Сопроводительное письмо кандидата — на что обратить внимание?

Команда HURMA

  • 3 мин
  • 1143
  • 0

Сервис ResumeLab в 2021 году опросил 200 HR и выяснил, что для 83% специалистов наличие сопроводительного письма действительно важно при отборе кандидатов. Как HR должен правильно оценивать такие письма и на какие моменты особенно пристально обращать внимание?

Оглавление:

Быстрая проверка сопроводительных писем? Почему важно вводить требования к сопроводительному письму? Что должно отпугивать HR-специалиста? Что с фактами? Насколько полезны для HR сопроводительные письма кандидатов?

Быстрая проверка сопроводительных писем

  1. Письмо адресовано конкретному человеку/компании или написано «в общем»?
  2. Оно соответствует заявленной вакансии?
  3. Есть ли в нем орфографические и грамматические ошибки?
  4. Есть ли четкое упоминание ценности, которую кандидат принесёт компании?
  5. Письмо говорит что-то новое о специалисте или просто повторяет пункты резюме?
  6. В письме есть страсть/энтузиазм или оно написано сухо?

Часто при составлении вакансии HR указывает несколько требований к построению сопроводительного письма. Оцените письмо с точки зрения их выполнения. Несколько примеров возможных требований:

  • Список необходимых блоков — возможно вам нужна какая-то конкретная информация от кандидата (количество пройденных тематических курсов, количество выполненных проектов). Список из таких блоков поможет и вам, и соискателям.
  • Ограничение размеров блоков — если у вас нет времени/желания перечитывать текст, поставьте ограничения. Таким ограничением может быть количество символов, но проще будет ограничиться форматом «2 абзаца по 3 предложения в каждом».
  • Разместите в вакансии кодовое слово — как правило, низкоуровневые вакансии собирают много откликов. Люди даже не вчитываясь отправляют отклики и не оценивают собственные силы. Попросите начать письмо с кодового слова или фразы. Так вы сможете начать работать с резюме хотя бы читавших вакансию кандидатов.

Почему важно вводить требования к сопроводительному письму?

Во-первых, они упрощают работу HR. Обычно из требований получается мини-шаблон, по которому вам будет проще ориентироваться, если придет сразу 100-200 откликов.

Во-вторых, сопроводительные письма отсеивают «автоматчиков». Использование кодовых слов – хороший способ сэкономить время на прочтении писем. Общаться с кандидатами, ясно понимающими свои обязанности, намного эффективнее.

В-третьих, письма показывают, как человек воспринимает задачу — внимательность сотрудников к задачам существенно упрощает реализацию любого проекта. Если на первых порах человек относится халатно к простым требованиям, где гарантия того, что он дальше будет ответственно воспринимать рабочие задачи?

В-четвертых, письма демонстрируют инициативность и исполнительность — отлично, если кандидат может предлагать собственные решения, но иногда от него требуется просто четко выполнить задачу.

Что должно отпугивать HR-специалиста

Ошибки

Орфографические и грамматические ошибки могут стать важным триггером для HR. Хотя большинство профессий не предполагают обязательного окончания филологического факультета, но отсутствие ошибок скажет о том, что кандидат действительно потратил много времени на составление письма. Это показывает заинтересованность в вакансии.

Хорошо, если весь текст разбит на небольшие и структурированные абзацы. Это значит, что кандидат умеет правильно формулировать и доносить свои мысли. Если вакансия предполагает общение с большим коллективом, это может стать одним из дополнительных преимуществ.

Неподходящий тон письма

По тону письма HR может понять, с каким человеком он общается. Насколько соискатель вообще понимает, куда хочет попасть на работу? Например, если резюме подается в банк, писать в тоне «по-братски» не лучшая идея. Если кандидат хочет попасть в digital-агентство на креативную должность, сухое письмо точно не станет хорошей демонстрацией креативности.

Конечно, не стоит делать каких-то окончательных решений. Тон письма — вещь субъективная. Это хорошая возможность лучше понять человека и составить более комплексное мнение о нем.

Нерелевантные детали письма

Многие кандидаты уже знают, что HR любят сопроводительные письма. Действительно заинтересованные люди могут потратить несколько часов своего времени на составление документа. В нем будет сразу прослеживаться внимание и стремление занять вакансию, а проверяющий сможет найти ответы на самые важные вопросы к потенциальному сотруднику.

К сожалению, многие соискатели относятся к сопроводительному письму как к «хотелке» HR. Что-то вроде обязательного пункта. И если документ просто приложен к резюме, это автоматически повышает шансы получить работу.

Вот таких хитрых вам и нужно отлавливать. Это можно понять по содержанию письма. Раскрыл ли кандидат свой опыт и причины, из-за которых ему нужно попасть в коллектив? Почему его опыт будет полезным вашей компании? Насколько широко он описал мотивацию для компании, почему его нужно нанять?

В идеале, письмо должно быть максимально персонализированным для вашей компании. Если в тексте между строк читается: «Да мне все-равно. Вы это письмо не прочитаете, а я даже заморачиваться не буду», — это веская причина отправить кандидата в конец списка откликнувшихся соискателей.

Что с фактами?

Сопроводительные письма не должны превращаться в большую оду себе любимому. Насторожитесь, если увидите расплывчатые формулировки. Например: «Я работал с животными, поэтому хочу работать у вас ветеринаром».

В контексте примера, намного ценнее было бы получить от кандидата более детальную информацию:

  1. С какими животными работал?
  2. Какие обязанности выполнял?
  3. Какие знания получил?
  4. Был ли какой-то план/график по уходу и удавалось ли его выполнить?

То есть, если кандидат может максимально подробно описать свои цели и задачи на предыдущих проектах — это хороший знак. Значит он действительно прошел этот путь, смог его «осознать», вынести полезный опыт и теперь сможет применить в вашей компании новые знания.

Насколько полезны для HR сопроводительные письма кандидатов?

Разумеется, это далеко не основной инструмент HR в общении с соискателями. Он может помочь понять, насколько сильно человек хочет попасть в ваш коллектив.

Также, возможно, в сопроводительном письме будут интересные факты о человеке, которые почему-то не попали в резюме. Возможно, он подходит вашей компании даже больше, чем сам о себе думает и может кратко изложить.

Вам точно не стоит игнорировать сопроводительные письма, как сейчас делают многие HR. Даже если откликов очень много и все они кажутся правильно оформленными, постарайтесь хотя бы по диагонали пробежать по документу. Может быть, это поможет распознать уникального специалиста или убережет от найма некомпетентного сотрудника.

    HURMA: 2021 год в цифрах и фактах
    Традиционно, перед новогодними каникулами мы подводим итоги уходящего 2021 года. Эти 12 месяцев были по-настоящему насыщенными для HURMA. Система получила 8 крупных обновлений, команда Академии провела 59 вебинаров, а в ...
    Как научить сотрудников размышлять: лайфхаки в проведении тренингов
    Тренинги все ещё являются одним из самых эффективных решений для повышения навыков целой команды менеджеров. Такой вид обучения помогает команде оставаться на одной волне, развиваться вместе, быть вовлеченным в кейсы ...
    Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

    Сообщить об опечатке

    Текст, который будет отправлен нашим редакторам: