Архивы Кейси Hurma | HURMA Автоматизація HR, рекрутингу та OKR в одній системі Fri, 23 Jul 2021 14:04:25 +0000 uk-UA hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.4.8 https://hurma.work/wp-content/uploads/2019/10/favicon-32x32.png Архивы Кейси Hurma | HURMA 32 32 IdeaSoft: «Я не можу словами описати свою любов до HURMA» https://hurma.work/blog/06-2021-ya-ne-mozhu-slovamy-opysaty-svoyu-lyubov-do-hurma-avtomatyzacziya-ideasoft/ Wed, 16 Jun 2021 08:00:00 +0000 https://hurma.work/?p=14901 Розповідаємо про автоматизацію рутинних процесів компанії IdeaSoft в HURMA: база співробітників, вчасні фідбеки кандидатам, моніторинг настрою та багато іншого. Інформація про компанію IdeaSoft IdeaSoft – це швидкозростаюча компанія з розробки програмного забезпечення з командою, що складається з понад 120 кваліфікованих інженерів. У 2021 році компанія стала частиною Sigma Software Group. Команда IdeaSoft професійно поєднує ідеї […]

Сообщение IdeaSoft: «Я не можу словами описати свою любов до HURMA» появились сначала на HURMA.

]]> Розповідаємо про автоматизацію рутинних процесів компанії IdeaSoft в HURMA: база співробітників, вчасні фідбеки кандидатам, моніторинг настрою та багато іншого.

Інформація про компанію IdeaSoft

IdeaSoft – це швидкозростаюча компанія з розробки програмного забезпечення з командою, що складається з понад 120 кваліфікованих інженерів. У 2021 році компанія стала частиною Sigma Software Group. Команда IdeaSoft професійно поєднує ідеї та технології для створення передових рішень у відкритому та дружньому робочому середовищі.

З понад 250 успішно реалізованими проєктами та глибокою експертизою в таких індустріях як Фінтех, 5G & MEC, B2B, B2G, Smart City, DLT & Blockchain, Логістика, команда IdeaSoft завжди готова підкорювати нові вершини.

IdeaSoft – це не тільки про технологічні рішення. Це про команду людей з широким кругозором, мрійників і творців, яким небайдуже сьогодення і майбутнє компанії. Надаючи різні бонуси та конкурентоспроможні зарплати, ми також прагнемо будувати взаємовигідні відносини з клієнтами та співробітниками.

Стек технологій компанії включає Blockchain, Angular JS, React JS, Vue JS, Node JS, .NET, Java, C ++, GoLang, Swift, Objective C, Kotlin, Mongo DB, MySQL, MSSQL, PostgreSQL, Maria DB, Berkeley DB, SQLite, SQL.

Приєднуйся до IdeaSoft, щоб розкрити свій потенціал і підкорити нові висоти, відмінно проводячи час з молодою, творчою та крутою командою!

Завдання клієнта - рішення HURMA

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

Впровадивши HURMA, ми хотіли модернізувати, на той момент, існуючі процеси, створити єдину базу співробітників з необхідною інформацією та якомога менше користуватися Google-таблицями.

Комплексне закриття потреби від HURMA

Що ми зробили, щоб допомогти компанії модернізувати їх процеси.

1. База співробітників з усією необхідною інформацією

Найболючіший біль багатьох HR-фахівців – база співробітників в Excel. До того ж це не тільки довго, але ще й небезпечно. У HURMA вас чекаємо зручна база співробітників. У кожного фахівця є свій профіль, куди ви можете внести всю інформацію про нього, прикріпити документи, коментувати та внести екстрені контакти.

Результат

У нас з'явилася ідеальна база наших співробітників з усією необхідною інформацією.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

За даними наших досліджень, автоматизація рутинних завдань за типом бази співробітників або кандидатів може заощадити HR-фахівця до 43% часу.

2. Персональний digital-календар з загальними подіями та святами компанії

Неможливо всі події: державні свята, дні народження співробітників, їх річниці, знаменні дати компанії, тримати в голові, нотатках в телефоні або ж блокноті. Рано чи пізно щось забудеться і буде дуже незручна ситуація.

У HURMA користувачі можуть вести персональний digital-календар компанії. У ньому будуть відображатися призначені мітинги, дні народження і річниці колег, персональні дії, державні свята і вихідні.

Результат

У нас з'явився зручний календар саме з нашими святами, оскільки в компанії раніше були переноси офіційних свят, пов'язані з нашими клієнтами.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

3. Запит відпустки без мільйонів підписів і заяв

«А скільки у мене відпустки, а коли можна поїхати відпочивати, а скільки лікарняного у мене залишилося, а коли заяву приносити, а хто повинен підписати моя відпустка, а ми точно встигнемо» і ще безліч інших питань чують HR-фахівці щодня.

