Як регулюються санітарні норми в Україні?

Мікрокліматичні показники робочих приміщень характеризуються:

• t ° повітря;
• відносною вологістю повітря;
• швидкістю руху повітря;
• t ° поверхонь;
• інтенсивністю інфрачервоного випромінювання.

У нашій країні нормативним документом є ДСН 3.3.6.042-99 «Санітарні норми мікроклімату виробничих приміщень». Згідно з ним, в робочій зоні приміщень підприємств / організацій / установ незалежно від форми власності повинні зберігатися певні норми показників.

По ДСН 3.3.6.042-99, холодним періодом року вважається час, коли середньодобова температура повітря не перевищує + 10 °C. Теплий період року характеризують температурою повітря більше + 10 °C.

До категорії Iа, легких фізичних робіт, відносять ті види діяльності, при яких витрата енергії становить 105-140 Вт (90-120 ккал / год). Вони виконуються сидячи і не потребують значного фізичного напруження. До категорії Iб належать роботи, що виконуються сидячи, стоячи або пов'язані з ходьбою. Вони супроводжуються деяким фізичним напруженням. Іб передбачає витрату 141-175 Вт (121-150 ккал / год).

Роботи середньої тяжкості визначаються категоріями IIа і IIб, відповідно, 176-232 Вт (151-200 ккал / ч) і 233-290 Вт (201-250 ккал / год). Категорія IIа включає ті види робіт, де передбачається ходьба і переміщення дрібних предметів (до 1 кг) або предметів в положенні сидячи, які вимагають певного фізичного напруження. До IIб належать види робіт, що виконуються стоячи і пов'язані з ходьбою та переміщенням предметів до 10 кг з помірними зусиллями.

Під III, важкою категорією, розуміють всі види діяльності, де витрати енергії становлять 291-349 Вт (251-300 ккал / год). До цієї категорії відносять роботи, що виконуються стоячи, пов'язані з постійним переміщенням вантажів понад 10 кг і вимагають значних зусиль.

Оптимальні величини показників мікроклімату на робочих місцях виробничих приміщень мають такий вигляд:

Офісні співробітники відносяться до категорії працівників з низькою інтенсивністю енерговитрат. Таким чином, температура повітря в українських офісах в зимовий період не повинна бути нижче 22 °С, а необхідна вологість повітря в приміщенні має складати від 60 до 40%. Показники не повинні виходити за межі норми протягом усього робочого дня.

Що має право зробити працівник, якщо температурний режим виходить за рамки норми?

1. Попросити використовувати для обігріву / охолодження додаткову техніку. Наприклад, кондиціонер або обігрівач.

2. Вимагати скорочення робочого дня відповідно до норм законодавства.

3. Звернутися зі скаргою до Державної служби України з питань праці.

Яку відповідальність несе роботодавець за порушення охорони праці?

Згідно із законодавством, роботодавець зобов'язується виконувати вимоги санітарних норм. Сюди входить:

• організація виробничого процесу;
• формування робочих місць;
• дотримання режиму праці та відпочинку;
• створення необхідних умов праці.

Зафіксоване порушення температурного режиму в офісі роботодавцем може понести за собою адміністративну відповідальність, а в окремих випадках – кримінальну.

В Україні цей процес регулюється ст. 6 і 13 Закону про охорону праці. За порушення санітарних норм громадяни отримують адміністративний штраф – від одного до дванадцяти мінімумів доходів, а посадові особи – від шести до двадцяти п'яти мінімумів (неоподатковуваних). На підприємстві можлива тимчасова заборона роботи або обмеження на конкретну діяльність.

Що робити, якщо ваші співробітники скаржаться на некомфортну температуру в офісі?

В першу чергу – виміряти температуру і вологість в приміщенні за допомогою датчика. Якщо вона виходить за межі норми, необхідно використовувати додаткову техніку для обігріву / охолодження приміщення.

Часто буває так, що здавалося б температура в приміщенні комфортна для роботи, але окремі співробітники все одно відчувають зниження працездатності. Завдання HR-фахівця в цьому випадку – не наполягати на нормах і правилах, а увійти в становище співробітників, адже у кожної людини своє теплосприйняття. Ви можете пересунути робочий стіл тих, хто часто мерзне, ближче до батареї або обігрівача. Такий жест нічого не вартий для HR, але буде високо оцінений працівниками. Аби завжди знати, яку думку мають працівники стосовно змін в компанії або ж певних ситуацій, скористайтеся функціоналом HURMA, який дозволяє проводити опитування на будь-яку тему. Подбайте про свою команду, аби вона завжди відчувала себе комфортно на робочому місці!

Сообщение Температура в офісі: норми і правила, які потрібно знати роботодавцю появились сначала на HURMA.

Постійний моніторинг змін в ФОП співробітників або самостійна перевірка базами кожного кандидата, забирає дуже багато часу і сил. А саме ці ресурси керівники й HR-фахівці повинні направляти в більш глобальні, важливі для компанії завдання.

28 січня наш вебінар відвідала Юлія Апіченок – керівник партнерського напрямку Опендатабот. На вебінарі Юлія розповіла:

• що таке відкриті й публічні дані;
• чому бізнес використовує відкриті дані;
• як Опендатабот формує екосистему;
• чому важливо перевіряти кандидатів на етапі онбордингу й моніторити співробітників;
• як це працює.

Для тих, хто не встиг приєднатися, ми підготували список тез з основною інформацією і, за традицією, надаємо вам запис вебінару.

Публічна інформація

Один із підвидів відкритої інформації – публічна. Це інформація, яка була отримана або створена в процесі виконання державою своїх обов'язків. Кожен громадянин має право на доступ до публічної інформації, відповідно до Конституції та Закону про публічну інформацію.

Що таке відкриті дані

Відкриті дані – категорія публічної інформації, зміст цих даних і їх зміни завжди доступні всім. Дуже важливо знати, що держава публікує про тебе або твій бізнес, а також знати, коли ці дані змінюються.

