Indicadores de gestión: 24 métricas importantes de reclutamiento

En este artículo obtendrá una lista completa de métricas para:

• costos
• tiempo
• cantidad
• eficiencia

Métricas de costos

1. Costo por contratación

Existen al menos 2 diferentes opciones de cálculo del coste de la contratación.

Opción 1. Reclutamiento interno clásico, con clientes internos.

En este caso, el cálculo del coste de contratación se puede realizar de una forma más sencilla: dividiendo todos los costes de contratación durante un período determinado (incluidos los salarios del equipo, las bonificaciones, los gastos directos del alojamiento de vacantes en diversas fuentes, las promociones laborales, etc.) por el número de vacantes cerradas. Así, obtendremos la cifra del gasto medio por cada vacante cerrada.

En este caso, lo más conveniente es ejecutar el cálculo de forma  semestral o anual.

Opción 2. Permite calcular el coste de cierre de una vacante en el reclutamiento o el out staff de la empresa con clientes externos.

En este caso, el costo de cierre se calculará por separado para cada vacante cerrada. Los gastos incluyen:

• el salario del reclutador, proporcional al número de días de trabajo en la vacante, y dividido por el número de vacantes que estaban en trabajo al mismo tiempo durante este período;
• el costo de todas las herramientas de reclutamiento (ATS, turbohiring y otras) dividido por el número de días de trabajo en la vacante y el número de vacantes que estaban en trabajo al mismo tiempo;
• el costo de la promoción de una determinada vacante.

Aquí es mejor calcular los gastos para cada vacante individual al realizar su cierre. La cifra total equivaldrá al número medio de costes por cierre de vacantes individuales que han sido seleccionadas.

2. Costo por contratación individual (Cost per hire)

Los indicadores de costo de contratación individual de personal es una métrica importante porque ayuda a los reclutadores a analizar su presupuesto anual para contrataciones. Esta es la cantidad promedio que una empresa gasta en contratar a un nuevo empleado.

La Society of Human Resource Management SHRM y el American National Standards Institute ANSI han creado una fórmula estándar para calcular los costos de contratación (CPH):

Costo por contratación individual = Costo total de reclutamiento / Número total de contratos cerrados = Costo total de contratación interna + Costo total de contratación externa / Número total de contratación

3. Costo por el alcance de un nivel de rendimiento óptimo (OPL)

Este es el costo total por un nuevo empleado que alcanzó el nivel de rendimiento óptimo = costos de contratación + costos de capacitación + costos de incorporación + costos de capacitación durante el trabajo + (costos totales de nómina * % OPL por mes) hasta alcanzar el 100 % de OPL.

Métricas de tiempo

4. Tiempo de cierre de una vacante (Time to Hire)

El tiempo dedicado a cerrar una vacante es tan importante como los indicadores de costos del proceso de reclutamiento. Esto se entiende como el tiempo desde que la empresa publica una vacante hasta que el candidato recibe y acepta esta oferta de empleo.

Tiempo de cierre de una vacante = Número de días de trabajo dedicado en cerrar todas las vacantes disponibles en el período del informe / Número total de vacantes cerradas en el período del informe.

Hay que considerar que el tiempo requerido para que un nuevo empleado inicie su trabajo no es lo mismo que el tiempo requerido para el cierre de la vacante, ya que en este caso se trata del tiempo requerido desde el momento en que aparece la vacante hasta el momento en que el nuevo empleado ingresa a trabajar.

Los indicadores del cálculo del tiempo necesario para cerrar una vacante ayudan a identificar la intensidad con la que trabaja el gerente de reclutamiento: cuántos días pasa buscando a un especialista. La norma solo la determina Ud. como director. Pero al determinarla, también hay que tener en cuenta que la duración del tiempo dependerá del tipo de especialista que se deba encontrar.

Es diferente buscar a un empleado para un puesto base que a un jefe de departamento o un especialista profesionalmente excepcional. Por lo tanto, sería más conveniente establecer varias normas para cada categoría de empleados.

