Кожна компанія, яка починає використовувати AI у рекрутингу та HR, рано чи пізно стикається з одним і тим самим питанням: а де насправді зберігаються наші дані? Персональні дані кандидатів, зарплатні очікування, внутрішня структура компанії, критерії відбору — все це є конфіденційною інформацією, яка не повинна виходити за межі організації. HURMA AI розвʼязує цю проблему архітектурно, а не на рівні обіцянок у договорі.

Про проблему

Ви щодня працюєте з інформацією, яку не можна злити. Резюме з персональними даними тисяч кандидатів. Зарплатні вилки, які не повинні бачити конкуренти. Внутрішні коментарі про кандидатів — інтелектуальна власність вашої HR-команди. Деталі про організаційну структуру, яку ви не афішуєте назовні.

Більшість хмарних AI-платформ працюють за моделлю Multi Tenant: ваші дані потрапляють в єдину інфраструктуру, яку ділять тисячі інших компаній. Теоретично вони розділені. Практично — ви ніколи не знаєте напевно, де проходить межа, хто має технічний доступ і чи використовуються ваші дані для тренування загальних моделей.

І ось де прихована небезпека, про яку мало хто говорить відкрито. 

Використовуючи Multi Tenant AI, ви фактично безкоштовно тренуєте штучний інтелект, який завтра допоможе вашому прямому конкуренту найняти вашого ж кандидата. 

Ваші критерії відбору, ваші патерни успішних наймань, ваша корпоративна специфіка — все це розчиняється у загальній моделі, доступній усім. З HURMA AI ваш досвід працює тільки на вас.

Служба безпеки ставить питання. Юридичний відділ вимагає пояснень. CISO нагадує про GDPR і законодавство про захист персональних даних. А ви стоїте між бізнес-потребою у сучасному AI-інструменті та інституційним ризиком, який важко обґрунтувати на папері. Результат — або компанія відмовляється від AI взагалі, або приймає ризик мовчки і сподівається, що нічого не станеться. Обидва варіанти — програшні.

Про рішення

HURMA AI побудований на архітектурі Single Tenant — і це не маркетингова фраза, а фундаментальне архітектурне рішення, яке змінює все.

Що це означає на практиці:

Кожна компанія отримує власний ізольований простір. Ваші дані не змішуються з даними інших клієнтів, не передаються зовнішнім сервісам і не використовуються для тренування загальних моделей. Все, чого навчився AI у вашій компанії — критерії відбору, патерни успішних кандидатів, специфіка ролей — залишається виключно у вашому контурі та є вашою інтелектуальною власністю.

Як відбувається кастомізація:

HURMA AI не працює з коробки на повну потужність — і це не недолік, а перевага. Перші тижні після запуску є періодом адаптації: ви показуєте системі приклади успішних і неуспішних кандидатів, коригуєте оцінки, налаштовуєте пріоритети під специфіку ваших ролей і культури компанії.

Саме тому через кілька тижнів ви отримуєте не черговий універсальний інструмент — ви отримуєте AI, який знає вашу компанію краще, ніж будь-який зовнішній рекрутер. Він розуміє, що «сильні комунікативні навички» у вашому контексті означає конкретний досвід, а не просто рядок у резюме. Він пам'ятає, які кандидати пройшли випробувальний термін, а які — ні. І вся ця корпоративна пам'ять нікуди не виходить.

Різниця між HURMA AI та стандартними хмарними рішеннями

Результат

Компанії, які обирають Single Tenant архітектуру HURMA AI, отримують не лише технічне рішення — вони отримують операційний спокій і конкурентну перевагу одночасно:

• Повний контроль над даними — жодних питань від DPO, юридичного відділу чи CISO щодо місця зберігання та обробки інформації
• Відповідність GDPR та українському законодавству про захист персональних даних — без додаткових юридичних конструкцій
• Архітектура Single Tenant підкріплена готовністю до стандартів рівня ISO 27001 — мова, яку розуміє і приймає будь-який директор з інформаційної безпеки без тривалих погоджень
• AI, який стає розумнішим саме для вас — чим довше ви працюєте з системою, тим точнішою вона стає, і ця точність належить вам
• Захист від репутаційних ризиків — витік даних кандидатів є не лише юридичною, а й іміджевою катастрофою для HR-бренду
• Унікальна інтелектуальна власність — корпоративна пам'ять про успішні та неуспішні наймання накопичується всередині компанії, не розчиняється в чужих моделях і не працює на конкурента

Відгук клієнта

Витік даних кандидатів може коштувати компанії мільйонів штрафів і років репутаційної роботи. Тому архітектура — це не технічна деталь, а стратегічне рішення. HURMA AI дає вам потужність штучного інтелекту без компромісу з безпекою: ваш AI, ваші дані, ваші правила:

«Коли ми розглядали AI-рішення для рекрутингу, перше питання від нашого CISO було: де зберігаються дані і хто має до них доступ? З більшістю платформ ця розмова тривала годинами і закінчувалася нічим. З HURMA відповідь була проста: все залишається в нашому контурі, архітектура відповідає стандартам ISO 27001, крапка. Саме це стало вирішальним аргументом. Не функціонал — безпека. CISO став нашим головним союзником у впровадженні, а не бар'єром.»

— HR-директор, міжнародна компанія

Цей матеріал варто надсилати не лише HR-директору. Надішліть його CIO та CISO ще до того, як HR прийде до них за дозволом на купівлю. Зробіть директора з інформаційної безпеки своїм союзником з першого дня — і рішення про впровадження пройде крізь організацію без бар'єрів. Бо коли CISO каже «так», решта — формальність.

Хочете побачити, як HURMA AI спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Ваші дані тільки ваші: чому безпека і кастомізація AI — це не бонус, а основа появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — продуктова IT-компанія з командою понад 550 спеціалістів, розподіленою між трьома офісами та remote-форматом роботи. Компанія активно зростає: щоквартально наймає від 30 до 50 нових людей, відкриває нові підрозділи та масштабує продукт на міжнародні ринки. HR-команда з 6 спеціалістів мала фокусуватися на адаптації, залученості та утриманні ключових талантів. Натомість більшу частину дня вона відповідала на питання про відпустки, компенсації та розклад роботи офісу. Не тому, що не вміла розставляти пріоритети. А тому, що система не давала їй іншого вибору.

Про проблему

Понеділок, 9:15. HR-спеціаліст щойно сів планувати співбесіди на тиждень. Корпоративний месенджер вибухає: новий співробітник питає про оформлення відпустки. Хтось із маркетингу не може знайти правила компенсації навчання. Колега з продажів питає графік роботи офісу. Колега з фінансів перепитує процедуру, яку вже пояснювали три тижні тому.

До обіду — 12 однотипних відповідей. Жодного дзвінка кандидату. Жодної роботи з онбордингом нових людей, які вийшли цього тижня.

Внутрішній аудит показав невтішну картину: HR-команда витрачала в середньому 40% робочого часу на роль довідкової служби. При команді з 6 людей це означало, що фактично 2,4 FTE щодня займалися не HR-роботою, а обробкою вхідних запитів. За місяць — понад 380 годин, витрачених на питання, відповіді на які вже існували десь у документах і політиках компанії.

Для IT-компанії, що масштабується, це мало конкретну ціну. Онбординг новачків проходив хаотично, ініціативи з утримання ключових людей постійно відкладалися, рівень залученості падав — бо HR фізично не мав ресурсу займатися людьми. І поки команда відповідала на питання про стоянку, десь у системі дозрівало рішення Senior-розробника почати дивитися ринок. Рішення, яке ніхто не помітив вчасно.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI Onboarding Bot — внутрішнього HR-помічника, налаштованого під документи, політики та процеси конкретної організації.

Більшість систем закінчують свою роботу в момент підписання оферу. Але HURMA AI розуміє, що з підписанням оферу найскладніша робота тільки починається: саме перші 30–90 днів визначають, чи залишиться людина, чи стане черговою статистикою плинності на випробувальному терміні.

Етап 1. Аудит і структуризація знань — перші два тижні

Перш ніж запускати бота, команда провела інвентаризацію: які питання надходять найчастіше, де зберігається актуальна інформація, які процеси описані, а які існують лише в голові HR-спеціалістів. Виявилося, що 78% усіх запитів покривалися 23 типовими сценаріями. Саме вони й лягли в основу бази знань бота.

Етап 2. Налаштування під культуру компанії

IT-аудиторія — вибаглива. Відповідь у стилі «корпоративного FAQ» тут не працює. Команда витратила тиждень на налаштування тону комунікації: бот мав звучати як обізнаний колега, а не як автовідповідач. Додали контекстні підказки, швидкі посилання на документи та можливість ескалювати запит до живого HR-спеціаліста, якщо питання виходить за межі стандартних сценаріїв.

Етап 3. Запуск і перші тижні — недовіра та адаптація

Частина співробітників продовжувала писати напряму HR-спеціалістам за звичкою. Команда вирішила це м'яко, але послідовно: у відповідь на прямі запити надсилала посилання на бота з коментарем «він відповість швидше». Через три тижні частка запитів через бота зросла з 34% до 79%.

Етап 4. Повноцінний запуск — бот як перша точка контакту

Бот став стандартом першої лінії підтримки для всіх внутрішніх HR-запитів: 24/7, миттєво, без черги. HR-команда отримала аналітику: які питання надходять найчастіше, де є прогалини в комунікації, які процеси потребують кращого опису. Вперше HR бачив систему зсередини — і міг проактивно усувати проблеми до того, як вони перетворювалися на невдоволення.

Що змінилося в роботі команди

Повернутий час команда реінвестувала туди, де HR справді створює цінність для бізнесу:

1. Структурований онбординг — запустили 30-60-90-денний план адаптації для кожної ролі, що скоротило час виходу новачків на повну продуктивність
2. 1-on-1 з ключовими людьми — HR-спеціалісти нарешті отримали час на регулярні зустрічі з тими, кого критично важливо утримати
3. Ініціативи з залученості — запустили перший за два роки внутрішній pulse survey і отримали дані, на основі яких скоригували політику гнучкого графіка
4. Проактивне виявлення ризиків відходу — замість реакції на заяву про звільнення HR тепер помічає тривожні сигнали заздалегідь

Результат у цифрах

Через 6 тижнів після повноцінного запуску:

• -72% прямих HR-запитів у корпоративних месенджерах — бот закрив їх автоматично
• 380 годин на місяць повернено HR-команді — еквівалент 2,4 повноцінних FTE на стратегічну роботу
• Час відповіді на типові запити скоротився з 2–3 годин до миттєвого — 24/7, незалежно від зайнятості HR
• Задоволеність співробітників HR-сервісом зросла з 6,4 до 8,9 з 10
• Час виходу новачків на повну продуктивність скоротився на 35% завдяки структурованому онбордингу
• Плинність кадрів на випробувальному терміні знизилася на 22% — прямий наслідок кращої адаптації та своєчасної уваги HR до нових людей

Відгук клієнта

Коли рутинні запитання закриває система, HR нарешті перестає бути бюрократичною надбудовою і стає тим, чим завжди мав бути: стратегічним партнером бізнесу, який будує команди, що виграють на ринку. А в IT, де за кожним звільненням ключового спеціаліста стоять місяці втраченого часу і сотні тисяч доларів прихованих витрат — це не перевага. Це необхідність.

«Ми розуміли, що є проблема, але не усвідомлювали її масштаб, поки не підрахували: 40% нашого часу йшло на відповіді, які могла давати система. Автоматизація рутинних запитів скоротила час на цю роботу втричі — і ці дві звільнені години щодня ми тепер інвестуємо в людей, а не в довідку. Вперше за довгий час ми займаємося тим, заради чого прийшли в HR: будуємо команду, а не обслуговуємо чергу повідомлень.»

— HR-директор, продуктова IT-компанія, 550+ співробітників

Для будь-якого CEO в IT-секторі цифри говорять самі за себе: заміна одного Senior-розробника коштує компанії від $15 000 до $30 000 — втрачена продуктивність, рекрутинг, онбординг наступника. Зниження плинності на випробувальному терміні на 22% завдяки якісному онбордингу — це збережені сотні тисяч доларів на рік лише на одній статті витрат. 

HURMA AI окупає себе тим, що просто не дає вашим найкращим людям піти.

Хочете побачити, як система спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Кінець епохи HR-бюрократії: як IT-компанія звільнила 380 годин для утримання талантів за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — одна з найбільших ресторанних мереж України: понад 220 закладів у 18 містах, понад 3 400 співробітників і постійна потреба у лінійному персоналі — офіціантах, адміністраторах, касирах, кухарях. Команда з 8 рекрутерів щомісяця обробляла сотні відгуків і щодня вела десятки паралельних діалогів із кандидатами.

Система працювала — але з величезною прогалиною всередині: між відгуком і реальною співбесідою компанія втрачала до третини найсильніших кандидатів. Не через погані умови. Не через слабкий бренд. Через затримку у відповіді на два-три дні.

Про проблему

П'ятниця, 16:30. Рекрутер знаходить ідеальне резюме, пише кандидату: «Поговорімо у понеділок?». Відповідь — «Окей». У понеділок вранці надсилає деталі. Тиша. Через день — повторний меседж. Кандидат перепрошує: був завантажений, уже прийняв іншу пропозицію.

Компанія не програла на офері. Вона програла на швидкості першого контакту.

І це був не поодинокий випадок. З 15 кандидатів, які одночасно перебували на різних стадіях воронки, щотижня випадало 4–6: хтось не підтверджував участь у співбесіді, хтось просто переставав відповідати після першого контакту, хтось доходив до порогу офісу — і не заходив. 

Комунікація була розпорошена між Telegram, email і LinkedIn. Рекрутер намагався тримати все в голові — але щось неминуче вислизало.

Внутрішній аудит показав: до 34% кандидатів, які підтвердили інтерес, так і не доходили до першої співбесіди. 

Але за цією HR-цифрою ховався жорсткий операційний факт: кожна незакрита вакансія офіціанта чи касира — це недоукомплектована зміна. А недоукомплектована зміна у ресторані — це повільніше обслуговування, нижчий середній чек і пряма втрата виторгу. За оцінкою команди, щомісячна прогалина у воронці конвертувалася у 12–15 незакритих змін мережею, що коштувало компанії від 180 до 240 тисяч гривень недоотриманого виторгу щомісяця. 

HURMA AI вирішила не HR-проблему — вона вирішила проблему операційного прибутку.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI — модуль автоматизованої комунікації з кандидатами, який працює там, де зручно їм, а не там, де зручно рекрутеру.

Етап 1. Налаштування сценаріїв під культуру бренду

Перший крок — не технічний, а стратегічний. HR-команда разом із HURMA прописала сценарії спілкування: які питання AI задає кандидату, у якому тоні, на якому етапі передає діалог живому рекрутеру. Для мережі, де бренд роботодавця будується на теплій атмосфері та людяності, важливо було, щоб автоматизований діалог не звучав як робот із корпоративного call-центру. Налаштування зайняло тиждень — і тон голосу бренду зберігся повністю.

Етап 2. Перші тижні — недовіра кандидатів

Частина кандидатів насторожено реагувала на автоматичні повідомлення у месенджерах: «Це взагалі жива людина чи бот?». Команда вирішила це просто — додала у перше повідомлення коротке представлення: хто пише, від імені якої компанії, і що далі буде кілька швидких питань. Рівень відповідей на попереднє опитування зріс із 49% до 76% за перші три тижні.

Етап 3. Повноцінний запуск — централізація комунікації

Система почала автоматично надсилати кандидатам попереднє опитування у їхній улюблений месенджер — Telegram, Viber або WhatsApp — одразу після відгуку. Кандидат міг відповісти о 22:00 з телефону, і наступного ранку рекрутер бачив у профілі вже готову картину: мотивація, очікування щодо графіка, доступність для співбесіди. Усі діалоги — в одному середовищі, незалежно від вихідного каналу.

Паралельно під'єднали розумні нагадування: система сама нагадувала про співбесіду за день і за годину, уточнювала підтвердження участі, надсилала адресу та формат зустрічі. Рекрутер міг вести іншу співбесіду — а система не давала кандидату «охолонути» і зникнути.

