Сравнение HRM-систем: как выбрать программу, подходящую именно вам

Казалось бы, автоматизация HR-процессов давно перестала быть непонятным трендом, а стала совершенно логичной необходимостью. Однако недавнее исследование от HURMA доказало, что эта теория далека от практики. Только 27,1% эйчаров успешно используют софт, в то время как 30,6% используют, но все равно испытывают неудобства в работе, а 42,2% вообще не автоматизируют HR-процессы в компании.

Команда HURMA решила повлиять на такую бесперспективную для ваших HR-процессов статистику, и вместе с вами подобрать подходящую именно вам систему. Мы сравним наиболее популярные HRM на рынке, обсудим их плюсы и минусы, а также поговорим о тех фичах, которые, возможно, вы так долго искали. 

Что представляет собой автоматизация HR-процессов?

Стремительное развитие технологий доказывает – диджитализация экономит время. С помощью смартфонов люди могут в один клик отправить сообщения практически в любую точку Земли, купить вещи, мониторить показатели пульса и считать шаги. В работе также многие давно уже используют различные программы, которые помогают как составлять to do листы, так и следить за выполнением задач целой компании. Почему же тогда вопрос автоматизации HR-процессов до сих пор не решен во многих компаниях? Мы выделяем 3 основные причины:

1. HR-менеджеры до конца не понимают пользу автоматизации.

2. Компания покупает систему, но она оказывается слишком сложной для HR и все процессы возвращаются в Excel. 

3. Специалисты по персоналу не могут найти подходящую систему, которая покрывает все процессы компании.  

Давайте обсудим эти причины и попробуем найти ответы на возникшие вопросы. 

№1. В чем польза автоматизации?

Она делает вашу работу проще. Все задачи решаются буквально нажатием одной кнопки. Рассчитать отпуск? Посмотреть сколько больничных осталось в этом году у сотрудника? Утвердить кандидата? Все это можно сделать без долгого серфинга по Google-таблицам и мучительных расчетов. 

Она убирает рутину. В работе HR в любой компании есть рутинные повторяющиеся действия. Почему бы не автоматизировать их? Например, назначение митингов. Не нужно, опять же, открывать таблицу, заносить данные, писать на почту / в личные сообщения сотруднику. Достаточно внести встречу в календарь в системе. Сотрудник получит уведомление в любой удобный способ, согласно настройкам системы. 

Ну и самое главное – она экономит ваше время. Представьте, что на все задачи, которые вы обычно не успеваете сделать как следует, у вас появится несколько часов в день. И это все благодаря автоматизации рутинных задач.

№2. HRM-система упрощает работу или наоборот – усложняет?

Конечно, у многих может сложиться впечатление, что автоматизация – это очень легко, и после покупки системы HR-процессы оптимизируются сами собой. Такое восприятие далеко от истины. Любая система нуждается в настройке и адаптации под вашу компанию. Как минимум, вам необходимо потратить время и разобраться в ее функциях, после – внести данные администраторов и всех сотрудников, заполнить ключевую информацию. Да, на это нужно потратить немного времени. Но приложив немного усилий один раз, вы будете быстро и качественно решать задачи в будущем. 

№3. Достаточно ли систем на рынке, которые могут удовлетворить запросы моей компании?

Все HRM разные: кто-то делает упор на рекрутинг, а кто-то реализует крутой модуль OKR. Предлагаем вам перейти к главному вопросу и разобраться, какая из систем поможет вашей компании оптимизировать HR-процессы. 

4 HRM-системы, которые у всех на слуху

HURMA System

HURMA System – первая украинская HRIS/HRM-система. HURMA объединяет HR, рекрутинг и OKR в одном месте. Она помогает HR и рекрутерам от первого контакта с кандидатом, включая все этапы воронки рекрутинга, до перевода его в сотрудники, где им также доступны модули для адаптации, удержания, опросы и LMS.

Преимущества HURMA System:

• База кандидатов и вакансий для рекрутера
• Парсинг CV из различных типов файлов
• Интеграция с популярными локальными job-порталами и LinkedIn
• Автоматизация Welсome interview, Adaptation, Probation, 1:1, Exit interview
• Календарь событий, который синхронизируется с Google-календарем
• Организационная структура компании в удобном дереве
• Статистика по HR и рекрутингу
• Absence management
• Уведомления о мероприятиях и событиях компании
• Performance management
• OKR  Objectives and Key Results, управление целями компании
• Личный профиль сотрудника компании, с возможностью отправлять запросы на отпуск, больничный, 1:1 и т.д.
• Чат-бот AI Partner в Telegram, который работает быстрее любого мобильного приложения

На что стоит обратить внимание. Одной из главных фишек HURMA можно назвать приоритетный Customer Service. Все просьбы клиентов в HURMA стараются реализовать. Многие из обновленных модулей как раз и были имплементированы в системе, согласно пожеланиям клиентов. Техподдержка всегда онлайн в рабочее время, а среднее время ответа клиенту составляет не более 10 минут. В компании обычно дают ответ на все вопросы (даже если вы спрашиваете, где заказать пиццу ? ) и проводят пошаговые видеопрезентации новым клиентам. 