Esto remodelará los procesos, y los cambios se deberán incluir a la hora de proporcionar información al cliente sobre el período de tiempo para la selección en la etapa en la que el cliente hace esta petición de selección.

5. Período promedio de cierre de vacantes (Time to fill)

En fuentes extranjeras, este es el indicador de “Time to fill” como el valor promedio de los períodos de cierre de vacantes (desde el inicio de trabajo en una vacante hasta el comienzo del trabajo de un empleado).

6. Time to offer 

Un indicador similar - período promedio desde el inicio del trabajo en una vacante hasta el momento de ofertar el empleo. Pero, como muestra la práctica, la primera opción es más interesante para el CEO, ya que estamos hablando del período de tiempo que la empresa, en promedio (en días), está sin el especialista adecuado. El error de cálculo tiene lugar, por lo general, una vez por trimestre, con menos frecuencia - una vez por mes. En vez de contar el número total de todas las vacantes, tiene sentido contar por separado diferentes categorías de vacantes, teniendo en cuenta los detalles de la contratación.

7. Tiempo utilizado en una determinada etapa del embudo (Time in Workflow Step)

Estos indicadores muestran cuánto tiempo permanecen los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento. Es útil comprender las etapas más largas de las entrevistas y la contratación para identificar aspectos problemáticos en el proceso, tanto desde el punto de vista del reclutador como el del candidato.

Métricas cuantitativas

8. Porcentaje de cierre de vacantes (Fill Rate o Close Rate)

Esta es una de las métricas más objetivas para los ejecutivos ya que son indicadores de la productividad del proceso de reclutamiento. En pocas palabras: cuántas vacantes cerramos del 100% de las que están abiertas.

El % del cierre de vacantes = (número de vacantes cerradas / número de vacantes en trabajo) * 100%

Alternativamente, se puede complicar a "cuántas vacantes cerramos a tiempo del 100% de las abiertas". El período de cálculo puede ser casi cualquiera, excepto el de un mes: trimestral, de seis meses o anual. El cálculo mensual no es la mejor opción debido a los aplazos de vacantes de un mes a otro, por lo tanto, no es un cálculo preciso.

Además, puede considerar la posibilidad de calcular los indicadores de reclutamiento por diferentes categorías de vacantes (TI, reclutamiento masivo, reclutamiento de ejecutivos, selección de mandos intermedios), si tenemos alrededor de 10 puestos libres o más por mes en cada dirección.

9. Promedio de solicitudes por vacante

Promedio de solicitudes por vacante = el número de solicitudes recibidas de los solicitantes / el número de vacantes en el período del informe

El indicador permite:

• evaluar la efectividad de los canales de reclutamiento usados
• evaluar su marca de RRHH
• mostrar el valor de su oferta en el mercado laboral.

Por ejemplo, si hay un mayor número de candidatos, son buenos indicadores ya que esto permite seleccionar al mejor, pero también aumenta el tiempo de reclutamiento y el costo de la selección.

10. Application Drop Off Rate

Muestra el porcentaje de candidatos que empiezan pero no completan el proceso de envío de currículum. Con esta métrica, los reclutadores pueden ver si en esta etapa del embudo es donde podrían estar perdiendo candidatos. Estos indicadores ayudarán a mejorar la experiencia de los candidatos en la página web o plataforma donde se publican las ofertas de empleo, ayudará a atraer grandes talentos y optimizar los procesos de reclutamiento y selección.

Por ejemplo, si la página de envío de currículum no está optimizada para teléfonos móviles, es posible que muchos candidatos potenciales simplemente no quieran perder el tiempo completando un formulario incómodo.

El % de tasa de abandono del proceso de solicitud de empleo = número de candidatos que abandonaron el proceso de solicitud de empleo / número de candidatos que empezaron a llenar una solicitud de empleo x 100

11. Porcentaje de ofertas aceptadas (Offer acceptance rate)

La diferencia entre la cantidad de candidatos que vienen a trabajar para la empresa y la cantidad de candidatos que reciben una oferta de empleo puede ser significativa.

