели правильно

По статистике, поставленных целей достигают только 8% людей. Остальным 92% что-то мешает или же они неверно ставят цель. При постановке целей, важно понимать свои возможности и делать их достижимыми. 

«Стать самым главным в компании» – «получить повышение до главного менеджераначальника отдела».

 «Повысить объем продаж» – «увеличить средний чек на 20%». 

Не отвлекайтесь 

По данным исследований, мы работаем продуктивно, только 2 часа и 23 минуты в день. Поэтому очень важно не потратить это время впустую, а выполнить как можно больше полезных задач. 

Отделяйте работу от отдыха и от другой работы

Организуйте тематические дни, это помогает лучше сконцентрироваться. Основатель «Twitter» Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник – продуктам, дизайну, среду – маркетингу и коммуникациям, четверг – партнерствам и разработке, пятницу – компании и культуре. 

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Это определенные действия или качества человека, которые понижают его эффективность. 

• Неумение говорить нет

Если человек не умеет говорить нет, этим начинают пользоваться недобросовестные коллеги. В результате такой сотрудник выполняет много чужой работы и у него не хватает времени на свои задачи.

• Привычка откладывать дела

Когда мы откладываем дела, они накапливаются и потом приходится разгребать множество задач. Такой мультитаскинг негативно сказывается на состоянии и продуктивности человека. 

• Медлительность

Медлительные сотрудники тормозят не только свою работу, но и эффективность всей команды. 

• Излишняя общительность

В каждом коллективе есть сотрудник балагур, который любит поговорить, пошутить, рассказывает забавные истории и этим отвлекает других. 

Гибкие методологии тайм-менеджмента

Agile-подходы активно применяются не только в IT-сфере, но и в других индустриях, например, в командах рекрутеров, маркетологов, HR-ов. 

Agile

Помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний. С его помощью можно анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки.

5 принципов Agile для HR:

1. Помогать сотрудникам быть вовлеченными, расти и чувствовать себя счастливым на рабочем месте.

2. Поощрять сотрудников, приветствовать изменения и адаптироваться к ним, когда это необходимо. 

3. Помогать строить и поддерживать взаимодействие команд, которые сотрудничают друг с другом. 

4. Стимулировать и поддерживать потенциал сотрудников. 

5. Содействовать личностному росту сотрудников и поощрять его, чтобы задействовать их сильные стороны и таланты. 

Scrum

Представляет собой «подход структуры», когда в каждом проекте есть команда из специалистов, владельца продукта и scrum-мастера. Чем Scrum полезен для HR?

1. Улучшает коммуникацию между сотрудниками команд

2. Создание дружной и эффективной команды специалистов

3. Наглядность эффективности выполнения сотрудниками задач

Время работы в scrum-подходе делится на равные временные отрезки – спринты. Длительность спринтов может составлять 1-2 недели, месяц, день. 

Состоит спринт из 4 этапов:

1. Планирование. Установка и определение приоритетов в бэклоге. 

2. Выполнение. Работа команды над выполнением задач.

3. Релиз. Сотрудники команды предоставляют результаты своей работы. 

4. Ретроспектива. Обсуждение проблем и результатов спринта для улучшения и оптимизации работы. 

Kanban

Визуальный подход к управлению проектами с помощью заметок на доске. В Kanban нет отдельных ролей, а этапы не зависят друг от друга. Задачи на доску можно добавлять в любое время и они могут оставаться аж до тех пор, пока команда не завершит их или не отменит.

Time management & work-life-balance

В период пандемии и карантина вопрос о соблюдении баланса между личной жизнью и работой стал еще более острым, поскольку эти границы стали размываться. 

В недавнем исследовании Oxford Academic смартфон был описан как «пустышка для взрослых», так как мы проводим в нем большую часть своего времени и даже дома не можем абстрагироваться от работы. 

Компания RescueTime в 2019 году проанализировала 185 млн рабочего времени, а результаты оказались не совсем утешительными:

• 21% рабочего времени тратится на развлечения, новости и социальные сети.
• 28% сотрудников начинают рабочий день до 8:00, а 5% – до 7:00.
• 26% работы люди выполняют в нерабочее время, 71% происходит до или после работы, а 29% – в выходные дни. 