Добре, що є HURMA з повністю автоматизованим absence management. У своєму профілі або ж відразу з календаря співробітник може зробити запит на будь-який тип відсутності. HR-фахівця і керівника співробітника прийде повідомлення про запит в систему, чат-боту і на пошту.

Результат

Фіксувати відсутності співробітників стало в сотні разів легше. Запросити відпустку/лікарняний тепер можна в пару кліків. Більше не потрібно писати всім листи та довго чекати твердження відпустки.

Кожен співробітник знає, яка кількість відпустки або лікарняного у нього залишилося і більше не потрібно постійно уточнювати ці цифри у HR або керівника.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

4. Збір зворотного зв'язку і проведення опитувань

Проведення опитувань – одна з найважливіших частин роботи HR-менеджера. Саме перед ним часто стоїть завдання проведення самих різних опитувань. Складати та зводити дані в таблицях Excel? Дуже довго і заплутано.

В системі HURMA є можливість створити опитування будь-якої складності. Будь-то короткий на тему проведення корпоративу, або ж об'ємна анкета для Performance Review. При створенні опитування, всі співробітники, які беруть в ньому участь отримують повідомлення про проходження.

Результат

Функціонал опитувань дуже спрощує життя. З його допомогою можна провести як опитування для всієї компанії, так і точково запросити або надати фідбек.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

5. Швидкий фідбек кандидатам

Надання кандидатам зворотного зв'язку за результатами відбору - важлива частина роботи рекрутерів. Дуже важливо вміти правильно і, головне, вчасно надавати фахівцям фідбек, будь він позитивний або ж негативний. За даними rabota.ua, 80% кандидатів очікують фідбек, але отримують його лише 7%. Дуже часто, через поспіх або великої кількості завдань, рекрутери забувають про надання фідбек, що погано відбивається на бренд роботодавця.

В системі HURMA є функціонал для створення шаблонів листів і їх автоматичної відправки при переході кандидата з одного етапу воронки на інший.

Результат

Дуже зручна функція створення шаблонів листів і відправки кандидатам. Значно спрощує комунікацію з фахівцями та економить час.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

6. Залучення і настрій співробітників: завжди бути в курсі

У форматі remote стало складніше відстежувати настрій співробітників і вчасно помічати якісь зміни в їх стані. Але ж кому, як не HR-фахівця потрібно завжди тримати руку на пульсі, щоб вчасно запропонувати допомогу у розв'язанні певної проблеми.

HURMA може допомогти в закритті цього питання завдяки функції моніторингу настрою. При вході в систему співробітника зустрічають смайли з різним настроям, а він, своєю чергою, може вибрати відповідний свого стану і залишити коментар з причиною. HR-відділ бачить в статистиці інформацію як по всій компанії, так і за кожним працівником окремо.

Результат

Моніторинг настрою - це окрема прекрасна функція для HR-відділу, яка допомагає завжди бачити, яке емоційний стан у співробітників.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

7. Розрахунок зарплати та ведення звітності за співробітниками

Payroll - система обліку робочого часу, заснована на кількості відпрацьованих годин. В його основі лежить табель, який виглядає ну зовсім не user friendly:

У HURMA система Payroll виведена на якісно новий рівень і може розраховувати не тільки робочий час, а й зарплату фахівців. Вона підтримує всі важливі функції: мультивалютність, розрахунок оплати за будь-який період, вивантаження звітів в будь-який зручний формат. А крім зарплат, є додаткова можливість розрахунку премій і бонусів.

Результат

Завдяки функції Payroll стало простіше вести відомість співробітників і на постійній основі складати звіти.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

Summary: що в підсумку

Я не можу словами описати свою любов до HURMA, оскільки ця система спростила робоче життя всієї компанії, а friendly дизайн також робить свою справу 🙂 Спасибі всім вам величезне за якісний продукт ❤️.

Єлизавета Вишнякова, Head of HR Department

Ця цитата говорить про результати краще будь-яких наших слів. Якщо хочете так само насолоджуватися автоматизацією, залишайте заявку на демо системи та наші менеджери неодмінно з вами зв'яжуться.

Сообщение IdeaSoft: «Я не можу словами описати свою любов до HURMA» появились сначала на HURMA.

