Cómo cerrar una vacante con rapidez: metodos de reclutamiento

Hemos preparado un artículo en el que se detalla cada uno de los pasos y los aspectos a los que debe prestar atención para encontrar un candidato de la forma más rápida posible.

Según el informe Human Capital Benchmarking Report, se tarda una media de 42 días en la contratación de un especialista. ¿Existe alguna forma de acelerar este proceso y hay algún consejo que ayude a cerrar las vacantes con más rapidez?

Paso a paso para cerrar una vacante: las etapas del reclutamiento

Cada vacante es individual y conlleva un cierto número de pasos. Pero, hay pasos estándar que un reclutador debe seguir para cerrar una vacante.

1. Planificación: distribución del tiempo, revisión de las estadísticas

La gestión adecuada del tiempo y la capacidad de priorizar las tareas son factores de éxito en cualquier empresa. El reclutamiento no es una excepción. Para no ahogarse en nuevas vacantes y poder dedicar tiempo a cada una de ellas, es de suma importancia no solo saber distribuir, sino también planificar correctamente sus recursos. 

La principal dificultad 

Los reclutadores suelen estar muy cargados de trabajo. Cuando surge una vacante, el reclutador tiene que crear un Perfil del puesto, ponerse de acuerdo con el gerente de reclutamiento; componer las preguntas para la entrevista telefónica y la entrevista de RRHH; hacer una descripción y publicar la vacante, etc.

Además de estas tareas, el reclutador debe organizar una base de datos de candidatos, clasificar los CV, dar el feedback, etc. En un volumen de trabajo tan grande es muy fácil confundirse y hacerlo todo por inercia y no por prioridad. 

Solución

Hemos reunido algunos consejos para ayudarle a mantenerse al día con todas las vacantes:

• un reclutador puede gestionar eficazmente de tres a cinco vacantes, planifique su volumen de trabajo y reserve recursos; 
• haga una lista de las vacantes, priorícelas según su urgencia de cierre y la importancia, para tener una idea clara de si puede asumir más puestos.

Puede leer más sobre los secretos de la gestión del tiempo para los RRHH y los reclutadores en nuestro artículo. 

2. Necesitamos un candidato: recepción de una solicitud del gerente de reclutamiento

La recopilación de información y la obtención de una solicitud del gerente de reclutamiento es un paso importante. Aquí es donde el reclutador debe preguntar al director del departamento o al jefe del equipo sobre qué tipo de candidato quieren exactamente, a quién quieren en su equipo. También es importante que investigue usted mismo el puesto para entender exactamente la singularidad del mismo, si es muy solicitado o no, qué quieren obtener los candidatos y en qué plataformas se les puede encontrar. Estos conocimientos le ayudarán a formular las preguntas adecuadas al gerente de reclutamiento y a obtener información detallada. 

¿Qué tipo de información debe figurar en la solicitud?

• Position Title
• Para qué proyecto o departamento se necesita el candidato
• Lugar de trabajo: oficina, formato flexible o remoto
• Nivel de experiencia (seniority)
• Razones y argumentos para la contratación
• Función de la misión
• Objetivos que deben alcanzarse
• Tareas clave que el profesional debe realizar para conseguir el resultado
• Habilidades blandas y duras

Recuerde que el objetivo de este paso es obtener y recopilar toda la información posible del gerente sobre la vacante, incluyendo sus valores, motivadores y competencias personales y empresariales. 

La principal dificultad

El principal reto y complejidad de esta etapa es el propio proceso de recogida de información. Los responsables de la contratación tienen que realizar una reunión por cada puesto vacante para obtener toda la información que necesitan. 

Solución

Intente recopilar información incluso antes de la reunión mediante un cuestionario. Puede utilizar hojas de cálculo de Excel o formularios de Google en los que cada jefe rellene las líneas con la información necesaria.

Otra opción, aún más sencilla que la anterior, es formar una solicitud de empleo en HURMA. 