Эти данные показывают, что у большого количества людей границы меду работой и домом размыты, а это ведет к следующим последствиям.

Страдают личные отношения

Журнал «Work and Family» обнаружил, что женщины, партнеры которых работают по 50 и более часов в неделю, испытывают большой стресс. Из-за этого у них страдает общее настроение и состояние. 

Работодателям же семейные конфликты обходятся в 24 миллиарда долларов в год. 

Эпидемия выгорания

40% людей используют компьютер в рабочих целях после 22:00. Это ухудшает качество сна и, как следствие, происходит снижение продуктивности, стресс и выгорание. 

Приемы и лайфхаки для тайм-менеджмента

Ранний подъем

Очень много успешных людей предпочитают вставать рано утром, чтобы чувствовать себя лучше и больше успевать. Ранний подъем поможет в спокойной обстановке собраться на работу, позавтракать и насладиться утром. 

Электронная почта

Большое количество неоткрытых входящих писем тормозит нашу работу. Чтобы этого избежать, следует избавиться от хаоса в электронном почтовом ящике. 

Планирование и подготовка к рабочему дню

Успешный рабочий день начинается еще с вечера, поэтому очень важно заранее понимать, чем вы будете заниматься, во сколько вам нужно проснуться и какие задачи выполнить в первую очередь. Ловите несколько правил по подготовке и планированию рабочего дня 🙂

Правило №1. Составляйте план на день с вечера

Накануне рабочего дня составьте план, где блоками опишите, что и в какой период времени вы будете делать. Например:

• 1 час – утренняя гигиена, завтрак, зарядка;
• 4 часа – работа;
• 1 час – обед;
• 4 часа – работа;
• 2 часа – прогулка, спорт, второй обед;
• 1 час – ужин;
• 2-3 часа – отдых;
• 6-8 часов – сон.

Составлять список можно в приложениях или же в блокноте.

Правило №2. Расставляйте приоритеты

Расставлять приоритеты по задачам можно с помощью матрицы Эйзенхауера. Она подразумевает деление дел на 4 категории:

• важные и срочные;
• срочные, но неважные;
• важные;
• неважные и несрочные.

Кроме того, она дает возможность понять какие дела вы можете делегировать, а какие вам нужно делать самостоятельно. 

Правило №3. Откажитесь от мультитаскинга

Мультитаскинг негативно влияет на продуктивность и эффективность работы сотрудника. Большое количество задач мешает концентрации, приводит к более частым ошибкам и эмоциональной нестабильности. 

Правило №4. Планируйте отдых

Как ни странно, но даже отдых стоит планировать, а не пускать на самотек. Очень важно четко понимать, что вы будете делать на выходных, в отпуске, после работы, во время обеденного перерыва. Это поможет вам хорошо отдохнуть и наполниться силами.

Правило №5. Делегируйте

Если у вас есть задачи, которые может сделать за вас другой сотрудник и это входит в его должностные обязанности – делегируйте их. Помните, что даже самый организованный человек не может справиться со всеми задачами один.

Правило №6. Заранее планируйте встречи и выбирайте для них время

При планировании встреч, важно придерживаться нескольких правил:

1. Заранее планируйте встречи и ставьте напоминание в календаре

2. Просчитывайте время на дорогу и подготовку к встрече, чтобы не опаздывать

3. Подводите итоги встречи в течение 24 часов после неё. 

4. Подбирайте для встречи оптимальное время.

Методы тайм-менеджмента

Метод стрелы

Суть метода в том, что день человека должен быть похожим на наконечник стрелы – много дел в начале и все меньше к концу. Таким образом, начинать неделю стоит с выполнения самых глобальных и важных дел, а остальные дни доделывать то, что осталось. 

Съешьте лягушку с утра

Метод заключается в том, чтобы сделать с утра дело, которое доставляет вам наименьшее удовольствие. Сделав неприятные задачи с утра, остальной день вы проведете выполняя то, что вам действительно нравится. 

Метод «Pomodoro»

Так его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке тайминга на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время заниматься только работой, ни на что не отвлекаясь.