]]> Sloboda Studio: «Зручний і єдиний софт для автоматизації всіх процесів» https://hurma.work/blog/05-2021-hr-kejs-avtomatyzacziya-sloboda-studio/ Mon, 24 May 2021 07:10:00 +0000 https://hurma.work/?p=14465 «Якось давно у нас не було кейсів», – подумала команда HURMA і вирішила розповісти вам про ще один практичний досвід використання системи. На цей раз інформацією з нами поділилася Аліна Жидкіх – Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio. Вся інформація в одній системі, перенесення кандидата в співробітники одним кліком, детальна статистика і ще багато-багато функцій, […]

Сообщение Sloboda Studio: «Зручний і єдиний софт для автоматизації всіх процесів» появились сначала на HURMA.

]]>

«Якось давно у нас не було кейсів», – подумала команда HURMA і вирішила розповісти вам про ще один практичний досвід використання системи. На цей раз інформацією з нами поділилася Аліна Жидкіх – Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio. Вся інформація в одній системі, перенесення кандидата в співробітники одним кліком, детальна статистика і ще багато-багато функцій, які стали в пригоді компанії Sloboda Studio – в нашому новому кейсі. Погнали? 😉

What is Sloboda Studio: інформація про компанію

Sloboda Studio заснували у 2010 році й вона – одна з перших Ruby on Rails компаній на сході України. Компанія розробляє платформи Marketplaces, Fintech, Ad Tech, забезпечуючи повний цикл розробки: вдосконалення процесів, навчання співробітників, впровадження інноваційних технологій.

Sloboda Studio 11 років допомагає розвиватися стартапам і має на рахунку 200+ успішних проєктів. У компанію звертаються клієнти з Великобританії, Норвегії, Франції, Німеччини, Нідерландів.

Активний розвиток компанії = активне поповнення співробітників. Зараз в Sloboda Studio значиться понад 100 співробітників і ця кількість, ми впевнені, буде рости в геометричній прогресії 😉 Саме у зв'язку з активним ростом штату, потреба в автоматизації також зросла в геометричній прогресії, в чому компанії й допомогла HURMA System.

Поставлені завдання і рішення HURMA

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

«До впровадження HURMA ми використовували багато відомих і популярних систем для автоматизації як HR, так і рекрутингу, але при цьому, у нас все одно не було єдиного софту для ведення всіх процесів».

Зручна база і картка співробітників

Раніше у нас не було загальної системи, де зберігалися б всі дані працівників, а також всі дії, пов'язані з ними: зустрічі 1:1, Performance Review тощо.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

Все ще ведете базу співробітників в 1000 і 1 табличці? Пора піти від цього хаосу за допомогою HURMA. В системі HURMA всі дані співробітників зберігаються зручно і структуровано. Є зручна база, в якій зберігається інформація про всіх співробітників, а також є можливість відфільтрувати картки фахівців за багатьма параметрами. Наприклад, за формою співпраці, навичкам, посадою тощо.

Ось так працює фільтр «Посада» в системі:

Профіль співробітника

Дуже зручно, що у кожного співробітника є персональний профіль з усією необхідною інформацією.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

Профіль співробітника в системі реалізований дуже структурно і зручно для користувача. У ньому є вся необхідна інформація про співробітника: баланс відпусток і лікарняних, контакти, історія проведення зустрічей 1:1 і Performance Review, дані з обліку часу, файли, прикріплені до фахівця, і багато чого іншого. Більш того, сам співробітник може зі свого профілю зробити запит на відсутність, перевірити завдання, залишити коментар про себе.

Absence management

До HURMA ми вели облік відсутностей співробітників: відпустки, лікарняні в Redmine, що було не дуже зручно.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

В системі HURMA повністю автоматизований процес обліку відсутностей. HR-фахівець може самостійно налаштувати автоматичне нарахування відпусток, лікарняних або ж інших типів відсутності. Крім того, є можливість призначити відповідальних за відсутність конкретного співробітника і встановити кількість доступних днів.

Редагування етапів вакансії та перенесення кандидата в співробітники

Під час використання однієї HRM-системи ми зіткнулися з проблемою додавання етапів вакансії, оскільки такого функціоналу там не було. Але оскільки всі вакансії різні, кожна складається з різних етапів.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

Система HURMA дає можливість редагувати й створювати власні етапи, індивідуально під кожну вакансію. Крім того, при створенні або редагуванні етапу, ви можете налаштувати автоматичне надсилання листів при переході кандидата з одного етапу на інший. Таким чином всі кандидати отримують зворотний зв'язок за результатами та ніхто не залишається забутим.

Скільки часу займає ручне перенесення всіх даних кандидата, який прийняв офер, в систему обліку або ж таблицю? Чи не менш як годину так точно, а якщо кандидат не один – то ще більше. В системі HURMA ви можете одним кліком перенести кандидата в співробітники, разом з усіма даними та прикріпленими файлами.

Статистика HR та рекрутингу

Користуючись популярними ATS і HRM-системами у нас виникали проблеми зі статистикою. Її або взагалі не було, або ж вона була, але з нерелевантними даними або неповна.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

Система HURMA – комплексне рішення, яке дає можливість швидко і зручно вести статистику з HR і рекрутингових процесів. При цьому, вам не треба бути гуру Excel, оскільки система все порахує за вас і відобразить в зручних графіках і діаграмах.

HR-статистика

HURMA відображає дані про кількість співробітників, розподіляючи їх за статтю та віком, а також вираховує показник плинності кадрів. HR може подивитися дані з плинності за будь-який обраний період, статистику за командами, причинами звільнення і стажу.

Постійне відстеження статистики допоможе вчасно помітити зростання плинності, запобігти відходу ключових співробітників і розібратися в причинах.

Статистика з рекрутингу

Система HURMA автоматично збирає дані за такими параметрами:

  • відкриті вакансії;
  • ефективність каналів рекрутингу;
  • кандидати;
  • хто створював кандидатів;
  • коефіцієнт прийняття оферів.

Ця статистика допомагає оцінити роботу відділу рекрутингу, дізнатися, який рекрутер швидше закриває вакансії, які канали приносять найкращий результат.

А зовсім недавно у нас з'явилася нова функція «Звіт ефективності рекрутингу», яка дає можливість збирати інформацію про всі дії рекрутера над вакансією. Тепер ви зможете:

  • аналізувати ефективність рекрутингу за тиждень, місяць, квартал, рік або будь-який інший проміжок часу;
  • відстежувати відсоток закритих вакансій кожним рекрутером або загальний результат всього відділу;
  • аналізувати кількість кандидатів на кожному етапі воронки й виявляти свої слабкі місця;
  • формувати звіти та проводити аналіз з причин відмов кандидатів або компанії за обраний період;
  • і багато іншого.

Простий і зрозумілий інтерфейс

Вагома перевага наших розробок і системи HURMA в тому, що вона орієнтована на наш ринок і є більш зрозумілою, ніж закордонний софт.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

Вам не потрібно витрачати багато часу, щоб знайти потрібну для вас функцію. В системі HURMA інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, а вся інформація розташована таким чином, що знайти потрібні вам дані можна всього за кілька секунд.

Крім того, наші фахівці безкоштовно допоможуть вам з впровадженням системи та перенесенням даних з іншого софту.

Коротке summary

Дуже зручно, що в результаті ми отримали систему, в якій зберігаються всі важливі для нас дані по HR і рекрутингу. Нам не потрібно робити мільйони табличок і годинами шукати в них інформацію, не потрібно підключати окрему систему для рекрутингу, оскільки все є в HURMA.

Аліна Жидкіх, Recruitment Team Lead компанії Sloboda Studio

HURMA System – найкращий помічник у боротьбі з рутиною. Займайтеся драйвовими завданнями, які несуть стратегічну важливість компанії, а HURMA завжди буде поруч 😉

Сподобався кейс? Якщо хочете так само – залишайте заявку на демоверсію системи й насолоджуйтеся автоматизацією 😉

Сообщение Sloboda Studio: «Зручний і єдиний софт для автоматизації всіх процесів» появились сначала на HURMA.

]]> NeoGames: «У нас з'явилася система, яка закриває одразу всі питання» https://hurma.work/blog/neogames-hurma-yedyna-systema-yaka-zakryvaye-odrazu-vsi-pytannya/ Wed, 14 Apr 2021 07:00:00 +0000 https://hurma.work/?p=13812 Ви вже знаєте, як система допомогла закрити потреби в автоматизації компанії «Епіцентр маркетплейс», і сьогодні ми хочемо розповісти вам про ще один практичний досвід використання Hurma компанією NeoGames. Які потреби компанії в автоматизації ми змогли закрити в одну мить і чому це важливо для організації? Читаємо далі та дізнаємось відповідь на це питання. Але для […]

Сообщение NeoGames: «У нас з'явилася система, яка закриває одразу всі питання» появились сначала на HURMA.

]]>

Ви вже знаєте, як система допомогла закрити потреби в автоматизації компанії «Епіцентр маркетплейс», і сьогодні ми хочемо розповісти вам про ще один практичний досвід використання Hurma компанією NeoGames. Які потреби компанії в автоматизації ми змогли закрити в одну мить і чому це важливо для організації? Читаємо далі та дізнаємось відповідь на це питання. Але для початку, декілька слів про компанію NeoGames. 

Інформація про NeoGames

NeoGames – продуктова IT-компанія, яка є світовим лідером у сфері створення софту для послуг iLottery (національних і регулюючих владою лотерей) і розробляє власні ігри. Місія компанії – бути довгостроковим партнером лотерей з усього світу в їхній подорожі в епоху онлайн-інтерактивів. 