Esta métrica permite hacer una idea de la probabilidad de que un candidato acepte una oferta de la empresa. Por ejemplo, si durante un año se realizaron 10 ofertas de trabajo y 7 candidatos las aceptaron, la tasa de aceptación de ofertas sería del 70%. Como regla general, cuanto mayor sea este número, mejor. Hay que trabajar en su aumento, porque de ello dependen la motivación de los reclutadores, el éxito de la empresa misma y muchos otros aspectos.

Tasa de aceptación de la oferta de empleo = número de ofertas de empleo aceptadas / número de ofertas de empleo

12. Deserción del primer año

La deserción del primer año es un indicador clave de reclutamiento que indica el éxito de la contratación. Los candidatos que dejan la empresa dentro del primer año no se convierten en los empleados más productivos y, por lo general, le cuestan caro a la empresa. La deserción del primer año puede ser controlada y no controlada.

La deserción controlada significa que el empleador rescinde el contrato. En la mayoría de los casos, esto se debe a un bajo rendimiento (basado en indicadores) o al hecho de que el candidato no pudo unirse al equipo. La deserción no controlada significa que un empleado deja la empresa por su propia iniciativa, lo que a menudo es un indicador de expectativas poco realistas del especialista que hacen que el se vaya. Esto puede suceder si la descripción del empleo no coincide con el trabajo real, o si el reclutador ha sobrevendido el trabajo y/o la empresa (vendido furiosamente, oversold).

Esta métrica también se puede considerar como una "tasa de retención de candidatos".

La deserción del primer año = número de especialistas que renunciaron / número promedio de empleados durante el segundo año

13. Solicitudes para una vacante (Applicants per opening)

Las solicitudes para una vacante o solicitudes para contratación determinan la popularidad del puesto. Un gran número de solicitantes puede indicar una gran demanda de puestos de trabajo en este campo particular o que la descripción para este puesto es demasiado exagerada .

El número de solicitudes para una vacante no necesariamente coincide con el número de candidatos realmente adecuados. Abreviando la descripción del empleo e incluyendo un conjunto de criterios "duros", la cantidad de solicitudes de empleo puede reducirse sin reducir la cantidad de candidatos apropiados.

14. Tasa de selección (Selection rate)

La tasa de selección se determina por el número de candidatos contratados en relación con el número total de candidatos para una determinada vacante.

Proporción de selección = número de candidatos contratados / número total de candidatos

La tasa de selección es muy similar al número de solicitudes por puesto. En el caso de un gran número de solicitantes, el coeficiente se aproxima a 0. La tasa de selección proporciona información sobre lo valiosas que son algunas herramientas de evaluación y puede utilizarse para evaluar la utilidad de un sistema determinado para identificar y seleccionar candidatos.

15. Porcentaje de empleados contratados por recomendación interna (% of referral hires)

Hay varias razones por las que las empresas deben prestar atención a los candidatos que llegan por recomendación de los empleados. Los candidatos de referencia tienden a ser contratados más rápido, permanecen más tiempo en la empresa y tienen niveles más altos de satisfacción laboral. El costo de contratar a un empleado de este tipo también es menor. Comprender el porcentaje de candidatos contratados a través de referencias de empleados lo ayuda a evaluar la efectividad de su programa de referencia entre los empleados actuales de la empresa.

16. Rotación voluntaria del primer año

La frecuencia con que se van los nuevos empleados = Número de empleados que abandonaron la empresa de forma independiente en 1 año / número total de empleados contratados.

17. Rotación involuntaria del primer año

La frecuencia con que se despide a los nuevos empleados = Número de empleados despedidos en 1 año / número total de empleados contratados.

Métricas de rendimiento

18. Fuentes de contratación (Source of hire)

Hay varias formas de averiguar qué canales funcionan mejor para una marca determinada: encuestar a los reclutadores, usar sistemas de seguimiento de las fuentes que llevan a los candidatos hacia ATS y, finalmente, analizar páginas web con ofertas de trabajo.

