Удаленная адаптация и онбординг сотрудников: почему новички уходят и как этого избежать

30 апреля команда Hurma собрала HR-специалистов на вебинаре, где мы поговорили про адаптацию и онбординг новичков онлайн. Как обычно, для тех, кто не успел подключиться, мы собрали главные мысли нашей презентации в одной статье.

Почему важно обращать больше внимания на адаптацию сотрудников сейчас?

Новые реалии требуют пересмотра подходов, которые применялись в процессе адаптации сотрудников офлайн, ведь у вас больше нет возможности их использовать. Качественно адаптировать сотрудников становится все сложнее, а некачественная адаптация оказывает негативное влияние на бизнес.

5 последствий некачественной адаптации сотрудников:

1. Приводит к потере ценного специалиста
2. Тратит время рекрутера и деньги компании
3. Не выявляет проблемные зоны
4. Тормозит развитие бизнеса
5. Разрушает бренд работодателя

По данным OC Tanner, 20% сотрудников уходят в первые 45 дней. Таким образом, каждый пятый новичок не задерживается в компании дольше 1,5 месяцев. Почему?

Согласно исследованиям HR-технологической компании Hibob, сотрудники уходят в период адаптации по таким причинам:

1. Эффект «Ожидание-реальность»

Сотрудники чувствуют себя обманутыми из-за некорректного описания вакансий. Более 25% сотрудников говорят, что они не получили достаточно информации о своей должности до принятия оффера. Только 40% респондентов говорят, что их текущие обязанности отражают описание вакансии.

По большому счету, адаптация начинается еще с момента первого собеседования. Именно там рекрутеру необходимо как можно больше рассказать о должности, на которую претендует кандидат. 

2. Сотрудники не вливаются в коллектив

Сотрудникам труднее адаптироваться не к новым задачам, а к коллективу. 49% новичков считают, что лучший способ адаптироваться на новой работе — это завести друзей на рабочем месте.

Поэтому сфокусируйтесь не на задачах, а на построении коммуникаций внутри команд.

3. Сотрудникам не хватает поддержки

38% сотрудников чувствуют себя наиболее комфортно в компании таких же новичков, а 31% предпочитают интерактивные группы по адаптации.

Постарайтесь не нагружать новичка обязанностями в первые месяцы работы. Организуйте обучение в группах, если одновременно к вам приходит несколько новых сотрудников.

Ошибки HR-а из-за которых сотрудник не сможет адаптироваться в вашей компании

Предположим, вы верно донесли обязанности новичка, познакомили с коллективом и уделили ему время на обучение. Но он все равно покинул компанию. Что вы могли сделать не так?

Базовые ошибки HR-а при адаптации сотрудников:

• портрет сотрудника не соответствует требованиям компании;
• нет подготовки к онбордингу;
• HR не вдохновил сотрудника корпоративной культурой;
• у новичка нет ментора/наставника;
• нет адаптационного листа;
• HR не проводит Welcome, Adaptation, Probation митинги;
• HR не получает фидбек от новичка.

 Адаптация в офисе vs. Удаленная адаптация: главные отличия и сложности

Удаленная адаптация сотрудника усложняет процесс знакомства с корпоративной культурой компании и коллегами.

Как адаптируют сотрудников в Google

Google увеличил продуктивность новичков на 25% с помощью одного письма по email. Как компании это удалось?

В своей книге «Работа рулит! Почему большинство людей в мире хотят работать именно в Google» , Ласло Бок, экс-президент по персоналу в Google, рассказал о внутреннем проекте, целью которого было определение наилучшего способа повышения производительности Nooglers новых Googlers (гуглер — сотрудник в компании, нуглер — новичок). Эксперимент включал электронное письмо, которое команда отправила менеджерам в воскресенье перед первым днем ​​работы нового сотрудника. Какие же пункты включал себя этот чек-лист?

Чек-лист для менеджеров в Google

1. Обсудите роли и обязанности
2. Найдите вашему Noogler'у офисного бадди
3. Помогите вашему Noogler'у построить сеть контактов
4. Запланируйте митинги для проверки процесса онбординга раз в месяц в течение первого полугода вашего Noogler'а
5. Поощряйте открытость в диалоге

Как результат, в Google обнаружили, что новички, чьи менеджеры следовали этому чек-листу, стали эффективнее на 25%, чем другие сотрудники.

Кейсы и инструменты, которые помогут нам в адаптации новичков онлайн

Давайте рассмотрим, какие инструменты нужно использовать, чтобы качественно онбордить и адаптировать нового сотрудника.

Инструменты для адаптации новичков онлайн

• Быстрая коммуникация: Telegram, Slack, WhatsApp, Facebook Messenger. Скорость принятия решений и скорость решения проблем значительно выше.

• Боты в мессенджерах: Plop и Leo в Slack, AI Partner в Telegram. Удобный инструмент для адаптации сотрудника в компании.