Ці дані безкоштовні й лежать у відкритому доступі – спеціальних джерелах.

Список джерел відкритих даних

1. Портал відкритих даних. В це джерело розпорядники відкритих даних вивантажують і оновлюють всі дані.

2. Єдиний державний реєстр юридичних осіб
3. Єдиний державний реєстр судових рішень
4. Єдиний реєстр боржників
5. Реєстр податкових боргів

Що таке OpenDataBot?

OpenDataBot – платформа, яка об'єднала відкриті дані та підключила до них мільйони користувачів і компаній. OpenDataBot використовує офіційні й легальні дані, підключає їх до користувачів і валідує їх за допомогою чат-ботів в Telegram, Viber.

Підписуйтесь на розсилку статей для HR і рекрутерів! Будьте в тренді з Hurma 😉

Підписатися

*

Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача

Дякую!

Ви підписані!

Що робить Опендатабот?

• розвиває екосистему відкритих даних разом з бізнесом і державою;
• вирішує завдання бізнесу і надає фідбек державі;
• надає знання про себе/партнера/бізнес/державу.

OpenDataBot і HR: чим може бути корисний

Головне завдання HR-менеджера – утримання співробітників, розуміння їхніх проблем в житті, які можуть впливати на ефективність роботи фахівців. Наприклад, якщо хтось зі співробітників розлучається, навряд чи він побіжить відразу ж про це говорити. Але сам процес може істотно вплинути на його роботу. У такій ситуації й можуть допомогти відкриті дані.

Етапи, на яких відкриті дані можуть допомогти HR

1. Онбординг. Перевірка кандидата, отримання даних про нього з державних реєстрів, які характеризують його минуле.
2. Моніторинг. Отримання нових подій, які трапилися зі співробітником протягом роботи в компанії.

Чому важливо перевіряти кандидатів?

1. Можна дізнатися, чи зареєстрований кандидат як ФОП, його статус активності, група і ставка єдиного податку.
2. Чи є у кандидата зв'язки з постачальниками або ж конкурентами.
3. Перевірка кримінального минулого: хакерство, розголошення комерційної таємниці, наркотики тощо.
4. Чи є кандидат в базі розшуку МВС.
5. Виконавчі впровадження (борги) і аліменти.

Чому важливо моніторити нові події?

1. Поява податкового боргу – можлива втрата статусу платника єдиного податку.
2. Судові справи (розлучення) – впливають на ефективність роботи співробітника.
3. Наявність боргів (аліменти) – можлива заборона виїзду за кордон у відрядження, блокування рахунків у банках.

Трохи аналітики

В Єдиному реєстрі боржників значиться понад 2 000 000 українців, 180 000 з яких не оплачують аліменти. Для самої людини й компанії це може призвести до таких наслідків:

• блокування рахунків в банках і неможливість відкрити рахунок;
• накладення арешту на нерухомість і арешт автомобіля в будь-який час;
• заборона на виїзд;
• заборона на покупку і продаж нової нерухомості й автомобіля.

Більш того, у 2020 році було відкрито 133 000 нових кримінальних справ, 46 000 громадян перебувають в розшуку, а 27 000 – корупціонери.

Навіщо ця інформація HR?

1. Всі фігуранти кримінальних проваджень з актуальних видів злочинів – потенційний ризик.
2. Особи, засуджені за корупцію або які знаходиться в розшуку - справжній ризик.

Що стосується підприємницької діяльності, то в реєстрі значиться 2 500 000 засновників компаній, 800 000 керівників організацій і 1 900 000 ФОПів. Моніторинг цих даних допомагає HR-ам виявити зв'язки з постачальниками або конкурентами, а також виявити участь людини в діяльності компаній-шахраїв.

Схема перевірки кандидата в системі за допомогою Опендатабот

1. Реєстрація кандидата в системі: введення ІПН та ПІБ фахівця.
2. Облікова система компанії по API звертається в Опендатабот, який збирає дані з усіх державних реєстрів та видає відповідну інформацію.
3. У картку кандидата завантажується інформація про кандидата: його ПІБ, ІПН, місце прописки, інформація про ФОП, наявність податкового боргу та адміністративні правопорушення.
4. Нову інформацію про зміни співробітника або кандидата ви отримуєте в повідомленнях.

Як підключити Опендатабот до системи управління співробітниками?

• за допомогою інтеграції з API Опендатабота;
• використовуючи чат-бот у Viber або Telegram.
• готове рішення – HRM-система Hurma (coming soon).

Ми дякуємо Юлії за цікавий і захоплюючий вебінар, і сподіваємося, що спільно з Опендатабот і системою Hurma ви зможете завжди тримати руку на пульсі й бути в курсі всіх змін.

Якщо ви пропустили цей вебінар і хочете потрапити на наступний, слідкуйте за анонсами від Hurma 😉

Детальніше ознайомитися з роботою OpenDataBot і переглянути як він працює, ви можете в відеозаписі вебінару. Приємного перегляду:

Сообщение Як HR використовують відкриті дані появились сначала на HURMA.

Залишилося менше ніж місяць до закінчення божевільного і дуже складного 2020 року, який змінив звичні життєві процеси абсолютно всіх людей. Але це не скасовує того, що HR-ам як і раніше потрібно планувати новий рік, стежити за кількістю вихідних та державних свят.

Допомогти в цьому може виробничий календар, який складається за даними з Кодексу законів про працю України. Це must-have при веденні графіка роботи, відпусток, обліку часу і різних виплат.

У виробничому календарі розміщуються дані щодо кількості календарних, робітників, вихідних днів, а також норми відпрацьованого часу для компаній, робочим тижнем, що триває:

• 40 годин - стандартна тривалість з 8-годинним робочим днем ​​і двома вихідними (субота і неділя).
• 36 годин - скорочений тиждень для неповнолітніх працівників (з 16 до 18 років) і тих, хто працює люди на підприємствах зі шкідливими умовами праці.
• 24 години - така кількість часу працюють учні у віці від 14 до 16 років.