Высказывания и советы известных людей про тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент: как организовать своих сотрудников

Корпоративный тайм-менеджмент – важная составляющая успешности компании. От организованности сотрудников зависит их работа, результативность, что сказывается на бизнесе. 

Приемы корпоративного тайм-менеджмента помогут лучше организовать работу сотрудников и избежать лишних потерь времени.

1. Предоставляйте сотрудникам четкие цели и задачи

Они должны быть понятными, соизмеримыми и с временным ограничением. 

«Сделай эту задачу срочно»

Напиши статью за 2 дня

2. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем

Задача работодателя – сделать из сотрудника не просто исполнителя, а самостоятельного специалиста, который может сам принимать решения. Проведите для сотрудников тренинг по тайм-менеджменту, предоставьте список литературы по этой теме, подскажите источники для ознакомления. 

3. Внесите тайм-менеджмент в корпоративные стандарты или устав компании

Подробно опишите отношение к опозданиям, методику планирования рабочего дня, оптимальное время для взаимодействия с коллегами и т.д. 

Но помните, что вам, как HR-менеджеру и вашему руководителю важно показывать сотрудникам правильный пример организованности и эффективности.

4. Go Digital: автоматизируйтесь, планируйте, успевайте

Подключите к работе какой-то task-менеджер или полноценную HRM-систему. Они дадут возможность планировать мероприятия, проводить опросы, следить за потраченным временем и его эффективностью. 

Must-have приложения и task-менеджеры для time management

Task-менеджеры дают возможность держать все рабочие процессы под контролем. Они помогают в систематизации процессов, планировании работы в календаре, диаграммах, отслеживании результатов и хранении информации. 

Очень популярны такие таск-менеджеры как Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Подробнее о таск-менеджерах вы можете почитать в нашей статье: «Как task-менеджеры помогают HR-специалистам». В ней мы подробно описали все преимущества этих программ и насколько они могут помочь. 

Как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте?

Task-менеджеры – отличный софт, но они все равно не могут автоматизировать всю рутину HR и рекрутеров. В этом может помочь полноценная HRM-система. В HRM-системе Hurma вы можете диджитализировать такие процессы: 

• ведение статистики и составление отчетов;
• ведение базы кандидатов и сотрудников;
• анализ эффективности каналов рекрутинга с помощью воронки;
• размещение вакансии на job-порталы;
• создание и напоминание сотрудникам о событиях в компании;
• создание и проведение опросов различной сложности;
• адаптация новичков, благодаря автоматическому созданию Welcome, Adaptation, Probation meetings. 

Резюмируем

• соблюдайте принципы тайм-менеджмента;
• избавьтесь от «пожирателей времени»;
• обратите внимание на методологии: Agile, Scrum, Kanban;
• соблюдайте work-life-balance;
• выберите подходящий для вас метод тайм-менеджмента;
• выделяйте для себя ценную информацию из книг или с опыта известных людей;
• внедряйте корпоративный тайм-менеджмент;
• диджитализируйтесь.

Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

Сообщение Тайм-менеджмент для HR-специалистов появились сначала на HURMA.

Hurma System плавно видоизменяется и улучшается, и сегодня у нас новости по поводу раздела “Опросы”. Это классный инструмент для HR-менеджера, ведь опросы нужно проводить регулярно и качественно. Автоматизация не только упрощает процесс, а и позволяет достичь анонимности, в которой нуждается добрая половина опросов.

Надеемся, вы уже успели оценить, насколько легко и просто создавать опросы в Hurma System. Теперь давайте узнаем, что новенького нас ждет.

Так раздел опросов выглядит сейчас:

А вот так он будет выглядеть после обновления:

Как видите, немного изменится внешний вид, например, строка поиска переместится в верхнюю часть окна. Плюс немного изменятся вкладки с самими опросами. Сейчас в системе есть вкладки: “Опросы”, “Завершенный”, “Шаблоны” и “Расписание”. В будущем мы изменим их на: “Активные”, “Завершенные”, “Черновик”, “Шаблоны” и “Расписание”. Вкладка “Активные” выглядит более понятно, чем просто “Опросы”. Здесь будут храниться все опросы, которые проходят прямо сейчас. Вы сможете нажать кнопку паузы и остановить опрос прямо из этой вкладки. Это не значит, что он завершится, это значит, что просто сейчас его нельзя будет проходить, но вы сможете возобновить его повторно, если понадобится. Чтобы завершить опрос, нужно будет нажать соответствующую кнопку в меню. Еще на этой же вкладке вы будете видеть, какой опрос перед вами: обычный, анонимный или публичный.

