Коротко про кейс

Клієнт: Adsapience — рекламна комунікаційно-активаційна агенція, яка працює з інтегрованими маркетинговими кампаніями та активаціями по всій Україні.

Завдання: масштабний найм бренд-консультантів для клієнтського проєкту: багато міст і регіонів, великий потік кандидатів та потреба оперативно бачити динаміку найму в кожній точці.

Рішення: HURMA ATS стала для команди єдиним середовищем для роботи з кандидатами, фіксації історії комунікації, контролю етапів, роботи з воронкою та аналітики за вакансіями, містами, регіонами й рекрутерами.

Результат: команда збільшила обсяг опрацювання кандидатів приблизно з 1000 до 3000+ на місяць. Окремі рекрутери перейшли з 50–60 до 120 кандидатів у тому самому часовому проміжку, а завдяки автоматизації та централізації даних команда оцінює економію часу на ручних операціях приблизно у 50%.

Про компанію

Adsapience — рекламна комунікаційно-активаційна агенція, яка працює на ринку з 2000 року. Компанія створює інтегровані маркетингові кампанії та активації, допомагаючи брендам будувати ефективну комунікацію з партнерами та аудиторіями.

Команда Adsapience працює по всій Україні, а в межах цього проєкту особлива увага приділяється західним і центральним регіонам.

За рекрутинг відповідає команда з трьох рекрутерів, які одночасно працюють із великим потоком кандидатів у межах клієнтського проєкту.

Масштабування рекрутингу: коли важливо бачити весь процес

У міру зростання обсягів проєкту перед командою постало завдання не просто працювати з великою кількістю кандидатів, а й мати зручний спосіб централізовано відстежувати весь процес найму.

На початковому етапі команда використовувала Excel та електронну пошту як частину робочого процесу. Зі збільшенням кількості кандидатів і географії проєкту виникла потреба в більш структурованому інструменті, який дозволяв би оперативно бачити статуси кандидатів, історію комунікації та ключові показники за різними напрямами.

«Коли проєкт почав масштабуватися, ми зрозуміли, що нам важливо не лише опрацьовувати велику кількість кандидатів, а й системно вимірювати процес: бачити, скільки кандидатів опрацьовано, скільки передано далі, що відбувається по містах і де потрібно додатково посилити роботу», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Саме на цьому етапі HURMA стала інструментом, який допоміг централізувати роботу з кандидатами та аналітикою.

HURMA як середовище для роботи з кандидатами

З HURMA команда Adsapience веде кандидатів за етапами, фіксує історію взаємодії, відстежує причини відмов, статуси, вакансії, міста, регіони та відповідальних рекрутерів.

Для масштабного найму особливо важливо, що інформація про кандидата доступна в одному місці. Це дозволяє швидко повернутися до попередньої комунікації, перевірити статус і зрозуміти, на якому етапі перебуває кандидат.

«Ти просто заходиш у систему, вбиваєш прізвище або місто, знаходиш кандидата — і бачиш його резюме, всю історію, всі контакти. Можеш повернутися й зрозуміти, який етап випав і де саме», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Такий підхід особливо актуальний для проєктів із великим потоком кандидатів, де важливо швидко працювати з даними та не втрачати контекст попередньої взаємодії.

Аналітика по регіонах: від загальної картини до конкретного міста

Adsapience працює з наймом у різних містах і регіонах, тому команді важливо мати можливість аналізувати не лише загальні показники, а й деталізувати їх за містом, вакансією, рекрутером, етапом кандидата та кінцевим результатом.

HURMA дозволяє команді швидко фільтрувати дані під конкретний запит і отримувати потрібну картину в кілька дій.

«Для нас важливі дата, регіон, місто, вакансія, хто її вів і кінцевий результат — на який етап пішов кандидат. Якщо нас цікавить певне місто чи вакансія, ми ставимо фільтр в HURMA і бачимо всю картину», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Це допомагає команді швидше визначати пріоритети та розуміти, де саме потрібна додаткова увага.

Дані як інструмент комунікації з клієнтом

Для Adsapience аналітика важлива не лише для внутрішнього управління процесом. Оскільки рекрутинг є частиною клієнтського проєкту, команда регулярно працює з показниками та використовує їх для обговорення результатів і подальших рішень із клієнтом.

«Ми не можемо просто прийти до клієнта й сказати: “Виділіть нам кошти, бо ми так хочемо”. Натомість ми даємо файл з аналітикою HURMA, де показуємо: тут просадка, тут сезон, ось показники рекрутерів, ось причини відмов. Цифри — це завжди аргумент», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Таким чином, дані стають спільною основою для обговорення процесу з клієнтом — від поточних результатів до необхідності змінювати підходи або розподіляти ресурси.

Розподіл команди на основі даних

У проєкті працюють три рекрутери, кожен із яких має свій напрям роботи.

Команда тестувала різні підходи до розподілу напрямів і порівнювала результати. Аналітика допомогла побачити, у яких напрямках конкретні рекрутери працюють найбільш ефективно, і відповідно оптимізувати розподіл роботи.

У результаті окремі рекрутери змогли збільшити кількість опрацьованих кандидатів у тому самому часовому проміжку.

«Перейшли від опрацювання 50-60 кандидатів до 120. Це практично вдвічі більше в тому самому часовому проміжку», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Водночас аналітика дає можливість оцінювати не лише обсяг роботи, а й подальшу конверсію кандидатів між етапами. Це дозволяє команді бачити, які підходи працюють найкраще, і приймати рішення на основі накопичених даних.

Близько 50% економії часу на ручних операціях

Одним із ключових ефектів для команди стала економія часу на роботі з інформацією.

За оцінкою Олесі, HURMA дозволяє заощаджувати близько 50% часу, який раніше міг витрачатися на пошук інформації, звірку даних, роботу з файлами та підготовку внутрішніх запитів.

Тепер, якщо потрібна інформація про кандидата, місто чи регіон, її можна самостійно знайти в системі, переглянути історію, перевірити деталі або сформувати потрібне вивантаження.

«Я думаю, HURMA заощаджує 50%. Якщо мені потрібна інформація по регіону, рекрутер не витрачає час на пошук файлів, дат і звірку місяців. Я можу сама зайти, подивитися, вивантажити або проглянути», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Для команди це означає менше часу на технічну роботу з даними та більше можливостей зосередитися безпосередньо на рекрутингу й управлінні проєктом.

Контекст кандидата завжди під рукою

У масштабному наймі важливо зберігати не лише контакт кандидата, а й контекст усієї взаємодії з ним.

HURMA дозволяє бачити історію комунікації, статус кандидата, етап, причини відмови та інші дані, які допомагають команді швидко відновити контекст.

«Через рекрутера проходить велика кількість кандидатів, і 3000 кандидатів у голові не потримаєш. Класно, що в HURMA по конкретній людині ти бачиш історію, можеш повернутися й зрозуміти, який етап випав», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Це особливо важливо в ситуаціях, коли з кандидатом потрібно відновити комунікацію через певний час або коли роботу з ним продовжує інший член команди.

Швидша звітність для клієнта

У роботі з клієнтськими проєктами важливо не лише забезпечувати результат, а й мати можливість оперативно продемонструвати перебіг роботи та ключові показники.

Під час тендерної презентації Adsapience використала HURMA як один з елементів демонстрації свого підходу до рекрутингу: команда показала клієнту структуру роботи, аналітику, воронку та інструменти, з якими працює.

За словами Олесі, це стало додатковим аргументом на користь системного та прозорого підходу агенції до рекрутингу.

«Якби клієнт взяв іншу агенцію, вона віддавала б йому звіт два тижні, а ми віддамо звіт за один день. Тож ми показали клієнту, з чим працюємо: систему, аналітику, воронку. Тут HURMA була нашою перевагою, бо ми показали професійний підхід до його проблемного питання», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Результати роботи з HURMA в цифрах

Для Adsapience цінність HURMA полягає передусім у можливості масштабувати рекрутинговий процес, централізувати дані та швидко отримувати потрібну аналітику.

Що це дало Adsapience на практиці:

• 3000+ кандидатів опрацьовується командою на місяць;
• окремі рекрутери збільшили обсяг опрацювання з 50–60 до 120 кандидатів у тому самому часовому проміжку;
• за оцінкою команди, автоматизація та централізація даних заощаджують близько 50% часу на ручних операціях;
• звіт для клієнта можна підготувати за 1 день замість 2 тижнів;
• команда може аналізувати дані за містами, регіонами, вакансіями, рекрутерами та причинами відмов;
• рішення щодо розподілу напрямів і ресурсів можна приймати на основі фактичних показників.

Для Adsapience HURMA стала не просто ATS для зберігання кандидатів, а частиною робочого процесу масштабного клієнтського рекрутингу. Система допомагає команді централізовано працювати з кандидатами, зберігати історію взаємодії, оперативно аналізувати процес та швидше готувати звітність для клієнта.

Водночас ключову роль відіграє не сама автоматизація, а можливість команди використовувати дані для щоденної роботи: планувати навантаження, розподіляти напрями, визначати пріоритети та аргументувати рішення перед клієнтом.

«Своєчасна автоматизація процесів — це завжди level up у роботі з наймом персоналу. Не бійтесь її: спробувати новий підхід — це тільки плюс у сучасному непостійному світі», — Сосновська Олеся, рекрутерка Adsapience.

Хочете так само вести кандидатів, воронку, аналітику по регіонах і звіти для клієнтів в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як система може працювати для вашої команди.

Сообщение 3000+ кандидатів на місяць і до 50% економії часу: як Adsapience масштабує рекрутинг з HURMA появились сначала на HURMA.

Excel не наймає. Google Drive не онбордить. А пам’ять HR-команди точно не повинна тримати на собі весь рекрутинг і внутрішні HR-процеси.

