Джеффа Безоса – основателя и CEO компании Amazon часто сравнивают со Стивом Джобсом из-за их схожести в жесткости управления и острых высказываниях. Он, как и Стив Джобс известен резкостью и бескомпромиссностью, но, возможно, именно эти качества помогли им добиться успеха. 

Какие особенности корпоративной культуры и принципы управления персоналом помогли Джеффу Безосу сделать из неприбыльного бизнеса мирового гиганта, который в сутки продает 40 миллионов товаров? Читайте дальше, если хотите узнать ответы на эти вопросы.

Начало пути и краткая биография Джеффа Безоса

Полное имя одного из богатейших людей мира – Джеффри Престон Безос. Дата рождения бизнесмена – 12 января 1964 года. Джефф Безос всегда проявлял интерес к технике и поэтому после школы поступил в Принстонский университет на кафедру электронно-измерительных приборов и информатики. Но после выпуска будущий бизнесмен решил сосредоточиться на открытии собственного дела.

До 1994 года Джефф Безос работал в разных компаниях и даже занимал пост вице-президента компании D. E. Shaw & Co. Но мысль о собственном бизнесе не покидала его, поэтому летом 1994 года он покинул пост и основал интернет-магазин Amazon.com. 

Изначально магазин специализировался на продаже книг с главной особенностью перед конкурентами. Этой особенностью стала доставка книг любому читателю в любое место. Одно из качеств Джеффа Безоса, которое помогло компании добиться успеха – это то, что он всегда следил за тем, чтобы книги доставлялись в опрятной упаковке. Кроме того, ему было важно, чтобы клиенты всегда получали уведомления о новинках и могли прочитать отзывы от тех, кто уже прочел книгу. 

Далее успех компании только продолжал расти, добавляя в продажу новые товары и технику. Сейчас все знают компанию как мирового лидера в сфере ритейла. 

Главные принципы успеха Джеффа Безоса

Мы подготовили список из главных жизненных и принципов тайм-менеджмента, которые помогли Джеффу Безосу стать одним из самых богатых людей в мире.

Отказ от мультитаскинга

Бизнесмен не приемлет многозадачность и руководствуется принципом одно дело за раз, но с максимальной концентрацией над задачей. Причем это правило он использует не только в работе, но и в личной жизни. За обедом или ужином с семьей он не читает новости, книгу, не отвлекается на соцсети и прочее. 

Выход из зоны комфорта

Основное правило бизнесмена – выход из зоны комфорта и выбор риска, а также экспериментов. Именно это правило помогло ему сделать из обычного книжного магазина мирового гиганта. 

Не бояться провалов и иметь запасной план

По мнению Джеффа Безоса, собственные ошибки и поражения – это необходимости и опыт, который помогает достичь успеха. Даже в семье он придерживается этих правил и разрешал детям использовать острые предметы, а также электроприборы. Однозначно, многие могут поспорить с таким методом, но главное убеждение Безоса заключается в обучении на собственных ошибках. 

Быть любопытным и всегда узнавать новое

Еще один главный принцип Безоса – никогда не останавливаться в развитии, каких бы вершин не достиг человек. На любой процесс всегда можно посмотреть другим, более нестандартным взглядом и найти новое решение, которое поможет добиться еще большего успеха. 

Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉

Подписаться

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Спасибо!

Вы подписаны!

Важные дела планировать на утро

Первую встречу Джефф Безос назначает не раньше 10 часов утра. А после занимается рутинными задачами. Он утверждает, что к 5 часам вечера уже не может четко думать о важных вопросах.

Действительно, утром мозг человека работает более активно, а по данным исследования продуктивность труда начинает падать после 15:00. Так что все важные встречи и дела, которые требуют активной умственной деятельности лучше проводить в первую половину дня.

Спать не менее восьми часов

Сон — главный приоритет бизнесмена. По его мнению, иногда получить полные 8 часов невозможно, но он относится внимательно ко своему сну и знает, сколько ему нужно спать. Хороший сон способствует принятию правильных решений в важных вопросах, что требуется от руководителей.

Команда Hurma однозначно поддерживает это правило основателя Amazon, поскольку нехватка сна повышает риск заболеть в три раза, понижает внимательность и способность сконцентрироваться, а также мешает человеку креативно мыслить, генерировать новые идеи. Все это сказывается на продуктивности сотрудников, что обходится американским компаниям в $411 млрд в год. 

Корпоративная культура Amazon: принципы лидерства топ-менеджмента компании и секреты управления людьми Джеффа Безоса

На сайте компании можно ознакомиться с главными принципами лидерства Amazon. Они находятся в открытом доступе, чтобы все кандидаты могли их изучить, еще перед подачей заявки на вакансию. Что это за принципы?

1. Клиент – прежде всего. Главная цель работы – доверие и лояльность клиентов. Именно ради этого топ-менеджмент компании и работает. Конкуренты – это хорошо, но главный акцент ставится на пожелания клиентов. 
2. Гиперответственность. Лидеры компании действуют в интересах бизнеса и выполняют любые задачи, даже те, которые не входят в рамки их должности.
3. Инновации и упрощение задач. Нахождение новых, нестандартных способов решения задачи и упрощение каких-то дел – основа успеха. Менеджеры компании всегда находятся в поиске новых решений для улучшения результата. 
4. Развитие бизнес-чутья. Так получается, что лидеры всегда оказываются правыми в любых своих предположениях, благодаря отлично развитому бизнес-чутью.
5. Наем лучших талантов и инвестиции в их развитие. Мало просто нанять отличного специалиста, нужно его развивать, чтобы он достигал успеха. Именно этим принципом руководствуется топ-менеджмент Amazon.
6. Поддержание высочайшей планки. Менеджеры сами придерживаются самых высоких стандартов в работе и требуют этого же от своих подчиненных. 
7. Масштабное мышление. Главное – ставить перед собой глобальные цели и фокусироваться именно на них. 
8. Скорость принятия решений. Лидеры оценивают всевозможные риски при быстром принятии решений и знают, что в бизнесе главное скорость. 
9. Экономность – must-have. Деньги компании тратятся только на то, что важно клиентам. Это помогает генерировать новые идеи и находить новые, нестандартные решения. 
10. Открытость к мнению других людей. Топ-менеджеры всегда открыто выслушивают предложения подчиненных, но при этом, они могут мягко их критиковать, если понимают, что идеи не принесут результат. 
11. Ориентация на результат. Главная цель работы лидеров – польза бизнесу и фокусирование на ключевых результатах для компании. Менеджеры всегда развиваются и продолжают работу, несмотря на неудачи.

Принципы управления людьми из книги «Письма Безоса. 14 принципов роста бизнеса от Amazon»

Главный принцип управления персоналом Джеффа Безоса – развитие у сотрудников менталитета собственника. Что он для этого делает можно узнать в книге «Письма Безоса. 14 принципов роста бизнеса от Amazon». А мы подготовили для вас подборку трех правил, которыми руководствуется бизнес в управлении талантами. 

Давать сотрудникам акции компании и право принимать решения

Если сотрудники владеют акциями, они сильнее заинтересованы в развитии бизнеса, поскольку понимают, что от этого зависит и их доход. Кроме того, предоставляя им возможность самостоятельно принимать решения и проявлять инициативу, они чувствуют свою значимость для работодателя, что повышает их мотивацию. 

Мотивировать к лидерству

Основной принцип Джеффа Безоса – предоставление всем сотрудникам шанса стать лидером в компании. Для этого каждый новый специалист получает информацию о принципах лидерства в организации и получает поддержку от более опытных коллег.