Що змінилося в роботі команди

Автоматизація комунікації повернула команді не лише години — вона повернула фокус. Рекрутери перестали бути операторами нагадувань і стали справжніми оцінювачами людей:

1. Попереднє опитування фільтрувало нерелевантних ще до першого живого контакту — на співбесіду доходили лише ті, чиї очікування реально збігалися з умовами позиції
2. Централізована комунікація усунула ситуації «я забув написати» — процес став стабільним і передбачуваним незалежно від завантаженості рекрутера
3. Кандидати отримували миттєву реакцію — і це само по собі стало конкурентною перевагою: в HoReCa, де всі наймають одних і тих самих людей, швидкість контакту вирішує все

Результати у цифрах

Через 2 місяці після повноцінного запуску:

• Конверсія «відгук — співбесіда» зросла з 41% до 68% — на 27 відсоткових пунктів
• Частка кандидатів, які «зникали» після підтвердження, скоротилася з 34% до 9%
• Час першого контакту з кандидатом скоротився з 2–3 днів до 15 хвилин — система реагує одразу після відгуку
• Рекрутери вивільнили ~10 годин на тиждень кожен — 80 годин на місяць на команду з 8 осіб
• Середній час закриття лінійної вакансії скоротився з 14 до 8 днів
• Недоотриманий виторг через незакриті зміни скоротився з 180–240 тис. грн до менш ніж 40 тис. грн на місяць
• Candidate experience зріс — оцінка взаємодії з компанією під час найму зросла з 6,1 до 8,7 з 10

Відгук клієнта

Після того як команда відчула, що означає найм зі швидкістю AI, повернення до ручних таблиць чи звичайних ATS стало б не просто незручністю — це означало б моментальну втрату конкурентоздатності на ринку, де кожна година затримки коштує реальних грошей і реальних людей.

«Раніше ми використовували таблиці для ведення бази кандидатів — і постійно стикалися з дублюванням, незручним пошуком і тим, що хтось просто випадав із поля зору. Але найбільший біль був в іншому: ти знаходиш людину, вона зацікавлена — і за вихідні вона вже пішла до конкурента, бо ти не встиг відповісти вчасно. З HURMA AI система сама підтримує контакт, поки ми займаємося іншими задачами. Тепер кандидати не зникають — вони приходять. І повернутися до таблиць тепер — це як добровільно віддати конкурентам перевагу, яку ми так довго будували.»

— HR-директор, велика ресторанна мережа України

У HoReCa виграє не той, хто має гучніше ім'я. Виграє той, чий бот напише кандидату першим о 22:15 у п'ятницю. Саме це HURMA AI робить це реальністю.

Хочете побачити, як система спрацює у ваших процесах?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Кандидат підтвердив — і зник: як мережа HoReCa зупинила втрати у воронці найму за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — міжнародна логістична компанія з присутністю в 12 країнах, флотом понад 3 000 одиниць техніки та командою більш ніж 2 800 співробітників. Компанія активно масштабує підрозділи технічної підтримки та клієнтського сервісу, які обслуговують партнерів по всій Європі. Базова вимога до кандидатів на ці ролі — англійська мова рівня B2 і вище. 

Саме ця, здавалося б, проста вимога перетворилася на найбільший поглинач часу рекрутерів і джерело системного розчарування для всієї команди найму.

Про проблему

У резюме всі пишуть «Upper-Intermediate», але реальність чомусь завжди інша.

Команда з 6 рекрутерів щотижня проводила 8–10 співбесід на позиції в техпідтримку та кол-центр. Кожна — з 30 хвилинами підготовки, узгодженням часу з наймаючим менеджером і очікуванням. А потім — перші дві хвилини розмови англійською, і стає зрозуміло: кандидат ледве зв'язує слова. Співбесіда перетворювалася на незручну ситуацію для всіх і завершувалася раніше, ніж починалася по суті.

Множте це на тиждень — і виходить, що команда витрачала від 12 до 15 годин на співбесіди, яких не мало б відбутися взагалі. Наймаючі менеджери нервували через витрачений час. Рекрутери демотивувалися від нескінченних «фальстартів». А реальна оцінка мотивації, досвіду та культурної сумісності кандидатів відходила на другий план — бо перший план займала перевірка елементарного hard skill, яку цілком міг виконати алгоритм.

Крім того, процес був непослідовним: різні рекрутери по-різному оцінювали мовний рівень, що призводило до суб'єктивності та нерівних умов для кандидатів. Стандарту не існувало — існували особисті відчуття після кожного дзвінка.

Про рішення

Компанія під'єднала HURMA AI — модуль голосової перевірки мови, який виконує базовий скринінг до того, як рекрутер витратить хоч хвилину свого часу.

Етап 1. Налаштування та перші тижні — опір і адаптація

Перше, з чим зіткнулася команда — скептицизм кандидатів. Частина з них сприймала прохання записати голосове повідомлення як «дивну вимогу» і просто не відповідала. Рекрутери занепокоїлися: чи не втрачають вони хороших кандидатів через незвичний формат?

Вирішення прийшло швидко: у шаблон запрошення додали коротке пояснення — чому це потрібно, скільки часу займе (1–2 хвилини) і що це не співбесіда, а просто зручний спосіб підтвердити базові вимоги без стресу. 

Конверсія у відповіді зросла з 54% до 81% вже за три тижні.

Етап 2. Калібрування системи — другий місяць

AI аналізував голосові записи і класифікував кандидатів за трьома категоріями: «проходить», «сумнівно», «не підходить». Рекрутери звіряли оцінки з власними висновками після реальних дзвінків і надавали зворотний зв'язок системі.

Через 5-6 тижнів точність оцінки HURMA AI збіглася з оцінками досвідчених рекрутерів у 87% випадків.

Етап 3. Повноцінний запуск

Голосова перевірка стала обов'язковим етапом воронки для всіх мовних позицій. Кандидати з оцінкою «проходить» рухалися далі — на повноцінну структуровану співбесіду. Рекрутер бачив результат ще до першого контакту й міг одразу готуватися до змістовної розмови, а не до базового тестування.

Що змінилося в роботі команди

Звільнений час команда не просто зекономила — вона перерозподілила його туди, де людська оцінка справді важлива:

1. Глибинні інтерв'ю стали структурованішими: рекрутери почали приділяти більше уваги мотивації, розумінню специфіки міжнародної роботи та soft skills кандидатів.
2. Якість фінального відбору зросла: наймаючі менеджери відзначили, що кандидати, які доходять до їхнього етапу, стали на порядок релевантнішими.
3. Рекрутери повернули відчуття професіоналізму: замість незручних завершень дзвінків — змістовні розмови з людьми, які вже підтвердили базові вимоги.

Результати у цифрах

Через 2 місяці після повноцінного запуску команда зафіксувала відчутні зміни:

• -65% нерелевантних співбесід на мовні позиції — з 8–10 на тиждень до 2–3
• 12-15 годин на тиждень повернено команді з 6 рекрутерів — це понад 50 годин на місяць
• Конверсія воронки зросла на 40%: більше кандидатів, що дійшли до офера, реально відповідали вимогам позиції
• Час закриття вакансій у техпідтримку та кол-центр скоротився з 18 до 11 днів
• Єдиний стандарт оцінки для всіх кандидатів — суб'єктивність прибрано з базового скринінгу повністю
• Задоволеність наймаючих менеджерів якістю шорт-листів зросла — за внутрішнім опитуванням із 5,8 до 8,4 з 10

Відгук клієнта

Голосова перевірка мови — це не про недовіру до кандидатів. Це про повагу до часу — і свого, і їхнього. HURMA AI бере на себе те, що не потребує людини, щоб людина могла зосередитися на тому, що без неї неможливо: зрозуміти, хто перед тобою сидить, і чи є у нього місце у твоїй команді.

«Ми роками мирилися з тим, що перші 5 хвилин кожної другої співбесіди — це перевірка того, чи взагалі варто продовжувати. Це виснажувало і нас, і кандидатів. Після впровадження HURMA AI ми нарешті почали проводити співбесіди, а не тести. Наймаючі менеджери перестали скаржитися на якість кандидатів — бо до них доходять лише ті, хто вже підтвердив базові вимоги. Два місяці — і я не уявляю, як ми взагалі працювали без цього раніше.»

— Head of HR, міжнародна логістична компанія

Про HURMA AI від CEO, Володимира Федака

«Я бачив десятки спроб прикрутити AI до рекрутингу так, ніби це ще один фільтр у системі. У кращому випадку це дає косметичний ефект. У гіршому — додає хаосу: різні канали, різні правила, різні інтерпретації. 

Тому ми пішли іншим шляхом. 

HURMA AI — це не окремий сервіс десь у хмарі, а інструмент, який живе у ваших процесах і вчиться на ваших рішеннях. Ви задаєте критерії, тон комунікації, пріоритети — і система допомагає вам тримати планку навіть у найгарячіші періоди найму. 

Моя теза проста: найкращі HR і рекрутери будують надійну систему, яка працює передбачувано. AI має зняти рутину, але залишити вам контроль — і саме це ми закладаємо в кожне впровадження.»

Хочете побачити, як це виглядає у вашому процесі?