У codeIMPL це відчули в момент, коли компанія почала рости, а разом із нею — і кількість рекрутинг- та HR-задач. Звичні інструменти допомагали на старті, але з часом стало зрозуміло: щоб рухатися далі без зайвого навантаження, потрібна єдина система.

Про codeIMPL

codeIMPL — міжнародна компанія з розробки програмного забезпечення, яка створює сучасні web- та mobile-рішення для бізнесу. Компанія працює з клієнтами з Європи та Північної Америки, спеціалізуючись на FinTech, Blockchain, Health & Fitness та інших цифрових продуктах.

Як було раніше: 43% рутини — і це ще “мінімальний мінімум”

Коли Наталія Висоцька прийшла в codeIMPL, у компанії фактично не було налаштованої HR-інфраструктури. Підбір персоналу вівся вручну, а основним інструментом залишалася Excel-таблиця.

30–50 кандидатів на день: рекрутинг, у якому легко загубити сильну людину

Головною складністю у рекрутингу була втрата інформації через великі обсяги ручної роботи:

«Вдень через тебе може проходити 30–50 кандидатів. І щодня ти добиваєш базу, і якщо ти ведеш все це руками — дуже сильно губиться інформація».
— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Оскільки деякі вакансії можуть закриватися до 4 місяців, без автоматизованих нагадувань цінні кандидати могли просто випадати, адже неможливо тримати усе в голові.

Follow-up: коли в таблиці вже 500 кандидатів

Окремо Наталія підкреслила проблему follow-up. Якщо кандидат не відповідав одразу, потрібно було самостійно повертатися до комунікації, згадувати контекст і контролювати, кому саме вже час написати знову. Без системи автоматизації це створювало постійний ризик втратити сильного кандидата просто через перевантаження. “Можливо, в нього дуже багато пропозицій і ти просто вже випав з його зони уваги.” — каже Наталія.

У 2–3 рази більше часу: ручна операційка з’їдала робочий день

Окремим навантаженням була сама операційна рутина: внесення даних, ведення бази, ручне оновлення статусів, фіксація дій і зведення аналітики. Тобто час ішов не лише на рекрутинг чи HR-процеси як такі, а ще й на обслуговування ручної моделі роботи.

«Без системи на все це йде більше часу — у 2 рази, а то й в 3 рази».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

43% часу на рутину — і це ще обережна оцінка

Наталія погодилася з тезою, що без автоматизації на рутинні задачі може йти щонайменше 43% робочого часу HR. Причому, за її словами, це навіть не верхня межа, а радше мінімальний орієнтир для команд, де одна людина одночасно веде і рекрутинг, і HR-функцію.

1 збій у доступах — і конфіденційність під загрозою

Ще одним поштовхом до переходу стала невдала спроба побудувати ці процеси в іншій HRM-системі.

«Ми пробували раніше одну з популярних українських систем і я була дуже незадоволена. Дуже багато моментів, які ми не могли кастомізувати взагалі ніяким чином. І це було на рівні архітектури самого продукту. Одного разу в них просто все поламалося стосовно налаштувань конфіденційності. Добре, що я зайшла випадково в п’ятницю ввечері, побачила і вчасно розібралась з доступами. Після цього ми перейшли на HURMA».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

HR-процеси: чеклісти є, системності — немає

Коли в компанії побільшало HR-задач, стало зрозуміло, що проблема значно ширша за сам рекрутинг. За словами Наталії, у компанії були чеклісти, але цього було недостатньо: без нагадувань, прозорого розподілу відповідальності й контролю статусів процеси все одно виконувалися руками.

Щоб аргументувати потребу в автоматизації, Наталія говорила з керівництвом не мовою “незручності”, а мовою часу, продуктивності й грошей. Її підхід був простим: спочатку порахувати, скільки годин іде на рутинні задачі без системи, потім порівняти це з роботою після впровадження й перевести різницю у вартість робочого часу. Як пояснює сама Наталія:

«Найкращий аргумент — це просто сісти і порахувати… Я, наприклад, витрачаю на це 6 годин, а можу витрачати 4. І це значить, що кожного дня я на дві години більше витрачаю часу на певні задачі. 2 години мого часу коштують стільки-то грошей. Я можу бути більш продуктивною для компанії». 

Саме така аргументація допомогла показати автоматизацію як конкретний та корисний бізнес-ресурс.

Як стало з HURMA: 5 хвилин на процес замість годин ручного контролю

Після переходу на HURMA команда codeIMPL не просто замінила один інструмент іншим. Завдання було ширшим: зібрати рекрутинг, HR-процеси та базу знань в одному середовищі, де щоденні дії не тримаються на таблицях, пам’яті чи ручному контролі.

30 хвилин на 10 кандидатів: наймаючий менеджер бачить воронку без таблиць і дзвінків

У рекрутингу HURMA дала команді єдине середовище для роботи з вакансіями та кандидатами:

«Ми завели всі вакансії в HURMA. Це виявилося зручно не лише для рекрутерки, а й для hiring manager, бо вони бачать kanban-дошку і можуть одразу зрозуміти, хто на якому етапі. У нас був момент, коли технічні спеціалісти трохи затягнули з відбором, бо були дуже зайняті, і в результаті накопичилося близько 10 кандидатів на різних етапах. Тоді ми просто дали їм посилання, вони зайшли, подивилися на канбан-дошку і за пів години ми розібрали всіх кандидатів та визначили подальші дії».

— Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Performance review: замість Excel — структурований процес і готовий результат

Ще один важливий блок — performance review. До HURMA команда збирала фідбек вручну в Excel, а потім окремо його зводила. Це було довше, незручніше й сильніше залежало від ручної роботи. Після запуску цього процесу в системі оцінювання стало структурованішим: з’явилися готові питання, логіка відповідей, зрозумілий формат оцінки та можливість одразу вивантажити результат у зручному вигляді для подальшого фідбеку й salary review.

5 хвилин на запуск процедури: onboarding, preboarding і offboarding стали керованими

Не менш важливою стала автоматизація HR-процесів. Після того як усе налаштували, запуск типового процесу почав займати буквально кілька кліків і близько п’яти хвилин:

«Зараз усе в пару кліків за 5 хвилин: запускаєш процес, і він одразу йде в роботу. У тебе є список задач, можна зайти в сам процес і подивитися статуси. Зручно й те, що його можна розподілити між двома відповідальними, тому ми з колегою можемо працювати паралельно. Це справді дуже зручно». — Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

PDF замість ручного зведення: оцінювання стало швидшим і зрозумілішим

Після запуску цього процесу в HURMA review став структурованішим і менш залежним від ручної операційки. У системі вже є питання, пояснення до відповідей і логіка оцінювання, а результати можна одразу вивантажити в готовому форматі та використати як основу для загального фідбеку.

Single Tenant: безпека як бізнес-аргумент, а не просто технічна деталь

Для codeIMPL питання безпеки було не другорядним, а практичним. Після попереднього досвіду з помилками в доступах компанії було важливо працювати в системі, де конфіденційність і розмежування даних не створюють додаткових ризиків для бізнесу. Саме тому архітектура Single Tenant стала не просто технічною перевагою, а важливим аргументом у виборі HURMA.

Результати автоматизації з HURMA: цифри

«43% часу на рутину — це ще мінімальний мінімум»

Разом HURMA та codeIMPL повністю змінили підхід до процесів:

• 30-50 кандидатів на день і понад 500 у системі — саме такий потік команда змогла тримати під контролем без втрати інформації у follow-up;
• у 2-3 рази менше ручної роботи — стільки часу раніше йшло лише на внесення даних, оновлення статусів і ведення бази вручну;
• -43% часу HR на рутину — за оцінкою Наталії, це навіть не максимум, а лише нижня межа того, скільки ручні задачі можуть забирати без автоматизації;
• 30 хвилин на 10 кандидатів — саме стільки знадобилося, щоб разом із hiring manager швидко розібрати накопичених кандидатів на різних етапах воронки;
• 5 хвилин на запуск HR-процедури — після налаштування процеси запускаються в кілька кліків.

Це не просто автоматизація окремих задач. Це система, у якій рекрутинг, onboarding, performance review і внутрішні HR-процеси перестають триматися на пам’яті, Excel і постійному ручному контролі.

Підсумуємо

Для компаній, які досі працюють вручну, головна порада — не відкладати автоматизацію:

«Автоматизуйте. Це не коштує супервеликих грошей. Якщо порівняти, скільки часу економиться на роботі HR, рекрутера, — це просто крапля в морі… Найкращий аргумент — це просто сісти і порахувати». — Наталія Висоцька, Head of HR codeIMPL

Менше ручної роботи, більше прозорості й швидші HR-процеси — це реально. Замовте безплатне демо HURMA, щоб побачити, як автоматизація працює саме для вашого бізнесу.

Сообщение Як codeIMPL перевела рекрутинг і HR-процеси в HURMA та прибрала потрійну ручну роботу появились сначала на HURMA.

Коротко про кейс

Клієнт: Львівська міська рада — орган місцевого самоврядування, який одним із перших в Україні почав системно впроваджувати HR-підхід у муніципальному управлінні. 

Виклик: рекрутинг у міській раді був розподілений між Google-файлами, Excel-таблицями, усними запитами й ручним контролем. Через це було складно відстежувати вакансії, фіксувати запити від керівників, зберігати історію кандидатів і доказово показувати, що відбувається з підбором.

Рішення: HURMA як єдине робоче середовище для рекрутингу: створення вакансій, ведення кандидатів, інтеграція відгуків із job-сайтів, фіксація етапів, статусів, комунікації, тегів і бази потенційних кандидатів.

Результат: Львівська міська рада систематизувала рекрутинг, перейшла від несистематизованих  запитів і таблиць до прозорого процесу, скоротила ручну роботу в аналітиці та звітності й отримала доказову базу для аналітики та комунікації всередині організації.

