Gestión del tiempo en el trabajo para los profesionales en área de RRHH

¿Cómo conseguir trabajar, descansar, desarrollarse personalmentey pasar tiempo con los seres queridos cuando solo hay 24 horas al día? Hablaremos de todo esto en nuestro artículo.

Contenido:

• principios y importancia de la gestión del tiempo;
• metodologías Agile, Scrum, Kanban;
• gestión de tiempo & y equilibrio entre trabajo y vida personal;
• gestión del tiempo empresarial;
• cómo el sistema de GRM de HURMA puede ayudar en la gestión del tiempo empresarial e individual.

Qué es la gestión del tiempo: 3 razones por las que es necesaria

La gestión del tiempo en el trabajo es la administración del tiempo con el fin de aumentar la eficiencia y la productividad de una persona. Cuantas más tareas completamos, más productivos somos. La idea clave de la gestión del tiempo es que el tiempo es un recurso no renovable y valioso que debe ser invertido con sabiduría. 

La incapacidad de gestionar el tiempo hace que alarguemos nuestra jornada de trabajo, llevándolo a casa, lo que reduce nuestra productividad. Los estudios estadounidenses han demostrado que la reducción de la productividad de los empleados cuesta a las empresas 63.200 millones de dólares al año.

Importancia de la gestión del tiempo: 3 razones por las que hay que conocer los conceptos básicos

• Para vivir la vida al máximo y respetar el equilibrio entre la vida personal y el trabajo.

• Para aprender a priorizar. Estadísticamente, solo un 20% de la jornada laboral se destina a la realización de tareas importantes de forma productiva. El 80% del tiempo restante se destina a cosas que tienen menos valor para la empresa y el empleado.

• Para distribuir correctamente el tiempo de trabajo, descanso y aumentar la productividad.

Los principios de la gestión del tiempo en el trabajo

Hemos preparado algunos principios que le ayudarán a aprender a gestionar y utilizar su tiempo de manera eficaz. 

El hábito de la planificación

Planificar el día es un hábito que hay que desarrollar. Se necesitan 21 días para que el hábito se consolide en la vida. Si quiere adquirir el hábito de planificar, busca el tiempo y lugar más adecuados para ello. Por ejemplo, por la noche antes de acostarse o en el desayuno por la mañana. 

Establecer las metas de la manera correcta

Según las estadísticas, solo el 8% de las personas logran sus objetivos. Para el 92% restante, algo se lo impide, o el objetivo se fija de forma incorrecta. A la hora de establecer metas y objetivos, es importante conocer sus capacidades y hacerlas alcanzables. 

"Convertirse en la persona más importante de la empresa" - "conseguir el ascenso a director general/jefe de departamento".

 "Aumentar el volumen de ventas" - "Aumentar el cheque medio en un 20%". 

No se distraiga

Según las investigaciones, solamente trabajamos productivamente durante 2 horas y 23 minutos al día. Por eso es fundamental no perder este tiempo en vano, sino hacer el mayor número posible de tareas útiles. 

Separe el trabajo del descanso y de otros trabajos

Organiza los días en torno a temas: te ayudará a concentrarte mejor. El fundador de Twitter, Jack Dorsey, dedica el lunes a la gestión, el martes a los productos y el diseño, el miércoles al marketing y la comunicación, el jueves a las asociaciones y el desarrollo, y el viernes a la compañía y la cultura. 

Deshágase de los " devoradores de tiempo"

Son ciertas acciones o cualidades de una persona que reducen la efectividad.

• Incapacidad de decir no

Si una persona no puede decir que no, los colegas sin vergüenza empiezan a aprovecharse de ello. Como resultado, hará mucho trabajo de otras personas y no tendrá suficiente tiempo para sus propias tareas.

• El hábito de posponer las tareas

Cuando aplazamos las tareas, estas se acumulan y luego tenemos que ocuparnos de un sinfín de ellas. El "multitasking" tiene un impacto negativo en el bienestar y la productividad de una persona. 

• Lentitud

Los empleados lentos frenan no solamente su trabajo, sino también la eficacia de todo el equipo. 

• Excesiva sociabilidad

Cada miembro del equipo tiene un bromista al que le gusta hablar, bromear, contar historias divertidas y con ello distraer a los demás.

Metodologías flexibles de gestión del tiempo en el trabajo

Los métodos de Agile se utilizan activamente no sólo en el ámbito de las TI, sino también en otros sectores, por ejemplo, en los equipos de los reclutadores, marketing y RRHH. 

Agile

Ayuda a las empresas a diseñar y construir el producto idóneo. Este proceso de gestión es muy útil para las empresas de TI. Gracias a su ayuda puede analizar y mejorar su producto a lo largo del proceso de desarrollo.

5 principios de Agile para RRHH:

1. Ayudar a los empleados a involucrarse, crecer y sentirse feliz en el lugar de trabajo.
2. Animar a los empleados, aceptar los cambios y adaptarse a ellos cuando sea necesario. 
3. Ayudar a construir y mantener la colaboración entre los equipos implicados. 
4. Fomentar y apoyar el potencial de los empleados. 
5. Facilitar y fomentar el crecimiento personal de los empleados para aprovechar sus puntos fuertes y sus talentos. 