NeoGames вже 15 років створює для своїх клієнтів успішні програми iLottery: інтерактивні ігри та повний набір технологічних послуг. NeoGames – це сертифікована й схвалена регулюючими органами США, Європи та регіональними лотерейними асоціаціями компанія. Окрім того, вона є членом Всесвітньої лотерейної асоціації (WLA). 

NeoGames – mission complete: автоматизація рутини й табличок в Hurma

Нещодавно кількість співробітників компанії перевищила позначку у 200+, з чим ми вітаємо наших клієнтів і бажаємо їм ще активнішого зростання  та розвитку. Але, як ми знаємо, чим скоріше й спритніше розвивається компанія, тим складніше HR впорядкувати й структурувати інформацію про співробітників організації. Вихід з цього нескінченного круговороту рутини в бізнесі – автоматизація процесів. Які завдання допомогла вирішити система Hurma нам розповіла Світлана Майдан – HR&Operations директор NeoGames.

Світлана Майдан, HR&Operations директор NeoGames

«До впровадження системи була біль всіх HR – робота з Excel-файлами для ведення обліку співробітників і їхніх даних, а також аналітики».

Чому в NeoGames обрали Hurma: 5 головних причин

Світлана Майдан, HR&Operations директор NeoGames

«Єдина система, яка допомагає HR-команді розв'язати одразу велику кількість питань з роботи з актуальною інформацією. Приємний інтерфейс, зручна робота з базою співробітників і профілем кожного фахівця, автоматичний облік відпусток, лікарняних і інших time-offs. Вагома перевага – техпідтримка в окремому для нашої компанії Telegram-чаті: будь-які питання вирішуються швидко або беруться в роботу, а також враховуються побажання».

1. Зручний інтерфейс

Погодьтеся, набагато приємніше працювати з системою, якщо з першого ж кліку ви розумієте, як влаштований софт і де шукати відповідну опцію. Система Hurma налаштована таким чином, що користувач одразу розуміє, куди йому потрібно натискати й переходити, щоб побачити потрібну інформацію. 

На контрольній панелі відображається вся необхідна інформація: відсутності співробітників, назначені мітинги та дії з фахівцями, скільки співробітників на випробувальному терміні тощо. 

2. Зручний профіль співробітника

У грудні команда Hurma System повністю оновила профіль співробітника й зробила його більш схожим на профіль кандидата. Інформація в оновленому профілі розміщується структурно й зручніше для користувача. 

А для ще більшої зручності користувачів системи Hurma, ми оновили фільтри у розділі «Співробітники». Вони допоможуть набагато швидше й чіткіше знаходити фахівців у базі за параметрами, яких в системі стало ще більше. 

Тепер ви зможете відсортувати профілі співробітників за командами, тегами, місцем проживання, навичкам і багатьом-багатьом іншим параметрам. Ось так оновлені фільтри працюють і виглядають в системі:

Приклад роботи фільтрації карток співробітників за посадою:

3. Облік відсутностей: відпустки, лікарняні та інші time-offs

Вагома перевага системи Hurma – автоматизація Absence Management. Будь-який співробітник може всього лиш за пару секунд зробити запит на відпустку, роботу з дому, лікарняний, перероблення або ж роботу у вихідні. А HR-фахівець і відповідальний отримають повідомлення про запит в чат-бот, на пошту і в систему. 

4. Моніторинг настрою 

Світлана Майдан, HR&Operations директор NeoGames

«При кожному вході система запитує співробітника про його настій, що дає можливість переглядати статистику емоційного стану фахівців у компанії»

Багато з наших клієнтів відмічають такий гейміфікований елемент як моніторинг настрою. Це й не дивно, оскільки в кожній компанії є співробітники, які активно діляться усім, що їх хвилює, а є і ті, хто вважає за краще промовчати. 

Опція моніторингу настрою в Hurma дає можливість співробітникам відмітити свій настрій і залишити коментар, пояснивши причину поганого стану або ж поділитися радістю. 

5. Миттєва техпідтримка

Техпідтримка Hurma System завжди онлайн в робочий час і відповідає протягом 10 хвилин. Всі питання клієнтів оперативно вирішуються, а побажання реалізовуються в найкоротші терміни. І підтримати ці слова може Світлана Майдан, HR&Operations директор NeoGames.

«Вагома перевага системи – підтримка в окремому для нашої компанії Telegram-чаті: будь-які питання вирішуються швидко або беруться в роботу, а також враховуються побажання.