Платить за увольнение

Эту методику активно использовали в Zappos, после чего Amazon также оценил этот способ управления талантами. Вся суть в том, что раз в год сотрудникам предлагают определенную сумму за то, что они уволятся из компании по собственному желанию. Сумма вознаграждения в первый год составляет $2000, далее она растет, пока не достигнет отметки в $5000. Свое предложение руководство начинает со слов: «Пожалуйста, не соглашайтесь. Мы хотим, чтобы вы остались». 

Какой тогда смысл, думаете вы? Все просто. Руководство компании хочет, чтобы сотрудники четко понимали, чего они хотят от работы в Amazon и какие цели преследуют. 

Небольшой итог

Принципы Джеффа Безоса однозначно неординарные и вызывают много споров. Но, как показывает практика, именно такие необычные и нестандартные решения помогают достичь настоящего успеха. В любом случае в практике Джеффа Безоса есть достаточное количество кейсов, в которых можно взять для себя много полезных выводов и внедрить их у себя в компании. 

Сообщение Джефф Безос: история успеха, принципы управления людьми и ведения бизнеса появились сначала на HURMA.

Ограниченные сроки, они же дедлайны, они же «оГосподиБожеМой я ничего не успеваю» вызывают у людей стресс, но в то же время стимулируют к продуктивной работе. Горящие дедлайны имеют свойство доставать скрытые ресурсы, чтобы за кратчайшие сроки выполнить большой объем работы. Например, когда студенты перед зачетом или экзаменом учат все то, на что не хватило нескольких лет 🙂 

Редакция Hurma подготовила для вас новую статью, в которой мы обсудим дедлайны и то, как они влияют на эффективность сотрудников. Оставайтесь, будет интересно.

Краткий курс в историю дедлайнов + теория мотивации

Впервые термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Он означал «мертвую линию», за которой заключенных в тюрьмах ожидал расстрел, если они ее пересекут. Все дело в том, что именно в это время в тюрьмах Америки был огромный земляной ров по периметру и пересекать его было запрещено. 

Спустя время термин изменил свое первоначальное значение и начал использоваться в различных сферах бизнеса: IT, маркетинг, реклама, фриланс, и, конечно же, в работе. Именно дедлайн дает сотрудникам понимание, в какие сроки им нужно выполнить задачу. 

Мотивационная сила дедлайнов связана с таким термином психологов как «The Goal Looms Larger Effect ». То есть, чем ближе человек подходит к концу выполнению задачи, тем большую отдачу он получает от приложенных усилий.

Социальный психолог Нира Либерман и ее коллеги из Тель-Авивского университета изучают психологический эффект от дедлайнов. Чтобы объяснить этот эффект, они приводят пример того, как человек читает книгу. Когда большая часть книги уже прочитана, наши усилия удваиваются и меньшую часть мы читаем с гораздо большей скоростью. 

Таким образом, мотивационный эффект дедлайнов заключается в том, что он дает человеку постоянную обратную связь о том, сколько еще задач или процессов нужно выполнить до завершения. 

«Поскольку остается сделать меньше задач, каждое действие воспринимается как более эффективное», – пишут в команде Либерман. 

Вторая теория заключается в том, что чем ближе мы находимся к сроку дедлайна, тем меньше у нас остается соблазна выполнить какую-то другую задачу и прокрастинировать. А  по данным Psychology Today, 20% людей считают себя хроническими прокрастинаторами. Как же тогда бороться с прокрастинацией и как в этом помогают дедлайны?

4 причины, почему дедлайны эффективны

1. Минимизируют прокрастинацию

По данным Массачусетского технологического института, дедайны помогают снизить вероятность прокрастинирования и откладывания задач на потом. 

2. Конкретизируют цели и задачи

Ограниченные сроки привязывают задачи к графику, делают их более конкретными, а не абстрактными. Например, возьмем задачу «написать статью о животных». Если не поставить на неё конкретный дедлайн или же поставить срок на выполнение неделю, то исполнитель может взяться за ее написание в последний момент. Но если поставить задачу «написать статью про животных. Срок – 2 дня», все станет куда проще. 

Такой эффект объясняется тем, что человек с большей вероятностью вовремя и качественно выполнит конкретную задачу, а не абстрактную. Более того, согласно закону Паркинсона, чем больше времени мы планируем уделить какой-то задаче, тем больше времени у нас уйдет на ее выполнение, даже если дополнительное потраченное время не было необходимым. Это значит, что установка более строгих сроков может быть полезной.

3. Помогают в структурировании действий

Понимание ограниченных сроков, дает человеку возможность разбить задачу на мелкие подзадачи и структурировать процесс. Это поможет не тратить время впустую, а правильно его распределить, чтобы использовать с максимальной эффективностью. 

4. Устраняют лень и активизируют усердие

Люди не любят ощущать стресс и дискомфорт, а страх не вложиться в сроки – это еще тот стресс. Дедлайны настраивают человека на продуктивную работу, поскольку он понимает, что чем быстрее выполнит работу, тем быстрее получит отдых, похвалу, награду и т. д.

Как правильно устанавливать дедлайны?

Мало просто установить сотруднику срок на выполнение задачи. Это нужно делать, предварительно оценив сложность задачи, понадобиться ли сотрудник какая-то помощь со стороны, все ли зависит от него и много чего другого. Чтобы устанавливать дедлайны, которые повысят эффективность специалиста, а не угробят ее, стоит придерживаться нескольких правил.

• Нет долгосрочным дедлайнам

Как мы уже выяснили выше, долгосрочные дедлайны дают лишний повод прокрастнировать задачу и начать ее выполнять чуть ли не в самый последний момент. 

Но бывает такое, что задача слишком большая и ставить на неё короткий дедлайн – еще более неразумно. В такой ситуации следует разбить большую задачу на несколько маленьких и установить недлительные сроки. 

• Нет нереальным срокам

При установке дедайнов, важно реально оценивать, сколько времени займет у сотрудника та или иная задача. Если вы не понимаете длительность выполнения, попросите сотрудника с его опыта сказать, сколько времени ему нужно. Но не стоит думать, что очень ограниченный дедлайн заставит специалиста работать в три раза эффективнее, если это физически невозможно. 

• Нет – стандартам, да – гибкости

Разумеется, ограниченные сроки на то и ограниченные, но иногда стоит быть более гибкими и готовыми к изменениям, если того требует задача. Все дело в том, что в процессе выполнения могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые могут удлинить срок дедлайна и к этому нужно быть готовыми. Но, если конечно дело в этом, а не в том, что сотрудник откладывал задачу на потом 😉

Самодисциплина как инструмент придерживания дедлайнов

Один из важнейших факторов, который влияет на то, сможете ли вы или ваши сотрудники придерживаться дедлайнов – самодисциплина. И, прежде чем вырабатывать её в других, нужно познать её самому. 

Чек-лист: как развить самодисциплину и избегать горящих дедлайнов

Правило №1. Здраво оценивайте свои силы

При установке сроков для выполнения задачи, трезво оцените свои силы и не бойтесь просить больше времени, если оно действительно нужно. 

Правило №2. Измените свое мышление

Перестаньте относиться к дедлайнам, как к чему-то негативному. Поймите, что они помогают вам быть более организованными и эффективными в работе. 

Правило №3. Планирование – хорошо, выполнение – еще лучше

У вас может быть самый лучший план, но если вы не приступаете к его выполнению и реализации, толку будет мало. Запомните одно правило, как только сделали план – начинайте приводить его в действие. 