В “Завершенных” находятся опросы, которые уже закончились. В “Черновиках” будут находиться опросы, которые вы еще не перевели в стадию активных. Там можно начать создавать опрос и потом продолжить, не потеряв никаких данных. Во вкладке “Расписание” можно увидеть периодичность и длительность опросов.

Вы можете настроить опрос так, чтобы его можно было проходить ежедневно, еженедельно, в какие-то определенные дни месяца или года. Дополнительно можно указать дату, в которую опрос закончится. Знак бесконечности означает, что этот опрос не закончится до тех пор, пока вы не остановите его вручную.

Еще опросы можно планировать на конкретную дату, и тогда он запустится в нужный день автоматически. Так вы сможете создать себе план опросов на любой удобный промежуток времени.

Надеемся, вам понравятся обновления. Пишите в комментариях, каких бы еще изменений в системе вы хотели.

Видеоверсия статьи:

Сообщение Изменения в меню опросов появились сначала на HURMA.

Поздравляем всех читателей Hurma Blog и наших дорогих клиентов с наступающим Новым годом! ?

2019-й стал для нас годом развития, открытий и первых побед. Обсудим, что же важного произошло за этот год и с какими мыслями мы встречаем 2020-й.

Обновления системы

Хорошая тенденция, которую мы обязательно продолжим в 2020 – это постоянное обновление функций Hurma. Давайте вспомним, какие обновления в уходящем году были самыми масштабными. 

1. Интеграция с job-порталами

В 2019 году система получила важное обновление: в ней появилась возможность публиковать вакансии на job-порталах. Все, что теперь нужно сделать рекрутеру – создать вакансию в системе и она автоматически разместится на нужных job-порталах. Это означает, что HR-специалист в очередной раз избавляется от рутинных процессов и может анализировать эффективность каналов рекрутинга для более продуктивной работы. 

2. Новый профиль кандидата в Hurma

Мы сделали профиль еще информативнее! В системе добавились теги, по которым HR-специалист может фильтровать и идентифицировать кандидатов. Новые кнопки, которые расположились справа от имени кандидата, теперь позволяют:

• привязать кандидата к  вакансии;
• отредактировать его профиль;
• добавить человека в Blacklist;
• удалить из списка кандидатов.

3. Долгожданный Payroll в Hurma

Payroll – это важная система, которая помогает учитывать рабочее время, основываясь на количестве отработанных часов. Функционал Payroll – комплекс процессов и мы продолжаем заниматься его разработкой. Но мы рады сообщить, что совсем скоро HR-ы смогут рассчитывать рабочий день сотрудника по часам, и еще немного позже – рассчитывать выплаты. Именно в 2019-м мы полноценно разработали это обновление и уже совсем скоро вы сможете использовать его в своей работе.

Запуск чат-бота AI Partner 

Hurma не прекращает развиваться, чтобы вам было в ней еще комфортнее работать и соединять все HR-процессы. В этом году мы запустили чат-бот, который еще больше упростил работу специалистов. AI Partner от Hurma System стал помощником всех HR-менеджеров. Теперь вы можете удобно просматривать запросы от сотрудников, отправлять уведомления о событиях в компании, совершать различные действия со своими задачами.

Наш чат-бот стал полезен не только HR, но и сотрудникам. Они в один клик запрашивают больничный или просматривают уведомления, не включая ПК. 

