Онбординг персонала — одна из первоочередных по важности составляющих работы HR-менеджера. Мы разберем лучшие подходы в этом направлении.
Многие считают, что онбординг, или адаптация — это процесс ознакомления нового сотрудника c рабочими процессами, командой и текущими проектами, занимающий пару дней после выхода на работу. На самом деле, это процесс ознакомления с корпоративной культурой, принятыми в компании подходами к решению задач и построения эффективного взаимодействия с командой.
В случае успешной адаптации, новый сотрудник быстро вливается в работу и долго приносит пользу компании. В случае же неудачи в онбординге, порядка 50% сотрудников меняют место работы в течение полугода с дня найма. Оставлять этот процесс на самотек слишком рискованно.
Правила онбординга, или как сделать адаптацию успешной
Вот как выглядит идеальный процесс онбординга с точки зрения западной компании:
Расскажите о основных элементах структуры и культуры компании еще в процессе найма, чтобы сотрудник был готов заранее
Сделайте первый рабочий день запоминающимся для нового коллеги
Разработайте формальную программу ориентирования, и ознакамливайте новых сотрудников с компанией согласно этой программе
Составьте четкие планы онбординга для каждого отдела с указанием временных рамок для каждой ступени адаптации — и придерживайтесь их
НЕ оставляйте сотрудника наедине с проблемами; интересуйтесь его успехами и поддерживайте морально
Внедрите процедуру онбординга и придерживайтесь её
Помните, что онбординг занимает много времени. Установите вехи в плане адаптации на 15, 30, 60, 90, 120, 340 дней с постепенным повышением уровня вовлеченности сотрудника
Отслеживайте продвижение сотрудника по плану адаптации, хвалите за все значимые успехи
Разрабатывайте планы онбординга совместно с ключевыми ЛПР в вашей компании
Докладывайте об успехах адаптации ключевых сотрудников на важных совещаниях
Четко обозначайте прогресс или вовремя реагируйте на возникающие проблемы
Как же воплотить в жизнь эти общие принципы? Вот что советуют HR специалисты корпорации Oracle, одного из лидеров рынка HRIS-систем.
- Составьте онлайн-чеклист со списком всего инструментария компании, который должен освоить новый специалист
- Внесите в чеклист стадии освоения каждого инструмента и добавьте возможность просматривать, комментировать по прогрессу сотрудника и принимать у него/неё мини-экзамены на владение тем или иным инструментом. Это также позволит вам, как HRу рапортовать начальству о степени прогресса сотрудников.
- Подготовьте документы и/или видео с описанием корпоративной культуры, традиций и необходимых сведений по структуре компании
- Убедитесь, что новому сотруднику доступна вся документация, необходимая для как можно более эффективного выполнения им своих обязанностей (должностные инструкции, проектная документация и т.д.)
- Предоставьте сотруднику инструментарий для простой и удобной связи с вашим HR отделом, IT отделом и ключевыми лицами в других отделах, для построения эффективных каналов коммуникации и быстрого включения нового сотрудника в жизнь компании
- Должен быть обеспечен доступ к документации и корпоративным системам с рабочего места и мобильного телефона, а также по защищенным каналам связи при работе из дому или из коммандировки.
Как видите, подготовка и успешная реализация онбординга требует от HR-специалиста немалых усилий. Большое значение для успеха играет чувство вовлеченности нового коллеги в жизнь компании, доступность связи с ключевыми лицами в ее структуре.
Hurma — удобный инструмент для онбординга
Одна из основных функций системы Hurma — поддержка процесса взаимодействия между всеми сотрудниками компании. Получая доступ к своему профилю, человек сможет использовать множество удобных функций:
- увидеть в удобном Дереве структуру компании,
- познакомиться с членами различных команд,
- узнать их контактные данные в корпоративном мессенджере (Slack, Telegram, WhatsApp, Viber)
- отслеживать свои цели и ключевые результаты (OKR) и многое другое
При входе в Хурму у каждого сотрудника раз в несколько дней спрашивают о его настроении. Можно оставить комментарий или сразу запросить 1:1 с HRом. Это помогает HR отделу держать руку на пульсе морального духа в различных структурных подразделениях компании, в том числе и у сотрудников, находящихся на стадии онбординга.
Кроме того, в Хурму приходят оповещения о всех событиях в компании, так что с первых дней сотрудники в курсе:
- Welcome meeting
- Adaptation meeting
- происходящих воркшопов и тренингов
- корпоративных праздников и других событий.
Все эти события можно комментировать и они удобно трекаются в системе.
Использование системы Hurma помогает быстрее включить новых коллег в жизнь команды, чтобы помочь им уверенно преодолеть стресс адаптации и скорее начать плодотворно трудиться, принося пользу компании. Мы также планируем добавить в функционал платформы Hurma онбординг-чеклист и другие полезности.