Правило №4. Откажитесь от мультитаскинга

Расставляйте приоритеты по задачам и не стоит выполнять сразу несколько дел одновременно, поскольку эффективности в этом случае будет мало. Все дело в том, что внимание человека рассеивается и при постоянном переключении с задачи на задачу, приходится долго концентрироваться. 

Правило №5. Не откладывайте на потом

Если вы знаете, что ваша слабая сторона – это откладывание дел на потом, попробуйте проработать её. Например, с помощью метода Pomodoro. Этот метод подразумевает установку временных промежутков времени на выполнение задачи, во время которого нельзя ни на что отвлекаться. То есть, один час вы работаете и не отвлекаетесь, 20 минут отдыхаете и опять по кругу. 

Правило №6. Подумайте, что вас мотивирует

По данным Academy of Management Review, некоторых людей не мотивируют ограниченные сроки и это нормально. Подумайте, что мотивирует вас. Это может быть похвала за хорошо выполненную работу в срок, признание, вознаграждение или же просто свободное время, которое вы получите после того, как сделаете задачу. 

Идеальны ли дедлайны?

Ограниченные сроки – не идеальное решение для повышения эффективности. У дедлайнов есть несколько минусов, которые могут отразиться на работе сотрудников.

1. Повышение стресса

У многих людей срыв сроков, особенно по их вине, вызывает стресс и глубокие переживания. Из-за этого сотрудник может уйти в глубокую депрессию, заняться самобичеванием и выполнять плохо даже те задачи, которые у него получались отлично. 

2. Финансовые и временные потери

Если некорректно установить дедлайн, это может обернуться тем, что проект не будет сдан вовремя. Это, в свою очередь, отразится на бизнесе. Это ошибка как исполнителя, так и руководителя, поскольку они вдвоем не рассчитали риски и не спланировали процесс. 

Таким образом, важно всегда оценивать текущую ситуацию, чтобы понять, поможет ли вам установка дедлайнов. Они однозначно могут помочь руководителям и сотрудникам не прокрастинировать, делать задачи более конкретными, поэтапно планировать рабочий процесс. 

Но при этом, следует помнить, что использовать только дедлайн для повышения продуктивности – не разумно. Для лучшего эффекта, следует применять ограниченные сроки вместе с другими стратегиями для повышения мотивации и продуктивности.

Сообщение Как дедлайны влияют на продуктивность сотрудников появились сначала на HURMA.

3 сентября команда Hurma провела познавательный вебинар на тему «Тайм-менеджмент для HR». Как успевать работать, отдыхать, развиваться, проводить время с близкими, если в сутках всего 24 часа? Все это мы обсудили на нашем вебинаре.

Если вы его пропустили, предлагаем прочитать нашу статью, в которой объединили главные мысли вебинара:

• принципы тайм-менеджмента;
• методологии Agile, Scrum, Kanban;
• time management & work-life-balance;
• корпоративный тайм-менеджмент;
• как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте.

Что такое time-management: 3 причины зачем он нужен

Тайм-менеджмент – учет и распределение времени с целью повышения эффективности и продуктивности человека. Чем больше мы успеваем – тем больше мы продуктивны. Ключевая идея тайм-менеджмента заключается в том, что время – невозобновляемый и ценный ресурс, который нужно грамотно инвестировать. 

Неумение распоряжаться своим временем приводит к тому, что человек ничего не успевает, берет работу на дом и перерабатывает, что снижает его продуктивность. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

3 причины, зачем нужно знать основы тайм-менеджмента:

1. Чтобы жить полноценной жизнью и соблюдать work-life-balance.

2. Чтобы научится правильно распределять приоритеты. По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

3. Чтобы правильно распределять рабочее время, отдых и повышать свою продуктивность.

Принципы тайм-менеджмента

Мы подготовили для вас несколько принципов, которые помогут научиться распоряжаться своим временем и эффективно его использовать. 

Привычка планировать

Планирование своего дня – это привычка, которую надо вырабатывать. Чтобы привычка укрепилась в жизни, требуется 21 день. Если вы хотите приучить себя к планированию, определите для этого оптимальное время и место. Например, вечером перед сном или утром за завтраком. 

Ставьте цели правильно

По статистике, поставленных целей достигают только 8% людей. Остальным 92% что-то мешает или же они неверно ставят цель. При постановке целей, важно понимать свои возможности и делать их достижимыми. 

«Стать самым главным в компании» – «получить повышение до главного менеджера\начальника отдела».

 «Повысить объем продаж» – «увеличить средний чек на 20%». 

Не отвлекайтесь 

По данным исследований, мы работаем продуктивно, только 2 часа и 23 минуты в день. Поэтому очень важно не потратить это время впустую, а выполнить как можно больше полезных задач. 

Отделяйте работу от отдыха и от другой работы

Организуйте тематические дни, это помогает лучше сконцентрироваться. Основатель «Twitter» Джек Дорси посвящает понедельник менеджменту, вторник – продуктам, дизайну, среду – маркетингу и коммуникациям, четверг – партнерствам и разработке, пятницу – компании и культуре. 

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Это определенные действия или качества человека, которые понижают его эффективность. 

• Неумение говорить нет

Если человек не умеет говорить нет, этим начинают пользоваться недобросовестные коллеги. В результате такой сотрудник выполняет много чужой работы и у него не хватает времени на свои задачи.

• Привычка откладывать дела

Когда мы откладываем дела, они накапливаются и потом приходится разгребать множество задач. Такой мультитаскинг негативно сказывается на состоянии и продуктивности человека. 

• Медлительность

Медлительные сотрудники тормозят не только свою работу, но и эффективность всей команды. 

• Излишняя общительность

В каждом коллективе есть сотрудник балагур, который любит поговорить, пошутить, рассказывает забавные истории и этим отвлекает других. 

Гибкие методологии тайм-менеджмента

Agile-подходы активно применяются не только в IT-сфере, но и в других индустриях, например, в командах рекрутеров, маркетологов, HR-ов. 

Agile

Помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний. С его помощью можно анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки.

5 принципов Agile для HR:

1. Помогать сотрудникам быть вовлеченными, расти и чувствовать себя счастливым на рабочем месте.

2. Поощрять сотрудников, приветствовать изменения и адаптироваться к ним, когда это необходимо. 

3. Помогать строить и поддерживать взаимодействие команд, которые сотрудничают друг с другом. 

4. Стимулировать и поддерживать потенциал сотрудников. 

5. Содействовать личностному росту сотрудников и поощрять его, чтобы задействовать их сильные стороны и таланты. 

Scrum

Представляет собой «подход структуры», когда в каждом проекте есть команда из специалистов, владельца продукта и scrum-мастера. Чем Scrum полезен для HR?

1. Улучшает коммуникацию между сотрудниками команд

2. Создание дружной и эффективной команды специалистов

3. Наглядность эффективности выполнения сотрудниками задач

Время работы в scrum-подходе делится на равные временные отрезки – спринты. Длительность спринтов может составлять 1-2 недели, месяц, день. 

Состоит спринт из 4 этапов:

1. Планирование. Установка и определение приоритетов в бэклоге. 

2. Выполнение. Работа команды над выполнением задач.

3. Релиз. Сотрудники команды предоставляют результаты своей работы. 

4. Ретроспектива. Обсуждение проблем и результатов спринта для улучшения и оптимизации работы. 

Kanban

Визуальный подход к управлению проектами с помощью заметок на доске. В Kanban нет отдельных ролей, а этапы не зависят друг от друга. Задачи на доску можно добавлять в любое время и они могут оставаться аж до тех пор, пока команда не завершит их или не отменит.