Про Львівську міську раду та HR-напрям

Львівська міська рада — орган місцевого самоврядування, в якій як і решті українських муніципалітетів робота з людьми довго сприймалася передусім через кадрові документи, процедури й адміністративні процеси. Але команда офісу управління персоналом поступово розширює цю роль: від класичного кадрового адміністрування до HR-підходу, де в центрі — люди та їх потенціал, таланти, корпоративна культура, мотивація, навчання та розвиток  людського капіталу.

Для Наталії Рудкевич, заступниці директора із залучення та розвитку талантів офісу з  управління персоналом Львівської міської ради, цей перехід був не просто амбітною ціллю. Вона прийшла в міську раду з бізнесу, де автоматизований HR уже був звичною практикою, і побачила: у місцевому самоврядуванні теж можна будувати системний, сучасний і людяно орієнтований  підхід до рекрутингу.

«Ми є перший муніципалітет в Україні, який впровадив якісний HR у свою структуру. У бізнесі HR — це звична  історія, а в місцевому самоврядуванні це був нонсенс. Ніхто не вірив, що це можливо, інтегрувати і зробити якісно та про людей, але нам це вдається, адже ми відстежуємо тенденції ринку та зважаємо на сучасні виклики часу».

— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Як було до HURMA: Google-файли, Excel і запити “на словах”

До цифровізації рекрутинг у міській раді був менш структурованим: частина інформації жила в Google-файлах, Excel-таблицях, листуваннях або усних домовленостях. Через це складно було швидко зрозуміти, які вакансії в роботі, хто подав запит, який профіль кандидата потрібен і що вже зроблено по підбору.

Особливо гостро це відчувалося в комунікації з командами. Якщо запит на підбір не був зафіксований, HR-команда не мала єдиного місця, де можна було б підтвердити, коли він надійшов, у якому форматі й на якому етапі перебуває робота.

«Ти не можеш довести ефективність своєї роботи з вакансією, якщо не маєш конкретних даних, показників і зафіксованої історії процесу. Саме тому HR має бути системним і цифровим: щоб кожна дія, кожен етап і кожен результат мали своє підтвердження». — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Як стало з HURMA: запит на підбір, вакансія і кандидат в одному процесі

Зараз процес рекрутингу починається із запиту на підбір. Керівник формує запит, команда бачить профіль кандидата, вимоги, примітки й далі створює вакансію в HURMA.

Це допомогло змінити саму культуру роботи з рекрутингом: якщо запиту немає в системі, він не береться в роботу. Так команда поступово адаптує культуру ради до прозорого й однакового процесу.

Єдине середовище для рекрутингу

У HURMA команда веде вакансії, кандидатів і супровід рекрутингового процесу. Відгуки з job-сайтів автоматично інтегруються в систему.

Рекрутери відстежують етапи відбору, змінюють статуси, фіксують результати комунікації та залишають примітки.

«HURMA для нас — це єдине робоче середовище для ведення вакансій, кандидатів і супроводу. Відстеження етапів відбору, зміна статусу, фіксація результатів комунікації — це дуже зручно».

— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

База кандидатів: не втрачати людей після однієї вакансії

Одна з найцінніших можливостей для Львівської міської ради — формування структурованої бази кандидатів. Якщо людина не підійшла на одну вакансію, але має релевантний досвід або компетенції, команда може повернутися до неї пізніше.

У цьому допомагають теги: за професійними напрямами, компетенціями, досвідом або іншими важливими характеристиками. Так кандидат не зникає після першої відмови, а залишається в базі потенційного кадрового резерву.

«Теги спрощують пошук за професійними напрямами, компетенціями, досвідом чи іншими важливими характеристиками. Це допомагає структурувати базу кандидатів, швидше знаходити потрібних людей і повертатися до релевантних кандидатів пізніше». — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Для Наталії як керівниці важливо бачити повну картину по рекрутингу: які вакансії в роботі, скільки кандидатів на етапах, які дії вже зроблені, де є рух, а де потрібна увага.

«Для мене, як для керівниці, це про розуміння ситуації: яка динаміка  рекрутингу, яка актуальна інформація по вакансіях і кандидатах, чи отримуємо зворотний звʼязок від колег, куди було передано кандидатів. — Наталія Рудкевич, заступниця директора офісу із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Звітність за 5 хвилин та 50% заощадженого робочого часу на аналітиці

У Львівській міській раді, як і в решті публічних структур, чимало  звітів, планів і підсумкових документів, тому рекрутингова аналітика не може триматися лише на Excel-таблицях. Без системи підготовка таких даних забирала б значну частину робочого часу: потрібно було б вручну збирати інформацію, звіряти статуси, рахувати кандидатів і перевіряти, що відбувається з кожною вакансією.

HURMA допомагає швидше отримувати потрібні дані. Відгуки з job-сайтів інтегруються в систему, кандидати проходять етапи в єдиному середовищі, а інформацію про поточну ситуацію в рекрутингу можна швидко подивитися без ручного пошуку в таблицях.

«Враховуючи, що у нас дуже багато звітів, планів і різних підсумкових документів, думаю, без HURMA це точно займало б половину робочого часу. А коли мені потрібна оперативна інформація про кандидатів, вакансії, співбесіди чи графіки, ми з командою рекрутерів можемо буквально за 5 хвилин її вивести й отримати цілісну картину процесу».

— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Партнерство HURMA і Львівської міської ради

Цей кейс важливий не лише як приклад цифровізації рекрутингу. Для Наталії це ще й історія про партнерство бізнесу та міста: коли є запит на зміни з боку органу місцевого самоврядування і готовність бізнесу підтримати цей запит технологічно.

Наталія окремо підкреслює: HR має з’являтися не лише в бізнесі, а й у муніципальному та державному секторах України, бо в цілому система HR, рекрутингу, база кандидатів, запити, аналітика й прозорість процесу потребують системності.

«Я послідовно просуваю ідею, що повноцінна HR-функція має бути в кожному муніципалітеті України. Адже саме в органах місцевого самоврядування працюють люди, які щодня формують спроможність наших міст, — і це частина людського капіталу України». — Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів Офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Також Наталія додає: щоб управляти цим капіталом якісно й системно, недостатньо окремих HR-ініціатив. Потрібні сучасні підходи, цифрові HR-платформи та системи, які дозволяють працювати з людьми стратегічно й на довгострокову перспективу.

«І тут важливо говорити не про те, як муніципалітети можуть “перейняти досвід бізнесу”. Важливо показувати інше: сучасний HR можливий у міській раді. Ми вже маємо такі практики, які працюють у муніципальному середовищі, і їх можна масштабувати на інші міста України». — Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів Офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Результати автоматизації

«Без digital-платформ неможливо зробити HR у муніципальному управлінні  якісно»

Що це дало Львівській міській раді на практиці:

• рекрутинг став системним процесом, а не набором таблиць, листувань і усних запитів;
• HURMA стала єдиним робочим середовищем для вакансій, кандидатів і супроводу підбору;
• команда отримала структуровану базу кандидатів, до якої можна повертатися для нових вакансій;
• запити на підбір стали зафіксованими й прозорими для всієї команди міста;
• HURMA заощадила до 50% робочого часу на аналітиці й звітності;
• інформацію про кандидатів у роботі команда може отримати за 5 хвилин.

Для Львівської міської ради HURMA стала частиною ширшого переходу від кадрового адміністрування до сучасного HR-підходу в органі місцевого самоврядування.

«Потрібно будувати HR не навколо кадрів, а навколо людей. І ця функція має працювати системно: з чіткими процесами, відповідальністю та єдиними підходами до управління людським капіталом. Бо не може бути так, що в одному муніципалітеті HR-функція розвинена, в іншому її фактично немає, а десь вона тримається на одній людині. Якщо ми говоримо про спроможні міста та людський капітал України, HR має стати системною функцією кожного муніципалітету».

— Наталія Рудкевич, заступниця директора із залучення та розвитку талантів офісу з управління персоналом Львівської міської ради

Хочете систематизувати рекрутинг, запити на підбір, базу кандидатів і звітність в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як автоматизація спрацює саме у вашій команді.

Сообщение HR для міста: як Львівська міська рада цифровізує рекрутинг з HURMA появились сначала на HURMA.

Коротко про кейс

Клієнт: iPay.ua — український фінтех-продукт, який працює на ринку 18 років.

Виклик: HR-процеси були розподілені між поштою, Jira, Excel, Google Sheets, корпоративним месенджером і окремими документами. Найбільше часу забирали погодження та відстеження відпусток і лікарняних, підготовка онбордингу, рекрутинг, база співробітників, облік майна й аналітика.

Рішення: HURMA як all-in-one система для бази співробітників, структури команди, відпусток, лікарняних, онбордингу, офбордингу, рекрутингу, аналітики та обліку майна.

Результат: погодження відпусток і лікарняних скоротилося з до 3 днів до протягом дня, підготовка до онбордингу — з повного робочого дня до 30 хвилин, рутина зменшилася приблизно на 60%, а підтримка HURMA отримала оцінку 10/10.

Про компанію

iPay.ua — український фінтех-продукт, який уже 18 років працює на ринку онлайн-платежів. Команда складається з 96 людей і працює в середовищі, де важливі не лише швидкість внутрішніх процесів, а й точність, контроль, структурованість і відповідність регуляторним вимогам.

Як було до HURMA: стек із 5 інструментів і постійний ручний контроль

До HURMA HR-команда працювала з кількома інструментами одночасно: корпоративною поштою, Jira, месенджером, Excel-документами, Google Sheets і хмарними сховищами. Через це частину даних потрібно було щоразу шукати, звіряти й додатково перевіряти.