Виробничий календар 2021: розбивка по місяцях

Січень

Січень 2021 року розпочнеться зі святкування Нового Року. 1 січня –  це п'ятниця, тому буде три дні вихідних – з 1 по 4 січня.

Наступні міні канікули почнуться з Різдва 7 січня (четвер). Передсвятковий 6 січня (середа) буде укороченим - семигодинним. А щоб українцям було зручніше святкувати, 8 січня (п'ятниця) буде вихідним днем внаслідок перенесення на 16 січня (субота). Таким чином відпочивати українці будуть з 7 по 10 січня.

Лютий

У лютому буде одне свято – День Святого Валентина 14 лютого (неділя).

Березень

Перший місяць весни радує всіх вихідним на честь 8 березня – Міжнародного жіночого дня. До слова, вихідний буде не один, їх буде три – з 6 березня (субота) по 9 березня (вівторок).

Квітень

У квітні, як і в лютому не буде ніяких додаткових вихідних, крім стандартних. 30 квітня (п'ятниця) буде укороченою на одну годину.

Травень

А ось травень на відміну від квітня порадує нас великою кількістю вихідних і найперший день місяця почнеться зі свята.

1 травня (субота) – Міжнародний день праці, а 2 травня (неділя) – релігійне свято Великдень. У зв'язку з цим були зроблені переноси – з першого травня на третє і з другого на четверте. Таким чином буде чотири вихідних: з першого по п'яте травня.

Слідом ідуть ще одним святкові міні канікули: 8, 9 і 10 травня, внаслідок переносу.

Червень

Перший день літа починається зі свята – Дня захисту дітей, але вихідний для нього не передбачено. У червні буде одне релігійне свято – Трійця 20 червня (неділя), отже, понеділок, 21 червня буде неробочим, і державний – День Конституції України 28 червня (понеділок).

Перше півріччя - done ✅

Як би іронічно не звучало, але перший місяць літа закриває перше півріччя 2021 року. Нижче ви можете подивитися підсумкову таблицю з загальною кількістю відпрацьованих годин, а також робітників і вихідних днів за перші пів року.

Липень

Липень буде стандартним без додаткових вихідних.

Серпень

У цьому місяці будуть чотириденні вихідні – з 21 серпня (субота) по 25 (середа). Річ у тім, що День Незалежності України, який ми відзначаємо 24 серпня, буде у вівторок. Але оскільки ніхто не любить вихідні посеред тижня, було прийнято рішення про перенос 28 серпня (субота) на 23 (понеділок).

Вересень

Перший місяць осені пройде стандартно, без переносів і свят.

Жовтень

У жовтні буде одне свято – День захисника України 14 жовтня (четвер). Цей день вихідний і для додаткової зручності 15 жовтня (п'ятниця) теж буде неробочим внаслідок перенесення на 23 жовтня (субота). У підсумку в жовтні будуть одні довгі вихідні з 14 жовтня по 18. Передсвяткова середа 13 жовтня буде укороченою на одну годину.

Листопад

Останній місяць осені буде стандартним. Так що ніяких додаткових вихідних чекати не варто.

Грудень

Останній місяць 2021 року має 22 робочих дні. Вихідних буде більше, ніж зазвичай – дев'ять. Причому в честь католицького Різдва будуть довгі триденні вихідні з 25 по 28 грудня внаслідок перенесення на 27 грудня. Передсвяткові 24 і 31 грудня будуть укороченими на одну годину.

Друге півріччя - done ✅

Грудень закриває не тільки друге півріччя, а й весь 2021 рік. Тому ми підготували дві таблиці з кількістю днів: календарних, вихідних, робочих і кількістю відпрацьованих годин за друге півріччя:

А також за весь 2021 рік:

Таблиця переносів у 2021 році (згідно зі 73 статтею Кодексу законів про працю України):

Вдалий рік - done ✅

2021 рік ще не настав, але ми бажаємо, щоб він пройшов набагато спокійніше і гармонійніше, ніж 2020. Звичайно, 2020 рік нас багато чому навчив, пристосував до нових умов, але спокій ніхто не скасовував.

Саме тому редакція Hurma завжди намагається публікувати корисний контент, щоб хоч трохи вас порадувати. А наша Hurma System може заощадити ваш час, прибравши з нього рутинні завдання. В системі є свій календар, який синхронізується з Google calendar, завдяки чому вам не доведеться нагадувати співробітникам про всіх майбутні свята.

Сообщение Виробничий календар 2021 появились сначала на HURMA.

Процес звільнення – завжди стрес для HR-менеджера. Особливо, якщо відбувається звільнення за власним бажанням ключового співробітника в команді. 

Сьогодні ми з вами обговоримо цей нелегкий процес, його юридичні аспекти та спробуємо з'ясувати чи варто утримувати співробітника та пропонувати йому контроффер.

Утримати не можна звільняти

Де тут поставити кому кожен роботодавець вирішує самостійно, в залежності від ситуації. За даними дослідження Robert Half UK, 83% роботодавців не проводять ніяких розмов зі співробітниками, які хочуть звільнитися та не намагаються їх утримати. Це, своєю чергою, впливає на плинність кадрів та фінансове становище компанії.

Американським компаніям, плинність кадрів коштує компаніям 160 млрд доларів на рік. За даними LinkedIn, сума заміни одного співробітника компанії = його зарплаті за два роки. Дивлячись на такі суми, мимоволі складається висновок, що все-таки краще спробувати утримати співробітника та запропонувати йому контроффер. Що це взагалі таке?

Контроффер – це пропозиція співробітнику з більш вигідними умовами праці. У більшості випадків, роботодавці підіймають зарплату працівнику, пропонують йому кар'єрний ріст, змінюють напрямок роботи співробітника або ж переводять його в інший відділ.