Time management & work-life-balance

В период пандемии и карантина вопрос о соблюдении баланса между личной жизнью и работой стал еще более острым, поскольку эти границы стали размываться. 

В недавнем исследовании Oxford Academic смартфон был описан как «пустышка для взрослых», так как мы проводим в нем большую часть своего времени и даже дома не можем абстрагироваться от работы. 

Компания RescueTime в 2019 году проанализировала 185 млн рабочего времени, а результаты оказались не совсем утешительными:

• 21% рабочего времени тратится на развлечения, новости и социальные сети.
• 28% сотрудников начинают рабочий день до 8:00, а 5% – до 7:00.
• 26% работы люди выполняют в нерабочее время, 71% происходит до или после работы, а 29% – в выходные дни. 

Эти данные показывают, что у большого количества людей границы меду работой и домом размыты, а это ведет к следующим последствиям.

Страдают личные отношения

Журнал «Work and Family» обнаружил, что женщины, партнеры которых работают по 50 и более часов в неделю, испытывают большой стресс. Из-за этого у них страдает общее настроение и состояние. 

Работодателям же семейные конфликты обходятся в 24 миллиарда долларов в год. 

Эпидемия выгорания

40% людей используют компьютер в рабочих целях после 22:00. Это ухудшает качество сна и, как следствие, происходит снижение продуктивности, стресс и выгорание. 

Приемы и лайфхаки для тайм-менеджмента

Ранний подъем

Очень много успешных людей предпочитают вставать рано утром, чтобы чувствовать себя лучше и больше успевать. Ранний подъем поможет в спокойной обстановке собраться на работу, позавтракать и насладиться утром. 

Электронная почта

Большое количество неоткрытых входящих писем тормозит нашу работу. Чтобы этого избежать, следует избавиться от хаоса в электронном почтовом ящике. 

Планирование и подготовка к рабочему дню

Успешный рабочий день начинается еще с вечера, поэтому очень важно заранее понимать, чем вы будете заниматься, во сколько вам нужно проснуться и какие задачи выполнить в первую очередь. Ловите несколько правил по подготовке и планированию рабочего дня 🙂

Правило №1. Составляйте план на день с вечера

Накануне рабочего дня составьте план, где блоками опишите, что и в какой период времени вы будете делать. Например:

• 1 час – утренняя гигиена, завтрак, зарядка;
• 4 часа – работа;
• 1 час – обед;
• 4 часа – работа;
• 2 часа – прогулка, спорт, второй обед;
• 1 час – ужин;
• 2-3 часа – отдых;
• 6-8 часов – сон.

Составлять список можно в приложениях или же в блокноте.

Правило №2. Расставляйте приоритеты

Расставлять приоритеты по задачам можно с помощью матрицы Эйзенхауера. Она подразумевает деление дел на 4 категории:

• важные и срочные;
• срочные, но неважные;
• важные;
• неважные и несрочные.

Кроме того, она дает возможность понять какие дела вы можете делегировать, а какие вам нужно делать самостоятельно. 

Правило №3. Откажитесь от мультитаскинга

Мультитаскинг негативно влияет на продуктивность и эффективность работы сотрудника. Большое количество задач мешает концентрации, приводит к более частым ошибкам и эмоциональной нестабильности. 

Правило №4. Планируйте отдых

Как ни странно, но даже отдых стоит планировать, а не пускать на самотек. Очень важно четко понимать, что вы будете делать на выходных, в отпуске, после работы, во время обеденного перерыва. Это поможет вам хорошо отдохнуть и наполниться силами.

Правило №5. Делегируйте

Если у вас есть задачи, которые может сделать за вас другой сотрудник и это входит в его должностные обязанности – делегируйте их. Помните, что даже самый организованный человек не может справиться со всеми задачами один.

Правило №6. Заранее планируйте встречи и выбирайте для них время

При планировании встреч, важно придерживаться нескольких правил:

1. Заранее планируйте встречи и ставьте напоминание в календаре

2. Просчитывайте время на дорогу и подготовку к встрече, чтобы не опаздывать

3. Подводите итоги встречи в течение 24 часов после неё. 

4. Подбирайте для встречи оптимальное время.

Методы тайм-менеджмента

Метод стрелы

Суть метода в том, что день человека должен быть похожим на наконечник стрелы – много дел в начале и все меньше к концу. Таким образом, начинать неделю стоит с выполнения самых глобальных и важных дел, а остальные дни доделывать то, что осталось. 

Съешьте лягушку с утра

Метод заключается в том, чтобы сделать с утра дело, которое доставляет вам наименьшее удовольствие. Сделав неприятные задачи с утра, остальной день вы проведете выполняя то, что вам действительно нравится. 

Метод «Pomodoro»

Так его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке тайминга на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время заниматься только работой, ни на что не отвлекаясь.

Высказывания и советы известных людей про тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент: как организовать своих сотрудников

Корпоративный тайм-менеджмент – важная составляющая успешности компании. От организованности сотрудников зависит их работа, результативность, что сказывается на бизнесе. 

Приемы корпоративного тайм-менеджмента помогут лучше организовать работу сотрудников и избежать лишних потерь времени.

1. Предоставляйте сотрудникам четкие цели и задачи

Они должны быть понятными, соизмеримыми и с временным ограничением. 

«Сделай эту задачу срочно»

Напиши статью за 2 дня

2. Научите сотрудников самостоятельно управлять своим временем

Задача работодателя – сделать из сотрудника не просто исполнителя, а самостоятельного специалиста, который может сам принимать решения. Проведите для сотрудников тренинг по тайм-менеджменту, предоставьте список литературы по этой теме, подскажите источники для ознакомления. 

3. Внесите тайм-менеджмент в корпоративные стандарты или устав компании

Подробно опишите отношение к опозданиям, методику планирования рабочего дня, оптимальное время для взаимодействия с коллегами и т.д. 

Но помните, что вам, как HR-менеджеру и вашему руководителю важно показывать сотрудникам правильный пример организованности и эффективности.

4. Go Digital: автоматизируйтесь, планируйте, успевайте

Подключите к работе какой-то task-менеджер или полноценную HRM-систему. Они дадут возможность планировать мероприятия, проводить опросы, следить за потраченным временем и его эффективностью. 

Must-have приложения и task-менеджеры для time management

Task-менеджеры дают возможность держать все рабочие процессы под контролем. Они помогают в систематизации процессов, планировании работы в календаре, диаграммах, отслеживании результатов и хранении информации. 

Очень популярны такие таск-менеджеры как Jira, Trello, RescueTime, Todoist, Bitrix24. Подробнее о таск-менеджерах вы можете почитать в нашей статье: «Как task-менеджеры помогают HR-специалистам». В ней мы подробно описали все преимущества этих программ и насколько они могут помочь. 

Как HRM-система Hurma может помочь в корпоративном и индивидуальном тайм-менеджменте?

Task-менеджеры – отличный софт, но они все равно не могут автоматизировать всю рутину HR и рекрутеров. В этом может помочь полноценная HRM-система. В HRM-системе Hurma вы можете диджитализировать такие процессы: 

• ведение статистики и составление отчетов;
• ведение базы кандидатов и сотрудников;
• анализ эффективности каналов рекрутинга с помощью воронки;
• размещение вакансии на job-порталы;
• создание и напоминание сотрудникам о событиях в компании;
• создание и проведение опросов различной сложности;
• адаптация новичков, благодаря автоматическому созданию Welcome, Adaptation, Probation meetings. 