«Це займало багато часу. Могло щось підвиснути, могло не завантажитись. У нас було хмарне сховище, де ми тримали документи, ІПН, довідки кандидатів, і воно якось по-чудному зберігалося: раз збереглось, раз ні. Треба було контролювати й перевіряти». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Найбільше це відчувалося в процесах, які потребують постійного відстеження: відпустках, лікарняних, онбордингу, рекрутингу та роботі з документами. HR-команді доводилося не просто виконувати задачу, а ще й тримати в голові, де саме вона зафіксована, хто має її погодити й що потрібно перевірити вручну.

Як стало з HURMA: HR-процеси в одному місці

Зараз команда iPay.ua використовує HURMA для ключових процесів:

• база співробітників і структура команди;
• відпустки та лікарняні;
• онбординг і офбординг;
• рекрутинг;
• база кандидатів;
• облік майна;
• аналітика;
• опитування;
• робота зі звітністю.

Найбільшу практичну цінність команда бачить у поєднанні кількох процесів в одному середовищі. База співробітників і структура допомагають легше онбордити нових людей і фіксувати зміни в підрозділах. База кандидатів прискорює рекрутинг, бо дає змогу повертатися до сильних резюме. Відпустки й лікарняні знімають ручну операційку з HR Generalist, а облік майна спрощує роботу системного адміністратора й бухгалтерії.

«Маючи побудовану структуру команди, легко онбордити нових людей, легко фіксувати зміни в підрозділах. Маючи базу кандидатів, спрощуємо процес рекрутингу, бо інколи допомагають збережені “на майбутнє” CV сильних і релевантних кандидатів».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Онбординг: з повного робочого дня до 30 хвилин

До HURMA потрібно було зібрати інформацію з різних місць, перевірити документи, резюме, сховища, таблиці та передати дані далі. За словами Наталії, перший день міг повністю піти на те, щоб “провести” новачка по всіх потрібних точках.

З HURMA цей процес скоротився до приблизно 30 хвилин.

«До HURMA, якщо використовувати всі Excel і Google таблиці, онбординг займав повний день точно. З HURMA — це 30 хвилин максимум: поки адмін зробить доступ, ти швидко підтягнув профайл співробітника, все відправив — клас».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Рекрутинг: база кандидатів, до якої можна повернутися

Рекрутинг залишається одним із ключових процесів для HR-команди iPay.ua. HURMA допомагає працювати не лише з актуальними вакансіями, а й із базою кандидатів, які можуть бути релевантними в майбутньому.

Це особливо цінно для ролей, де сильний кандидат може не підійти зараз, але стати актуальним пізніше. Коли вся історія зберігається в системі, HR може повернутися до резюме, підтримати контакт, уточнити рекомендації або швидше запустити кандидата в новий процес.

За словами Наталії, HURMA допомагає саме у швидкості: дає базу, до якої можна повертатися, наповнювати її та працювати з кандидатами системно.

-60% рутини: що автоматизація змінила для HR

Якщо середній орієнтир HURMA для скорочення рутини — 43%, то для iPay.ua ефект відчувається ще сильніше:

«Рутина прибирається навіть на 60%, я би сказала. Великий обсяг рутини зникає: у тебе і графік, і резюме, і воронка виміряна. Якщо ще поглиблено користуватися HURMA й використовувати AI-можливості, думаю, можна дійти і до 80–90% економії часу»

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Це не одна автоматизована дія, а сукупний ефект: менше перемикань між інструментами, менше ручного пошуку, менше нагадувань, менше контролю з боку HR і більше даних, які вже є в системі.

Облік майна: до -40% часу на інвентаризацію для бухгалтерії

Коли інформація про техніку, доступи та майно зберігається в системі, суміжним командам не потрібно щоразу уточнювати дані вручну або збирати їх перед інвентаризацією.

«Окрема подяка за введення майна — це знімає багато питань із бухгалтерії. Інвентаризація спрощується в мільйон раз, апдейти можна швидко робити. Думаю, бухгалтери економлять близько 40% часу на інвентаризаціях». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Для бізнесу це важливий результат: HURMA зменшує навантаження не лише на HR, а й на суміжні функції.

Аналітика: деталізація для HR і керівництва

У щоденній роботі команда використовує графік відпусток, звіряє використані й заплановані дні, працює з базою кандидатів, веде рекрутингову воронку та дивиться деталізацію за вакансіями.

«Найчастіше використовуємо графік відпусток. Ми звіряємо, у кого скільки днів використано, що заплановано на майбутнє. А ще мені подобається, що воронку кандидатів можна вести: HURMA витягує дані за вакансіями, і я можу зводити цифри. Ваша ATS у цьому моменті класна». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Так HURMA працює як основа для аналітики: збирає HR-дані в одному середовищі, показує процеси в деталях і допомагає швидше перетворювати операційну інформацію на зрозумілі цифри для команди та керівництва.

HR-процеси: до -30% рутини

Окрім рекрутингу, відпусток і майна, iPay.ua використовує HURMA для ширших HR-процесів: бази співробітників, онбордингу, опитувань, аналітики та performance review. Для Наталії цінність системи в тому, що HR-команда може не тримати ці процеси в окремих таблицях чи документах, а поступово переводити їх у єдине середовище.

«В HR скорочується рутина відсотків на 30. Але у нас ще багато human touch: бо поки команда 96 людей. Але є hiring на розширення, і тут без HURMA ніяк. Performance review треба буде автоматизувати». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Підтримка HURMA: 10/10

Наталія також поділилася кейсом, коли під час налаштування доступів для рекрутерки на випробувальному терміні потрібно було відкрити лише частину функцій. Команда не хотіла одразу давати повний доступ до майна, персональних даних чи інших чутливих розділів, тому права потрібно було налаштувати поступово й акуратно.

«Мені записали відеогайд, я все собі налаштувала, як потрібно. У таких тонких моментах техпідтримка завжди йде назустріч і швидко допомагає». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Для компанії це важливо, бо HRM-система має враховувати реальні сценарії роботи: випробувальні терміни, різні рівні доступу, персональні дані, облік майна, внутрішні процеси та поступове розширення ролей у команді.

«Підтримка — 10 з 10. Зворотний зв’язок завжди швидкий і об’єктивний».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Що далі: HURMA AI для швидшої роботи з HR-даними

Окремо Наталія відзначає інтерес до нових AI-можливостей HURMA. Йдеться про AI-доступ до HR-даних, коли сумісний AI-асистент може підтягувати інформацію з HURMA й допомагати швидше працювати з аналітикою, кандидатами, відпустками, структурою команди та іншими HR-процесами.

«Я думаю, з цією історією можна дійти до 80–90% економії часу. У рекрутингу це класно, а в плані статистики й аналітики — просто топ». — Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

HURMA AI дає HR-команді простіший спосіб працювати з даними: просто поставити запитання AI-асистенту.

Наприклад: хто у відпустці наступного тижня, які кандидати є в базі, що відбувається з вакансією, як змінилася структура команди або які дані потрібно швидко показати керівництву.

Усе це можна отримати на основі актуальної інформації з HURMA.

Результати автоматизації з HURMA в цифрах

«Не треба боятись автоматизувати, — це ваш помічник, особливо в аналітиці»

Що це дало iPay.ua на практиці:

• погодження відпусток і лікарняних скоротилися до 1 дня;
• підготовка онбордингу замість повного робочого дня займає 30 хвилин;
• HR-команда скоротила 60% рутини в щоденних процесах;
• бухгалтерія економить до 40% часу на інвентаризаціях завдяки модулю обліку майна;
• в HR-процесах рутина скоротилась на 30%.

У цьому кейсі автоматизація спрацювала саме як партнерський процес: команда iPay.ua поступово переносила HR-задачі в HURMA, адаптувала систему під свої сценарії й разом із підтримкою налаштовувала ті моменти, які були важливі для щоденної роботи. У результаті HURMA стала для iPay.ua зручним простором, де команда працює з рекрутингом, онбордингом, відпустками, лікарняними, майном, аналітикою та performance review.

«Автоматизація потрібна, і HURMA в цьому помічник №1».

— Наталія Багаліка, Human Resource Team Leader iPay.ua

Хочете замінити таблиці, пошту й ручні погодження єдиною HRM-системою? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як автоматизація спрацює саме для вашої команди.

Сообщение 30 хвилин на онбординг і -60% рутини: як iPay.ua автоматизує HR-процеси з HURMA появились сначала на HURMA.

Коли команда зростає, ручні HR-процеси починають впливати на швидкість адаптації, якість рекрутингу, доступність інформації та внутрішню координацію. У Фундації Олени Зеленської це відчули дуже практично: частина даних жила в таблицях, частина — в календарях, частина — у чатах, а частина взагалі трималася в голові.

Про компанію

Фундація Олени Зеленської — благодійна організація, яка реалізує масштабні суспільно важливі ініціативи. Усередині Фундації багато процесів зав’язані на командну взаємодію, швидкість координації та чіткий доступ до інформації.

За HR-напрям у Фундації відповідає Олена Турчак, HRD. У своїй роботі вона поєднує як стратегічні, так і дуже прикладні HR-задачі: від рекрутингу та онбордингу до внутрішньої комунікації, збереження знань і підтримки керівників у щоденних процесах.

Окрему роль у роботі відіграє і проєкт Молодіжні простори «12–21» — велика ініціатива, яка працює як окрема громадська спілка, але разом із Фундацією ведеться в одному середовищі HURMA. Саме це дозволяє працювати зі спільною базою кандидатів і не дублювати процеси.

Як було раніше

До системної автоматизації частина HR-процесів жила у звичних, але не завжди зручних для масштабу інструментах: таблицях, спільних календарях, чатах і ручному обміні даними. Для невеликого обсягу задач це ще могло працювати, але з ростом кількості процесів така модель почала забирати занадто багато часу й уваги.

Рекрутинг: відгуки з кількох платформ потрібно було збирати вручну

Одна з найпомітніших проблем стосувалася рекрутингу. Найскладніше було зібрати всі відгуки з різних платформ, опрацювати їх і не втратити ні кандидата, ні контексту по ньому.