Нещодавній приклад: було побажання автоматично закривати новим співробітникам випробувальний термін по закінченню дати, яка була встановлена при створенні профілю. Раніше такої функції не було і ми повинні були коректувати це в картці співробітника самостійно. А тепер система робить це автоматично».

Світлана Майдан, HR&Operations директор NeoGames

Що в результаті

Завдяки впровадженню системи, у компанії NeoGames вдалось заощадити велику кількість часу й ресурсу на рутинних завданнях. Автоматизувалось ведення обліку відсутностей, стала зрозумілою атмосфера в компанії, впроваджені функції, які значно спростили життя HR-команді. 

Небагато цифр:

  • 43% – економія часу на рутинних операціях, зниження фінансових і трудовитрат;
  • підвищення eNPS на 25% і Q12 на 12%;
  • зменшення плинності на 12%;
  • економія бюджету на 18%.

P.S. Пару слів наостанок

Ми дуже раді бачити реальні результати автоматизації й оптимізації процесів у наших клієнтів, які досягаються за допомогою Hurma. Автоматизація у 2021 році – не тренд і не мода, а необхідність або навіть стиль життя. Саме автоматизації віддають перевагу люди зі швидким, сучасним і продуктивним стилем життя!

Сообщение NeoGames: «У нас з'явилася система, яка закриває одразу всі питання» появились сначала на HURMA.

]]> «Епіцентр маркетплейс»: автоматизація процесів і таблиць в Hurma https://hurma.work/blog/epiczentr-marketplejs-avtomatyzacziya-proczesiv-i-tablycz-v-hurma/ Tue, 23 Mar 2021 09:00:00 +0000 https://hurma.work/?p=13073 Команда Hurma System регулярно ділиться з вами експертним контентом, проводить вебінари, публікує новини про оновлення системи й сьогодні ми хочемо розповісти вам про досвід тих, хто використовує систему в роботі. HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс» Катерина Роюк розповіла, як Hurma допомогла автоматизувати та систематизувати HR-процеси і як це вплинуло на компанію. Інформація про «Епіцентр маркетплейс» […]

Сообщение «Епіцентр маркетплейс»: автоматизація процесів і таблиць в Hurma появились сначала на HURMA.

]]>

Команда Hurma System регулярно ділиться з вами експертним контентом, проводить вебінари, публікує новини про оновлення системи й сьогодні ми хочемо розповісти вам про досвід тих, хто використовує систему в роботі.

HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс» Катерина Роюк розповіла, як Hurma допомогла автоматизувати та систематизувати HR-процеси і як це вплинуло на компанію.

Інформація про «Епіцентр маркетплейс»

У січні 2020 року клієнтом Hurma System стала компанія "Епіцентр маркетплейс". Це молода, продуктова IT-компанія, яка займається побудовою та розвитком онлайн-проєкту epicentrk.ua і належить вона групі компаній Епіцентр К. Основна діяльність "Епіцентр маркетплейс" – створення продукту, який відкриває малому і середньому бізнесу шлях до продажу товарів в одному з ТОП 3 за популярністю інтернет-магазинів країни.

Кількість онлайн-покупців у «Епіцентру» становить 12 000 000 на місяць, а офлайн магазини щодня відвідують близько 400 000 осіб.

Епіцентр маркетплейс: шлях до автоматизації в Hurma

Як більшість нових організацій, спочатку своєї роботи компанія зіткнулася з необхідністю налагодити та оптимізувати HR-процеси. Всі розуміють, що коли компанія тільки починає діяльність, HR-відділу дуже важливо зосередитися на таких процесах як формування команд та організаційної структури, розроблення стратегії, розвиток й утримання співробітників, щоб вони не втрачали залученість і мотивацію.

Але крім цього, на початку шляху, у HR-департаменту нової компанії є багато рутини, яку і допомогла автоматизувати Hurma System.

Які процеси автоматизував «Епіцентр маркетплейс» в Hurma

1. Absence Management

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

З самого початку створення компанії (січень 2020) ми ввели Hurma, як спосіб автоматизації відпусток і лікарняних, оргструктури та обліку даних співробітників.

Саме ведення обліків відпусток, лікарняних, days off, овертаймів і інших відсутностей займає левову частку часу HR-фахівців.

Рішення Hurma System

Автоматизація absence management – основний модуль в системі й одна з головних проблем HR-менеджерів. Тільки уявіть, скільки часу йде не тільки у HR-ів, а й у співробітників, щоб написати заяву, зібрати всі підписи тощо. Це витрати, які можна інвестувати в більш глобальні завдання.