Попри це, багато експертів дотримуються думки, що контроффер – це лише тимчасовий захід. Якщо співробітник захотів звільнитися, ця думка прийде до нього знову. Але в такому разі, у роботодавця з'явиться час для створення кадрового резерву, щоб звільнення співробітника не було для компанії несподіванкою. 

За статистикою, зустрічні пропозиції приймають тільки 57% співробітників. Але 80% з тих, хто прийняв контроффер від роботодавця, все одно залишають компанію протягом 6 місяців.

У будь-якому випадку, в спробах утримати фахівця є сенс, оскільки таким чином, компанія хоча б виграє час для пошуку його заміни. Навіть якщо запропонувати йому підвищення зарплати, це вийде дешевше, ніж шукати нового співробітника.

Оффбординг-план для працівника, який звільняється 

Всі HR-менеджери знають наскільки важливий онбординг та яку кількість часу він займає, але не всі замислюються про такий процес як оффбординг. І це зовсім неправильно, оскільки два цих процеси мають сильний вплив на бренд роботодавця.

Якщо погано попрощатися зі співробітником, він може залишати негативні відгуки про компанію, піти працювати до конкурентів або ж відкрити свою справу та стати конкурентом чи клієнтом. Тому, щоб у двох сторін залишилися тільки позитивні спогади про співробітництво, важливо правильно провести оффбординг.

Етап №1. Exit Interview зі співробітником

На Exit Interview обговоріть та спробуйте зрозуміти, що послужило причиною для звільнення. Запитайте у співробітника, що йому подобалося в роботі, а що ні, що б він хотів змінити, як він справлявся зі своїми завданнями і т.д. Це допоможе вам краще побачити свої слабкі та сильні сторони, а також зрозуміти над чим потрібно працювати компанії. 

Етап №2. Допоможіть співробітнику зі звільненням

Коли процес звільнення запущений, видайте співробітнику невелику інструкцію. У ній поясніть покроково всі процедури, перерахуйте потрібні документи, вкажіть дати виплати останньої зарплати, оплату за невикористану відпустку.

Також важливо обговорити конкретні терміни звільнення та коли буде останній робочий день співробітника. Попросіть його передати свої обов'язки колезі, зрозуміло пояснивши всі робочі процеси, тощо.

Етап №3. Напишіть рекомендаційний лист

Якщо співробітник звільняється за власним бажанням, хороші рекомендації, з докладним описом його сильних сторін, не завадять. Ви також можете спробувати порадити фахівця знайомим рекрутерам або ж залишити позитивний відгук про роботу людини в LinkedIn.

Етап №4. Проведіть співробітника

Якщо співробітник залишає компанію в позитивній атмосфері, дуже важливо відзначити його заслуги. Організуйте колишньому співробітнику прощальну вечірку з колегами, можете навіть подарувати йому невеликий презент «на пам'ять».

Етап №5. Залишайтеся на зв'язку

Це потрібно тому що ви можете співпрацювати зі спеціалістом в майбутньому або ж зустрічати один одного на професійних заходах. Хороші відносини допоможуть уникнути незручного мовчання чи поглядів вниз. 

Юридичні моменти

Звільняти співробітника необхідно відповідно до чинного законодавства. У Кодексі законів про працю України для розв'язання цього питання передбачено дві статті: ст. 38 (розірвання договору, укладеного на невизначений термін, з ініціативи працівника) та ст. 39 (розірвання строкового договору з ініціативи працівника).

Трудовий договір розривається за бажанням фахівця, якщо він надає письмову заяву. Вона має бути написана власноручно співробітником на ім'я керівника, із зазначенням дати та підставою для звільнення. Також в заяві повинна бути дата та підпис.

Співробітник повинен поставити вас до відома про своє рішення, не менше ніж за два тижні до передбачуваної дати виходу. Але, згідно з ч. 1 ст. 38 КЗпП, законодавством України передбачено ряд випадків, коли не потрібно буде відпрацьовувати два тижні:

• Переїзд співробітника в інший регіон.
• Якщо чоловіка або дружину співробітника переводять на роботу в інше місто або країну.
• При вступі до ВНЗ чи інший навчальний заклад.
• Неможливість проживання в місті, підтверджена медичним висновком.
• При вагітності.
• Якщо співробітник доглядає за дитиною до 14 років або за дитиною з інвалідністю.
• Якщо працівник доглядає за хворим членом сім'ї.
• При виході на пенсію.

Ч. 1 ст. 39 також передбачає перелік випадків, коли працівник може розірвати трудовий договір без попередження за 2 тижні.

• Хвороба або інвалідність, що перешкоджає виконанню обов'язків.
• Порушення власником або уповноваженим ним органом законодавства про працю, колективного або трудового договору.

Що стосується виплат

При звільненні роботодавець повинен виплатити працівнику:

• Зарплату за відпрацьований час до звільнення, включаючи день звільнення.
• Оплату за невикористані дні відпустки (згідно зі ст. 83 КЗпП України).
• Вихідну допомогу, але тільки у випадках передбачених у ст. 44 КЗпП України.

Не прощаємося, а говоримо «до побачення»

Одні співробітники йдуть, другі – приходять, так завжди відбувається в кожній компанії. Звичайно, розлучатися з цінним фахівцем не хочеться, але якщо ви спробували його утримати й нічого не вийшло, потрібно рухатися далі.

Нове місце роботи для працівника – можливість рости, для компанії з якої він пішов – можливість знайти іншого кваліфікованого фахівця. У будь-якому випадку, важливо «зберігати обличчя» та залишатися з колишнім співробітником друзями.

Сообщение Як звільняти за власним бажанням появились сначала на HURMA.

Часта відсутність співробітника на робочому місці без поважної причини – серйозна проблема для HR-менеджерів та компанії. Прогульники порушують дисципліну в колективі, особливо, якщо інші співробітники бачать їх безкарність, та погіршують фінансове становище компанії.