«Мені здається, що було найскладніше, оскільки я одночасно займаюсь і рекрутингом також, — зібрати відгуки зі всіх платформ воєдино і зі всіх опрацювати».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Окремим викликом було й те, що після найму дані доводилося переносити вручну. Кандидат не ставав працівником автоматично — цю інформацію потрібно було дублювати окремо, що створювало додаткове навантаження.

Відсутності: повідомлення губилися в чатах

Ще одна болюча зона — відпустки, лікарняні, віддалена робота та інші відсутності. Коли ці дані передавалися через внутрішні чати, повідомлення легко губилися, а разом із ними — і передбачуваність у роботі команди.

Олена згадує це дуже предметно:

«Раніше ми просто могли написати в якийсь внутрішній чат… І звісно, що там губились повідомлення. В якийсь момент у нас виникали ситуації, коли хтось бігає і кричить: “Мені треба завізувати документ”. А ми кажемо: “Так, у нас юристка вже два тижні у відпустці”».

Статистика й аналітика: частину даних або збирали тижнями, або не бачили взагалі

Без єдиної системи деякі показники було важко зібрати швидко, а частину — майже неможливо відстежити в реальному часі. Наприклад, статистика по one-to-one фактично трималася на довірі, а дані по дітях співробітників чи плинності могли збиратися до тижня.

За словами Олени:

• збір даних для облікових записів новеньких міг займати близько 3 годин;
• статистика по дітях могла розтягуватися до тижня;
• плинність рахували вручну, коли виникала окрема потреба, і це теж могло займати до тижня.

Онбординг: без автоматизації якість адаптації була б нижчою

Для Фундації якісний онбординг має критичне значення. Нові люди мають швидко зрозуміти не лише свої задачі, а й структуру організації, логіку взаємодії команд, ключові документи, цінності та правила роботи. Без єдиної системи цей процес залежав би від пам’яті HR, вільного часу колег і ручних нагадувань.

Інституційна пам’ять: важливий контекст жив у людях, а не в системі

Для команди було важливо не лише організувати HR-процеси, а й зберегти внутрішній контекст організації: події, рубрики, структуру, звіти, політики, презентації, внутрішні документи, хід розвитку Фундації. До появи системи значна частина цього знання жила в окремих файлах або в людях, які давно працюють в організації.

Як стало з HURMA

Після впровадження HURMA Фундація зібрала в одному середовищі рекрутинг, відсутності, one-to-one, онбординг, документи, структуру, події, опитування, базу знань і частину роботи з OKR. Це прибрало постійне перемикання між чатами, таблицями, календарями й окремими файлами.

2 філії, 1 модуль рекрутингу: кандидати більше не губляться між командами

Рекрутинг у HURMA став єдиним робочим простором і для самої Фундації, і для 12-21. Завдяки цьому кандидата можна не пересилати листами, а просто передати колезі всередині системи разом з усім контекстом: коментарями, історією та зауваження до комунікації.

«Ми все тримаємо в одному модулі в HURMA, хоча і розділили на дві філії. Це дуже зручно, тому що це унеможливлює ситуацію, що ми будемо наступати на одні і ті ж самі граблі».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Одна з практичних переваг системи — прозорість історії кандидата. Якщо людина вже переносила зустрічі або з нею були складнощі в комунікації, цей контекст не губиться. 

Для команди це означає менше повторних помилок і менше шансів знову проходити той самий неефективний сценарій.

2 офіси — 1 прозорий календар відсутностей

Відсутності перестали жити в чатах, де губляться повідомлення. Тепер команда одразу бачить, хто в офісі, хто працює віддалено, хто у відпустці, а кого краще не турбувати. Для організації, розділеної між двома офісами, це не просто зручність, а щоденна економія часу на координації.

-1 тиждень на статистику — тепер це кілька кліків

До автоматизації частина базової HR-аналітики могла збиратися до тижня. Це стосувалося і даних по дітях співробітників, і плинності, і перевірки one-to-one. Тепер значна частина цієї статистики вже є в системі або формується значно швидше без ручного зведення.

«Аналітика зараз з HURMA — це все суперзручно і швидко. Ти просто зайшов, подивився і все. І в тебе вже є інформація, на основі якої ти можеш приймати рішення».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

-3 години на збір даних для новачка та -3 дні на неефективний онбординг

До системи навіть технічний етап підготовки новенької людини був довшим: кандидат заповнював форму, далі дані переносили вручну, а паралельно ще треба було готувати доступи, документи й координацію між кількома людьми. Саме цей пласт дрібної операційки HURMA суттєво скоротила.

Олена прямо говорить про найважливіший бізнес-ефект автоматизованого онбордингу: він скорочує час до ефективності працівника. Без цього компанія просто платить людині зарплату, поки вона чекає доступів, документів і введення в курс справ.

«Час до ефективності працівника — це гроші. HURMA якраз допомагає економити ці гроші, тому що людина новенька починає працювати без структурованого процесу і ці три дні до початку онбордингу — це теж гроші».

— Олена Турчак, HRD Фундації Олени Зеленської

Також система нагадує про зустрічі, задачі, опитування, документи, доступи й точки контролю:

«Пребординг і онбординг у нас завжди йдуть через HURMA, щоб ніхто нічого не загубив. Здається, що це наче не так багато часу займає, але все одно це біганина, яку ми дуже скоротили».

-28 сторінок чернеток — структуровані блоки в базі знань

До HURMA важлива інформація про цінності й правила організації могла існувати у вигляді неструктурованих документів. Один із таких файлів мав 28 сторінок чернетки — не той формат, з яким новій людині легко розібратися на старті. У базі знань це вдалося перетворити на короткі, зрозумілі блоки з потрібним контекстом.

Пошук колеги більше не квест

Навіть побутові речі система знімає дуже відчутно. Олена каже: якщо в офісі працює 6 Ірин, а новенькій людині треба знайти “ту саму Ірину”, структура, пошук і картки співробітників економлять десятки дрібних уточнень і запитань до HR.

Результати автоматизації з HURMA в цифрах

«HURMA дуже сильно полегшила життя»

Що це дало на практиці:

• -1 тиждень на збір статистики.
• -3 години на підготовку новачка.
• +1 система нагадувань: доступи, документи, задачі й точки контролю не губляться.
• -28 сторінок неструктурованих чернеток.
• -3 дні до ефективності співробітника під час онбордингу.

Це не просто автоматизація окремих HR-задач. Для Фундації Олени Зеленської HURMA стала єдиним простором, який скорочує втрати часу, пришвидшує адаптацію нових людей і зберігає інституційну пам’ять команди.

Хочете так само зібрати рекрутинг, онбординг, відсутності, документи й базу знань в одному середовищі? Замовте безплатне демо HURMA — і подивіться, як система може працювати у вашій команді.

Сообщение Один простір замість чатів, таблиць і втрат: як Фундація Олени Зеленської вибудувала HR-процеси в HURMA появились сначала на HURMA.

Кожна компанія, яка починає використовувати AI у рекрутингу та HR, рано чи пізно стикається з одним і тим самим питанням: а де насправді зберігаються наші дані? Персональні дані кандидатів, зарплатні очікування, внутрішня структура компанії, критерії відбору — все це є конфіденційною інформацією, яка не повинна виходити за межі організації. HURMA AI розвʼязує цю проблему архітектурно, а не на рівні обіцянок у договорі.

Про проблему

Ви щодня працюєте з інформацією, яку не можна злити. Резюме з персональними даними тисяч кандидатів. Зарплатні вилки, які не повинні бачити конкуренти. Внутрішні коментарі про кандидатів — інтелектуальна власність вашої HR-команди. Деталі про організаційну структуру, яку ви не афішуєте назовні.

Більшість хмарних AI-платформ працюють за моделлю Multi Tenant: ваші дані потрапляють в єдину інфраструктуру, яку ділять тисячі інших компаній. Теоретично вони розділені. Практично — ви ніколи не знаєте напевно, де проходить межа, хто має технічний доступ і чи використовуються ваші дані для тренування загальних моделей.

І ось де прихована небезпека, про яку мало хто говорить відкрито. 

Використовуючи Multi Tenant AI, ви фактично безкоштовно тренуєте штучний інтелект, який завтра допоможе вашому прямому конкуренту найняти вашого ж кандидата. 

Ваші критерії відбору, ваші патерни успішних наймань, ваша корпоративна специфіка — все це розчиняється у загальній моделі, доступній усім. З HURMA AI ваш досвід працює тільки на вас.

Служба безпеки ставить питання. Юридичний відділ вимагає пояснень. CISO нагадує про GDPR і законодавство про захист персональних даних. А ви стоїте між бізнес-потребою у сучасному AI-інструменті та інституційним ризиком, який важко обґрунтувати на папері. Результат — або компанія відмовляється від AI взагалі, або приймає ризик мовчки і сподівається, що нічого не станеться. Обидва варіанти — програшні.

Про рішення

HURMA AI побудований на архітектурі Single Tenant — і це не маркетингова фраза, а фундаментальне архітектурне рішення, яке змінює все.

Що це означає на практиці:

Кожна компанія отримує власний ізольований простір. Ваші дані не змішуються з даними інших клієнтів, не передаються зовнішнім сервісам і не використовуються для тренування загальних моделей. Все, чого навчився AI у вашій компанії — критерії відбору, патерни успішних кандидатів, специфіка ролей — залишається виключно у вашому контурі та є вашою інтелектуальною власністю.

Як відбувається кастомізація:

HURMA AI не працює з коробки на повну потужність — і це не недолік, а перевага. Перші тижні після запуску є періодом адаптації: ви показуєте системі приклади успішних і неуспішних кандидатів, коригуєте оцінки, налаштовуєте пріоритети під специфіку ваших ролей і культури компанії.

Саме тому через кілька тижнів ви отримуєте не черговий універсальний інструмент — ви отримуєте AI, який знає вашу компанію краще, ніж будь-який зовнішній рекрутер. Він розуміє, що «сильні комунікативні навички» у вашому контексті означає конкретний досвід, а не просто рядок у резюме. Він пам'ятає, які кандидати пройшли випробувальний термін, а які — ні. І вся ця корпоративна пам'ять нікуди не виходить.

Різниця між HURMA AI та стандартними хмарними рішеннями

Результат

Компанії, які обирають Single Tenant архітектуру HURMA AI, отримують не лише технічне рішення — вони отримують операційний спокій і конкурентну перевагу одночасно:

• Повний контроль над даними — жодних питань від DPO, юридичного відділу чи CISO щодо місця зберігання та обробки інформації
• Відповідність GDPR та українському законодавству про захист персональних даних — без додаткових юридичних конструкцій
• Архітектура Single Tenant підкріплена готовністю до стандартів рівня ISO 27001 — мова, яку розуміє і приймає будь-який директор з інформаційної безпеки без тривалих погоджень
• AI, який стає розумнішим саме для вас — чим довше ви працюєте з системою, тим точнішою вона стає, і ця точність належить вам
• Захист від репутаційних ризиків — витік даних кандидатів є не лише юридичною, а й іміджевою катастрофою для HR-бренду
• Унікальна інтелектуальна власність — корпоративна пам'ять про успішні та неуспішні наймання накопичується всередині компанії, не розчиняється в чужих моделях і не працює на конкурента

Відгук клієнта

Витік даних кандидатів може коштувати компанії мільйонів штрафів і років репутаційної роботи. Тому архітектура — це не технічна деталь, а стратегічне рішення. HURMA AI дає вам потужність штучного інтелекту без компромісу з безпекою: ваш AI, ваші дані, ваші правила:

«Коли ми розглядали AI-рішення для рекрутингу, перше питання від нашого CISO було: де зберігаються дані і хто має до них доступ? З більшістю платформ ця розмова тривала годинами і закінчувалася нічим. З HURMA відповідь була проста: все залишається в нашому контурі, архітектура відповідає стандартам ISO 27001, крапка. Саме це стало вирішальним аргументом. Не функціонал — безпека. CISO став нашим головним союзником у впровадженні, а не бар'єром.»

— HR-директор, міжнародна компанія

Цей матеріал варто надсилати не лише HR-директору. Надішліть його CIO та CISO ще до того, як HR прийде до них за дозволом на купівлю. Зробіть директора з інформаційної безпеки своїм союзником з першого дня — і рішення про впровадження пройде крізь організацію без бар'єрів. Бо коли CISO каже «так», решта — формальність.

Хочете побачити, як HURMA AI спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Ваші дані тільки ваші: чому безпека і кастомізація AI — це не бонус, а основа появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — продуктова IT-компанія з командою понад 550 спеціалістів, розподіленою між трьома офісами та remote-форматом роботи. Компанія активно зростає: щоквартально наймає від 30 до 50 нових людей, відкриває нові підрозділи та масштабує продукт на міжнародні ринки. HR-команда з 6 спеціалістів мала фокусуватися на адаптації, залученості та утриманні ключових талантів. Натомість більшу частину дня вона відповідала на питання про відпустки, компенсації та розклад роботи офісу. Не тому, що не вміла розставляти пріоритети. А тому, що система не давала їй іншого вибору.

Про проблему

Понеділок, 9:15. HR-спеціаліст щойно сів планувати співбесіди на тиждень. Корпоративний месенджер вибухає: новий співробітник питає про оформлення відпустки. Хтось із маркетингу не може знайти правила компенсації навчання. Колега з продажів питає графік роботи офісу. Колега з фінансів перепитує процедуру, яку вже пояснювали три тижні тому.

До обіду — 12 однотипних відповідей. Жодного дзвінка кандидату. Жодної роботи з онбордингом нових людей, які вийшли цього тижня.

Внутрішній аудит показав невтішну картину: HR-команда витрачала в середньому 40% робочого часу на роль довідкової служби. При команді з 6 людей це означало, що фактично 2,4 FTE щодня займалися не HR-роботою, а обробкою вхідних запитів. За місяць — понад 380 годин, витрачених на питання, відповіді на які вже існували десь у документах і політиках компанії.

Для IT-компанії, що масштабується, це мало конкретну ціну. Онбординг новачків проходив хаотично, ініціативи з утримання ключових людей постійно відкладалися, рівень залученості падав — бо HR фізично не мав ресурсу займатися людьми. І поки команда відповідала на питання про стоянку, десь у системі дозрівало рішення Senior-розробника почати дивитися ринок. Рішення, яке ніхто не помітив вчасно.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI Onboarding Bot — внутрішнього HR-помічника, налаштованого під документи, політики та процеси конкретної організації.

Більшість систем закінчують свою роботу в момент підписання оферу. Але HURMA AI розуміє, що з підписанням оферу найскладніша робота тільки починається: саме перші 30–90 днів визначають, чи залишиться людина, чи стане черговою статистикою плинності на випробувальному терміні.

Етап 1. Аудит і структуризація знань — перші два тижні

Перш ніж запускати бота, команда провела інвентаризацію: які питання надходять найчастіше, де зберігається актуальна інформація, які процеси описані, а які існують лише в голові HR-спеціалістів. Виявилося, що 78% усіх запитів покривалися 23 типовими сценаріями. Саме вони й лягли в основу бази знань бота.

Етап 2. Налаштування під культуру компанії

IT-аудиторія — вибаглива. Відповідь у стилі «корпоративного FAQ» тут не працює. Команда витратила тиждень на налаштування тону комунікації: бот мав звучати як обізнаний колега, а не як автовідповідач. Додали контекстні підказки, швидкі посилання на документи та можливість ескалювати запит до живого HR-спеціаліста, якщо питання виходить за межі стандартних сценаріїв.

Етап 3. Запуск і перші тижні — недовіра та адаптація

Частина співробітників продовжувала писати напряму HR-спеціалістам за звичкою. Команда вирішила це м'яко, але послідовно: у відповідь на прямі запити надсилала посилання на бота з коментарем «він відповість швидше». Через три тижні частка запитів через бота зросла з 34% до 79%.

Етап 4. Повноцінний запуск — бот як перша точка контакту

Бот став стандартом першої лінії підтримки для всіх внутрішніх HR-запитів: 24/7, миттєво, без черги. HR-команда отримала аналітику: які питання надходять найчастіше, де є прогалини в комунікації, які процеси потребують кращого опису. Вперше HR бачив систему зсередини — і міг проактивно усувати проблеми до того, як вони перетворювалися на невдоволення.

Що змінилося в роботі команди

Повернутий час команда реінвестувала туди, де HR справді створює цінність для бізнесу:

1. Структурований онбординг — запустили 30-60-90-денний план адаптації для кожної ролі, що скоротило час виходу новачків на повну продуктивність
2. 1-on-1 з ключовими людьми — HR-спеціалісти нарешті отримали час на регулярні зустрічі з тими, кого критично важливо утримати
3. Ініціативи з залученості — запустили перший за два роки внутрішній pulse survey і отримали дані, на основі яких скоригували політику гнучкого графіка
4. Проактивне виявлення ризиків відходу — замість реакції на заяву про звільнення HR тепер помічає тривожні сигнали заздалегідь

Результат у цифрах

Через 6 тижнів після повноцінного запуску:

• -72% прямих HR-запитів у корпоративних месенджерах — бот закрив їх автоматично
• 380 годин на місяць повернено HR-команді — еквівалент 2,4 повноцінних FTE на стратегічну роботу
• Час відповіді на типові запити скоротився з 2–3 годин до миттєвого — 24/7, незалежно від зайнятості HR
• Задоволеність співробітників HR-сервісом зросла з 6,4 до 8,9 з 10
• Час виходу новачків на повну продуктивність скоротився на 35% завдяки структурованому онбордингу
• Плинність кадрів на випробувальному терміні знизилася на 22% — прямий наслідок кращої адаптації та своєчасної уваги HR до нових людей

Відгук клієнта

Коли рутинні запитання закриває система, HR нарешті перестає бути бюрократичною надбудовою і стає тим, чим завжди мав бути: стратегічним партнером бізнесу, який будує команди, що виграють на ринку. А в IT, де за кожним звільненням ключового спеціаліста стоять місяці втраченого часу і сотні тисяч доларів прихованих витрат — це не перевага. Це необхідність.

«Ми розуміли, що є проблема, але не усвідомлювали її масштаб, поки не підрахували: 40% нашого часу йшло на відповіді, які могла давати система. Автоматизація рутинних запитів скоротила час на цю роботу втричі — і ці дві звільнені години щодня ми тепер інвестуємо в людей, а не в довідку. Вперше за довгий час ми займаємося тим, заради чого прийшли в HR: будуємо команду, а не обслуговуємо чергу повідомлень.»

— HR-директор, продуктова IT-компанія, 550+ співробітників

Для будь-якого CEO в IT-секторі цифри говорять самі за себе: заміна одного Senior-розробника коштує компанії від $15 000 до $30 000 — втрачена продуктивність, рекрутинг, онбординг наступника. Зниження плинності на випробувальному терміні на 22% завдяки якісному онбордингу — це збережені сотні тисяч доларів на рік лише на одній статті витрат. 

HURMA AI окупає себе тим, що просто не дає вашим найкращим людям піти.

Хочете побачити, як система спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Кінець епохи HR-бюрократії: як IT-компанія звільнила 380 годин для утримання талантів за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — одна з найбільших ресторанних мереж України: понад 220 закладів у 18 містах, понад 3 400 співробітників і постійна потреба у лінійному персоналі — офіціантах, адміністраторах, касирах, кухарях. Команда з 8 рекрутерів щомісяця обробляла сотні відгуків і щодня вела десятки паралельних діалогів із кандидатами.