Старт Hurma Blog

В уходящем году команда проекта сделала важный шаг – запустила Hurma Blog. Мы стали еще ближе к нашим клиентам и получили возможность делиться полезным контентом, а также рассказывать о работе в нашей HRM-системе. Давайте вспомним самые популярные и полезные материалы:

Автоматизация

Мы рассказали, почему автоматизация HR-процессов так важна в современном мире:

• Почему пора перестать вести базу кандидатов в Excel и перейти на ATS

Описали интерфейс системы Hurma и ее главные фичи:

• Удобный интерфейс Hurma System + Мониторинг настроения

Создали гайд для тех, кто впервые «попробовал на вкус» систему:

• Дегустация Hurma: как разобраться в системе, используя ее впервые

Рассказали, почему работа в Hurma = безопасность ваших данных

• Ваши данные в безопасности: как Hurma защищает информацию своих клиентов

Интервью

В 2019 году мы запустили рубрику «Интервью», в которой эксперты HR-сферы делятся своими знаниями и опытом с командой Hurma Blog и всеми читателями. Вспомним некоторые из них.

Ксения Швед, Директор по людям в Yakaboo, рассказала о важности поддержания лояльности сотрудников, развитии бренда и о специфике работы в ритейле.

• Интервью с Ксенией Швед

Сергей Саута, Agile HR-директор компании Hubber, поделился с нами знаниями о пользе Agile-менеджмента для HR и объяснил, какие изменения переживает сфера управления персоналом уже сейчас.

• Интервью с Сергеем Саутой

Наталья Галунко, HR-директор UKRSIBBANK BNP Paribas Group, поделилась тем, как реализовать успешные кейсы в банковской сфере, где 5000+ сотрудников и рассказала, почему HR важно не переставать учиться.

• Интервью с Натальей Галунко

Полезные статьи

В уходящем году мы также делились практичными материалами для HR-специалистов, инструкциями и кейсами, которые они могут использовать в своей работе.

Мы говорили о корпоративной культуре компаний, на которые хочется равняться:

• «Доставляя счастье»: принципы корпоративной культуры Zappos

Делились кейсами в подборе персонала от известных гуру HR-сферы:

• Лайфхаки сорсинга от Ирины Шамаевой: поиск в Google, LinkedIn, Facebook

Создавали полезные подборки для специалистов сферы управления персоналом:

• 25 Facebook каналов для HR и рекрутеров

Публиковали авторские статьи известных HR-личностей:

• Оценка персонала в Agile-командах

И это далеко не все. В 2019-м мы опубликовали более 300 полезных материалов, и в следующем году планируем не останавливаться на достигнутом. 

Рейтинг лучших HR Украины

В апреле 2019 года Hurma System запустила собственный проект – «Рейтинг лучших HR Украины». Мы проводили открытое голосование и наши читатели могли подавать любого HR-специалиста, которого считают лучшим в HR-сфере.

Инициатива от команды Hurma пришлась по вкусу HR-сообществу, и в конце этого года стартовало новое голосование – «Sупер HR-керівник України 2019». На этот раз мы выбираем лучшего HRD, и уже в 2020 узнаем его результаты. А пока, вы все еще можете предложить своего кандидата или проголосовать за одного из HR-экспертов. 

Запуск YouTube-канала

Уходящий год также запомнился нам тем, что мы запустили собственный YouTube-канал для HR. Видеоролики стали еще одним способом делиться действительно полезным контентом со специалистами по персоналу. Мы рассказываем как:

• искать кандидатов;
• составлять вакансии;
• выстраивать HR-бренд;
• развивать корпоративную культуру;
• и многое другое.

Команда Hurma активно развивается в этом направлении. Мы работаем над тем, чтобы в 2020 году наши подписчики увидели еще больше информативного и качественного контента для HR.        

Мероприятия и партнерства в 2019

Мы провели замечательный активный год и столько всего успели! Например, поучаствовать в более чем 30 мероприятиях в качестве партнеров и спикеров. Нам было приятно стать частью «Smart HR Онлайн-марафон», дать интервью в радиоэфире на Eвропа+ в рамках проекта «Экспертное мнение», рассказать о важности автоматизации в программе «Бизнес Ланч» на ITRADIO.online.