Замовте демо — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Співбесіда — не місце для перевірки алфавіту: як міжнародний логістичний оператор зупинив витік часу рекрутерів за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Наш клієнт — одна з найбільших роздрібних мереж України: понад 1 000 магазинів у 20 областях, 9 000+ співробітників і масштабне відкриття нових точок, сотні на рік. Щомісяця компанія наймає касирів, продавців-консультантів і менеджерів магазинів у десятках міст одночасно. 

Яка була ситуація? — Команда з 15 рекрутерів щодня потопала в лавині відгуків та витрачала левову частку робочого часу не на рекрутинг, а на механічне сортування. 

Та поки конкуренти нарощували бюджети на рекламу вакансій, ця компанія обрала інший шлях: зробити найм швидшим, точнішим і розумнішим — на рівні операційної системи.

Про проблему

За один вихідний день на відкриті вакансії надходило до 90 відгуків. До обіду в понеділок рекрутер встигав переглянути лише 23 — і знаходив не більше 2 релевантних кандидатів. Первинний скринінг одного потоку забирав від 3 до 4 годин суцільної механічної роботи.

Але справжня проблема була глибша, ніж втрата часу. 

Після 10-15 переглянутих профілів підряд увага давала збій: деталі з першого резюме губилися після пʼятого, нюанси розпорошувалися по нотатках. 

Система найму у такій реальності мала структурну проблему, тому компанія платила за це прихованою ціною: сильні кандидати зникали у стосі непереглянутих резюме, а ті, хто таки потрапляв до шорт-листа, нерідко випадали між відгуком і співбесідою через перевантаження рекрутерів.

Для мережі, що відкриває сотні магазинів на рік і потребує надійного потоку лінійного персоналу, це був не просто операційний дискомфорт — це був стратегічний ризик: уповільнення найму, втрата кращих кандидатів конкурентам і системне вигорання команди на роботі, яку мала виконувати машина.

Про рішення

Компанія впровадила HURMA AI — інтелектуальне ранжування, яке не працює за шаблонними фільтрами, а ідентифікує приховані патерни успішності, які людське око пропускає через втому та когнітивне навантаження.

Крок 1. Калібрування у перші 2–3 тижні

Рекрутери почали навчати систему: позначали, які кандидати реально підійшли на позицію касира чи менеджера магазину, а які — ні. HURMA AI фіксувала не просто формальні ознаки, а контекст: що «досвід у ритейлі» для цієї конкретної мережі означає певний ритм роботи, формат зміни та стиль взаємодії з клієнтом, а не просто слово в резюме.

Крок 2. Вихід на точність у перший місяць

Після накопичення достатньої кількості зворотного зв'язку система почала самостійно розпізнавати профілі майбутніх успішних співробітників ще на етапі резюме. Щоразу, коли надходили нові відгуки, HURMA AI миттєво ранжувала їх і виводила ТОП-10 найрелевантніших кандидатів із коротким обґрунтуванням — чому саме ці профілі відповідають вимогам позиції та культурі компанії.

Крок 3. Закриття прогалин у воронці

Команда підʼєднала автоматичні нагадування про співбесіду через Telegram, Viber і WhatsApp — за день і за годину до зустрічі. І так кандидати перестали зникати між відгуком і фактичним контактом. Швидкість відповіді стала конкурентною перевагою: поки інші роботодавці ще сортували заявки вручну, цей клієнт уже виходив на зв'язок із найкращими.

Що змінилося в роботі команди

15 рекрутерів вивільнили сумарно понад 45 годин щотижня. 

Але важливо не лише те, скільки часу звільнилося, — важливо те, куди його інвестували. Замість механічного сортування команда перейшла до роботи, яка реально створює цінність:

1. Глибинні структуровані інтерв'ю замість поверхневих дзвінків на швидку руку — це безпосередньо вплинуло на якість фінального відбору.
2. Розвиток бренду роботодавця: рекрутери почали активніше працювати з відгуками кандидатів, вибудовувати комунікацію та формувати репутацію компанії як місця, де відповідають швидко і ставляться з повагою.
3. Стратегічне планування найму під нові відкриття магазинів — замість реактивного гасіння пожеж команда почала прогнозувати потребу наперед.

Результат цього зсуву — скорочення плинності кадрів на випробувальному терміні: кращий відбір на вході дав кращу якість на виході.

Результати у цифрах

• з 4 годин до 40 хвилин на первинний скринінг одного потоку вакансій
• −70% рутинного аналізу на старті воронки найму
• ТОП-10 замість 2 релевантних із 87 відгуків — фокус лише на найсильніших кандидатах
• +45 годин на тиждень для команди з 15 рекрутерів — реінвестовані в якість найму та HR-бренд
• Швидкість закриття лінійних вакансій скоротилась на 30–35% завдяки прискоренню першого етапу воронки
• Нульові втрати кандидатів між відгуком і співбесідою завдяки автоматичним нагадуванням у месенджерах

Відгук клієнта

Поки конкуренти витрачають мільйони на рекламу вакансій і все одно втрачають людей через повільну реакцію — ця мережа забирає найкращих завдяки швидкості та точності системи. Це і є конкурентна перевага. Не більше ресурсів, а розумніша робота:

«Раніше кожен понеділок починався з відчуття, що ми наздоганяємо. Сотні відгуків, обмаль часу, і постійний страх пропустити когось справді сильного. Тепер ми відкриваємо систему — і бачимо готових кандидатів із поясненням, чому вони підходять. Ми більше не боїмося одночасного відкриття 10 нових магазинів: ми знаємо, що система вибере кращих за лічені хвилини. HURMA AI не просто пришвидшив нашу роботу — він змінив те, як ми взагалі думаємо про найм.»

Керівниця відділу підбору персоналу, всеукраїнська роздрібна мережа

HURMA AI — це не черговий ATS з розумними фільтрами. Це операційна система для компанії, яка хоче вигравати конкуренцію за таланти не бюджетом, а інтелектом.

Рекрутери нарешті повертаються до роботи, для якої їх наймали: будувати стосунки, оцінювати людей і формувати команди, що рухають бізнес вперед.

Про HURMA AI від CEO, Володимира Федака

«Я бачив десятки спроб прикрутити AI до рекрутингу так, ніби це ще один фільтр у системі. У кращому випадку це дає косметичний ефект. У гіршому — додає хаосу: різні канали, різні правила, різні інтерпретації. 

Тому ми пішли іншим шляхом. 

HURMA AI — це не окремий сервіс десь у хмарі, а інструмент, який живе у ваших процесах і вчиться на ваших рішеннях. Ви задаєте критерії, тон комунікації, пріоритети — і система допомагає вам тримати планку навіть у найгарячіші періоди найму. 

Моя теза проста: найкращі HR і рекрутери будують надійну систему, яка працює передбачувано. AI має зняти рутину, але залишити вам контроль — і саме це ми закладаємо в кожне впровадження.»

Хочете побачити, як це виглядає у вашому процесі?

Замовте консультацію — підберемо сценарії, покажемо приклади та домовимось про план кастомізації.

Сообщение Від механічного сортування до стратегічного рекрутингу: як всеукраїнська роздрібна мережа перетворила найм на конкурентну перевагу за допомогою HURMA AI появились сначала на HURMA.

Після виходу зі складу міжнародного холдингу, Digital Dynamics збирала HR-процеси практично вручну: таблиці, окремі файли, резюме на диску, домовленості в чатах. 

Але як тільки почав зростати обсяг даних і задач, почалися й типові проблеми: важко збирати звіти, легко помилитися з контактами й дедалі більше часу йде на перевірки замість роботи з людьми.

Тому компанія прийшла до автоматизації та вибрала HURMA як систему для рекрутингу й HR-процесів.

Про компанію Digital Dynamics

Digital Dynamics — рекламна агенція, яка працює як продуктова команда: всередині — маркетинг, а технічну розробку залучають через рекрутинг на аутсорс.

“Приблизно півтора року тому ми вийшли з великого міжнародного холдингу й стали самостійними, українською компанією з фокусом на власні продукти. Зараз ми рекламна агенція, яка працює саме над власними продуктами. Це дуже важливо, бо сьогодні це насправді велика розкіш.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Компанія будує модель, у якій невелика команда може стабільно робити сильний результат без перепрацювань і зайвої бюрократії. Як пояснює HR-директорка: “Ми не вважаємо, що для того, щоб вважатися великими, треба чисельність 200-1000 людей, тому що можна невеликою кількістю, не перепрацьовуючи, робити круті речі.”

Водночас бізнес-логіка компанії передбачає змішану структуру: продукт і маркетинг — всередині, а технічну розробку (backend/frontend) закривають зовнішні спеціалісти.

