Puede crear una visualización del sistema jerárquico de la empresa con la ayuda de herramientas gratuitas, por ejemplo, Microsoft Excel o presentaciones en Google. Sin embargo, en este caso, el organigrama requerirá un seguimiento constante, ya que estos programas no permiten automatizar los cambios de estructura de acuerdo con los cambios de personal en la empresa.
Estas desventajas no son críticas para los organigramas de organizaciones pequeñas con 10-30 empleados, pero con el crecimiento de la empresa se convierte en un verdadero problema. El número de cambios necesarios está creciendo significativamente. Actualizar la estructura lleva varias horas al día, porque la información debe ingresarse manualmente. Además, aumenta la probabilidad de errores en la jerarquía de la empresa. La consecuencia de esto puede ser la confusión entre empleados y departamentos individuales y, en el peor de los casos, una disminución en la eficiencia del desempeño de las tareas y una falla en el trabajo de toda la empresa.
Es por eso que las medianas y grandes empresas suelen utilizar software especializado para crear organigramas con la capacidad de realizar cambios en la estructura de forma automática según los acontecimientos de la empresa.
¿Cómo simplifica HURMA la visualización de la estructura jerárquica?
Nuestro sistema cuenta con todas las funcionalidades necesarias para la creación rápida y sencilla del organigrama de la empresa y su posterior interacción con el mismo.
Ventajas de una estructura jerárquica para el departamento de RRHH
El sistema tiene varios tipos de visualización y le permite visualizar toda la estructura de la empresa en un diagrama conveniente. No es necesario realizar cambios en la estructura organizativa manualmente; se actualiza automáticamente después de que se realizan cambios de personal en el sistema. Además, HURMA le permite otorgar cierto tipo de acceso no solo a un empleado, sino también a departamentos completos de la estructura. Esto ahorra significativamente tiempo y automatiza los procesos de rutina.
Puede ingresar información en el organigrama importando un archivo de Excel al programa. El sistema lo procesará y creará una visualización de acuerdo con los datos de la tabla. Solo deberá elegir una plantilla de las disponibles en el sistema y completar la configuración. También funciona al revés – con unos pocos clics puede exportar la estructura en un archivo de Excel para su posterior procesamiento y preparación de informes.
Ventajas del organigrama para los directivos
Para los altos directivos y líderes, la estructura organizativa agiliza y facilita significativamente la toma de decisiones y la delegación de tareas. Un esquema claro le permite revisar información sobre departamentos y empleados, desarrollar un plan de acción y distribuir tareas a los empleados según sus puestos y competencias.
Ventajas del esquema de organización jerárquica para los empleados
La estructura organizativa permite que cualquier empleado de la empresa se familiarice con información sobre los departamentos, los empleados y directivos de la empresa. Puede consultar el organigrama online en su perfil en el sistema HURMA en la sección “Estructura”. Esto facilita mucho el período de incorporación de los recién llegados, ya que la tarjeta de cada empleado tiene su foto, nombre y apellido y cargo.
Además, esto simplifica la comunicación entre departamentos. Especialmente si están en diferentes ciudades o incluso países. Ya no es necesario escribir decenas de mensajes o cartas para determinar el empleado responsable de tal o cual tarea. Basta con simplemente mirar las tarjetas de colegas de otro departamento y escribir al empleado correcto.
De esta forma, la estructura jerárquica ahorra tiempo a todos los empleados de la empresa y hace que la comunicación sea lo más transparente, rápida y eficaz posible.