19. Calidad del canal (Source quality)

Este tipo de métricas ayudan a rastrear el rendimiento de varias fuentes y con esto mejorar los KPIs de reclutamiento. Hay una gran variedad de canales de búsqueda: sitios para publicar ofertas de empleo, la sección "Pagina de carrera profesional" dentro del sistema Hurma, agencias de contratación, redes sociales, referencias, etc. Sin embargo, no todos ellos pueden ser considerados por igual.

Por ejemplo, las redes sociales han atraído a 1,500 candidatos al mes, mientras que las agencias de contratación pueden atraer a 500 candidatos. Inicialmente podríamos hacer una conclusión que las redes sociales son una fuente más efectiva. Dicho esto, si profundizamos más en el anàlisis, resulta que de 500 candidatos se contratan a 25 personas, mientras que las redes sociales pueden atraer candidatos inadecuados, y la empresa solo contratará a 10 especialistas de 1,500 candidatos.

20. Eficacia del canal de búsqueda de candidatos (Sourcing Channel effectiveness)

Actualmente, los reclutadores utilizan muchos canales de búsqueda: bolsas de trabajo (job boards) con vacantes, referencias, un sitio de desarrollo profesional para empleados potenciales, redes sociales, etc. La comparación de todos los canales es muy eficaz: se puede elegir aquellos en los que deben centrarse los reclutadores.

Costo del canal de búsqueda de candidatos = gastos en publicidad por plataforma / número de candidatos que solicitaron la oferta de empleo por plataforma 

21. Eficiencia del proceso de contratación

Eficiencia del proceso de contratación = (número de candidatos que pasan a la siguiente etapa de selección / número total de candidatos que fueron seleccionados) * 100%,

En cada etapa de la selección, algunos candidatos se eliminan por el reclutador, otros desaparecen por sí solos.

El análisis de las razones por la deserción en esta etapa hará que el proceso de contratación sea más eficiente. Hay que hacer preguntas que descartan candidatos inadecuados, informar sobre los principios del trabajo en la empresa que pueden ser inadecuados para algunos candidatos, dar test para realizar para que aquellos candidatos que ya inicialmente no quieran realizarlos, puedan ser inmediatamente retirados del proceso de selección.

22. Eficiencia del embudo de selección (Yield ratio)

El reclutamiento es un embudo que empieza con las fuentes y termina con la firma de una oferta. Al medir el rendimiento de las diferentes etapas del embudo, se puede determinar con precisión la tasa de éxito de cada paso.

Eficiencia del embudo de selección = número de candidatos que pasaron a la siguiente etapa de selección / número total de candidatos que presentaron a la dada etapa de selección

23. Satisfacción del gerente de contratación (Hiring Manager satisfaction)

Junto con los indicadores de calidad de los procesos de reclutamiento, la satisfacción del gerente de contratación es otro indicador de un reclutamiento exitoso. Cuando un gerente está satisfecho con los nuevos candidatos en su equipo, es más probable que el candidato se desempeñe bien y se una fácilmente al equipo. En otras palabras, ¡es más probable que el candidato sea una selección exitosa!

Se puede calcular la satisfacción de un gerente de contratación utilizando el índice de lealtad del consumidor NPS (Net Promoter Score).

NPS = (número de promotores – número de detractores) / número de los encuestados x 100%

Si tu NPS es:

• más de 50 - todo está bien, pero aún no hay que relajarse;
• de 30 a 50 - el promedio;
• menos de 30 - una señal alarmante, es hora de tomar medidas urgentes.

24. Satisfacción laboral del candidato (Candidate job satisfaction o Net Promoter Score)

Los Indicadores de satisfacción laboral del candidato permiten observar si las expectativas establecidas durante el proceso de contratación están en línea con el entorno laboral real en la empresa. Si el candidato no está completamente satisfecho, esto significa que las expectativas del empleado no están bien gestionadas o que la descripción del puesto está incompleta.

Net Promoter Score también se puede utilizar para medir la satisfacción de los candidatos con la empresa para la que trabajan. ¿Qué tan dispuestos están a recomendar trabajar en esta empresa? La fórmula de cálculo y los resultados han sido escritos anteriormente.