Welcome book и welcome package: почему они важны + примеры известных компаний

Мы уже писали об адаптации сотрудников в 2019 году и обсуждали новые кейсы онбординга. Сегодня же мы поговорим о таком важном элементе поддержки корпоративного духа для новичков, как welcome book. Что это за документ, какую информацию важно в него внести и как составить welcome package так, чтобы мотивировать нового сотрудника на длительное сотрудничество?

Welcome book как инструмент для адаптации

«Welcome book» называют документ, в котором компания размещает всю необходимую информацию о ее деятельности для нового сотрудника. Исполнение этого документа может быть любым:

• в напечатанном виде (формат книги А5 или журнала);
• в электронной версии (в pdf или на платформе, аналогичной «Википедии»).

Что касается структуры и содержания документа, то здесь все зависит от особенности деятельности компании. Стоит помнить, welcome book для новых сотрудников изначально создан, чтобы ответить на все интересующие вопросы о компании и ее бизнес-процессах. Поэтому важно, создавая книгу, предоставлять всю информацию в формате FAQ (Frequently Asked Question), как ответы на часто задаваемые вопросы.

Пример структуры welcome book 

Рассмотрим пример структуры книги для новичка и разберемся, какую информацию можно написать о компании.

1. Общая информация о компании

Здесь важно приветствовать каждого нового сотрудника, описывать историю создания компании и указывать ее миссию. Также важно рассказать о стратегических целях и перспективах, чтобы сотрудник сразу понимал, что он пришел в развивающуюся компанию.

2. Организационная структура

Далее необходимо познакомить сотрудника со структурой компании: какие в ней есть отделы, кто их возглавляет, прописать представителей компании, их рабочие контакты (СЕО, HR, бухгалтера). Здесь можно указать, как организовано рабочее место и порядок действий сотрудника, если ему чего-то не хватает для выполнения рабочих задач. 

3. Правила поведения сотрудников

Поскольку у всех компаний коммуникация внутри компании строится по-разному, укажите, как это происходит у вас: есть ли корпоративный дресс‑код, какие взаимоотношения приветствуются в коллективе и каковы главные правила общения с клиентами / партнерами. 

4. Общие правила 

Опишите пропускной режим, места для парковки, использование техники компании или внутрикорпоративной сети.

5. Оформление

Если ваша книга ориентирована под каждого отдельного сотрудника, вы можете также указывать общие положения об оформлении на работу, оплате труда, бонусной системе, предоставлении отпусков и больничных, систему оценивания сотрудников, обучение и карьерный рост. 

Обязательно в конце книги укажите контакты, к кому можно обратиться, если у сотрудника остались вопросы.

Отметим, что не все компании создают welcome book, ограничиваясь устным разговором или документом в формате .docx с общими положениями. Но есть компании, которые не просто создают такие книги, а делают их шедевральными, благодаря креативному формату. 

Welcome book в известных компаниях

Как встречают новых сотрудников в Facebook, Netflix и Disney? Давайте рассмотрим примеры welcome book великих корпораций. 

Facebook

Марк Цукерберг и представители компании Facebook знают, как делать качественные продукты. Это касается не только разработок компании, но и welcome book. Здесь вы не увидите презентацию в фирменных цветах и наставления, как вести себя на рабочем месте. Книга — это история создания крупнейшей социальной сети в мире от первой команды программистов до миссии «Дать людям возможность строить сообщества и сблизить мир». Это даже не книга, а библия для каждого нового сотрудника, которая призывает верить в Facebook и мотивирует делать его лучше. 

Netflix

Компания известна своей уникальной корпоративной культурой, и подтверждением этому служит электронная презентация компании на, внимание, 124 слайда! В этом пособии описаны основы этики компании: у Netflix могут быть какие угодно ценности, главное — то, что делают сотрудники. Какие навыки компания ищет у новичков, и какие поступки ценит — это все написано в книге.