Дослідження Gallup-Healthways показало, що загальні витрати пов'язані з прогулами та втратою продуктивності, складають 84 млрд доларів на рік.

Чому співробітники прогулюють роботу, як боротися з цим, способи покарання фахівців за прогули та юридичні моменти звільнення – в новому матеріалі від команди Hurma.

Звільняти не можна пробачити: чому співробітники прогулюють

Прогулом називають відсутність співробітника на робочому місці без поважної причини понад 4 години (п. 24 Постанова ВСУ №9).

Цікавий факт, коли був фінальний сезон «Гри престолів», 34% співробітників США (27.2 млн) зізналися, що вони симулювали хворобу, спізнювалися та були менш продуктивними.

Є кілька найбільш поширених причин, чому співробітники прогулюють.

1. Токсичний колектив 

При нездоровій атмосфері в колективі, деякі співробітники можуть піддаватися психологічному насиллю з боку колег. 

2. Стрес та вигорання

До професійного вигорання призводить завантаженість завданнями, незадоволеність роботою, конфлікти на роботі. 

3. Догляд за дітьми та інші домашні обов'язки

Деякі співробітники незаплановано не виходять на роботу через сімейні обставини.

4. Співробітник не відчуває значущість

Такі фахівці більше схильні до прогулів, оскільки у них немає мотивації працювати та розвиватися.

5. В політиці компанії не прописаний момент прогулів

Можливо, співпрацівники просто не знають відношення компанії щодо прогулів, та що саме вважається прогулом.

6. Новачки не в курсі

Ви не надаєте новачкам достатню кількість інформації щодо прогулів в період адаптації.

7. Ви не фіксуєте прогули і не реагуєте на них

Якщо співробітники бачать, що керівництво ніяк не реагує на прогули, не фіксує робочі години, вони можуть думати, що прогули є нормою. 

Способи запобігання прогулів 

Створення комфортних умов праці. У компаніях, де вихід на роботу не викликає у співробітників негативних емоцій, ймовірність прогулів нижча. Позитивна атмосфера сприятливо впливає на продуктивність співробітників.

Почніть фіксувати прогули за допомогою спеціальних HRM-систем. Наприклад, в HRM-системі Hurma є опція Time Tracking. У своєму профілі співпрацівник може активувати облік часу кнопкою «Play». Якщо спеціаліст пішов випити кави або відлучився на обідню перерву, він може поставити активований час на паузу. 

Завершити сесію/робочий день можна, натиснувши на кнопку «Стоп». Також є можливість позначати робочий час вручну, але в такому випадку, співробітник повинен залишити коментар з поясненнями.  

Адміністратор системи бачить обліковий час співробітників у таблиці та може подивитися скільки у них позначено відпрацьованих годин. 

Поясніть співробітникам та новачкам, що таке прогул та чому це погано. В корпоративній політиці компанії опишіть, яка відсутність вважається прогулом, а також розкажіть про наслідки відсутності на робочому місці без поважної причини.

Що вважається прогулом?

1. Співробітник без попередження влаштував собі вихідний або відгул.

2. Перестав ходити на роботу, хоча термін трудового договору ще не закінчився.

3. Якщо співробітник звільняється за власним бажанням, але перестав ходити на роботу, не відпрацьовуючи два тижні.

4. Молодий фахівець або випускник ВНЗ не вийшов на роботу, хоча термін роботи не закінчився.

Що не вважається прогулом?

1. Якщо ви сказали співробітнику перервати відпустку, але він відмовився. Слід пам'ятати, що відкликання з відпустки можливе тільки за згодою працівника.

2. При відмові працівника незаконно перейти на іншу роботу або зробити задачу, яку він не може виконати за станом здоров'я.

Співробітник також може бути відсутнім на роботі з поважної причини. Список поважних причин не прописаний в законодавстві, тому кожен випадок обговорюється індивідуально з роботодавцем. Як правило, поважними причинами вважаються:

1. Виклик до суду, військкомату, прокуратуру.

2. Хвороба самого співробітника, його дітей чи близьких родичів.

3. Проблеми з транспортом.

4. Співробітник рятував своє майно або людей.

5. Смерть родича/похорони.

6. Форс-мажори. Наприклад, природні катастрофи.

Як карати за прогули?

Покарання – один зі способів боротьби з прогульниками. Є кілька способів покарати співробітника за прогул.

Зробити зауваження

Зауваження, як вид покарання, – одна з найбільш м'яких форм впливів. Воно може бути виражене в письмовій або усній формі. Зауваження застосовується протягом 6 місяців, після прогулу, та протягом місяця з дня його виявлення.

Догана

Являє собою негативну оцінку дій співробітника та видається в документальній формі. Догана не відзначається в трудовій книжці, але може позначатися в особистій картці співробітника.

Термін дії догани – один рік, після закінчення цього терміну вона знімається, якщо не було повторних інцидентів. Якщо повторний інцидент все ж таки трапився, ви можете звільнити співробітника по п.3 ст. 40 КЗпП.

Штраф

Коли співробітник розуміє, що прогул обернеться йому у велику грошову суму – він довго подумає, перш ніж не прийти на роботу.

Звільнення як крайня міра

Якщо перераховані вище методи не працюють, залишається кардинальний вихід – звільнення. Але, важливо пам'ятати, що за прогул не можна звільняти вагітних, неповнолітніх, матерів дітей до 6 років, одиноких матерів дітей до 14 років, матерів дітей-інвалідів, працівників на лікарняному.

За прогул співробітників звільняють за п. 4 ст. 40 КЗпП протягом 6 місяців, але не пізніше 1 місяця з дня пропуску (згідно зі ст. 148 КЗпП). Для цього вам потрібно буде написати наказ та ознайомити з ним працівника під підпис.