Система працювала — але з величезною прогалиною всередині: між відгуком і реальною співбесідою компанія втрачала до третини найсильніших кандидатів. Не через погані умови. Не через слабкий бренд. Через затримку у відповіді на два-три дні.

Про проблему

П'ятниця, 16:30. Рекрутер знаходить ідеальне резюме, пише кандидату: «Поговорімо у понеділок?». Відповідь — «Окей». У понеділок вранці надсилає деталі. Тиша. Через день — повторний меседж. Кандидат перепрошує: був завантажений, уже прийняв іншу пропозицію.

Компанія не програла на офері. Вона програла на швидкості першого контакту.

І це був не поодинокий випадок. З 15 кандидатів, які одночасно перебували на різних стадіях воронки, щотижня випадало 4–6: хтось не підтверджував участь у співбесіді, хтось просто переставав відповідати після першого контакту, хтось доходив до порогу офісу — і не заходив. 

Комунікація була розпорошена між Telegram, email і LinkedIn. Рекрутер намагався тримати все в голові — але щось неминуче вислизало.

Внутрішній аудит показав: до 34% кандидатів, які підтвердили інтерес, так і не доходили до першої співбесіди. 

Але за цією HR-цифрою ховався жорсткий операційний факт: кожна незакрита вакансія офіціанта чи касира — це недоукомплектована зміна. А недоукомплектована зміна у ресторані — це повільніше обслуговування, нижчий середній чек і пряма втрата виторгу. За оцінкою команди, щомісячна прогалина у воронці конвертувалася у 12–15 незакритих змін мережею, що коштувало компанії від 180 до 240 тисяч гривень недоотриманого виторгу щомісяця. 

HURMA AI вирішила не HR-проблему — вона вирішила проблему операційного прибутку.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI — модуль автоматизованої комунікації з кандидатами, який працює там, де зручно їм, а не там, де зручно рекрутеру.

Етап 1. Налаштування сценаріїв під культуру бренду

Перший крок — не технічний, а стратегічний. HR-команда разом із HURMA прописала сценарії спілкування: які питання AI задає кандидату, у якому тоні, на якому етапі передає діалог живому рекрутеру. Для мережі, де бренд роботодавця будується на теплій атмосфері та людяності, важливо було, щоб автоматизований діалог не звучав як робот із корпоративного call-центру. Налаштування зайняло тиждень — і тон голосу бренду зберігся повністю.

Етап 2. Перші тижні — недовіра кандидатів

Частина кандидатів насторожено реагувала на автоматичні повідомлення у месенджерах: «Це взагалі жива людина чи бот?». Команда вирішила це просто — додала у перше повідомлення коротке представлення: хто пише, від імені якої компанії, і що далі буде кілька швидких питань. Рівень відповідей на попереднє опитування зріс із 49% до 76% за перші три тижні.

Етап 3. Повноцінний запуск — централізація комунікації

Система почала автоматично надсилати кандидатам попереднє опитування у їхній улюблений месенджер — Telegram, Viber або WhatsApp — одразу після відгуку. Кандидат міг відповісти о 22:00 з телефону, і наступного ранку рекрутер бачив у профілі вже готову картину: мотивація, очікування щодо графіка, доступність для співбесіди. Усі діалоги — в одному середовищі, незалежно від вихідного каналу.

Паралельно під'єднали розумні нагадування: система сама нагадувала про співбесіду за день і за годину, уточнювала підтвердження участі, надсилала адресу та формат зустрічі. Рекрутер міг вести іншу співбесіду — а система не давала кандидату «охолонути» і зникнути.

Що змінилося в роботі команди

Автоматизація комунікації повернула команді не лише години — вона повернула фокус. Рекрутери перестали бути операторами нагадувань і стали справжніми оцінювачами людей:

1. Попереднє опитування фільтрувало нерелевантних ще до першого живого контакту — на співбесіду доходили лише ті, чиї очікування реально збігалися з умовами позиції
2. Централізована комунікація усунула ситуації «я забув написати» — процес став стабільним і передбачуваним незалежно від завантаженості рекрутера
3. Кандидати отримували миттєву реакцію — і це само по собі стало конкурентною перевагою: в HoReCa, де всі наймають одних і тих самих людей, швидкість контакту вирішує все

Результати у цифрах

Через 2 місяці після повноцінного запуску:

• Конверсія «відгук — співбесіда» зросла з 41% до 68% — на 27 відсоткових пунктів
• Частка кандидатів, які «зникали» після підтвердження, скоротилася з 34% до 9%
• Час першого контакту з кандидатом скоротився з 2–3 днів до 15 хвилин — система реагує одразу після відгуку
• Рекрутери вивільнили ~10 годин на тиждень кожен — 80 годин на місяць на команду з 8 осіб
• Середній час закриття лінійної вакансії скоротився з 14 до 8 днів
• Недоотриманий виторг через незакриті зміни скоротився з 180–240 тис. грн до менш ніж 40 тис. грн на місяць
• Candidate experience зріс — оцінка взаємодії з компанією під час найму зросла з 6,1 до 8,7 з 10

Відгук клієнта

Після того як команда відчула, що означає найм зі швидкістю AI, повернення до ручних таблиць чи звичайних ATS стало б не просто незручністю — це означало б моментальну втрату конкурентоздатності на ринку, де кожна година затримки коштує реальних грошей і реальних людей.

«Раніше ми використовували таблиці для ведення бази кандидатів — і постійно стикалися з дублюванням, незручним пошуком і тим, що хтось просто випадав із поля зору. Але найбільший біль був в іншому: ти знаходиш людину, вона зацікавлена — і за вихідні вона вже пішла до конкурента, бо ти не встиг відповісти вчасно. З HURMA AI система сама підтримує контакт, поки ми займаємося іншими задачами. Тепер кандидати не зникають — вони приходять. І повернутися до таблиць тепер — це як добровільно віддати конкурентам перевагу, яку ми так довго будували.»

— HR-директор, велика ресторанна мережа України

У HoReCa виграє не той, хто має гучніше ім'я. Виграє той, чий бот напише кандидату першим о 22:15 у п'ятницю. Саме це HURMA AI робить це реальністю.

Хочете побачити, як система спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Кандидат підтвердив — і зник: як мережа HoReCa зупинила втрати у воронці найму за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — міжнародна логістична компанія з присутністю в 12 країнах, флотом понад 3 000 одиниць техніки та командою більш ніж 2 800 співробітників. Компанія активно масштабує підрозділи технічної підтримки та клієнтського сервісу, які обслуговують партнерів по всій Європі. Базова вимога до кандидатів на ці ролі — англійська мова рівня B2 і вище. 

Саме ця, здавалося б, проста вимога перетворилася на найбільший поглинач часу рекрутерів і джерело системного розчарування для всієї команди найму.

Про проблему

У резюме всі пишуть «Upper-Intermediate», але реальність чомусь завжди інша.

Команда з 6 рекрутерів щотижня проводила 8–10 співбесід на позиції в техпідтримку та кол-центр. Кожна — з 30 хвилинами підготовки, узгодженням часу з наймаючим менеджером і очікуванням. А потім — перші дві хвилини розмови англійською, і стає зрозуміло: кандидат ледве зв'язує слова. Співбесіда перетворювалася на незручну ситуацію для всіх і завершувалася раніше, ніж починалася по суті.

Множте це на тиждень — і виходить, що команда витрачала від 12 до 15 годин на співбесіди, яких не мало б відбутися взагалі. Наймаючі менеджери нервували через витрачений час. Рекрутери демотивувалися від нескінченних «фальстартів». А реальна оцінка мотивації, досвіду та культурної сумісності кандидатів відходила на другий план — бо перший план займала перевірка елементарного hard skill, яку цілком міг виконати алгоритм.

Крім того, процес був непослідовним: різні рекрутери по-різному оцінювали мовний рівень, що призводило до суб'єктивності та нерівних умов для кандидатів. Стандарту не існувало — існували особисті відчуття після кожного дзвінка.

Про рішення

Компанія під'єднала HURMA AI — модуль голосової перевірки мови, який виконує базовий скринінг до того, як рекрутер витратить хоч хвилину свого часу.

Етап 1. Налаштування та перші тижні — опір і адаптація

Перше, з чим зіткнулася команда — скептицизм кандидатів. Частина з них сприймала прохання записати голосове повідомлення як «дивну вимогу» і просто не відповідала. Рекрутери занепокоїлися: чи не втрачають вони хороших кандидатів через незвичний формат?

Вирішення прийшло швидко: у шаблон запрошення додали коротке пояснення — чому це потрібно, скільки часу займе (1–2 хвилини) і що це не співбесіда, а просто зручний спосіб підтвердити базові вимоги без стресу. 

Конверсія у відповіді зросла з 54% до 81% вже за три тижні.

Етап 2. Калібрування системи — другий місяць

AI аналізував голосові записи і класифікував кандидатів за трьома категоріями: «проходить», «сумнівно», «не підходить». Рекрутери звіряли оцінки з власними висновками після реальних дзвінків і надавали зворотний зв'язок системі.

Через 5-6 тижнів точність оцінки HURMA AI збіглася з оцінками досвідчених рекрутерів у 87% випадків.

Етап 3. Повноцінний запуск

Голосова перевірка стала обов'язковим етапом воронки для всіх мовних позицій. Кандидати з оцінкою «проходить» рухалися далі — на повноцінну структуровану співбесіду. Рекрутер бачив результат ще до першого контакту й міг одразу готуватися до змістовної розмови, а не до базового тестування.