• Опросы (HRM-системы, Google Forms) и LMS-системы.

• Онлайн-комьюнити для поддержания командного духа: игры онлайн («Крокодил», «Мафия», «CODENAMES», «Alias»). Как известно, коллективы геймеров — одни из самых сплоченных. Знакомство команды с новичком через игры — отличный способ адаптировать сотрудника. 

• Digital-документы: 

— адаптационный лист онлайн, 

— подписи договоров с ЭЦП («Вчасно» или «Paperless — для Украины, «HelloSign» и «DocuSign» — для других стран).

Кейс IT Svit: как в удаленной адаптации помогает HRM-система

Как проходит удаленная адаптация в Hurma?

1. Кандидат переводится в сотрудники в один клик.

2. Информация с резюме подтягивается в профиль.

3. HR проставляет сроки испытательного периода в профиле сотрудника.

4. Автоматизированно прикрепляются: документы, онбординг-план, контакты, чтобы вся информация находилась на одной странице.

5. Создается событие в календаре с напоминанием для HR и информированием всех сотрудников о приходе нового члена команды (по email и в чат-боте).

Онбординг сотрудника:

Митинг с HR в Zoom: знакомство, информация о работе в первый день и первый месяц.

1. Высылаем сотруднику рабочую почту, доступ в Hurma.
2. Подписываем договор.
3. Высылаем онбординг-план для ознакомления.
4. Даем ссылку на Zoom для знакомства с тимлидом и СЕО.
5. Встреча в Zoom с TL и СЕО (обсуждаем проект, команду, процессы).
6. PM/TL открывает все доступы сотруднику.
7. Начинаем работать над задачами.

В Hurma:

1. Сотрудник может заочно познакомиться с коллегами, изучить информацию о компании, а в удобном «Дереве компании», познакомиться с отделами и направлениям.
2. Получить необходимые контакты членов команды и узнать краткую информацию о них: на работе ли они сегодня, увидеть фото, узнать из какого они отдела.
3. Увидеть OKR команд.

Митинги в Hurma: Welcome, Adaptation, Probation

1. Создание событий в удобном календаре.
2. Система высылает напоминания в день митинга с HR и за 10 минут до начала.
3. Есть возможность оставить комментарий с action items.
4. Сотруднику тоже приходит напоминание, а встреча отображается в календаре.

Как Hurma помогла клиентам адаптировать сотрудников

Анастасия, DevPro

«Hurma — очень удобный инструмент для адаптации новых сотрудников. Теперь не нужно расшаривать миллион документов, а просто стоит дать доступ к аккаунту, где есть вся информация. Так проще ориентироваться и ребятам в их первый день, и HR-специалистам во время подготовки к первому дню. Очень удобная функция для нас — это "Календарь", она же чаще всего используется. Также удобная функция — это "Мониторинг настроения", который собирает статистику и формирует ее в одном месте».

Татьяна, Elogic

«По сравнению с работой в другой компании без HRM, система значительно помогает в работе. Есть значительные отличия в работе с и без системы. Когда приходит новичок, то система помогает для знакомства с командой, по фото уже можно познакомиться, как выглядит сотрудник, ознакомиться с инфой по компании, с политикой, праздниками и выходными. Очень нравится возможность отправить запрос на фидбек, в одном месте ты получаешь все результаты: не нужно писать на почту, в мессенджерах и потом собирать в одно целое. И очень нравится саппорт, очень помогает и оперативно решает вопросы».

Татьяна, Spribe

«Адаптация помогает, наверное, больше напоминаниями, когда заходишь в "Обзор", то сразу видно, кто на испытательном, кто уже сотрудник. Очень удобный "Календарь", сразу видно, что назначено на сегодня и что происходит в компании (праздники, др, собеседования) + удобно, что база кандидатов хранится в одном месте, и видно на каком этапе кандидат».

Чек-лист: 7 вопросов новичку для улучшения процесса адаптации в вашей компании

Команда Hurma составила удобный чек-лист вопросов, который позволит держать ваш процесс адаптации под контролем:

1. Как вы чувствовали себя в ваш первый рабочий день?
2. На данный момент для вас это та работа, на которую вы рассчитывали?
3. Вы уже познакомились со своими коллегами? Были ли они доброжелательны к вам?
4. По вашему мнению, какая часть процесса адаптации была наиболее эффективной?
5. С какими сложностями вы столкнулись в процессе адаптации?
6. Что бы вы предложили изменить в процессе адаптации в компании?
7. Что компания может предпринять, чтобы ваша адаптация прошла более успешно?

Мы желаем вам успешного онбординга и адаптации. Пусть ваши сотрудники остаются с вами как можно дольше, а Hurma вам в этом поможет 😉

• HR-ошибки
• Адаптация персонала
• Чек-лист