El sistema proporciona una plantilla para la solicitud que el gerente de reclutamiento puede personalizar precisamente para la vacante. Es decir, añadir algunas habilidades específicas, experiencia y requisitos y habilidades que debe poseer el candidato.

3. “Empaquetado” de la vacante: cree una descripción y seleccione los canales donde publicarla

Una vez que tenga toda la información que necesita, es el momento de "empaquetar" el trabajo y seleccionar los canales adecuados para publicarlo. 

Principales dificultades

La fase de planificación de una vacante tiene tantos retos como cualquier otra etapa. Podemos destacar algunos de los más comunes.

1. Desconocimiento de quién es su candidato

El problema con el que se encuentran muchas empresas es que no saben dónde encontrar a los candidatos adecuados, cómo interesarlos y cómo "vender" el puesto. Según un estudio de la Universidad de Calgary, los puestos de trabajo con una PVE (Propuesta de Valor para el Empleado) trabajada recibieron tres veces más respuestas. Para crear una PVE atractiva que atraiga a los candidatos y retenga a los mejores empleados, es importante seguir las tendencias del mercado, prestar atención a los competidores, destacar sus puntos fuertes y sus áreas de desarrollo. De este modo, podrá encontrar lo que le diferenciará de otras empresas. 

Solución

Antes de lanzar una oferta de empleo, defina el retrato de su persona a partir del punto uno, así como sus motivadores y sus puntos fuertes.

Intente:

• Conocer a su público objetivo (quién es su candidato, en qué plataformas buscarlo, qué blogs y recursos lee, qué le interesa).
• Identificar los deseos, las necesidades y las preocupaciones de los candidatos.
• Piensa en el lugar exacto donde publicar el puesto. Si los portales de empleo tradicionales son adecuados para encontrar candidatos o si es mejor publicarlo en los recursos temáticos. 

2. Problemas en los títulos

A veces pensamos que no hay nada que describir: requisitos, condiciones de trabajo, condiciones adicionales... hecho. Pero no en este caso. Aquí hay dos extremos: el de un inmenso aburrimiento o el de la creatividad malentendida. Por ejemplo, a veces los empresarios experimentan con el título del puesto y escriben algo parecido a "Dios del marketing", "Señor del texto", etc. Según LinkedIn, el 64% de los candidatos no responderá a un puesto si no entiende el título del mismo.

Solución

No sea creativo con el título del puesto y escriba claramente a quién está buscando: un vendedor, un diseñador, un redactor. Si el puesto tiene alguna especificidad, por ejemplo, necesitas un copywriter UX, es mejor indicarlo de inmediato. Así, el embudo de candidatos será más estrecho, y las respuestas provendrán solo de especialistas relevantes.  

3. Detalles insuficientes: información sobre las responsabilidades del profesional, falta de una escala salarial y beneficios proporcionados por la empresa

La parte principal de la descripción del puesto son los requisitos para el candidato, la lista de tareas que realizará, el rango salarial, las ventajas de la empresa. A veces no se da toda la información en la descripción, o puede no ser cierta, lo que puede hacer que el candidato no acepte la oferta, ya que tendrá una sensación de "expectativa-realidad". 

Solución

Describa claramente todas las tareas que desee que realice el candidato y los requisitos que debe cumplir. Es una buena idea incluir un rango salarial. Sabemos que este es un punto controvertido sobre el que cada empleador tiene opinión propia porque se dan cifras concretas solo para los puestos de trabajo con tarifa fija. Sin embargo, según Career Builder, las ofertas en las que se especifica un salario obtienen más respuestas. 

4. Canales de publicación ineficaces

Ni siquiera la descripción más pegadiza y vendedora salvará una vacante si se publica en canales que no generan ningún resultado. Y ese es el error que cometen los reclutadores al publicar una vacante.

Solución

Analice la eficacia de los canales de contratación para cada vacante y vea de qué canales proceden más candidatos. Puede ver estas estadísticas en HURMA, que muestra todos los datos en tablas y gráficos fáciles de usar. Incluyendo la eficacia de cada canal de contratación. 