Резюмируем

• соблюдайте принципы тайм-менеджмента;
• избавьтесь от «пожирателей времени»;
• обратите внимание на методологии: Agile, Scrum, Kanban;
• соблюдайте work-life-balance;
• выберите подходящий для вас метод тайм-менеджмента;
• выделяйте для себя ценную информацию из книг или с опыта известных людей;
• внедряйте корпоративный тайм-менеджмент;
• диджитализируйтесь.

Если вы пропустили этот вебинар и хотите попасть на следующие, следите за анонсами от Hurma 😉

И, традиционно, наш вебинар в записи:

Сообщение Тайм-менеджмент для HR-специалистов появились сначала на HURMA.

Кому как не HR-специалисту нужно быть всегда в хорошем настроении, чтобы настраивать на позитивный лад сотрудников, мотивировать и следить за их вовлеченностью? Секрет хорошего состояния на протяжении всего дня кроется в его правильном начале.

Наша редакция подготовила для вас новую статью, в которой вы узнаете как начинать и планировать свой рабочий день.

Алгоритм идеального начала дня

Утренние часы с 9:00 до 11:00 – время, когда люди наиболее продуктивны и эффективны, поскольку их умственная активность находится на пике. Поэтому важно не тратить продуктивное время впустую, а использовать его с умом. 

Шаг №1. Ложитесь спать вовремя 

Качественный сон – залог продуктивного рабочего дня. Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников из-за недосыпа и бессонницы обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. Если человек не высыпается, он чувствует себя вялым, рассеянным и раздражительным. 

Шаг №2. Немного «поваляйтесь» в постели

Один из самых проверенных и действенных способов продуктивно ворваться в новый день. Дайте себе возможность немного полежать, обдумать планы, собрать все мысли воедино. Это не займет много времени, но вылезти из-под одеяла будет легче. 

Шаг №3. Не задергивайте шторы

Солнечный свет – лучший способ разбудить организм естественным образом, поэтому не стоит от него прятаться. Попадание солнечного света в комнату упростит утренний подъем. 

Шаг №4. Потянитесь 

Это один из наиболее очевидных способов быстро проснуться, но его многие игнорируют. А зря. Вы лежали и спали несколько часов, ваше тело не готово к резкому подъему с кровати. Полежите, потянитесь, разомните руки, ноги и вы увидите, что вставать станет гораздо легче. 

Шаг №5. Медитация

Утренняя медитация помогает уменьшить беспокойство, улучшить концентрацию, избавиться от ненужных мыслей и настроиться на продуктивную работу. Поэтому не стоит ею пренебрегать.

Шаг №6. Выпейте стакан воды

Если вы чувствуете утром вялость и усталость, это может быть связано с обезвоживанием после ночного сна. Стакан воды с утра поможет вам почувствовать себя свежее и бодрее.

Кроме того, можно добавить в стакан с водой немного лимона. В нём много калия, витамина C и антиоксидантов. Вода с лимоном придает энергию и улучшает усвоение питательных веществ в ЖКТ.

Шаг №7. Не проверяйте почту с самого утра 

Ведущий американский эксперт по тайм-менеджменту Джулия Моргенстернт в своей книге дает важную рекомендацию: никогда не проверять входящие письма утром. 

Почему? Потому что почта и большое количество входящих писем затягивает и человек тратит много времени на ответы и последующую переписку. Джулия советует вместо проверки почты заняться каким-то другим делом, которое поможет вам продуктивно начать свой день.

Шаг №8. Не забывайте позавтракать 

Вкусный и плотный завтрак насыщает организм энергией, улучшает кратковременную память и помогает сконцентрироваться. К тому же, если вы позавтракаете, вам не будет мешать работать урчащий желудок.

Шаг №9. Наведите порядок на рабочем месте

Бардак на рабочем столе отвлекает внимание человека от работы, понижает его концентрацию и продуктивность.

Шаг №10. Планируйте свой день

Планирование дня помогает настроиться на работу. Составьте список важных дел и расставьте приоритеты – для этого есть масса методов и инструментов. Используя их, вы потратите меньше времени на планирование и сможете эффективнее работать. 

Планирование рабочего дня: что это и зачем

Современный ритм жизни приводит к постоянным переработкам, усталости от задач и профессиональному выгоранию. Тайм-менеджмент и планирование – инструменты, которые помогут не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Но не стоит путать планирование с обычным списком дел на день.

Давайте на примере двух списков дел рассмотрим разницу.

На первый взгляд, два этих списка составлены правильно и показывают, чем будут заниматься Вася и Сережа. Но в списке Васи есть только несколько срочных задач и ни одна из них не поможет ему в достижении прогресса или какой-то долгосрочной цели. 

Список Сережи ориентирован на достижение одной глобальной цели – стать писателем. Но наряду с этим он успевает уделять время решению рабочих вопросов и срочных задач.

При планировании очень важно уметь правильно расставлять приоритеты по задачам и понимать, с какого задания лучше начать работу, а каким – закончить. 

Только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

Методы планирования времени

GTD (Getting Things Done)

Методика эксперта тайм-менеджмента Дэвида Аллена. Её суть заключается в том, что нужно выполнять все задачи без разделения на срочные, важные и другие.

Эксперт утверждает, что нужно фиксировать в списке абсолютно все задачи и четко их описывать. Например, как в списке Сережи. Чем детальнее описано задание и нюансы его выполнения, тем понятнее человеку будет план действия. Кроме того, для каждого дела нужно устанавливать дедлайн. 

Метод «Pomodoro»

Его назвали в честь небольшого кухонного таймера, сделанного в виде помидора. Суть метода заключается в установке времени на выполнение определенной задачи. К примеру, вы можете завести таймер на 30 минут и в это время вы занимаетесь только работой, не отвлекаясь на почту, телефон и т.д.

По истечении этого времени, можно сделать перерыв на 5-10 минут. Таким образом, вы чередуете работу с отдыхом, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Метод «Салями»

Его также называют методом пачки семечек или чипсов. Аналогия в том, что вы едите маленькие порции и кусочки, а потом оказывается, что вся палка колбасы съедена. Суть метода заключается в разделении одного большого и сложного дела на несколько маленьких задач, выполняя их планомерно.

Матрица Эйзенхуаэра

Подразумевает разделение дел по 4 квадратами – A, B, C, D. В квадрат «А» записываются срочные и важные дела. В идеале, этот квадрат должен оставаться пустым, поскольку при грамотном планировании такие дела выполняются в квадрате «B». В нем нужно описывать важные и несрочные дела. 

В квадрате «C» размещаются срочные и неважные дела, которые можно делегировать кому-то другому. А квадрат «D» предназначен для несрочных и неважных дел, другими словами, бесполезных. Они не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и никак не влияют на вашу работу. 

Инструменты для планирования времени

Записывание дел в блокнот или планер – проверенный годами способ, но он уже отходит в прошлое. Гораздо удобнее пользоваться благами диджитализации и планировать дела в своих смартфонах. Это можно делать в обычном календаре Google или с помощью других приложений. 

Todoist

Удобный софт, которым можно пользоваться на любых устройствах. В нем можно ставить дедлайны, расставлять приоритеты по задачам, прикреплять различные файлы. Интерфейс у приложения минималистичный и удобный, все задачи структурируются и распределяются по датам. 

Any.Do

В этом приложении можно создавать любые задачи, списки дел или даже покупок. Планировать можно на день, неделю или месяц, выставляя напоминания о важных событиях. Кроме того, создавать задачу можно голосовым набором. 