Якщо співробітник так і не вийшов на роботу після прогулу, його потрібно звільняти останнім днем ​​перед інцидентом. В день звільнення колишньому співробітнику видають заповнену трудову книжку, копію наказу про звільнення (ст. 47. КЗпП), зарплату за відпрацьовані дні (ст. 116 КЗпП).

Прогули: запобігти проблемі легше, ніж її розв'язувати 

Щоб не мати справу з наслідками, потрібно запобігти проблемі прогулів співпрацівників.

Для запобігання прогулів, HR-менеджерам потрібно розвивати корпоративну культуру, що надихає, регулярно проводити опитування на виявлення проблем у колективі, мотивувати та стимулювати співробітників на ефективну роботу.

Якщо співробітник буде відчувати себе важливою частиною компанії, навряд чи він почне прогулювати улюблену роботу без серйозної причини (поважні не беруться до уваги).

Сообщение Прогули на роботі: причини та шляхи розв'язання проблеми для HR-фахівців появились сначала на HURMA.

У нашій статті ми коротко розберемо, що представляє собою ЕЦП і як з його допомогою підписати потрібний документ.

Як працює ЕЦП

Електронним цифровим підписом (ЕЦП) називають дані в електронній формі, які ідентифікують власника. В ЕЦП міститься така інформація, як ПІБ, ідентифікаційний код платника податків, дата народження, адреса електронної пошти, номер телефону.

Електронний підпис не є аналогом фізичного підпису, як ми звикли його бачити. Це персональний файл з електронним ключем, дані якого надійно зашифровані. Що стосується юридичної аспекту — і фізичний підпис, і ЕЦП по закону мають однакову силу. Згідно зі змінами, внесеними до закону в 2018 році, ЕЦП замінило поняття КЕП — кваліфікованої електронного підпису.

ЕЦП містить закритий (приватний) ключ, його необхідно зберігати в таємниці, щоб уникнути підробок підписів електронних документів. Він завжди працює в парі з відкритим (публічним) ключем, за допомогою якого і перевіряється справжність ЕЦП.

Де можна отримати ЕЦП

Електронний цифровий підпис оформлюється:

• через акредитовані центри сертифікації ключів органів юстиції України — АЦСК органів юстиції України та АЦСК Інформаційно-довідкового департаменту ДПС;
• онлайн для клієнтів банків — ПриватБанк, Ощадбанк та ін.;
• в інших кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг.

Інформацію про документи, які потрібно підготувати для отримання підпису, ви можете знайти тут.

Підписання електронного документа з використанням ЕЦП

Розглянемо підписання документа на сайті Міністерства цифрової трансформації України.

1. Відкрийте ваш інтернет-браузер і перейдіть за посиланням: http://czo.gov.ua/sign
2. Оберіть тип носія приватного ключа, кваліфікованого представника електронних довірчих послуг.
3. Прикріпіть свій приватний ключ.
4. Введіть свій пароль і натисніть кнопку «Зчитати».
5. У вікні, оберіть документ, який необхідно підписати.
6. Натисніть кнопку «Підписати».
7. Збережіть підписаний файл за допомогою кнопки «Зберегти».

Для юридичних осіб та ФОП, які працюють без печатки, підписання документу за допомогою ЕЦП буде достатньо.

Як перевірити ЕЦП на справжність

Якщо ви хочете перевірити отриманий ЕЦП, перейдіть за посиланням https://czo.gov.ua/verify і перетягніть або оберіть потрібний файл для перевірки.

Сервіси електронного підпису документів

Крім державних сайтів, працювати з електронними документами можна через спеціальні сервіси. Вони зручні у використанні, а деякі з них є абсолютно безкоштовними.

Вчасно

Цей сервіс електронного документообігу знайомий багатьом, хто працює з e-документами в Україні. Працювати з сервісом досить просто, необхідно лише зареєструвати себе і співробітників. Безкоштовний тариф включає:

• підписання документів в офісі контрагентам;
• підписання документів в офісі від контрагентів;
• коментарі зі співробітниками та контрагентами;
• зберігання документів в хмарному архіві протягом 3-х років.

Платні тарифи містять такі функції, як внутрішнє узгодження та сценарії документів.

Paperless

Сервіс Paperless дозволяє обмінюватися компаніям і підприємцям електронними документами. Ви можете:

• підписувати за допомогою ЕЦП документи всіх основних АЦСК України, включаючи Податкову службу, Міністерство юстиції, ПриватБанк та ін.;
• зберігати договори і акти;
• користуватися сервісом безкоштовно, незалежно від кількості завантажених файлів.

DocuSign

Американський сервіс дає можливість користувачам завантажувати документи, підписувати їх або відправляти контрагентам на підпис.

DocuSign також може працювати з факсимільними підписами (відтворює фізичний підпис) і створювати сторінку під клієнта для автоматизованого заповнення шаблонів.

Щоб отримати доступ до роботи з DocuSign, необхідно безкоштовно завантажити тріал-версію і створити обліковий запис.

Adobe Acrobat

Пакет програм для роботи з PDF від Adobe Systems дозволяє перенести звичне підписання документів в онлайн-формат. В Adobe Acrobat можна підписати будь-який PDF-документ, вставивши електронну версію фізичного підпису. Якщо вам необхідно підписати документ не через ЕЦП, а використовуючи свій підпис в електронному форматі, в Adobe це зробити найзручніше.

HelloSign

Цей закордонний сервіс — ще один популярний інструмент для роботи з документами онлайн. Ви можете використовувати Chrome, Google Docs, інтегруватися з хмарними сервісами і навіть Gmail-поштою. Ви можете використовувати шаблони і створювати індивідуальний брендинг.

Безкоштовна версія дозволяє підписувати тільки 3 документа протягом місяця. Тарифи стартують від $13/міс.

Підписання документів теж переходить в онлайн

У 2019 представники уряду України заявили про те, що вони планують діджиталізувати паперовий документообіг. Карантин 2020 прискорив процес переходу від паперових документів до електронних з використанням ЕЦП.