Культурна опора Digital Dynamics — партнерство й прозорість.

“Прозорість — одна з наших ключових цінностей: прозорість як у процесах, так  і прозорість у комунікації. Ми ставимося до людей не як до найманих працівників. Для нас вони партнери. Їхня думка цінна, їхня експертиза важлива. Ми завжди готові вислухати й врахувати.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Окремий контекст у Digital Dynamics — повністю офісний формат 5/2.

Для HR це означає більше, ніж просто організувати найм: потрібно постійно тримати залученість, підтримувати зрозумілі правила взаємодії та знімати дрібні операційні нестикування, які в офісі відчуваються гостріше. Коли команда щодня разом, будь-яка неузгодженість у відпустках, комунікаціях, документах чи статусах швидко перетворюється на десятки уточнень і ручних задач.

Саме в цій точці ручне управління може не витримати навантаження — і компанія стикається з головним бар’єром росту.

Кінець Excel на 3 000 рядків

Коли Альона Кореневич прийшла в Digital Dynamics, централізованої бази кандидатів не було. 

Процеси довелося вибудовувати вручну: онбординг, план навчання на перший тиждень, облік кандидатів і комунікацій. Це швидко перетворилося на набір окремих таблиць і вкладок, а резюме зберігалися на Google Drive. 

У результаті з’явився постійний операційний шум: складно відстежити, кому вже писали, де лежить резюме, на якому етапі кандидат, що було в попередній взаємодії.

Додатковий фактор — навантаження на HR-функцію. У компанії 30 людей у штаті, і HR-директорка закриває практично весь контур: адаптацію, рекрутинг, оцінку персоналу, performance/KPI, перерахунки та аналітику зарплат, відпустки/лікарняні/відгули, частину кадрового діловодства. Разом з нею в підпорядкуванні рекрутер і офіс-менеджер, а фінансову частину payroll розділяють із бухгалтером.

“В мої обов’язки входить все” — знайомо кожній HR?

У такій конфігурації таблиця на кілька тисяч рядків перестає бути інструментом обліку і стає проблемою управління Вона не масштабується, не дає швидко зрозуміти контекст і створює ризик помилок на рівні базових дій — пошуку, звірки, повторного контакту.

Чому обрали HURMA: сервіс і відсутність бар’єрів для команди

Рішення про автоматизацію прийшло після того, як стало очевидно: вручну підтримувати порядок у рекрутингу, онбордингу й HR-обліку вже неможливо. Команда подивилася кілька українських і міжнародних систем. HR-директорка розглядала BambooHR, але відмовилися через мовний бар’єр у деяких співробітників. Тестували рішення Zoho, але зіткнулися з повільною підтримкою.

Фінально залишили два варіанти, і тут на рішення вплинула не тільки функціональність, а й процес тестування. У невеликій компанії впровадження тримається на одній людині: якщо немає швидких відповідей і допомоги на старті, система не доходить до реального використання. У випадку HURMA комунікація з менеджерами була регулярною й проактивною — і це прискорило рішення.

“Ми зовсім трохи потестували іншу українську систему, але прийняли рішення на користь HURMA. Велику роль зіграли менеджери: вони постійно були на зв’язку — «Потрібна допомога?», «Що сьогодні тестували?», «Зідзвонімось?».”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Після запуску рекрутингу компанія розширила використання платформи: приблизно рік тому додали базовий HR-блок і закрили ним щоденне адміністрування та комунікації. Зі слів HR-директорки, зараз використовують близько 80% функціоналу. — “Ми користуємося більшістю функцій, але одразу все не протестуєш, особливо коли одна людина веде багато напрямків. Фізично поки не вистачає часу.”

Щоденні результати автоматизації з HURMA

+15% до заповнення опитувань завдяки автоматичним нагадуванням анонімності

Одна з найвідчутніших змін у Digital Dynamics — як компанія збирає зворотний зв’язок. В анонімних опитуваннях зазвичай є дилема: або контролюєш проходження і руйнуєш довіру до анонімності, або залишаєш усе повністю анонімним — і тоді не розумієш, кому саме потрібно нагадати, щоб підвищити участь.

У компанії пробували будувати контроль через задачі, але такий підхід не давав відчуття коректної анонімності. У HURMA цей процес закрили автоматичними нагадуваннями без розкриття того, хто саме відповів.

“Завдяки автоматичним нагадуванням і збереженню анонімності у нас на 15% покращилося заповнення опитувань — люди регулярно їх проходять.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Аналітика за 1 секунду: точність, самоперевірка і менше ручної звітності

У ручних таблицях проблема не тільки в тому, що це довго. Проблема в похибках: когось не врахували, когось порахували двічі, десь з’їхав період — і на виході отримуєш дані, яким важко довіряти.

У Digital Dynamics HURMA стала точкою самоперевірки: якщо цифри HR/рекрутера не збігаються з системою, команда швидко знаходить, де помилка саме в ручному підрахунку.

Окрема цінність — швидкість відповіді керівництву:

“Мені не потрібно частину дашбордів самій будувати, я можу просто заскринити чи вивантажити та показати звіт керівництву. Якщо мені прилітає запит, то я можу відобразити це за секунду в HURMA.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

11 додаткових вихідних без ручних нагадувань: календар і зрозумілі правила для команди

В офісному форматі 5 на 2 прозорість правил про відпустки, вихідні та відгули — критична. Важливо, щоб команда бачила це в єдиній системі без постійних повідомлень від HR.

“Ми залишили для наших співробітників 11 додаткових святкових днів У будь-який момент вони можуть зайти, подивитися, побачити цю всю інформацію — і таким чином я можу за допомогою HURMA зняти частину питань з себе.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Відчутний результат щоденного використання HURMA — повторювані HR-комунікації перестали триматися на пам’яті та ручних повідомленнях. Типові сценарії (листи, опитування, регулярне інформування) HR-директорка збирає через шаблони, а події й нагадування система підтягує автоматично: “Мені подобається, що в HURMA є різні шаблони — опитувальників, листів.”

Окремо вона підкреслює користь подій і системних нагадувань: річниці, дні народження, завершення випробувального більше не потребують ручного контролю: “Дуже зручно стало, що мені не треба писати всім, розказувати, в кого річниця, в кого день народження… в кого закінчується випробувальний.”

Порада HR-директорки: тим, хто й досі працює без автоматизації

Альона не романтизує ручні процеси: коли HR тримається на таблицях і домовленостях у чаті, рано чи пізно починаєш витрачати час не на людей і рішення, а на пошук, перевірки та виправлення помилок.

“Коли я згадую, як ми працювали з цими екселівськими табличками, мене просто в холодний піт кидає.”

Альона Кореневич, HR-директорка Digital Dynamics

Її головна рекомендація — не відкладати автоматизацію до кращих часів, навіть якщо компанія невелика. Бо найбільший ефект дає не ще один інструмент, а повернення часу й контролю: менше ручної рутини, менше людського фактора, швидше закриття щоденних задач.

Готові перейти від Excel до системи, яка дає швидкість і прозорість?

Якщо у вас теж накопичуються таблиці, ручні узгодження й хаос у даних, автоматизація стає базовою необхідністю. 

Замовте безплатне демо HURMA і подивіться, як система може закрити ваші процеси: від рекрутингу й опитувань до календарів і аналітики.

Сообщение Digital Dynamics та HURMA: +15% до участі в опитуваннях і звіти за 1 секунду появились сначала на HURMA.

Fortunatos — інхаус маркетингова агенція, що вже 10 років допомагає бізнесам у Канаді, США та Європі з SEO та PPC. Компанію заснував технічний фахівець, який із перших днів вкладав у неї практичність, чесність і глибоке розуміння бізнес-процесів. 

Згодом до Fortunatos приєдналася HR-фахівчиня Олена Цимбал — і саме з її появою компанія зробила важливий крок до системності.

Коли вона прийшла, кандидатів шукали вручну, документи зберігалися в Google Диску, а співбесіди проводили керівники, орієнтуючись здебільшого на хард-скіли. Та вже через кілька місяців команда почала рости, і стало очевидно: без автоматизації далі не вийде.

Саме тоді в компанії з’явилася HURMA — єдина платформа, яка зібрала рекрутинг, документообіг, адаптацію та Performance Review в одному місці.

Про компанію Fortunatos: маркетинг з цінностями

Fortunatos — це команда з українським серцем, що працює з іноземними клієнтами, але не втрачає внутрішнього тепла. Вони відмовились від шаблонних “пакетів” послуг і ставлять себе на місце клієнта, глибоко занурюючись у продукт. Керівник компанії особисто бере участь у стратегічних обговореннях, а головна філософія — не кількість, а якість.