4. Adelante, a la búsqueda: publicación de la vacante y recopilación de respuestas

La vacante ha sido creada, descrita y se han identificado los canales más eficaces. Lo único que queda es publicarla y esperar las respuestas, pero incluso aquí las cosas no son tan sencillas. Y el principal problema de esta etapa es la banal falta de tiempo. El reclutador tiene que publicar de forma manual una vacante en cada plataforma, pero es aún más difícil recoger las respuestas de todos los portales en un solo lugar.

Solución

Automatice el proceso de publicación de las vacantes y libere su tiempo. Un gran número de ATS que están integrados con los sitios web dedicados a la búsqueda de empleo le permiten publicar vacantes en todas las plataformas adecuadas con un solo clic. HURMA está integrada con los siguientes portales de empleo: Indeed, Bumeran, Zonajobs, Computrabajo, OCCmundial, Trabajando y otros. 

Además, para cada puesto de trabajo, el sistema cuenta con un embudo de reclutamiento, un tablero Kanban, que muestra los perfiles de los candidatos clasificados. Así, el reclutador puede ver a primera vista a quién hay que enviar una oferta, quién ha enviado un trabajo de prueba y quién tiene programada una entrevista.

5. Prestar atención a todos: comunicación y contacto con los candidatos

El trayecto está casi completado. Ha recibido las primeras reacciones, ha identificado a las personas idóneas y ahora lo más importante es dedicar tiempo a cada candidato. A alguien hay que darle un feedback con el motivo del rechazo, a alguien hay que invitarle a una entrevista o a concertar una llamada. Y es de suma importancia no olvidar a nadie. 

La principal dificultad

El deseo de ser original y de proponer algo diferente es normal, pero el problema está en la falta de tiempo o en la incapacidad de dar un feedback adecuado. 

Solución

Ignorar a los candidatos perjudica gravemente la marca del empleador. Para evitarlo, siga algunas reglas.

• No se demore con la respuesta, planee su día de tal manera para que siempre le quede tiempo para dar feedback a los candidatos.
• Prepare plantillas de rechazo. Saber rechazar a los candidatos con tacto y correctamente ayudará a mantener a la persona fiel a la empresa y a mejorar la marca del empleador.
• Estructurar y sistematizar las tareas según cada uno de los candidatos. Puede hacerlo en los sistemas de reclutamiento CRM, donde puede establecer recordatorios y enviar correos de forma automática. 

HURMA cuenta con la funcionalidad de crear notas y recordatorios personales, donde puede asignarse una acción personal para un momento determinado.

El sistema también cuenta con un completo sistema de marketing por correo electrónico para el reclutamiento. De este modo, ningún candidato se quedará sin su atención.

6. Imposible rechazar la propuesta: envío de una oferta genial

Si cree que la fase de presentación de una oferta es un momento para relajarse, le decepcionaremos. No es así. Toda oferta requiere tiempo, esfuerzo e implicación en el proceso de creación.

Las principales dificultades

La principal dificultad y el reto de esta etapa es que usted no es la única empresa que puede enviar una oferta al candidato. Y en esta batalla, ganará el que tenga una oferta realmente inolvidable. Pero, ¿cómo se hace y en qué se debe hacer hincapié?

Solución

Hemos preparado una lista de comprobación de seis reglas a seguir para no perder a un candidato en la fase de aceptación de una oferta:

• Si el candidato le conviene, envíele la oferta lo antes posible
• No se deje guiar únicamente por el componente económico
• Esté abierto a negociar las condiciones
• Sea honesto y no prometa nada que no pueda cumplir
• Manténgase en contacto y responda a todas las preguntas que la persona tenga sobre la oferta
• Incluya toda la información relevante: puesto, salario, horario de trabajo, beneficios, tiempo de respuesta, detalles de la cultura de la empresa, información legal

¡Esperamos que nuestro artículo le haya ayudado a entender qué hacer y en qué momento para cerrar las vacantes a la velocidad de un "bang"!