Головна перевага автоматизації відсутностей в тому, що співробітник сам може зробити запит на відпустку, лікарняний, роботу у вихідні, обрати дату і залишити коментар з поясненням, чому потрібна відпустка і наскільки. HR-фахівець і відповідальний за відсутність конкретного співробітника отримують повідомлення про запит і можуть його схвалити/відхилити або змінити дату.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Всі 100% співробітників користуються функціоналом запитів. Весь облік ведеться в одному місці.

Оптимізація цього процесу допомагає заощадити час як HR-ів і керівників, так і співробітників, оскільки їм не потрібно писати заяву від руки та збирати підписи у всіх відповідальних.

2. Дослідження залученості й настрою співробітників

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Дуже важливою і корисною функцією виявився моніторинг настрою. Ми стали відстежувати й реагувати на поганий настрій співробітників.

Рішення Hurma System

HR-відділу «Епіцентр маркетплейс» було важливо знати, чи все у співробітників добре, чи справляються вони з навантаженням, у зв'язку з відкриттям нового проєкту та великою кількістю завдань.

Моніторинг настрою в Hurma System дає можливість все це зрозуміти та дізнатися, наскільки співробітники залучені. При вході в систему, користувача зустрічають емодзі, обравши які, він позначає свій настрій і може його прокоментувати. Ця функція допомогла HR-відділу компанії «Епіцентр маркетплейс» вчасно реагувати на виникаючі у співробітників труднощі й допомагати їх вирішити.

3. Комунікація, фідбек, оцінка: автоматизація 1:1 і Performance Review

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Після автоматизації процесу ведення обліку відсутностей, ми прийшли до автоматизації проведення 1:1 і Performance Review, що допомогло значно економити час.

Рішення Hurma System

Досвідчені HR-фахівці «Епіцентр маркетплейс» знають, наскільки важливий регулярний зворотний зв'язок від керівників та зустрічі 1:1, на яких можна неформально поспілкуватися з фахівцями.

Hurma System допомогла компанії «Епіцентр маркетплейс» вести історію проведення Performance Review, а також налаштовувати системність зустрічей 1:1. Все, що потрібно для призначення 1:1 – це обрати співробітника, вид події з ним і час, після чого система автоматично відправить сповіщення людині на пошту, в чат-бот і в повідомлення в системі.

Performance Review призначається за тією ж схемою, що і зустріч 1:1:

В результаті автоматизації, здавалося б, таких невеликих процесів, HR-відділ компанії «Епіцентр маркетплейс» звільнив собі масу часу. Яка ситуація в компанії зараз – відповіла Катерина Роюк:

«На 90% ведеться історія з 1:1 і performance review. Що допомогло нам систематизувати інформацію з різних файлів в одному місці».

4. Все системно: збір і зберігання даних про співробітників, календар подій

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Нам дуже знадобилися функції обліку випробувальних термінів співробітників, нагадування про дні народження, календар подій. Це дозволило мати всю потрібну інформацію під рукою, а новачки й співробітники, що вже давно працюють, були завжди в курсі подій компанії та знаменних дат колег.

Рішення Hurma System

Під урахуванням випробувальних термінів співробітників тут передбачається ведення бази, в якій можна ставити фільтр і дивитися, скільки фахівців у штаті, а скільки на випробувальному терміні. Крім того, в аналітиці можна подивитися відсоток співробітників, які залишають компанію на випробувальному терміні.

В системі наочно відображаються всі найближчі події компанії: річниці співробітників, дні народження, корпоративні заходи, що значно полегшило життя HR-відділу «Епіцентр маркетплейс».

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Також використовуємо події для загальних внутрішніх заходів, які відбуваються у нас досить часто.

Приклад того, як в системі відображаються найближчі дні народження співробітників:

5. Більше крутих кандидатів: реферальна програма

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Функціонал рекрутингу в системі ми використовуємо як інформаційний простір відкритих вакансій для реферальної програми, щоб співробітники залучали до роботи в компанії своїх знайомих.

82% роботодавців вважають, що реферальні програми – найкраще джерело для пошуку кандидатів. Співробітники з задоволенням дають контакти своїх знайомих не тільки заради винагороди, а й для власного комфорту. Адже працювати зі знайомими або навіть друзями завжди приємніше.

Ще одна перевага реферальної програми підтверджує дослідження HR Technologist, яке свідчить про те, що залучені кандидати наймаються на 55% швидше, ніж фахівці з job-порталів.

Рішення Hurma System

В системі Hurma є можливість реалізації реферальної програми буквально парою кліків. У кожного співробітника в системі є доступ до вакансій, звідки він може скопіювати унікальне посилання і відправити його знайомим фахівцям або ж розмістити у себе в соцмережах. Якщо за цим посиланням в систему прийдуть відгуки, HR або рекрутер побачить кандидата і джерело, звідки він прийшов.