Коли війна змусила відмовитися від офісів у Запоріжжі та Харкові, команда перейшла на повністю віддалений формат. Замість втрат це принесло нові можливості: Fortunatos почали залучати фахівців з усієї України й навіть з-за кордону. Щоб зберегти згуртованість, вони створили онлайн-офіс у Discord — місце, де колеги сидять “поруч”, говорять, сміються, грають у квізи та щороку влаштовують “Таємного Санту”.

“Ми не робимо скриншотів і не ставимо тайм-трекери. Це тригерить людей. У нас є довіра, почуття гумору й підтримка”.

Олена Цимбал, HRG Fortunatos

Коли ти одна за всіх: рекрутинг модуль HURMA

Як єдина HR-фахівчиня компанії, Олена одночасно закриває рекрутинг, адаптацію, документообіг і організаційні питання.

Задачі множаться, а часу не додається: звучить знайомо?

Саме тому автоматизація не опція, а необхідність.

“Якби я вела все в Excel, то просто згоріла б. Це займало б увесь день — додавати кандидатів, передавати резюме наймаючим менеджерам, чекати на їхні коментарі. Для однієї людини, яка відповідає і за рекрутинг, і за адаптацію, і за корпоративи — це просто нереально без автоматизації.”

Олена Цимбал, HRG Fortunatos

HURMA зібрала все це в одну вкладку. Кандидати потрапляють у базу автоматично, менеджери бачать відгуки в реальному часі, а HR має під рукою всю історію комунікації, документи та коментарі.

Система сама формує аналітику — скільки було співбесід, на якому етапі кандидат, хто залишив відгук.

Це не лише зекономило час, а й допомогло побачити динаміку.

“Коли працюєш кілька років, часто стикаєшся з тим, що кандидати можуть відгукуватися знову через рік чи два. З HURMA це зручно: відкриваєш, бачиш, що людина вже була в базі, читаєш свої старі коментарі, чому пройшла чи не пройшла співбесіду.”

Олена Цимбал, HRG Fortunatos

Завдяки цьому база стала набагато коректнішою, а статистика повнішою.

Утримання команди, коли навколо невизначеність: HR модуль HURMA

Війна, віддалений формат, нові обличчя в команді — усе це створює додаткове навантаження на HR. У такі моменти, каже Олена, головне — зберегти людяність і не втратити зв’язок із людьми:

“У кризу на HR лягає моральна підтримка. Але перша лінія — це тімліди. Вони мають бути не лише керівниками, а й партнерами. Моє завдання — допомогти їм підтримати свої команди.”

Олена проводить one-to-one зустрічі кожні три місяці, а performance review — двічі на рік. Для цього також використовує HURMA: система нагадує про заплановані зустрічі, фіксує результати, допомагає бачити динаміку розвитку кожного:

Підтримка та розвиток: екосистема HURMA

Для Олени HURMA не лише про функціонал, а й про спільноту, що об’єднує HR-фахівців:

“Класне HURMA Community. Там багато HR та рекрутерів, і я вважаю, що це дуже круто. Ми часто ставимо питання, обмінюємось досвідом, ідеями. Навіть коли щось побутове, наприклад, де замовити мерч чи як краще організувати щось у команді — завжди знайдеться хтось, хто підкаже. Такі профільні Telegram-чати дуже допомагають, особливо коли працюєш сама.”

Олена Цимбал, HRG Fortunatos

Ця взаємопідтримка створює відчуття професійної спільноти, яке особливо цінне в умовах віддаленості.

Ще один ресурс, який допомагає — блог HURMA:

“Часто читаю статті в блозі HURMA, особливо на початку роботи, коли шукала відповіді на практичні питання — як провести зустріч, як організувати процес. Там завжди є конкретика й корисна інформація, без води. Це великий плюс, бо часто заходиш на інші сайти — а там просто ключові слова для відвідуваності, без жодної користі.”

Олена Цимбал, HRG Fortunatos

Підсумуємо

Історія Fortunatos — про те, що автоматизація не замінює людяність, а підтримує її. Коли процеси впорядковані, у HR з’являється час на головне — людей.

HURMA допомагає спеціалістам створювати системність, зберігаючи душу компанії. І, здається, саме в цьому секрет сильної корпоративної культури — коли технології працюють на людяність.

Наші висновки:

• Автоматизація потрібна навіть маленьким командам, щоб HR не вигорав.
• Системність дає спокій і прозорість у роботі.
• HURMA — це не лише про рекрутинг, а й про комʼюніті, розвиток і підтримку.
• У віддаленій роботі важливо не втрачати живу комунікацію та почуття гумору.
• Культура довіри — найкращий тайм-трекер.

Хочете впорядкувати HR-процеси, як це зробила Fortunatos? Спробуйте HURMA System — і переконайтеся, що людяність і автоматизація можуть йти поруч.

Сообщение Як зберегти людяність у віддаленій команді: досвід Fortunatos та HURMA появились сначала на HURMA.

Як масштабувати бізнес у кількох часових поясах і не втратити жодного кандидата?

TechVill відкриває філії в США та Канаді, працює з десятками техніків, диспетчерів і регіональних керівників, а щомісяця закриває до 19 вакансій. Та ще донедавна HR-документи були в Google Docs, відпустки — у листуванні, а процеси найму трималися в памʼяті.

"Я не працюю без автоматизації. Бо поки не впорядковано — нічого не працює", — каже Світлана Онищенко, Chief People Officer у TechVill.

Коли компанія вийшла на новий етап зростання — ручні інструменти більше не працювали.

Про компанію TechVill

TechVill — сервісна компанія з головним офісом у Канаді, яка вже понад 8 років займається ремонтом побутової техніки. Її фокус — на якості, швидкості обслуговування й турботі про клієнта. Компанія працює у кількох країнах, має понад 85 співробітників, серед яких 40% — українці.

З моменту запуску TechVill зростає органічно: спочатку це були лише кілька сервісних техніків і менеджерів у Торонто. Сьогодні компанія відкрила філії у Лос-Анджелесі, Лас-Вегасі, Оттаві, а також Остіні — і продовжує розширюватися, орієнтуючись на амбітну мету: 50 сервісних центрів у США й Канаді в найближчі 2–3 роки.

Особливість бізнесу — у його складності:

• десятки технічних спеціалістів із різними графіками,
• операційна команда, розподілена за географією,
• централізована бухгалтерія,
• постійний набір нових кадрів.

TechVill будують команду в кількох часових поясах із чіткими стандартами, прозорими зарплатами й сильною внутрішньою культурою. У такій динаміці ручне управління персоналом стало гальмом росту. Саме тому компанія вирішила створити HR-фундамент, який витримає масштабування.

Автоматизація та підтримка замість гугл-форм: чому обрали HURMA

Google-форми, ручні таблиці, листування з менеджерами — як тут масштабуватися?

Без єдиної системи контролювати процеси дуже важко – і TechVill це розуміли. Залишалося лише обрати надійного партнера для автоматизації.

Розглядали кілька варіантів — BambooHR, Sintegrum, деякі українські системи, але зупинились на HURMA.

"Bamboo — важко достукатися до сапорту, Sintegrum не закривав усе, що потрібно. А деякі українські аналоги просто незручні — якщо мені некомфортно, то й людям буде важко." — наголосила Світлана Онищенко.

Ключову роль зіграв функціонал HURMA: імпорт із LinkedIn, єдина база кандидатів, автоматичне нарахування лікарняних і відпусток, контроль пейролу по регіонах, а також можливість експортувати таблиці для тих, хто не працює напряму в системі.

"Добре, коли є єдине місце правди в компанії, де всі офери, розуміння, скільки людина заробляє, скільки людина в нас, коли вона була в відпустці тощо" — каже Світлана.

Ще один фактор — підтримка. У компанії часто виникають нестандартні кейси, і швидкі відповіді критично важливі.

Не уявляємо роботу без підтримки HURMA. У нас, оскільки бізнес дуже активно розвивається, багато нестандартних запитань, на які ми не можемо самі знайти відповідь, тому стукаємо до підтримки. І, знаєте, я регулярно, раз на два-три дні пишу в сапорт.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Як TechVill організували рекрутинг: мінімум ручної роботи та 19 вакансій на місяць

1 рекрутер і 2 сорсери закривають до 19 вакансій на місяць — завдяки своїм AI-агентам і автоматизації з HURMA

60% вакансій — це техніки. Решта — диспетчери, бухгалтери, менеджери. У кожному регіоні працює свій COO — відкриває компанію, керує техніками та складами. Найм — це щомісячне планування разом із маркетингом і коригування на щотижневих зустрічах із керівництвом.