Основатель Hurma System Владимир Федак выступил с докладом на многих конференциях, в том числе и на крутой Outsource People Conference, а наша маркетинг-команда объездила практически все HR-ивенты в Украине, включая HR Pro Time и 9th International IT HR Forum. Мы были рады встретить своих клиентов и познакомится с теми, кто в скором времени стал новым пользователем системы Hurma.

Если вы еще не знакомы с нами, предлагаем вам сделать это в 2020-м на всех масштабных мероприятиях для HR. Мы всегда с удовольствием рассказываем о нашей системе и дарим стильные подарки в виде ярких стикеров, фирменной чашки или скидки на пользование Hurma. И это только часть наших презентов 🙂

Также, о нас написали многие известные украинские ресурсы, такие как Минфин, AIN.UA, DOU, MC Today. Благодарим их за внимание к нашему продукту!

Клиенты 

В 2018-м году, в первый месяц после релиза, у нас было 12 клиентов. Мы гордимся тем, что 2019-й год Hurma завершает с цифрой в 380+ клиентов, среди которых гиганты украинского рынка, такие как Аэропорт «Киев» им.Сикорского, Banda Agency, Yalantis. Мы благодарим всех клиентов за доверие к нашей системе и помощь в ее развитии. Ведь именно благодаря качественному фидбеку от вас мы внедрили столько полезных функций в уходящем году и будем продолжать это делать в 2020. 

Готовьтесь успевать больше в 2020 году!

Праздники – замечательное время, которое создано для того, чтобы расслабиться и набраться сил. Мы желаем вам как следует отдохнуть. Знайте, вы сделали так много в 2019 году, и в 2020 успеете еще больше. Hurma System будет рада вам в этом помочь и автоматизировать ваши HR-процессы!

Сообщение ✨ С Новым годом! Итоги 2019 с Hurma ✨ появились сначала на HURMA.

А в ближайшее время появятся кастомные действия, которые вы сможете создавать самостоятельно. Появится отдельное меню создания действий, где можно будет описать все необходимые данные, включая название, тип действия, возможность прикрепления ответственных и комментариев, вид оценки действия и его описание.

Дополнительно вы можете прикрепить к действию опрос или файл, что тоже очень удобно. Опрос создаем заранее в меню опросов и потом он появится в выпадающем списке во время создания действия.

В итоге в системе будут как стандартные действия, так и созданные вами. В настройках вы можете отображать видимость этого действия, отредактировать его или удалить.

Все действия, как кастомные, так и стандартные, которые совершались с профилем кандидата или сотрудника, будут отображаться на вкладке «Действия» в профиле кандидата, так что вы ничего не потеряете и не пропустите.

Для чего это нужно? Например, благодаря таким действиям, вы сможете создать цикл встреч для ментора и ученика, удобно реализовав программу менторства. Это даст возможность сохранить и отследить иметь всю информацию о ходе обучения, благодаря комментариям участников к каждому действию.

Для тех, кто любит видео-формат, мы сделали небольшой обзор новой функции:

Надеемся, вам понравятся будущие изменения и вы ждете новых фишек и обновлений!

Сообщение Кастомные действия – Hurma становится еще удобней! появились сначала на HURMA.

Как вы помните, в профиле кандидата появились дополнительные кнопки для работы с ним:

• прикрепить к вакансии;
• редактировать профиль;
• добавить в Blacklist;
• удалить.

Вот эти кнопки справа от имени кандидата:

Стоит отдельно отметить, что, когда вы нажмете “удалить”, профиль не исчезнет из системы безвозвратно, он переместится в список удаленных профилей, с которым вы еще сможете работать (восстановить или удалить безвозвратно).

 Под фильтром слева вы видите два новых списка: “Blacklist” и “Удаленные”. Отображать кандидатов вы можете как плиткой, так и списком:

В списке “Удаленные” доступны две дополнительных кнопки для массовых действий над кандидатами. Вы выбираете нужных вам кандидатов и можете либо отжать кнопку корзины, чтобы восстановить их профили в системе, либо удалить их безвозвратно при помощи кнопки-крестика.

В списке “Blacklist” тоже доступно два массовых действия: убрать кандидата из “Blacklist” и добавить в список “Удаленные”. 

Вот такие небольшие изменения призваны сделать вашу жизнь еще проще, а работу с системой еще приятней.