Disney

В Disney позаботились об отношении сотрудников к компании еще в далеком 1943. Книга под названием «Ropes at Disneys» выполнена в мультипликационном стиле и дополнена сказочными текстами, что отражает деятельность Disney. Помимо этого, особенностью книги является то, что все рисунки продуманы до деталей. Например, на каждой странице в Disney изобразили канат, который как-бы соединяет компанию и людей. Великолепная идея и идеальное выполнение!

Welcome pack: как собрать и зачем дарить новым сотрудникам в первый рабочий день?

Welcome package, welcome box или «коробка новичка» — элемент адаптации новых сотрудников. Обычно имеет вид брендированной коробки или пакета с самыми необходимыми вещами для работы в компании (канцелярия, чашки, чехлы и шнурки для пропуска) или просто «плюшки» (сумки, наклейки, одежда, сертификаты).

Welcome package — символ того, что новый сотрудник стал членом команды. В свою очередь, такие подарки повышают уровень лояльности новичка к компании и помогают быстрее влиться в коллектив. 

Условно можно разделить содержание welcome package по стилям.

1. Информационный стиль

Первое, что важно сделать, — сказать «Добро пожаловать!» новичку. Это может быть приветствие на электронной почте или открытка, подписанная руководителем. Сотруднику важно сразу узнать об истории, ценностях и целях компании, с помощью того же welcome book или видеоролика. В первый рабочий день новичку важно дать полную информацию о деятельности компании, его месте в ней, а также правила ухода / прихода на работу, часы обеда, доступность чая / кофе и другие мелочи. 

Примером может стать welcome package в Smart Solutions, провайдере HR-услуг и услуг аутсорсинга бизнес-процессов в Украине и странах СНГ. Компания демонстрирует, что каждый новый сотрудник — именно тот, кто ей нужен.

2. Рабочий стиль

Практически каждая компания, которая составляет welcome package, кладет туда то, что необходимо новичку для ежедневной работы. Такой набор поможет структурировать новую информацию, планировать задачи и успешно выполнять пункты из базового to-do list.

В компании EPAM, одной из ведущих компаний-поставщиков услуг разработки ПО, в первый день встречают новичков полной канцелярской «экипировкой». Отметим, что в Украине количество сотрудников составляет более 7 500 человек.

3. Продвижение бренда

Как вы заметили на прошлых примерах, многие компании стараются не придерживаться единого стиля welcome package и добавляют в свой набор предметы, которые не несут информационной или практической нагрузки, а созданы выполнять маркетинговую функцию и продвигать бренд.

Intellias, крупная украинская IT-компания, дарит много полезных вещей. В «коробку новичка» входит футболка, ручка, блокнот, чашка, костер, стикер-пак и различные сертификаты на услуги.

Компании также любят дарить новым сотрудникам такие «плюшки», как флешки, повербанки, визитницы, брелки, сумки, футболки, толстовки, бутылки для воды. А некоторые компании идут еще дальше и креативят, создавая свой особенный список.

Например, в компании Beetroot, которая специализируется на создании профессиональных команд разработчиков и дизайнеров из Украины, в набор входят также домашние тапочки. Невероятно мило выглядит, согласитесь?

А платформа для автоматизации личных коммуникаций Reply дарит новичкам практически полный комплект одежды: футболки, худи и носки.

Welcome book и welcome package — элемент правильной адаптации

Основное предназначение этих приветственных книг и коробок — помочь сотруднику быстрее адаптироваться на новом месте, стать частью компании уже с первого дня. Нужно показать новичку, что компания его ценит, а также видит перспективу совместного сотрудничества.

Выбирайте для welcome book и welcome package корпоративные цвета или стиль, брендируйте все, что необходимо работнику в работе и что он будет использовать вне работы, поддерживая корпоративный дух. Ваша миссия — донести до новичка ценности компании и помочь новому сотруднику стать их частью.

• Адаптация персонала