Начинаем вставать с «той» ноги

Обычно отсутствие настроения и всякой вовлеченности по утрам списывают на какую-то абстрактную «не ту» ногу. Но, по сути, дело вовсе не в этой злосчастной ноге, а в неправильных утренних ритуалах. 

Начинайте свое утро с позитива, уделяйте время медитации, вкусному завтраку, планируйте задачи и вы увидите, что все не так плохо. Мы надеемся, что наши советы помогут сделать ваше утро по-настоящему добрым 😉

Сообщение 10 шагов к идеальному началу рабочего дня появились сначала на HURMA.

Что такое тайм-менеджмент, как его правильно организовать, какие есть task-приложения – все это в новом материале от команды Hurma.

Планируй, структурируй, успевай: советы по организации time management

Чтобы не загнать себя в прокрастинацию, важно правильно распределять свое время и уметь расставлять приоритеты. Неумение делать эти вещи вызывает у людей хроническую усталость, недосыпание и, как следствие, снижение продуктивности. 

Американские исследования показали, что снижение продуктивности сотрудников из-за недосыпа и бессонницы обходятся компаниям в $63.2 миллиардов долларов в год. 

По данным другого исследования, продуктивность падает к 14:55, поэтому весь день работать, как в утреннее время – не выйдет. С каждым годом загруженность людей работой растет, а вот количество свободного времени уменьшается. По данным статистики, за последние 20 лет, рабочее время увеличилось на 15%, а свободное время сократилось на 33%.

Что же такое time management

Говоря просто – это техника правильного распределения времени, которая помогает повысить продуктивность. Оптимизация временных затрат состоит из планирования задач и расстановки приоритетов. 

Поскольку time management не всем дается легко, мы подготовили для вас несколько советов по его организации.

5 лайфхаков по time management

1. Планируйте отдых

Чтобы не потратить впустую перерыв, планируйте, какие именно задачи вы хотите выполнить в эти 30-90 минут. Это может быть чтение любимой книги, просмотр сериала, чашка кофе с перекусом и т.д. Качественно проведенный перерыв даст вам новый заряд сил на оставшееся рабочее время. 

2. Расставляйте приоритеты

По статистике, только 20% рабочего дня тратится на продуктивное выполнение важных задач. Остальные 80% времени уходят на вещи, которые имеют наименьшую ценность для компании и сотрудника.

Поэтому, очень важно уметь правильно расставлять приоритеты. Если у вас много срочных и важных задач, подумайте о том, чтобы выполнить их в период, когда вы наиболее продуктивны.

3. Делегируйте

Ни один, даже самый организованный человек, не сможет выполнить все задачи в одиночку. Очень важно грамотно делегировать и распределять свои мелкие обязанности, чтобы сосредоточиться на более глобальных задачах. 

4. Избегайте стресса

Time management должен осуществляться таким образом, чтобы он не создавал стрессовые ситуации в рабочей среде. Стрессы на работе приводят к снижению продуктивности и результативности. Поэтому при планировании, не следует загонять себя в тупик и ставить на выполнение большое количество задач.

5. Go Digital

Не игнорируйте диджитализацию и внедряйте в работу различные task-менеджеры для управления проектами. Они помогут вам организовать и контролировать все задачи.

Самые популярные task-менеджеры для HR

HR-специалисты работают в режиме многозадачности, а task-менеджеры помогут им ничего не забыть. Кроме этого, они:

• Систематизируют процессы, разбивают проект на задачи и подзадачи, отмечают готовность по этапам и выстраивают workflow.
• Планируют работу в календаре, диаграммах и т.д.
• Отслеживают результаты, помогают вести отчетность по работе и сотрудникам.
• Собирают и хранят информацию, важные данные, запланированные встречи и т.д.

Jira

Систему Jira активно используют в IT-компаниях. С её помощью любой сотрудник может настраивать и планировать свои задачи, а вышестоящие менеджеры контролировать его работу.

В софте есть канбан-доска, действует несколько систем оценок, возможность выставлять приоритетность задач. Кроме этого, платформа позволяет составлять отчеты и контролировать работу сотрудников в режиме реального времени. 

Из преимуществ работы в Jira можно выделить возможность оптимизации с помощью Confluence, Bitbucket, HipChat и других инструментов для разработки ПО. Но минусы тоже есть, например, русскую версию таск-менеджера надо покупать и скачивать плагином. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $7/месяц за одного пользователя.

Trello

Работает по принципу канбан-доски. Для планирования и организации задач предусмотрена доска со столбцами. Их можно помечать звездочкой, переставлять и определять для них исполнителя. 

Система автоматизации Butter в приложении позволяет создавать команды и правила, по которым они запускаются. Систему можно настроить так, что она автоматически будет выбирать исполнителя, ставить сроки и переносить задачу на другой этап.

Сервис поддерживает интеграцию с Jira, Google-диском, Dropbox, Slack, GitHub, GitLab и многими другими сервисами. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от $9.99/месяц за пользователя.

Bitrix24

Сервис из пяти важнейших инструментов для автоматизации. В них входят: возможность управления проектами, задачами, CRM-система, контакт-центр, сайты и магазины, офис. 

В офисе можно вести учет и контроль рабочего времени, создать корпоративный чат для общения между сотрудниками. Также есть удобный календарь, иерархическая структура компании и регулярная отчетность перед руководителем. 

В Битрикс24 можно ставить задачи коллегам и самому себе, назначать ответственных для задания. Встроенный счетчик времени помогает вовремя закрыть задачу. 

С помощью контакт-центра можно подключить свои соцсети, телефонию, сайты к софту Битрикс24. В софте также есть удобная канбан-доска, шаблоны задач, диаграмма Ганта, конструктор отчетов. 

Стоимость: есть бесплатная версия и платная от 790 руб/месяц.

Asana

Таск-менеджер для работы в команде, управления проектами и самоорганизации. На платформе вы можете общаться с коллегами, обмениваться файлами, составлять списки дел и задач. 

В сервисе есть многоуровневая система задач, в которой можно хорошо детализировать задание. А также расширение для перевода интерфейса системы. 

Софт интегрирован с Google и Adobe, программами для работы с файлами, отчетами и для ведения учета времени.

Стоимость: есть бесплатная версия и платная за $10/месяц.

Wrike

С помощью этой платформы можно создавать отчеты для контроля работы сотрудников и оценки их эффективности. Наличие интерактивных диаграмм дает возможность увидеть и понять степень загруженности сотрудника.

В сервисе вы также можете создавать шаблоны писем, вести учет времени и бюджета, редактировать тексты и работать с файлами. 

Стоимость: есть бесплатная версия до 5 участников, до 15 участников – $10/месяц, до 200 пользователей – $25/месяц.

Worksection

Task-менеджер для Agile-команд с возможностью отображения задач в виде канбан-доски. Перед началом рабочего дня каждому сотруднику приходит на почту письмо с дайджестом новостей. Там описаны изменения в задачах, комментарии и напоминания. 

На платформе можно создать иерархическую структуру команды, назначить ответственных, администраторов, вести проекты и задачи, контролировать и анализировать их выполнение. 

Стоимость: двухнедельная бесплатная версия и платная от $29/месяц. 

Redmine

Task-менеджер open source (с открытым кодом). Это значит, что его могут оптимизировать сторонние разработчики и пользователи. 

В софте есть возможность ведения отчетов, проектов, учета рабочего времени, выставления временных рамок для выполнения задач. Софт интегрирован с системами управления SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs. Также присутствует поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite, Oracle.