Еще одной особенностью системы можно назвать ориентацию не только на потребности HR, а и сотрудников. Кроме того, что сотрудник имеет возможность полноценно пользоваться всеми доступными функциями системы и чат-ботом, в HURMA также реализовали функцию мониторинга настроения. В ней можно не только отметить при помощи эмоджи свое настроение, а еще и оставить комментарий, который сразу же увидит HR.

BambooHR

BambooHR – это программа, предназначенная для HR-менеджеров в малом и среднем бизнесе. Она включает в себя инструменты для рекрутинга, отслеживание отпусков, возможности для адаптации сотрудников, позволяет отслеживать цели и производительность сотрудников.

Преимущества BambooHR:

• Автоматизированные инструменты для удобной предварительной настройки под необходимые процессы
• Отслеживание вовлеченности сотрудников и управление эффективностью
• Разделение прав доступа для разных типов пользователей
• Управление обучением сотрудника
• Performance review
• Встроенный календарь и детальный FAQ

На что стоит обратить внимание. BambooHR на рынке с 2008 года, что говорит о ее стабильности. Пользователи хвалят user-friendly интерфейс и техподдержку. Но поскольку система ориентирована на зарубежный рынок, у нее нет в настройках русского / украинского языка, а еще стоить компании она будет от $6,19 за каждого сотрудника в месяц.

Zoho People

Zoho People помогает решать различные задачи HR-а от адаптации до оценки сотрудников. Программа позволяет вести удобную базу кандидатов, корпоративную LMS, отслеживать производительность сотрудников и т.д.

Преимущества Zoho People:

• Набор шаблонов необходимых HR-документов
• Absence management
• Учет отработанных часов
• Интегрированная аналитика и отчетность
• Простой конструктор шаблонов и форм, что меняется через Drag & Drop
• Функционал для Performance review
• Удобный портал для сотрудников, где они отслеживают свой прогресс и читают новости компании

На что стоит обратить внимание. Программа, также как и BambooHR, не ориентирована на рынок стран СНГ. У Zoho Corporation есть еще одна система, направленная на автоматизацию рекрутмента. Она интегрируется с Facebook, извлекает резюме из почты, job-порталов, поиска Google и соцсетей. Zoho Recruit может добавлять вакансии на сайты по поиску работы, но проблема в том, что она не интегрируется с русскоязычными job-порталами.

Personio

Personio – HRM-система родом из Германии. Она охватывает все рабочие процессы современного HR от поиска кандидата до подсчета заработной платы. Система имеет большой функционал управления всеми видами отсутствий, отслеживание посещаемости, и ориентирована на оцифровку всех важных кадровых документов. 

Преимущества Personio:

• Публикация вакансий на сайтах работ
• Контроль кандидатов и открытых вакансий
• Совместная работа над документами, централизованная архивация
• Планирование развития сотрудников
• Адаптация новых сотрудников
• Оценка сотрудников

На что стоит обратить внимание. Поскольку система ориентирована на Европу, то язык пользования можно установить только английский или немецкий. Пользователи системы рассказывают о частых обновлениях, которые в отдельных случаях могут занять какое-то время. Самым положительным моментом в работе с системой называют возможность сотрудников самостоятельно вносить информацию и дополнять документы, без предварительных запросов к HR.

Сравнение HRM-систем

Теперь предлагаем вам сравнить все представленные системы по главным показателям. 

Параметры
Цена на месяц в компании до 100 людей	$619-825, в зависимости от пакета	$59-299,  в зависимости от пакета	€376-570,  в зависимости от версии	$100-220, дополнительные модули – от $25
Бесплатный пробный период	✔️	✔️	✔️	✔️
Техподдержка	12/5, ответ на протяжении нескольких дней	24/5, ответ на протяжении нескольких дней	24/7, ответ на протяжении нескольких дней	9:00-19:00 в рабочие дни, в нерабочее время техподдержка поможет решить срочные вопросы
LMS	✔️	✔️	✖️	✔️
Интеграция с мессенджерами	✔️	Через смс	✖️	✔️
Интеграция с Google Calendar	✖️	✔️	✔️	✔️
Performance management	✔️	✔️	✔️	✔️
Модуль OKR	✖️	✖️	✔️	✔️
Интеграция с job порталами	✔️	✔️	✔️	✔️
Интеграция с LinkedIn	✖️	✔️	✔️	✔️
Мобильный формат	Мобильное приложение	Мобильное приложение	Мобильное приложение	Мобильная версия и чат-бот в Telegram
Парсинг CV	✖️	С помощью Zoho Recruit	✔️	✔️
Керування активами	✖️	✖️	✖️	✔️
База знань	✖️	✖️	✖️	✔️
Языки интерфейса	Английский, французский, немецкий, испанский, португальский, нидерландский	Английский, немецкий, французский, португальский и более 10 других языков	Английский, немецкий, французский, испанский и нидерландский	Украинский, английский, испанский, русский

Какую HRM-систему выбрать для вашей компании?