"Це ринок з низькою маржинальністю — без автоматизації ми б не вижили." — відмічає Світлана.

AI-агенти, які впровадила компанія, шукають кандидатів у LinkedIn, Facebook, Indeed, фільтрують за статусом зайнятості, витягують контакти. Результати потрапляють у таблицю — сорсери не використовують старі методи, на кшталт X-Ray.

"Раніше закривали 4–5 вакансій на місяць. Зараз з тією ж кількістю рекрутерів та HURMA — 19"

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Сьогодні всі вакансії — від заявки до оффера — проходять через ATS-модуль HURMA:

• рекрутери створюють вакансії й відстежують їх по етапах;
• кандидатів можна імпортувати напряму з job-порталів або додавати вручну;
• фідбеки фіксуються всередині картки кандидата;
• аналітика по кожній вакансії доступна в реальному часі.

Крім того, менеджери найму підключаються до процесу без зайвих Excel чи дзвінків: просто заходять у систему, бачать профіль кандидата, залишають фідбек і приймають рішення.

Як TechVill впорядкувала day-off і відсутності з HURMA: жодної Google-форми

"Ти не можеш помилитися, якщо все в системі"

До HURMA команда стикалась із ситуаціями, коли працівників просто не враховували — не внесли, ввели не ті цифри, не помітили, що пішов у відпустку. Це створювало ризики втрати довіри та організаційні збої.

У нас був досвід: людині не заплатили, бо не ввели в систему. Ввели невірно цифри, хтось пішов у відпустку — забули про це сказати, хтось не побачив. Зараз це неможливо, бо є HURMA.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Вона підкреслює: навіть найкраща система не працюватиме, якщо нею не користуються на всіх рівнях. Відповідальність — не тільки HR, а й керівників, які мають фіксувати запити, оновлювати статуси, дбати про повноту даних.

Зараз TechVill адмініструє запити на day-off, лікарняні, декрети в єдиній системі — без Excel, нагадувань і втрат:

"У нас уже немає жодної Google-форми — усе через HURMA".

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Пейрол: мінус 16 годин на тиждень і нуль помилок

Помилки, затримки, незрозумілі суми — і десятки звернень після кожного payroll

Виплата заробітної плати раніше була однією зі складних задач. 

"Зазвичай ти відповідаєш на скарги людини: комусь не прийшла виплата, комусь не та сума. Це займало приблизно 16 годин, і це тільки мого часу."

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Після впровадження HURMA усе змінилося:

• система автоматично враховує графіки, лікарняні та day-off;
• усі повʼязані дані одразу потрапляють у payroll без ручної звірки;
• помилки зникли, а запити — розв'язуються за хвилини.

“Навіть якщо сталася якась помилка — людина відкриває HURMA, і я одразу можу показати: ти працював 21 день, був один day-off, ось бонус. Все видно. І не треба бігати по керівниках чи бухгалтерах”.

Світлана Онищенко, CPO у TechVill

Результати автоматизації з HURMA

"Якби в мене не було HURMA, мені треба було б ще 3 людини”

HURMA та TechVill повністю змінили підхід до процесів:

• 19 вакансій на місяць замість 5 — у єдиній системі, з історією, аналітикою, відповідальними;
• пейрол рахується у 3 рази швидше — без Excel і ручної звірки;
• централізація даних — рекрутинг, адаптація, звіти, політики в єдиній системі;
• нуль помилок у лікарняних і зарплатах — завдяки автоматичному обліку.

Це не просто автоматизація — це системність, яка тримає все разом, навіть коли команда працює в п’яти регіонах одночасно.

Готові автоматизувати свій HR, як TechVill? Замовте безплатне демо HURMA — і побачте, як це працює у вашій компанії.

Сообщение TechVill та HURMA: 19 вакансій щомісяця і мінус 16 годин на рутину щотижня появились сначала на HURMA.

"HRM-система є, але все ведеться в Google Docs" — як це виправила HR-директорка Софія Страмик та команда WOW24-7

Коли Софія приєдналася до команди WOW24-7, HURMA формально була встановлена, але практично не використовувалась. У системі був перелік працівників, але дані були неактуальними, процеси не відображалися, звільнені працівники залишались у базі.

Основні HR-процеси, по суті, існували, але мені довелося їх якось відобразити в системі, налагодити для того, щоб мати адекватну аналітику. Бо будь-яка статистика, звіти — вони всі велися в Google Docs. У мене виникло логічне запитання, для чого нам HRM-система, якщо ми нею не користуємося?

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

І вона вирішила змінити це з HURMA. У результаті — автоматизовані процеси, структурований рекрутинг, аналітика в один клік і розрахунок зарплати у 3 рази швидше.

Про WOW24-7

WOW24-7 — багатомовна аутсорсингова компанія з більш ніж 12-річним досвідом, яка спеціалізується на наданні високоякісної клієнтської підтримки. Її штаб-квартира розташована в місті Афтон, штат Вайомінг, а центри обслуговування — у Східній Європі та Латинській Америці. Компанія працює у форматі 24/7, обслуговуючи бізнеси в понад 20 країнах, переважно у сферах електронної комерції, туризму, моди, програмного та апаратного забезпечення.

WOW24-7 фокусується на потребах середніх підприємств і розуміє, що кожен діалог і кожен контакт мають значення — саме тому особливу увагу приділяє внутрішнім процесам і HR-напряму.

Повний цикл рекрутингу в HURMA: як WOW24-7 структурували процес найму

Одним із перших кроків стала побудова процесу рекрутингу в HURMA. Усі вакансії компанії — від заявки до фінального фідбеку — почали проходити виключно через систему.

Модуль рекрутингу став основним робочим інструментом для всієї нашої команди найму. Усі вакансії ми створюємо в HURMA, публікуємо на кар'єрній сторінці, фіксуємо всі етапи, додаємо коментарі, фідбеки. Менеджер по найму може зайти в систему й побачити повну картину по кожному кандидату. Усі ключові дії, включно з комунікацією та проміжними рішеннями, ми ведемо в системі.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Зокрема, компанія додала в процес окремі звіти по кожному кандидату: фідбек рекрутера, очікування, враження з інтерв'ю, попередні узгодження. Ці звіти прикріплюються до профілю кандидата, доступні для перегляду всім учасникам процесу й допомагають ухвалювати рішення швидко і злагоджено.

Також у системі ведеться чітке розділення між етапами: кожна стадія фіксується, визначено, хто відповідальний, зберігається хронологія фідбеків. Це дозволяє швидко аналізувати вузькі місця в процесі найму.

Наступним етапом стала робота зі статистикою: щотижневе оновлення дашбордів, аналітика по вакансіях, відтоках, кількості етапів, часі закриття позицій.

Софія підкреслила: "Для мене було критично важливо бачити живу картину: скільки людей у команді, де є проблеми, хто на якому етапі. Тепер ми маємо все це в HURMA. Ми щотижня вантажимо статистику, аналізуємо прогрес, бачимо, які вакансії буксують, і реагуємо швидко. Це не просто звітність. Це про бачення. Без системи нам би довелося постійно запитувати дані вручну. Тепер це в кілька кліків."

Унікальне використання моніторингу настрою: система подяк у WOW24-7

Одним із нестандартних та творчих рішень Софії стало переосмислення функції моніторингу настрою. Замість простої оцінки дня команда ввела систему подяк — кожен співробітник може залишити позитивний фідбек колезі.

Ми попросили людей в коментарі до оцінки настрою писати, за що і кому вони хочуть подякувати. Це стало регулярною практикою. Ми збираємо ці подяки й публікуємо у щомісячному HR-дайджесті. Це змінило атмосферу в команді.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Performance review на новому рівні: шаблони, структура, зручність

WOW24-7 активно використовує модуль опитувань. У компанії створено шаблони для:

• завершення випробувального терміну;
• оцінки performance для різних ролей;
• підготовки до one-on-one зустрічей.

Перед зустріччю людина заповнює анкету, її керівник також. Потім вони разом дивляться на відповіді та обговорюють результати.

Прозорий старт: як компанія адаптувала сценарії для зручного онбордингу

Спочатку сценарії створювались лише для HR і тімлідів. Але згодом компанія вирішила адаптувати їх під новачків — щоб працівник бачив, які кроки на нього чекають під час випробувального періоду.