Що змінилося в роботі команди

Звільнений час команда не просто зекономила — вона перерозподілила його туди, де людська оцінка справді важлива:

1. Глибинні інтерв'ю стали структурованішими: рекрутери почали приділяти більше уваги мотивації, розумінню специфіки міжнародної роботи та soft skills кандидатів.
2. Якість фінального відбору зросла: наймаючі менеджери відзначили, що кандидати, які доходять до їхнього етапу, стали на порядок релевантнішими.
3. Рекрутери повернули відчуття професіоналізму: замість незручних завершень дзвінків — змістовні розмови з людьми, які вже підтвердили базові вимоги.

Результати у цифрах

Через 2 місяці після повноцінного запуску команда зафіксувала відчутні зміни:

• -65% нерелевантних співбесід на мовні позиції — з 8–10 на тиждень до 2–3
• 12-15 годин на тиждень повернено команді з 6 рекрутерів — це понад 50 годин на місяць
• Конверсія воронки зросла на 40%: більше кандидатів, що дійшли до офера, реально відповідали вимогам позиції
• Час закриття вакансій у техпідтримку та кол-центр скоротився з 18 до 11 днів
• Єдиний стандарт оцінки для всіх кандидатів — суб'єктивність прибрано з базового скринінгу повністю
• Задоволеність наймаючих менеджерів якістю шорт-листів зросла — за внутрішнім опитуванням із 5,8 до 8,4 з 10

Відгук клієнта

Голосова перевірка мови — це не про недовіру до кандидатів. Це про повагу до часу — і свого, і їхнього. HURMA AI бере на себе те, що не потребує людини, щоб людина могла зосередитися на тому, що без неї неможливо: зрозуміти, хто перед тобою сидить, і чи є у нього місце у твоїй команді.

«Ми роками мирилися з тим, що перші 5 хвилин кожної другої співбесіди — це перевірка того, чи взагалі варто продовжувати. Це виснажувало і нас, і кандидатів. Після впровадження HURMA AI ми нарешті почали проводити співбесіди, а не тести. Наймаючі менеджери перестали скаржитися на якість кандидатів — бо до них доходять лише ті, хто вже підтвердив базові вимоги. Два місяці — і я не уявляю, як ми взагалі працювали без цього раніше.»

— Head of HR, міжнародна логістична компанія

Про HURMA AI від CEO, Володимира Федака

«Я бачив десятки спроб прикрутити AI до рекрутингу так, ніби це ще один фільтр у системі. У кращому випадку це дає косметичний ефект. У гіршому — додає хаосу: різні канали, різні правила, різні інтерпретації. 

Тому ми пішли іншим шляхом. 

HURMA AI — це не окремий сервіс десь у хмарі, а інструмент, який живе у ваших процесах і вчиться на ваших рішеннях. Ви задаєте критерії, тон комунікації, пріоритети — і система допомагає вам тримати планку навіть у найгарячіші періоди найму. 

Моя теза проста: найкращі HR і рекрутери будують надійну систему, яка працює передбачувано. AI має зняти рутину, але залишити вам контроль — і саме це ми закладаємо в кожне впровадження.»

Хочете побачити, як це виглядає у вашому процесі?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Співбесіда — не місце для перевірки алфавіту: як міжнародний логістичний оператор зупинив витік часу рекрутерів за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — одна з найбільших роздрібних мереж України: понад 1 000 магазинів у 20 областях, 9 000+ співробітників і масштабне відкриття нових точок, сотні на рік. Щомісяця компанія наймає касирів, продавців-консультантів і менеджерів магазинів у десятках міст одночасно. 

Яка була ситуація? — Команда з 15 рекрутерів щодня потопала в лавині відгуків та витрачала левову частку робочого часу не на рекрутинг, а на механічне сортування. 

Та поки конкуренти нарощували бюджети на рекламу вакансій, ця компанія обрала інший шлях: зробити найм швидшим, точнішим і розумнішим — на рівні операційної системи.

Про проблему

За один вихідний день на відкриті вакансії надходило до 90 відгуків. До обіду в понеділок рекрутер встигав переглянути лише 23 — і знаходив не більше 2 релевантних кандидатів. Первинний скринінг одного потоку забирав від 3 до 4 годин суцільної механічної роботи.

Але справжня проблема була глибша, ніж втрата часу. 

Після 10-15 переглянутих профілів підряд увага давала збій: деталі з першого резюме губилися після пʼятого, нюанси розпорошувалися по нотатках. 

Система найму у такій реальності мала структурну проблему, тому компанія платила за це прихованою ціною: сильні кандидати зникали у стосі непереглянутих резюме, а ті, хто таки потрапляв до шорт-листа, нерідко випадали між відгуком і співбесідою через перевантаження рекрутерів.

Для мережі, що відкриває сотні магазинів на рік і потребує надійного потоку лінійного персоналу, це був не просто операційний дискомфорт — це був стратегічний ризик: уповільнення найму, втрата кращих кандидатів конкурентам і системне вигорання команди на роботі, яку мала виконувати машина.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI — інтелектуальне ранжування, яке не працює за шаблонними фільтрами, а ідентифікує приховані патерни успішності, які людське око пропускає через втому та когнітивне навантаження.

Крок 1. Калібрування у перші 2–3 тижні

Рекрутери почали навчати систему: позначали, які кандидати реально підійшли на позицію касира чи менеджера магазину, а які — ні. HURMA AI фіксувала не просто формальні ознаки, а контекст: що «досвід у ритейлі» для цієї конкретної мережі означає певний ритм роботи, формат зміни та стиль взаємодії з клієнтом, а не просто слово в резюме.

Крок 2. Вихід на точність у перший місяць

Після накопичення достатньої кількості зворотного зв'язку система почала самостійно розпізнавати профілі майбутніх успішних співробітників ще на етапі резюме. Щоразу, коли надходили нові відгуки, HURMA AI миттєво ранжувала їх і виводила ТОП-10 найрелевантніших кандидатів із коротким обґрунтуванням — чому саме ці профілі відповідають вимогам позиції та культурі компанії.

Крок 3. Закриття прогалин у воронці

Команда підʼєднала автоматичні нагадування про співбесіду через Telegram, Viber і WhatsApp — за день і за годину до зустрічі. І так кандидати перестали зникати між відгуком і фактичним контактом. Швидкість відповіді стала конкурентною перевагою: поки інші роботодавці ще сортували заявки вручну, цей клієнт уже виходив на зв'язок із найкращими.

Що змінилося в роботі команди

15 рекрутерів вивільнили сумарно понад 45 годин щотижня. 

Але важливо не лише те, скільки часу звільнилося, — важливо те, куди його інвестували. Замість механічного сортування команда перейшла до роботи, яка реально створює цінність:

1. Глибинні структуровані інтерв'ю замість поверхневих дзвінків на швидку руку — це безпосередньо вплинуло на якість фінального відбору.
2. Розвиток бренду роботодавця: рекрутери почали активніше працювати з відгуками кандидатів, вибудовувати комунікацію та формувати репутацію компанії як місця, де відповідають швидко і ставляться з повагою.
3. Стратегічне планування найму під нові відкриття магазинів — замість реактивного гасіння пожеж команда почала прогнозувати потребу наперед.

Результат цього зсуву — скорочення плинності кадрів на випробувальному терміні: кращий відбір на вході дав кращу якість на виході.

Результати у цифрах

• з 4 годин до 40 хвилин на первинний скринінг одного потоку вакансій
• −70% рутинного аналізу на старті воронки найму
• ТОП-10 замість 2 релевантних із 87 відгуків — фокус лише на найсильніших кандидатах
• +45 годин на тиждень для команди з 15 рекрутерів — реінвестовані в якість найму та HR-бренд
• Швидкість закриття лінійних вакансій скоротилась на 30–35% завдяки прискоренню першого етапу воронки
• Нульові втрати кандидатів між відгуком і співбесідою завдяки автоматичним нагадуванням у месенджерах

Відгук клієнта

Поки конкуренти витрачають мільйони на рекламу вакансій і все одно втрачають людей через повільну реакцію — ця мережа забирає найкращих завдяки швидкості та точності системи. Це і є конкурентна перевага. Не більше ресурсів, а розумніша робота:

«Раніше кожен понеділок починався з відчуття, що ми наздоганяємо. Сотні відгуків, обмаль часу, і постійний страх пропустити когось справді сильного. Тепер ми відкриваємо систему — і бачимо готових кандидатів із поясненням, чому вони підходять. Ми більше не боїмося одночасного відкриття 10 нових магазинів: ми знаємо, що система вибере кращих за лічені хвилини. HURMA AI не просто пришвидшив нашу роботу — він змінив те, як ми взагалі думаємо про найм.»

Керівниця відділу підбору персоналу, всеукраїнська роздрібна мережа

HURMA AI — це не черговий ATS з розумними фільтрами. Це операційна система для компанії, яка хоче вигравати конкуренцію за таланти не бюджетом, а інтелектом.

Рекрутери нарешті повертаються до роботи, для якої їх наймали: будувати стосунки, оцінювати людей і формувати команди, що рухають бізнес вперед.

Про HURMA AI від CEO, Володимира Федака

«Я бачив десятки спроб прикрутити AI до рекрутингу так, ніби це ще один фільтр у системі. У кращому випадку це дає косметичний ефект. У гіршому — додає хаосу: різні канали, різні правила, різні інтерпретації. 

Тому ми пішли іншим шляхом. 

HURMA AI — це не окремий сервіс десь у хмарі, а інструмент, який живе у ваших процесах і вчиться на ваших рішеннях. Ви задаєте критерії, тон комунікації, пріоритети — і система допомагає вам тримати планку навіть у найгарячіші періоди найму. 

Моя теза проста: найкращі HR і рекрутери будують надійну систему, яка працює передбачувано. AI має зняти рутину, але залишити вам контроль — і саме це ми закладаємо в кожне впровадження.»

Хочете побачити, як це виглядає у вашому процесі?

Замовте консультацію — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Від механічного сортування до стратегічного рекрутингу: як всеукраїнська роздрібна мережа перетворила найм на конкурентну перевагу за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.