Выбирая систему, в первую очередь обратите внимание на такие факторы: 

Безопасность – приоритетом №1 должна быть безопасность данных компании

Первый фактор должен стать для вас основным, поскольку даже недорогая, удобная в использовании, локализованная система, подходящая вам по функционалу, ничего не стоит, если она недостаточно защищена. Данные ваших сотрудников – важная информация, которую следует хранить особенно тщательно. Выбирайте только проверенные временем или другими компаниями HRM-системы, и всегда уточняйте, как в ней защищаются данные и кто это делает.

К примеру, в HURMA не скрывают, что систему разработали специалисты компании IT Svit, которая уже 15 лет успешно работает на зарубежном рынке. Основываясь на международном опыте, они выбрали более дорогой, но более безопасный подход к хранению данных – Single Tenant SaaS infrastructure. Каждая компания-клиент получает безопасную частную среду, другими словами – свой облачный сервер.

Функционал – выбранная система HRM должна включать в себя все важные для вас функции.

Чтобы выбрать систему, которая содержит максимум необходимых функций и станет для вас all-in-one решением, важно понимать, какие существуют возможности систем и для чего они вам нужны. Вот чек-лист функций, которые должна иметь качественная HRM-система:

1. База данных работников.

Каждый специалист по управлению персоналом должен иметь доступ к единой базе данных работников, где можно хранить информацию о сотрудниках, включая личные и профессиональные данные, и управлять ею беспрепятственно.

2. Подбор персонала.

Возможность управлять всем процессом подбора персонала, включая создание должностных инструкций, размещение вакансий, получение и управление резюме, а также планирование собеседований является важной частью рабочего процесса любого рекрутера и HRM-система может значительно облегчить отбор кандидатов с помощью ряда функций, которые непосредственно отвечают за подбор персонала.

3. Онбординг.

Каждый раз, когда приходит новый работник, важно как можно быстрее предоставить ему все необходимые знания и инструменты. HRM-системы ускоряют процесс адаптации и делают его более легким для всех сторон.

4. Отслеживание посещаемости работников.

С помощью HRM-системы каждый работник может самостоятельно подать запрос о каком-либо виде отсутствия – это касается и отпусков, и больничных, и любых типов выходных.

5. Управление продуктивностью.

Кажется, что продуктивностью работников всегда труднее всего управлять, однако система может помочь и с этим. Это все благодаря таким функциям как определение OKR и отслеживание целей.

6. Обучение и развитие работников.

Способность руководить обучением и развитием сотрудников, включая выявление пробелов в навыках и создание планов обучения, способствует быстрому улучшению навыков каждого работника. В свою очередь, это ускоряет процесс достижения целей бизнеса. Поэтому важно позаботиться о том, чтобы выбранная система предлагала возможности для развития персонала.

7. Расчёт заработной платы.

Большинство систем позволяют управлять оплатой труда сотрудников, включая обработку заработной платы, управление налогами и администрирование льгот – однако прежде чем приобрести систему, убедитесь, что у вас будет доступ к управлению зарплатой работников.

8. Отчетность и аналитика

С помощью этой функции специалист может создавать отчеты и предоставлять статистические данные на основе кадровых данных, включая текучесть кадров, уровень содержания и показатели найма.

Это некоторые из ключевых функций, которые должна иметь система управления персоналом для эффективного управления процессами и поддержки роста и развития организации, однако существуют и другие возможности систем, которые могут вас заинтересовать. Поэтому посвятите достаточно времени изучению каждой системы, которая может подойти вашей компании, чтобы найти инструмент с идеальным набором функций.

Цена – знайте, за какие преимущества вы платите

Если вы выбираете между идентичными HRM, но одна стоит в 4 раза дороже другой, покупайте более выгодный вариант. В настоящее время украинские IT-специалисты ничем не уступают европейским и американским, разрабатывая действительно качественные продукты. А цены, в отличие от зарубежных, не кусаются.

Локализация – выбирайте языки, которые удобны именно вашим работникам

Всегда учитывайте уровень владения языком, на котором оперирует система, не только ваш, но и ваших работников. Как хорошо вы бы не знали иностранный язык, родной все же лучше и понятнее. К тому же, все возникшие вопросы гораздо легче решать с техподдержкой, говорящей на понятном вам языке, и отвечающей на привычных нам платформах и мессенджерах. Иначе один небольшой вопрос может стать большой проблемой и затянется на несколько дней, что вряд ли позитивно повлияет на вашу работу.

Мы надеемся, что помогли вам в выборе HRM-системы, а если у вас возникнут вопросы, всегда будем рады ответить на info@hurma.work.

• Hurma System