Автоматизований процес реферального рекрутингу мотивує співробітників ділитися вакансіями й отримувати бонуси за новачка, якого вони приведуть за реферальною програмою.

6. Work-life balance VS Overtime: облік часу і перероблень співробітників

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

У нас рідко бувають овертайми, ми намагаємося будувати роботу без перероблень, але бувають пікові навантаження і функціонал обліку часу в Hurma допомагає їх автоматизувати.

Потреба у відстеженні перероблень виникла у зв'язку з тим, що в компанії «Епіцентр маркетплейс» є власний call-центр, який працює сім днів на тиждень. У такій ситуації дуже важливо стежити за завантаженістю фахівців, відстежувати перероблення і враховувати їх.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Ми розділили call-центр на два сектори, у кожного з якого свої зміни. В результаті частина днів випадає на вихідні дні або перехід зі зміни в зміну, також бувають перероблення коштом збільшення обсягу роботи у святкові дні. Тому нам потрібен був функціонал для автоматизації відстеження перероблень.

Рішення Hurma System

Катерина Роюк зазначає:

«Зовсім недавно у нас з'явилася потреба відстежувати перероблення і ця функція тут теж виявилася».

Для обліку робочого часу і перероблення в системі Hurma є опція Time Tracking. Протягом дня співробітники відзначають кількість відпрацьованого часу, яку HR-фахівець бачить у зведеній таблиці. Нещодавно в системі з'явилася можливість експорту даних з обліку часу в таблицю Excel, де можна побачити сумарну кількість відпрацьованого часу.

Ця, на перший погляд, проста опція допомагає визначити співробітників, які переробляють і переглянути їхнє навантаження, щоб запобігти вигоранню.

7. Портрет ідеального співробітника: аналітика штату в Hurma

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

В кінці року нам стала у великій пригоді аналітика за людьми в штаті, щоб можна було зробити звіти з базових метрик: плинність персоналу, кількість співробітників тощо.

Статистика HR-процесів і аналітика рекрутингу допомагає складати портрет ідеального співробітника і чітко розуміти, які кандидати потрібні компанії і як саме їх залучати.

Катерина Роюк, HRD продуктової компанії «Епіцентр маркетплейс»

Аналізуючи статистику за співробітниками, набагато легше досліджувати свою цільову аудиторію, яку ми хочемо залучити з ринку.

Рішення Hurma System

В системі Hurma статистика HR, рекрутингу та моніторингу настрою реалізована в зручних графіках і діаграмах. Ми розробили можливість відстеження плинності персоналу, кількості співробітників в штаті та на випробувальному терміні, ефективності рекрутингових каналів, загального настрою працівників у компанії.

Детальна аналітика за штатом дозволяє HR-фахівцям розуміти, хто працює в компанії, який середній вік у фахівців тощо.

Результатами ведення аналітики по персоналу в компанії поділилася Катерина Роюк:

За допомогою аналітики ми зробили кілька портретів ідеальних для нас співробітників за характеристиками (стать, вік, сімейний стан).

Всі ці фактори сукупно допомагають HR-відділу компанії підвищити якість найму, розробити актуальну стратегію, утримувати кращих співробітників і виявити слабкі, а також сильні сторони.

Коротке summary: що зробили і як допомогли

Резюмуючи досвід використання системи Hurma компанією «Епіцентр маркетплейс», хочемо представити вам головні висновки про те, як і в яких процесах допомогла автоматизація:

  1. 100% співробітників використовують функціонал запитів на відсутності, отримуючи повну автономію.
  2. Весь облік відсутності, перероблень, інформації про співробітників ведеться в одному місці, а не в мільйоні табличок і ще одній табличці. Це не тільки зручніше, але й безпечніше.
  3. На 90% ведеться історія проведення 1:1 і Performance Review. Вся інформація систематизована і знаходиться в одному зручному місці. Це означає, що співробітники отримують регулярний, якісний зворотний зв'язок, а керівники та HR завжди мають інформацію про те, як пройшло рев'ю або зустріч 1:1.
  4. Визначено портрет ідеального кандидата з урахуванням аналітичних даних за віком, статтю, сімейним станом і іншими характеристикам співробітників, які давно працюють в компанії.
  5. Співробітники активно використовують функцію реферального рекрутингу, приводять до компанії нових фахівців, підвищують лояльність до зовнішнього бренду роботодавця.

Сподобався кейс? Хочете так? Тоді залишайте заявку на безплатну демонстрацію системи на нашому сайті та будьте в тренді з Hurma 😉

Сообщение «Епіцентр маркетплейс»: автоматизація процесів і таблиць в Hurma появились сначала на HURMA.

]]>