Scrum

Representa un "método de estructura" en el que cada proyecto pertenece a un equipo de especialistas, un propietario del producto y un scrum master. 

¿Por qué es útil Scrum para los RRHH?

1. Mejora la comunicación entre los miembros del equipo
2. Crea un equipo de especialistas amigable y eficaz
3. Visibilidad del rendimiento de los empleados en la realización de las tareas

El tiempo de trabajo en el método scrum se divide en periodos de tiempo iguales: los sprints. La duración de los sprints puede ser de 1-2 semanas, un mes o un día.

Kanban

Un enfoque visual a la gestión de proyectos mediante notas de pizarra. En Kanban, no hay roles individuales y los pasos son independientes entre sí. Las tareas pueden añadirse al tablero en cualquier momento y pueden permanecer mientras el equipo no las complete o las cancele.

Plan para mejorar la gestion del tiempo

Levantarse temprano

Muchas personas exitosas prefieren levantarse temprano por la mañana para sentirse mejor y conseguir hacer más cosas. Levantarse temprano puede ayudarle a prepararse para el trabajo en un ambiente relajado, desayunar y disfrutar de la mañana. 

Correo electrónico

Las grandes cantidades de correo entrante sin abrir ralentizan nuestro trabajo. Para evitarlo, debe deshacerse del caos en su bandeja de entrada.

Planificación y preparación para la jornada laboral

Un día de trabajo exitoso comienza por la tarde del día anterior, por lo que es sumamente importante saber de antemano lo que va a hacer, a qué hora debe levantarse y qué tareas debe realizar en principio. Aquí tiene algunas reglas para preparar y planificar su jornada laboral:

Regla № 1. Planee las tareas del día siguiente antes de dormir 

En la víspera de la jornada laboral, haz un plan en el que describa por bloques lo que va a hacer y en qué periodo de tiempo. 

Regla №2. Priorice

Puede priorizar sus tareas utilizando la matriz de Eisenhower. Esto implica dividir las tareas en cuatro categorías:

• importantes y urgentes;
• urgentes pero no importantes;
• importantes;
• sin importancia y sin urgencia.

Regla №3: Evite realizar varias tareas a la vez

El "multitasking" tiene un efecto negativo en la productividad y la eficiencia de los empleados. Un gran número de tareas dificulta la concentración y conduce a errores más frecuentes y a la inestabilidad emocional. 

Regla № 4. Planifique sus vacaciones

Aunque parezca extraño, hasta las vacaciones hay que planificarlas y no dejarlas a su aire. Es importante tener una idea clara de lo que va a hacer el fin de semana, en vacaciones, después del trabajo y durante la pausa para comer. Esto le ayudará a tener un buen descanso y le llenará de energía.

Regla  № 5. Delegación

Si tiene tareas que otra persona puede realizar por usted, y es parte de su trabajo, entonces delegue. Recuerde que incluso la persona más organizada no puede cumplir con todas las tareas sola.

Manejo del tiempo en el trabajo

El método de la flecha

El método consiste en que el día de una persona tiene que parecerse a la punta de una flecha: gran cantidad de tareas al principio y cada vez menos al final. Por lo tanto, hay que empezar la semana con las tareas más globales e importantes, y terminar el resto de los días con lo que aún queda por hacer. 

Comer la rana por la mañana

El método consiste en hacer por la mañana lo que menos placer le produce. Haciendo tareas desagradables por la mañana, pasará el resto del día haciendo cosas que realmente le agradan.

El método "Pomodoro"

Se llama así en honor a un pequeño reloj de cocina con forma de tomate. El método consiste en establecer un temporizador para una tarea específica. Por ejemplo, puede programar un temporizador con una duración de 30 minutos y en ese tiempo no puede hacer nada más que trabajar sin ninguna distracción.

¿Cómo el sistema de GRH HURMA le puede ayudar en la gestión del tiempo empresarial e individual?

Los gestores de tareas son un excelente software, pero aún no pueden automatizar todas las rutinas de los RRHH y los reclutadores. En este sentido, un sistema de GRH integral puede ayudar. Con el sistema GRH de HURMA puede digitalizar los siguientes procesos: 

• realizar estadísticas y elaborar informes;
• manejar una base de datos de candidatos y empleados;
• analizar la eficacia de los canales de contratación mediante el embudo de reclutamiento;
• publicar las vacantes en los portales de empleo más populares: Indeed, Bumeran, Zonajobs, Computrabajo, OCCmundial, Trabajando y otros;
• crear y recordar a los empleados sobre los eventos de la empresa;
• crear y realizar encuestas de diversa complejidad;
• ayuda a adaptarse a los novatos, gracias a la creación automática de reuniones Welcom, Adaptation, Probation. 
• estadísticas cómodas y precisas sobre todas las métricas importantes de RRHH y reclutamiento

Resumen

• siga los principios de la gestión del tiempo;
• deshágase de los "devoradores de tiempo";
• preste atención a las metodologías: Agile, Scrum, Kanban;
• respete el equilibrio entre el trabajo y la vida personal;
• elige el método de gestión del tiempo preferible;
• digitalicese.