Из недостатков можно выделить неудобный сайт, в котором очень трудно разобраться, особенно, если пользуешься впервые. К тому же, этот сервис представляет собой приложение-конструктор, где пользователь сам должен подбирать комбинацию плагинов. 

Стоимость: бесплатно

Помогут ли вам task-менеджеры?

Однозначно ответить на этот вопрос трудно. Любой из таск-менеджеров не может в одиночку закрыть все задачи HR-специалистов, в результате чего придется устанавливать несколько софтов. 

Такое решение «съедает» время HR-а, поскольку ему нужно переключаться между приложениями, передавать данные и т.д. Наиболее оптимальный вариант, который поможет автоматизировать рабочие процессы – использование полноценной HRM-системы.

Hurma System закрывает все потребности по работе с персоналом. Система автоматизирует рекрутинговые и HR-процессы, ведет статистику по сотрудникам, кандидатам, а также настроению сотрудников. Заходя в свой профиль, сотрудника встречают эмодзи, с помощью которых он может отметить свое настроение. Все эти данные отображаются в статистике.

В Hurma вы также сможете быстро запланировать митинг, интервью или другое событие, а система самостоятельно напомнит о них сотрудникам. Кроме этого, система интегрирована с Google calendar, где отображаются все значимые события – годовщины, дни рождения коллег, запланированные митинги.

Подводя итог

Мы можем сказать, что Task-менеджеры – это, однозначно, полезный софт для HR, который способен помочь в планировании и выполнении множества задач. Но, чтобы полностью автоматизировать свои процессы и внедрить диджитализацию в рабочий процесс, все-таки понадобится HRM-система – комплексное решение всех задач. 

Сообщение Как task-менеджеры помогают HR-специалистам появились сначала на HURMA.

HR/Project Manager не всегда может быстро обработать незапланированные day offs, больничные и отпуска. Тем более, если таких запросов в определенный момент становится слишком много. Помимо того, что нужно обработать эту информацию: проверить количество доступных дней у конкретного сотрудника, связаться с тимлидом и сопоставить графики других членов команды, менеджеру необходимо вручную обновлять данные в HRM/PM-системе.

А теперь представьте, если отсутствующий сотрудник задействован не в одном, а в нескольких проектах? Или таких сотрудников пару десятков/сотен?

Давайте рассмотрим такой процесс визуально. График, который расположен ниже, как раз и демонстрирует момент, когда менеджер ощущает максимальное напряжение в работе с запросами. 

График Resource Load/Resource Capacity, где красная линия — несбалансированная нагрузка, а синяя — доступность ресурса.

Как видно из графика, в момент, когда начала расти нагрузка, менеджеру стало доступно меньше временных ресурсов. Такие случаи в работе с персоналом всегда вносят напряжение и стресс в ежедневную деятельность, а еще тратят массу времени менеджера. И не только времени.

Сколько стоит незапланированное отсутствие сотрудников компаниям

По данным Circadian Technologies, компаниям, которые занимаются поиском персонала, незапланированное отсутствие сотрудника на рабочем месте может стоить примерно $3600 в год за каждого работника. Расчеты расходов включают в себя не только выплаты заработной платы, а и потерянные доходы из-за отсутствия персонала. Кроме финансовых расходов, такие незапланированные отсутствия могут: 

• снизить лояльность к компании других членов команды, которые вынуждены внепланово заменять отсутствующего работника;
• привести к срывам дедлайнов проектов;
• снизить уровень обслуживания клиентов; 
• затратить время других менеджеров.

Интеграция Epicflow и Hurma System 

Epicflow — программное обеспечение, которое позволяет управлять несколькими проектами в режиме реального времени. Это означает, что вы можете отслеживать отсутствия сотрудников на разных проектах и удобно управлять этим процессом в одной PM-системе. Такое отслеживание доступности сотрудников позволяет соблюдать дедлайны, срыв которых может привести к цепной реакции пропущенных сроков. 

А еще Epicflow автоматически рассчитывает приоритеты задач и позволяет проанализировать производительность с помощью понятных графиков.

В свою очередь, в Hurma System специалист по персоналу может получать запросы на отсутствия, удобно вести статистику по больничным, отпускам, работе из дома и выходным за свой счет.

Интеграция систем Epicflow и Hurma позволяет отслеживать все виды отсутствий и избежать моментов непредвиденной нагрузки на менеджера. Информация о пользователе из HRM-системы автоматически обновляется и в Epicflow. Как это работает?

1. Например, сотрудник запрашивает отпуск на 15 и 16 июня в системе Hurma.

2. Запрос апрувится руководством и после этого окрашивается в таблице в зеленый цвет.

3. Epicflow отправляет запрос в API системы Hurma на обновление.

4. В Epicflow фиксируется доступность сотрудника на 0 часов в дни 15 и 16 июня.

5. HR- или проджект-менеджер видит изменения в формате удобного графика 15 и 16 июня, и может соответственно реагировать.

Кейс: как HYS Enterprise использует интеграцию Epicflow с Hurma

HYS Enterprise — компания, которая специализируется на разработке программного обеспечения. Ее штат насчитывает более 100 IT-специалистов, работающих над десятками проектов. Старт каждого проекта невозможен без тщательного планирования и оценки трудозатрат, необходимых для успешного завершения проекта. Планирование и оценка в значительной степени зависят от сотрудников и их присутствия на рабочем месте.

Клиентами HYS Enterprise являются представители финансовой сферы, банковского дела, логистики, телекоммуникации. Эти бизнесы не позволяют себе несвоевременной реализации проектов и срыва дедлайнов. Именно поэтому проджект-менеджеры в HYS стараются держать все процессы под контролем.

Екатерина Мартын, руководитель проекта в HYS Enterprise, поделилась изменениями в работе с проектами, после внедрения Epicflow и Hurma:

«До интеграции процесс был довольно трудоемкий. Нужно было по каждому проекту общаться с тимлидами и смотреть по каждому члену команды, у кого на когда запланирована временная недоступность, утверждена ли она. Это занимает время:

— на общение с тимлидом и командой — по 3 минуты;
— на занесение выходных вручную — в среднем 2 минуты.

Изменения в выходных могут происходить хоть каждый день, но, предположим что обновление происходит 2 раза в неделю. Итого, если взять хотя бы 4 активных проекта, получаем:
5*2*4 = 40 минут в неделю и 40*4= 160 минут в месяц.

То есть, 2 часа 40 минут в месяц тратятся на занесение данных о выходных вручную. Эта цифра конечно вырастает, если обновлять доступность чаще и увеличивать количество проектов».

Таким образом, только один проджект-менеджер в HYS Enterprise с помощью интеграции Epicflow и Hurma сэкономил 2 часа 40 минут ежемесячно.

Необходимо ли вам объединять HRM и PM системы 

Да, если вы менеджер, который работает с сотрудниками, занятыми в нескольких проектах одновременно, или самостоятельно управляете многими проектами.

Совместная работа HRM и PM систем не только упрощает отслеживание отсутствий, а и позволяет сбалансировано распределить нагрузку и временные ресурсы вашей компании, еще больше автоматизируя работу с отсутствиями.

Как настроить интеграцию

Если вы используете систему Hurma System, свяжитесь с нашей техподдержкой или с командой Epicflow. Мы с удовольствием поможем сэкономить ваше время и деньги вашей компании!

Сообщение Автоматизация x2: чем полезна интеграция HRM и PM систем появились сначала на HURMA.

В этой статье мы разберемся с тем, что же такое подход Agile, какими методами он руководствуется и как внедрить его в не IT-компанию.

