Gestione las Vacaciones y Ausencias de los empleados con el Software

¿Por qué las empresas eligen un software de gestión de Vacaciones y Ausencias?

El seguimiento del calendario de ausencias de los empleados es una tarea rutinaria que lleva mucho tiempo. Implica no solo procesar la solicitud de un empleado, sino también analizar las vacaciones de otros miembros del equipo, redirigir tareas y crear un horario de trabajo actualizado.

La automatización de tales tareas permite reducir la carga de los gerentes de diversos departamentos y los gerentes de recursos humanos, agilizando así el proceso de solicitar una ausencia y gestionar su aprobación. Es por ello que los sistemas de gestión de ausencias y vacaciones serán de especial utilidad tanto para las actividades diarias de la empresa como para dar una respuesta eficaz a situaciones de crisis que puedan perturbar el trabajo de un equipo o departamento.

HURMA fue creado para recolectar, sistematizar y visualizar cómodamente la información sobre el horario de trabajo, ausencias y días libres de cada empleado de la empresa. Además, permite calcular automáticamente el balance disponible para vacaciones y licencias por enfermedad e informar a los empleados en tiempo real sobre cualquier cambio.

¿Qué problemas resuelve el sistema?

– Pérdida de datos. Organizar y almacenar la información en la nube hace que sea imposible perder documentos importantes. Tendrá acceso a ella independientemente de su ubicación y en cualquier momento del día.

– Larga gestión de solicitudes. Los documentos en papel o las tablas en Excel prolongan significativamente el procesamiento de las solicitudes de los empleados. Además, la solicitud puede perderse en el correo del trabajo o entre mensajes. El sistema de gestión de vacaciones le permite recibir, revisar y procesar rápidamente las solicitudes directamente en el programa y reduce a unos pocos minutos el tiempo para confirmar una ausencia, incluso lo puede hacer de forma remota.

– Errores en el cálculo de vacaciones. Cuando se trabaja con una gran variedad de datos, existe una alta probabilidad de ingresar información errónea. Cuando surge tal situación, el gerente de recursos humanos deberá corregir manualmente estos datos lo que llevará un largo período de tiempo. El sistema calculará automáticamente el balance disponible para vacaciones y hará un seguimiento de las ausencias de los empleados. Esta información estará disponible tanto para el director como para el empleado, podrán ver la cantidad de días disponibles para diversas ausencias y de esta forma planificar mejor las solicitudes.

– Superposición del calendario de vacaciones de aquellos empleados que pueden intercambiarse entre sí. Por falta de una planificación clara de las ausencias de los empleados, la empresa no puede realizar efectivamente todas las tareas necesarias. Por lo tanto, es muy importante verificar los días de vacaciones de los trabajadores que se pueden reemplazar entre sí y ajustar el plan de ausencias en consecuencia. El software de gestión de Vacaciones y Ausencias facilitará esta tarea al gerente y le permitirá leer rápidamente la información y confirmar o corregir la solicitud del empleado.

– Recopilación y sistematización de la información. Utilizando hojas de cálculo en papel o Excel, el responsable de RRHH debe procesar los datos manualmente, estructurar la información y trasladarla al informe. El sistema de gestión de vacaciones le permite automatizar la contabilidad de las ausencias de los empleados y visualizar rápidamente los indicadores en una forma conveniente para el informe.

Ventajas del Software de gestión de Vacaciones y Ausencias 

El programa HURMA ayudará a simplificar y regular procesos engorrosos que solían llevar varias horas o incluso días. Gracias a una interfaz intuitiva y una ubicación conveniente de toda la información necesaria, todos los empleados de la empresa podrán enviar, recibir y procesar datos en unos pocos clics.

– El software automatiza la contabilidad de varios tipos de ausencia. Esto permitirá utilizar el tiempo del gerente de empresa y del gerente de RRHH de forma más eficiente, asignarlo a tareas de mayor prioridad y evitar errores de cálculo.

– El sistema no limita las opciones disponibles de ausencias. De forma predeterminada, el empleado puede solicitar vacaciones, licencia por enfermedad, día libre a sus expensas, trabajo desde casa, viaje de negocios, horas extras, trabajo de fin de semana y transferencia de horas de trabajo para un próximo turno. Cada tipo de ausencia se puede desactivar o poner el nombre del tipo de ausencia que se utiliza en su empresa. 

– El software simplificará significativamente el algoritmo para crear y gestionar solicitudes de ausencia. El empleado podrá verificar de forma independiente las ausencias y vacaciones de sus colegas y elegir una fecha conveniente para él y todo el equipo. Podrá crear una solicitud con el tipo de ausencia deseada, agregar un comentario con una explicación y adjuntar un archivo con los documentos pertinentes.

– Las solicitudes de todos los empleados se almacenan en un solo lugar. Así, el director o el gerente de recursos humanos puede familiarizarse rápidamente con ellos, analizar los horarios de los empleados que pueden intercambiarse entre sí y responder a una solicitud sin salir del programa. El cómodo sistema de notificación y la posibilidad de integrarse con servicios populares lo ayudarán a mantenerse al tanto de todos los eventos de la empresa o un departamento en particular.

– La capacidad de personalizar el horario de trabajo, las ausencias y los días festivos para diversos departamentos, creará condiciones cómodas para el trabajo de las empresas internacionales. El sistema también ayudará a informar a tiempo a los empleados sobre la ausencia de colegas para evitar retrasos en la realización de tareas.

– En el calendario, cada empleado puede familiarizarse con el horario de trabajo de sus colegas, programar reuniones importantes y crear una solicitud de ausencia. La información aparecerá inmediatamente en la sección correspondiente y será visible para otros compañeros. La sincronización con el calendario de Google permitirá recibir notificaciones sobre reuniones de trabajo y otros eventos de la empresa.

– Gracias al almacenamiento en la nube, toda la información importante no se perderá y estará siempre a mano. La conveniente sistematización por secciones le permitirá encontrar, ver y procesar rápidamente los datos necesarios. Los cambios se realizarán inmediatamente en el programa y serán visibles para todos los participantes del proceso.

– Las funciones de análisis te ayudarán a visualizar los datos de todo tipo de ausencias de un empleado, equipo o departamento. Además, el gerente de recursos humanos puede guardarlos en cualquier formato conveniente para generar informes: una tabla, un gráfico o un diagrama.