Если вы хотите посмотреть все наглядней, мы сделали для вас обзорное видео:

Оставайтесь с нами, скоро будет еще больше крупных и маленьких обновлений!

Сообщение Улучшение фильтрации в Hurma появились сначала на HURMA.

А теперь давайте утрем слезы радости и вспомним, как прошел этот год. Считаем, что в честь такого события имеем полное право немного похвастаться достижениями, вы уж простите нам эту вольность.

Клиенты и география

Когда у нас в компании стало больше 45-ти человек, мы создали систему, чтобы облегчить жить нашим HR-ам и совсем не собирались ее как-то монетизировать. Но Hurma оказалась так хороша, что у нас уже больше 300 клиентов. Мы начали с рынка Украины и уже сейчас у нас есть клиенты из Беларуси и Казахстана.

Среди наших клиентов, как крупные компании, так и стартапы. С нами уже такие гиганты как: International Airport Kyiv, Hubber, Banda Agency, Aimbulance, Yalantis, Academy Smart, Neo Games и другие крутые ребята. Присоединяйтесь и вы, если еще не успели!

Фичи и клиентоориентированность

Наши клиенты знают, что наша техподдержка работает быстрее всех и отвечает практически молниеносно. Благодаря вашим отзывам и предложениям мы всегда держим руку на пульсе и совершенствуем Hurma System каждый день. Вы наверняка знаете о всех наших фишках, но мы не можем удержаться и не перечислить свои любимые:

• безопасность – наши облака надежнее швейцарских банков; 
• чат-бот AI Partner – возможно, самый полезный контакт в вашем мессенджере;
• мониторинг настроения – способен спасти от выгорания не хуже иных психологов;
• модуль OKR – цели всех сотрудников и команд в одной системе;
• интеграция с job-порталами – вакансия в системе = вакансия на сайтах, удобней просто некуда;
• машинное обучение – мы так давно в IT, что было бы странно не внедрять в Hurma все самое лучшее.

И все это в одной системе. Еще раз. Никаких. Дополнительных. Модулей. All-in-one. Посмотрите на свои таблички в Excel, а теперь на Hurma System. Вы еще не с нами?

Награды

Очень гордимся тем, что не только мы и наши клиенты в восторге от Hurma System. Нас признают лучшими в Украине и в мире. На сегодня мы успели получить вот такие награды:

• Перша українська HRM/HRIS система;
• Більш 15 років в сфері безпеки даних;
• Краще all-in-one рішення;
• Top IT Outsourcing Companies in Ukraine; 
• Top Cloud Computing Consultants.

Цена

Мы развиваемся семимильными шагами и стараемся держать старые цены как можно дольше. Но команда расширяется, система улучшается и за этот год нам пришлось несколько раз повысить стоимость подписки. Однако, мы всегда лояльны к постоянным клиентам и сдерживаем данные обещания, замораживая цены для компаний, оформляющих подписку на длительный срок. Кроме того, у нас по-прежнему самая лучшая цена на рынке HRIS/HRM систем.

Конференции

Мы всегда открыты для общения, рады новым клиентам и знакомствам. Наш CEO Владимир Федак – частый спикер HR-конференций по всей Украине, где вы можете познакомиться с системой, ее историей, новыми функциями и интересными кейсами, с которыми сталкивается команда.

И еще немного голых фактов

Все любят цифры и мы – не исключение. Поэтому, мы регулярно анализируем эффективность системы, строим графики и подбиваем итоги. Hurma – не просто удобное решение для компании, а инструмент, который реально работает. Смотрите сами.

Hurma System:

• экономит 43% времени HR-специалиста;
• повышает eNPS на 25% и Q12 на 12%;
• уменьшает текучесть персонала на 31%;
• экономит 18% бюджета компании;
• спасает как минимум 300 деревьев в год (1 дерево = 100 кг бумаги, именно столько экономит одна компания в год).

Это был отличный год, полный разных событий, переживаний, роста и развития. Спасибо, что были с нами.

Не переключайтесь. Дальше – больше!

Сообщение С днем рождения, Hurma! ? появились сначала на HURMA.