Для HR-фахівців — це прекрасна можливість не тільки спростити роботу зі співробітниками (особливо новачками) в онлайні, а й в парі зі своїм бухгалтером швидко і безпечно організувати підписання необхідних договорів в електронній формі.

Сообщение Підписання документів онлайн: що потрібно знати HR-фахівцю про роботу з ЕЦП появились сначала на HURMA.

У цій статті ми обговоримо, як правильно оформляти відпустку згідно зі змінами в законодавстві, як регулюється законом робота з дому і чому звільняти персонал в нинішній ситуації — не найкраще рішення.

Робота з дому за законом: що слід знати HR-у

Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавирусной хвороби (COVID-19)» встановлено, що роботодавець може встановити формат віддаленої роботи і на певний період часу відправити співробітника додому виконувати обов'язки, прописані в трудовому договорі, стверджує Тетяна Іванович, радник ADER HABER.

Згідно з положенням «Про умови праці надомників» роботодавець на період роботи з дому зобов'язаний забезпечити співробітників всім необхідним для виконання їх обов'язків.

По суті, вдома співробітник відтворює вдома робочу середу, а це означає, що роботодавець повинен простежити за охороною та гігієною праці, пожежною безпекою і т.д. В результаті, якщо здоров'ю і майну співробітника буде завдано збитків, керівника можуть притягнути до адміністративної та кримінальної відповідальності.

З іншого боку, роботодавець має право контролювати співробітника так, як він робить це в офісному режимі.

Відпустка як альтернатива роботи з дому

Що ж робити тим компаніям, які не можуть в силу специфіки діяльності перенести роботу в онлайн?

Новий закон дозволяє роботодавцю надавати за згодою працівника відпустку. Стаття 26 Закону України «Про відпустки» була доповнена окремою частиною: у разі встановлення в Україні карантину, відповідно до Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб», термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати не включається до загального терміну, що встановлений в частині першій цієї статті (15 календарних днів).

Таким чином, роботодавці можуть за взаємної згоди відправляти працівників у відпустку без збереження заробітної плати на період карантину.

Відповідно до Закону України «Про відпустки» ще можливі такі рішення:

• Додаткова відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною віком до 14 років (Стаття 24).
• Додаткова відпустка для працівників, що мають дітей (неповнолітніх і старше 18 років) з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (Стаття 19).
• Щорічна оплачувана відпустка (Стаття 6).

Також, в разі хвороби малолітньої дитини в період карантину, у співробітника є право на оформлення листка тимчасової непрацездатності (ст. 22 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

Нагадаємо, що всі перераховані вище методи можна застосовувати тільки за згодою працівника. Якщо працівник не згоден йти «за свій рахунок» у відпустку, а робочих задач немає, роботодавець зобов'язаний встановити простій з вини роботодавця та оплачувати не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові окладу (згідно зі ст. 113 КЗпП України).

Виплата зарплат і податків у період карантину

Багато компаній через карантин повністю або частково втратили свій дохід. Але якщо в компанії все ще працевлаштовані співробітники, то це не звільняє роботодавця від виплати заробітної плати в термін і відповідальності за порушення цього зобов'язання (згідно зі ст. 617 Цивільного кодексу України).

У свою чергу, для підтримки бізнесу президент України Володимир Зеленський підписав ряд законів. Серед них закон про підтримку платників податків.

З 1 березня по 30 квітня ФОП звільняються від сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ) за себе. Також в період карантину не застосовуються штрафні санкції за порушення податкового законодавства. Але період карантину зараховується до страхового стажу.

Звільнення під час карантину

«Карантин не є офіційною підставою для звільнення в розумінні нашого Кодексу законів про працю. Тому, коли роботодавець говорить про те, що ми вас будемо звільняти в зв'язку з тією ситуацією, яка склалася через карантин, то такої підстави трудове законодавство не знає», — пояснила юрист Інна Кудинського в ефірі hromadske.

За незаконне звільнення співробітників під час карантину роботодавцям загрожує штраф до 51 тисяч гривень. Крім штрафу, порушникам загрожують виправні роботи на строк до двох років або ж позбавлення права обіймати певні посади.

Роботодавець також не може змусити працівника написати заяву про звільнення за власним бажанням. Про це президент Зеленський повідомив у зверненні до українського народу.

«У нас є інформація, що на багатьох підприємствах керівники змушують працівників писати заяву на звільнення за власним бажанням. Це незаконно. Люди, ніхто не може змушувати вас піти за власним бажанням, якщо такого бажання у вас немає. Не бійтеся і не падайте духом. Якщо керівник тисне на вас, повідомляйте в поліцію », — сказав президент.

25 березня 2020 року Кабмін прийняв рішення про заборону звільнень співробітників державної служби та працівників приватного сектора в період карантину. В уряді рекомендували роботодавцям утриматися від звільнень, передбачених пунктами 1, 3, 4 статті 40 Кодексу законів про працю. До них належать випадки банкрутства організації, невиконання працівником обов'язків з об'єктивних причин в умовах карантину і прогул.

Сообщение Бізнес в період карантину: робота з дому, відпустка та звільнення за законом появились сначала на HURMA.

У яких же випадках змінюють прізвище, як виглядає список необхідних документів для цієї процедури та чи потрібно міняти трудову книжку? Команда Hurma System знайшла відповіді на ці та інші популярні питання від HR і співробітників.

В яких випадках змінюють прізвище?

Змінити прізвище в Україні має можливість кожен громадянин, віком від 16 років. Які можуть бути причини:

• зміна прізвища при заміжжі або розлучення;
• зміна прізвища при усиновленні;
• зміна прізвища за власним бажанням.

Змінити прізвище можна у відділенні реєстрації актів цивільного стану за місцем прописки, надавши такий список необхідних документів:

• заяву про зміну прізвища;
• свідоцтво про народження;
• фото 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Якщо у вас є такі документи, їх також потрібно надати:

• довідка про попередні зміни прізвища, імені або по батькові заявника і його батьків;
• свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу;
• свідоцтво про народження неповнолітніх дітей.