Зараз ми наповнюємо сценарії інформацією, щоб вони стали чеклістом для людини. Добре, що така можливість є — в HURMA всю видимість, хто що може бачити і яким чином, можна налаштувати. Ми вирішили, що так допоможемо людині — в одній системі, в одному місці зібрати все корисне.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Це класне, прозоре рішення для ефективного онбордингу!

Як WOW24-7 скоротили час на розрахунок заробітної плати втричі

Payroll був найскладнішим викликом — і водночас однією з найпотужніших реалізацій команди WOW24-7. У компанії багато проєктів із нестандартними графіками: нічні зміни, різна тривалість (8–10 годин), робота у вихідні та свята.

Софія взяла в роботу payroll лише з умовою, що зможе його автоматизувати.

Усі графіки, запити, зміни, взаємодія з різними підрозділами – час роботи скоротився втричі. Раніше розрахунок зарплат тривав 15 днів, зараз — максимум 5. Це колосальна економія часу й значне зниження ризику помилок.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Це не просто часткове вирішення. Це масштабна система автоматизації з урахуванням індивідуальних графіків, гнучкого розподілу робочих днів і типів змін. Софія побудувала процес так, що кожен запит — від зміни до лікарняного — автоматично впливає на фінальний підрахунок.

З України до Колумбії: синхронізація графіків, свят та комунікації

Після початку війни команда не лише зберегла темп, а й розширилась: наймали українців в Україні й за кордоном. Згодом відкрили локацію в Колумбії.

Ми не переставали працювати. У нас з'являлися нові проєкти, і ми продовжували наймати. За перший рік війни до нашої компанії долучилось ще 70 людей. Ми наймали як в Україні, так і українців, які поїхали за кордон. Зараз наша стратегія найму поширилась на інші локації. Ми активно наймаємо у Латинській Америці, а саме в Колумбії. Усі інструкції, політики адаптовані для найму та онбордингу не лише українців, але й іноземців. Ми повністю змінили наші внутрішні комунікації — вони перейшли всі на англійську мову.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

До того ж різні країни — різні державні свята. 

Перед нами постала задача сформувати календар святкових днів. І сформувати його потрібно було не тільки для України, а й для інших країн. Для цього ми використали функцію персональних графіків роботи, де змогли додати особливості графіку та спеціальні святкові дні для кожної локації. Кожна людина у своєму профілі HURMA може відкрити, подивитися, який у неї перелік public holidays на цей рік. Всі дні зведені у персональному графіку, а також відзначені в розкладі.

Софія Страмик, HR-директорка WOW24-7

Колумбія, до речі, має 18 офіційних свят! – цікавий факт, який ми дізналися від Софії:)

Реальні результати автоматизації WOW24-7 з HURMA

Плідна робота Софії, команди WOW24-7 та HURMA дали свої плоди:

• час на розрахунок зарплати скорочено з 15 до 5 днів;
• всі HR та рекрутинг процеси — від найму до оцінки — ведуться в єдиній системі;
• зникла потреба в Google Docs і ручних звітах – дані завжди актуальні й доступні для аналізу;
• компанія працює з міжнародною командою, не втрачаючи контролю над процесами;
• корпоративна культура підтримується через продуктивний зворотний зв'язок та регулярні опитування.

Наостанок Софія підкреслює: "Автоматизація процесів сьогодні — це не просто опція, а необхідність. Вона дозволяє підняти якість роботи на новий рівень, звільняючи час для стратегічних завдань і роботи з людьми. Відмова від автоматизації — це крок назад, який лише шкодить нам самим. HRM-система значно пришвидшує щоденні операційні процеси, надаючи змогу зосередитися на важливішому: людських емоціях, розвитку команди, якісному спілкуванні та побудові довіри.”

Якщо ви хочете перевести HR та рекрутинг на новий рівень – замовте демо HURMA і дізнайтесь, як автоматизація може працювати саме на вашу команду.

Сообщение Замість Google Docs — єдина система: як WOW24-7 скоротила payroll у 3 рази з HURMA появились сначала на HURMA.

Благодійний фонд Сергія Притули – організація, що стала символом допомоги та підтримки в умовах війни для мільйонів українців. Діяльність фонду охоплює різноманітні напрями, починаючи з гуманітарної допомоги й закінчуючи підтримкою Збройних Сил України. Понад 200 волонтерів та робітників щодня наближують нас до перемоги, тож HURMA з радістю допомагає полегшити їхню працю.

Олена Турчак приєдналася до фонду на початку року і зайняла позицію HR Generalist, ставши єдиною людиною, відповідальною за всі HR-процеси.

Впровадження HURMA у фонд розпочалося у 2022 році, коли організація стрімко зростала. На першому етапі система використовувалася для базового обліку співробітників. Олена, яка вже мала досвід роботи з HURMA в попередній компанії, розширила функціонал системи у 2024 році, щоб інтегрувати більше процесів.

Модулі, які стали незамінними

Облік присутності та відсутності

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Найчастіше ми використовуємо базові функції – це облік присутності та відсутності, щоб ми розуміли де та в якому офісі у нас знаходяться люди. Вони знаходяться вдома, у відрядженнях чи на конференціях. Ми також сформували під себе формати відсутностей.

Система відстеження відсутностей — це функція HURMA, завдяки якій можна створювати та коригувати графіки роботи, фіксувати відпустки та лікарняні, отримувати сповіщення про найважливіші події та переглядати всю потрібну інформацію про відсутність працівників у кілька кліків.

Події

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Ми використовуємо події, тому що це дуже зручно. Не всі читають, на жаль, наші спільні чати в інших сервісах. І дуже зручно що HURMA нагадує в день про те, що сьогодні у вас запланована така-то подія. Це сприяє більшій залученості.

Дні народження, свята, річниці, зустрічі — не забувайте про важливе разом з HURMA.

База знань

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Активно використовуємо базу знань. Ми супер нею задоволені, тому що це дуже зручно – все знаходиться в одному сервісі. Мені дуже подобається в базі знань те, що вона знаходиться всередині HURMA І якщо людина йде з фонду, закінчує з ним працювати, то одразу автоматично забирається і доступ до інформації.

Єдина база знань — ідеальний спосіб зберегти всю важливу інформацію та матеріали без трати часу та помилок. З цим модулем усі важливі документи та цінні дані залишаться всередині компанії, навіть якщо працівник пішов.

Результати використання HURMA

Система допомогла не лише структурувати дані, але й підвищити залученість співробітників.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Раніше ми не знали точної кількості людей у фонді – відповідь була десь “90”. Зараз ми чітко розуміємо кількість людей, які у нас працюють. Впровадження суттєво вплинуло на взаємовідносини з нашими співробітниками. Ми не пропускаємо дні народження людей, це дуже приємно і важливо.

Завдяки HURMA стало легше підтримувати комунікацію між співробітниками, які працюють у різних містах. У фонді декілька штабів і він постійно збільшується, приходять нові люди. Для таких випадків у HURMA є пошук по посаді, за номером, поштою, прізвищем та імʼям. Це значно спрощує адаптацію нових співробітників. "Ти можеш знайти абсолютно будь-кого, хто тобі потрібен" — відзначає Олена.

Чому саме HURMA?

На думку Олени, HURMA – це зручність і економія часу, які допомагають впоратися навіть із великим обсягом роботи.

Це дійсно так! Згідно з аналітикою, єдина система заощаджує до 90 робочих годин на місяць та 18% бюджету компанії.

Турчак Олена, HRG Благодійного фонду Сергія Притули

Я б обрала HURMA навіть якби у мене був вибір серед інших сервісів. Мені дуже подобається що система постійно розвивається, постійно додається щось нове і це завжди дуже актуально і в потрібний момент. Ти використовуєш одну вкладку, але в тебе є абсолютно все.

Команда фонду планує активно використовувати нові можливості HURMA. Серед найближчих цілей – автоматизація онбордингу та офбордингу, а також впровадження модулів для побудови стратегії на 2025 рік.

"Було б класно, якби більше HR дізналися про HURMA. Для мене інколи є здивуванням що люди використовують окремі сервіси для бази знань, коли всередині HURMA є зручний спеціальний модуль. Треба, щоб більше людей про це знали та цим користувались, тому що це справді дуже-дуже зручно і комфортно" – підкреслює Олена.

Разом ми сильніші

Кожна гривня допомагає фонду забезпечувати підтримку там, де це найбільше потрібно. Долучайтеся до великої справи – зробіть свій внесок у перемогу.

Ваша допомога – це ще один крок до спільної мети!

Сообщение Автоматизація в умовах викликів: Благодійний фонд Сергія Притули та HURMA System появились сначала на HURMA.