Что такое Agile

Agile – это подход, который помогает командам быстро реагировать на отзывы о проекте. Это позволяет оценивать возможные направления и вносить изменения в проект в процессе работы над ним. Иначе такой подход называется интеративным.

Agile помогает компаниям проектировать и создавать правильный продукт. Такой процесс управления очень полезен для IT-компаний, потому что он помогает анализировать и улучшать свой продукт на протяжении всего процесса разработки. Agile-подход позволяет создать продукт с высокой конкурентоспособностью.

История и принципы

В 2001 году небольшая группа людей, устав от традиционного подхода к управлению проектами разработки программного обеспечения, сформулировала Agile Manifesto, как описание улучшенного метода управления прогрессом технических проектов.

Манифест Agile имеет четыре важных пункта:

1. Следует уделять больше внимания людям и взаимодействиям, а не процессам и инструментам.
2. Работающий продукт важнее, чем полная документация.
3. Сотрудничество с клиентами важнее, чем переговоры по условиям контракта.
4. Процесс должен реагировать на изменения, а не следовать изначальному плану.

Существует 12 принципов Agile разработки:

• Потребности клиента удовлетворяются путем непрерывной поставки продукта
• Требования клиента относительно продукта, следует удовлетворять независимо от этапа работы
• Осуществление частых обновлений
• Тесное сотрудничество и обсуждение с клиентом в течение всего процесса работы
• Информацию лучше всего передавать между сторонами в личных разговорах
• Мотивация людей к созданию проекта создает атмосферу признания и доверия
• Рабочий продукт – ключевой показатель прогресса
• Разработчики должны иметь возможность поддерживать постоянный темп работы на неограниченный срок
• Постоянное внимание к совершенству и качеству в технических характеристиках и дизайне
• Простота – способ не делать лишней работы
• Самоорганизованные команды создают лучшие продукты
• Чтобы быть более эффективными, команды должны адаптироваться к изменениям

Разница между Agile и традиционным подходом

Методы

Методология Agile довольно широка, но самые популярные методы — Kanban и Scrum.

Kanban

Визуальный подход к управлению проектами, когда команды создают физические представления своих задач, часто используя заметки на досках (или через онлайн-приложения). Задачи проходят через заранее определенные этапы, чтобы отслеживать прогресс и выявлять общие препятствия.

Scrum

Метод, в котором небольшую команду возглавляет Scrum Master, основной задачей которого является устранение всех препятствий для успешного завершения работы. Работа выполняется короткими циклами, называемыми спринтами, команда ежедневно собирается для обсуждения текущих задач и проблем, которые необходимо устранить.

APF

Adaptive Project Framework – это адаптивная структура проекта. Такой метод управления проектами вырос из идеи, что большинством IT-проектов нельзя управлять с помощью традиционных методов. Работа выполняется поэтапно и оценивается после каждого этапа.

XPM

Extreme Project Management – это экстремальное управление проектами. Метод, в котором вы можете изменить план проекта, бюджет и даже конечный результат в соответствии с меняющимися потребностями, независимо от того, как далеко продвинется проект.

Как внедрить Agile не в IT

Методология Agile не ограничивается командами разработчиков программного обеспечения. Бесчисленные организации улучшили свою гибкость и скорость, благодаря образу мышления Agile, и многие успешно применяют подход в каждом отделе. Agile уже широко используется в маркетинге, образовании и даже в производстве автомобилей. По факту, Agile основан на методологии LEAN, созданной в Toyota, которая делает акцент на устранении из всех процессов любых видов мусора - от непродуктивных многочасовых встреч и легко автоматизируемой работы, которая выполняется вручную, до длительных пауз в работе, потому что кто-то что-то не подписал.

Если вы не IT-команда, но хотите внедрить Agile, вы, вероятно, столкнетесь с сопротивлением переменам и это хорошо. Чтобы поощрять внедрение Agile в группах, не занимающихся разработкой, вы должны сначала продемонстрировать пользу, которую может обеспечить эта методология.

Не настаивать

Методология Agile довольно насыщена различными предписаниями, которые загоняют в рамки. Чтобы никого не отталкивать, не используйте Agile, как набор правил. Вместо этого сформулируйте подход, как культурную практику и образ мыслей для улучшения работы.

Применение Agile даже к проектам, не связанным с разработкой программного обеспечения, принесет дополнительную пользу вашему бизнесу, поэтому и рассматривать эти методы нужно не просто, как тенденцию, а как неизбежный прогресс.

Обратите внимание, что успешная Agile-культура поможет повысить независимость сотрудников, доверие и личную ответственность. Для Agile преобразований важно, чтобы они происходили более или менее органично. Никто не хочет мириться с еще одним смутным изменением стратегии, которое было предписано руководством.

Естественный переход

Вокруг Agile сложилось много практик интеграции. Вводите их интерактивно, и сможете избежать сопротивления, которое остановило многие изменения. Чтобы начать, исследуйте Scrum и Kanban. Постарайтесь понять, какие практики могут вам помочь и почему.

Если вы стремитесь к масштабному переходу на Agile, будьте особенно внимательны при планировании изменений. Например, для начала небольшое количество прогрессивных людей формируют пилотную команду, где применяют Agile-методы и измеряют свои показатели, чтобы доказать преимущества производительности. Затем команда делится и распределяется по другим командам. Такие изменения более естественны и не разрушают установленную организацию. Преобразование скорее итеративное, чем внезапное, а значит Agile принимается с использованием Agile.  

Оптимизация под свою сферу деятельности

Некоторые Agile-тренеры отметили, что трудно связать идею “разработки работоспособного программного обеспечения” с другими областями бизнеса. Противники Agile часто отвергают нововведения, аргументируя тем, что они слишком сфокусированы на качестве, чтобы тратить время на введение новых практик. Такое мышление происходит из-за отсутствия понимания основных принципов Agile. Имейте в виду, что Agile не означает жертвовать качеством ради скорости. Подход больше о том, что вы должны обеспечивать высочайшее качество, которое можете, не увязая в бюрократии.

Концепцию разработки “продуктивного программного обеспечения” можно легко перенести в любую область. Это просто означает точку, где вы можете принести реальную пользу для ваших клиентов. Определите переменные значения в принципах Agile, которые будут актуальны для вашей команды.

Вы также не должны обязательно использовать язык Agile. Он был создан в мире IT и может быть неуместен или сбивать с толку ваших членов команды. Подумайте об изменении терминологии, чтобы отразить язык, на котором общаются сотрудники.

Объединять без формальностей

Когда у вас есть несколько команд, практикующих Agile, вы рискуете получить в итоге “Agile silos” – команды, которые практикуют Agile внутри компании, но им не хватает межгрупповой координации. Должно быть какое-то объединяющее видение, чтобы помочь превратить эти разные команды в совместную систему.

Важно синхронизировать свои команды, но вы должны быть осторожны, чтобы не увязнуть в формальностях и бюрократии. Центральным столпом Agile является замена процессов взаимодействиями. Принятие формальностей Agile без понимания их цели бессмысленно.

А нам точно нужен Agile?

Одна из самых больших ловушек, в которую вы можете попасть – рассматривать Agile как панацею, способную помочь вам выполнять больше работы за меньшее время. Agile – это разрушение жестких структур, которые не позволяют людям выполнять свою работу лучшим образом. Поэтому большинству современных компаний стоит знать об этом подходе и по возможности применять его на практике.

Сообщение Agile для не IT-компаний: а что так можно было? появились сначала на HURMA.