Максимальний термін щодо прийняття рішення державним органом становить 12 тижнів. Термін може бути продовжений до 24 тижнів (6 місяців) або ви отримаєте відмову, якщо у процесі будуть виявлені порушення, такі як подача фальшивих документів, знаходження під слідством або в міжнародному розшуку, а також непогашений термін судимості.

У всіх інших випадках рішення швидше буде позитивним і ви можете протягом 3-х місяців забрати довідку.

Зміна прізвища в різних документах при заміжжі

Чи обов'язково міняти паспорт, ІПН, закордонний паспорт при зміні прізвища після весілля і що для цього необхідно? Розбираймось.

Паспорт

У будь-якому випадку зміни прізвища необхідно змінити паспорт. Це є обов'язковою процедурою в Україні. І хоча на перший погляд здається, що зміна прізвища це довге й обтяжливе заняття, на сьогодні законодавчо регламентований порядок процедури, список документів і терміни їх подачі.

Перелік необхідних документів для заміни паспорту:

• заява про видачу нового паспорта;
• старий паспорт;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• 2 фотографії 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Термін зміни прізвища після заміжжя становить один місяць з дати укладення шлюбу. Громадяни України повинні вкластися в цей термін, в іншому випадку, згідно зі ст. 197 Кодексу про адміністративні правопорушення, їм загрожує адміністративний штраф від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Також з недійсним паспортом вони не можуть здійснювати юридичні операції: укладати договори, здійснювати банківські операції, оформляти доручення тощо.

Термін видачі: від 1 до 4 тижнів.

ІПН

Ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) не змінюється протягом життя, він присвоюється людині раз і назавжди. Тому, при зміні прізвища видається ІПН з новим прізвищем і старим номером. Порядок подачі документів мало чим відрізняється від заміни паспорта:

• паспорт;
• старий ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• спеціальний бланк (купується на місці).

Неподання заяви про зміну документа тягне за собою адміністративний штраф. Поки документ замінюють, при необхідності ви можете надати старий ІПН і документ, який підтверджує зміну прізвища.

Термін видачі: 2-3 тижні.

Закордонний паспорт

Змінювати прізвище в закордонному паспорті, відповідно до чинного законодавства, також необхідно, оскільки закордонний паспорт є посвідченням особи українця за кордоном. Це означає, що зміни особистих даних зобов'язують громадянина України змінити паспорт для виїзду за кордон.

• Заява;
• національний паспорт;
• старий закордонний паспорт;
• ксерокопія ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• чек про оплату державного мита.

Замінити закордонний паспорт після вступу в шлюб необхідно протягом 1 місяця. Якщо ці терміни будуть порушені, Державна міграційна служба визнає старий закордонний паспорт недійсним.

Термін видачі закордонного паспорта: до 1 місяця

Інші документи

Обов'язковими документами, які потрібно оновити після зміни прізвища, є:

• заповіти;
• медичні карти;
• страховки;
• депозитні банківські рахунки й дисконтні карти.

Чи потрібно змінювати прізвище в трудовій книжці

В Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників сказано, що змінювати записи в трудових книжках, такі як ПІБ або дата народження може власник або працівник відділу кадрів за місцем роботи. Якщо власник змінив особисті дані, то потрібно внести наступні зміни:

1. На титульному аркуші трудової книжки необхідно закреслити колишнє прізвище працівника однієї рисою і записати поряд нове прізвище. Старий запис повинна бути добре читабельна, тому Штрихована її, прати або заклеювати не можна.

2. На внутрішній стороні обкладинки зазвичай посилаються на документ, який свідчить про зміну прізвища, зі згадуванням органу, який його видав і дату видачі. Посилання завіряється підписом керівника або працівника відділу кадрів, також ставиться печатка.

Трудова книжка працівника може бути доповнена вкладкою. У цьому випадку прізвище слід також змінити на титульному аркуші вкладки.

Крім трудової книжки, прізвище потрібно змінити у всіх документах, які містять персональні дані працівника. Для цього йому необхідно написати заяву і прикріпити копії документів, що засвідчують зміну прізвища (довідку про зміну прізвища, свідоцтво про шлюб або розлучення).

Приклад заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників:

Прошу змінити в документах підприємства, що містять персональні дані працівників, моє прізвище «Іванова» на «Васильєва» у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

До заяви додаю:

1. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

2. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Своєю чергою, наказ про внесення змін в документи, що містять персональні дані працівників, не має типової форми. Тому складати його необхідно згідно із загальними правилами оформлення документів.

Приклад наказу про зміну прізвища співробітника:

                                                          Наказ

«Про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників»

Змінити прізвище Іванової Ганни Сергіївни, спеціаліста відділу маркетингу і реклами, на прізвище Васильєва в документах, що містять персональні дані працівників підприємства, у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

Підстава:

1. Заява Іванової О.С. від 01.09.2019.

2. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

4. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Чому HR-фахівцю необхідно знати все про зміну прізвищ в Україні

В наш час, професія HR передбачає обов'язки, що виходять за рамки роботи кадровика. Але нарівні з функціями фасилітатора, ментора і мотиватора співробітників, HR часто повинен займатися роботою з документами. Тому, фахівцям з персоналу необхідно розуміти, як правильно заповнюється та чи інша документація.

У будь-якому випадку знати, як змінити прізвище в документах, якщо ваші співробітники виходять заміж, розлучаються або зміна прізвища під час з інших причин, необхідно. Тоді діловодство у вашій компанії завжди буде чітко організовано, а ви зможете підказати співробітникам, як правильно і швидко розв'язувати бюрократичні питання, пов'язані зі зміною прізвища.

Сообщение Зміна прізвища в Україні: необхідні документи й процедури у 2019 появились сначала на HURMA.