Оптимизация HR-процессов с Hurma

Елена Леонова

  • 5 мин
  • 278
  • 0

Давно не секрет, что наибольшая ценность компании – ее сотрудники. И чем лучше выстроена система управления персоналом в компании, тем эффективнее будет работа всех команд.

HR-менеджер практически всегда работает в режиме многозадачности, так как должен охватывать внутри одного дня огромный ряд задач. Обязанности HR-специалиста в компании можно разделить на два больших пласта: рутинные задачи, которые не изменяются день ото дня и комплексные задачи, требующие большой отдачи и личного участия специалиста.

Из-за разнообразия обязанностей, рабочие дни HR-менеджера отличаются друг друга, но есть рутина, которая переносится изо дня в день, оставаясь неизменной. К ней относится:

  • ведение всех видов отсутствий сотрудников (absence management);
  • оповещение сотрудников о корпоративных мероприятиях;
  • назначение и ведение встреч 1:1;
  • регулярные Performance Review;
  • ведение статистики по сотрудникам и кандидатам;
  • рекрутинговые процессы (заполнение и публикация вакансий, обработка заявок и пр.);
  • проведение eNPS, Gallup Q12 и других опросов.

Кроме этого, в обязанности HR-менеджера входит:

  • создание внутреннего и внешнего HR-бренда компании;
  • адаптация новых сотрудников;
  • организация корпоративных мероприятий;
  • повышение лояльности сотрудников;
  • поддержание и развитие корпоративной культуры.

Как видите, список обязанностей немаленький и, честно говоря, вместить это все в один день достаточно сложно. Из-за такой нагрузки HR-менеджер вынужден или постоянно увеличивать длительность своего рабочего дня, или бесконечно откладывать и переносить часть задач.

Все это выливается в нереальную загрузку, постоянное напряжение и давление и, как следствие, выгорание сотрудника. То есть, тот, кто должен отслеживать и купировать выгорание всего штата, стоит на краю обрыва, ведущего к выгоранию. Это большая проблема и, чем больше компания, тем выше риск негативного исхода для всех.

Как решить проблему выгорания HR-менеджера?

Самые популярные варианты – нанять ассистента, второго HR-а или отправить текущего HR-менеджера в отпуск. Проблема таких решений – их временность. Расширять HR-отдел бесконечно – невозможно. Давать отпуск HR-менеджеру каждый месяц – невозможно. Это временные решения, которые, скорее, снимают симптомы, чем устраняют реальную боль HR-а.

Действовать нужно изнутри ситуации, работая с существующими процессами. То есть, оптимизировать их. Что и как можно оптимизировать для HR-а?

Нельзя оптимизировать задачи, связанные с прямой работой с людьми. Никто не заменит HR-менеджера на 1:1 встрече. Значит, оптимизировать можно то, где непосредственное участие HR-а не так важно и может быть задействовано в неполной мере.

Это все относится к повторяющимся ежедневным задачам. Лучший вариант их оптимизации – автоматизация. Чем больше автоматизирована рутина, тем больше у HR-а времени на непосредственную работу с людьми.

Как HR может использовать автоматизацию?

Вы наверняка слышали что-то о HRM-системах, стоящих на страже покоя HR-менеджера. Может, даже использовали какие-то системы или их элементы в своей компании? Давайте узнаем в деталях, что можно автоматизировать среди HR-процессов на примере первой национальной украинской HIRS/HRM системы Hurma.

Hurma System – целостная all-in-one система для HR и рекрутинга, позволяющая автоматизировать HR-рутину и большую часть рекрутинговых процессов. Основная задача системы – снять с плеч HR-а тяжелую плиту рутины. Нужно сразу отметить, что система автоматизации – не замена и не конкурент HR-менеджеру. Это невидимый ассистент, который всегда под рукой и доступен с любого устройства.

Как Hurma System помогает HR-менеджеру решать ежедневные задачи? Что вообще можно автоматизировать?

Все данные о сотрудниках в одной системе

Пожалуй, первое, что нужно отметить – целостность и безопасность системы. Все данные сотрудников хранятся в одной системе, независимо от того, имеем мы дело с кандидатом, сотрудником или бывшим сотрудником. Hurma позволяет сохранять данные о должности сотрудника, его статусе, контактах, днях отпуска и так далее.

Геймификация – мониторинг настроения

Как только сотрудник заходит в систему, приветственный экран спрашивает о его текущем настроении. Это вносит ноту геймификации во внутренние процессы в компании и позволяет каждому высказаться о текущих делах. Кроме выбора настроения, есть возможность оставить комментарий и сообщить о том, что радует или огорчает.

В контексте рабочих процессов, это позволяет HR-менеджеру быть в курсе событий и отслеживать взаимосвязь настроения и продуктивности сотрудника. Сотруднику же такой подход позволяет в любой момент времени высказать, что ему мешает в работе, что не устраивает, а что, наоборот, нравится. Это сильно упрощает работу с лояльностью в компании.

Absence management

Система полностью автоматизирует запросы на все виды отсутствий. Сотрудник может запросить:

  • работу из дома;
  • отпуск;
  • отсутствие за свой счет;
  • больничный без справки или со справкой;
  • командировку;
  • переработку;
  • перенос рабочего дня.

После запроса, все ответственные получают уведомления. Это может быть HR, CEO компании и Team Lead, например. Далее запрос рассматривается и утверждается/отклоняется/переносится.

Не нужно писать бумажное заявление на отпуск и ходить с ним за десятью подписями. Буквально пара кликов в удобном интерфейсе, и у сотрудника есть отпуск, а у HR-менеджера учтены все отсутствия.

События и календарь

В течение жизни компании, появляются разные события, мероприятия, митинги. HR-менеджеру нужно отслеживать все эти события, напоминать о них сотрудникам и руководству. Сюда входят как рядовые интервью с кандидатами, митинги и встречи 1:1, так и большие корпоративы. Hurma System позволяет создавать событие единожды, синхронизировать его с Google-календарем и рассылать уведомления всем причастным к данному событию.

Рекрутинг

Система отлично работает с рекрутинговыми процессами. Hurma позволяет создавать профиль кандидата, импортировать его данные из разных форматов CV, парсить резюме с LinkedIn и популярных job-порталов (work.ua, rabota.ua, dou.ua, djinni.co, hh.ud, inco.works). То же касается размещения вакансий. Рекрутер или HR может создать вакансию в системе и она автоматически опубликуется на выбранных порталах поиска работы. Больше не нужно вручную копировать и вставлять резюме несколько раз на разные ресурсы.

Kanban-доска позволяет рекрутеру в любой момент понимать, сколько сейчас открытых вакансий, сколько заявлено кандидатов, кто на каком этапе найма и какие события по кандидатам есть сегодня (собеседование, созвон, прием тестового задания и пр.) – это существенно упрощает работу рекрутингового отдела.

OKR

Система заточена не только на HR и рекрутинг, но и на цели компании. Методология OKR – Objectives, Key and Results позволяет создавать цели для каждого сотрудника и общие цели компании. Древовидная система целей отображает влияние целей и задач каждого сотрудника в компании на глобальные цели команды и бизнеса. Это позволяет сотрудникам здраво оценивать свой вклад в общее дело и не чувствовать, что они “просто выполняют задачи”.

Такой подход существенно снижает процент выгорания внутри компании.

Аналитика и статистика

Благодаря тому, что все данные о сотрудниках, работе HR-менеджера и рекрутера собраны в одной системе, можно составить отличную статистику по разным параметрам.

Hurma System позволяет видеть статистику текучести персонала в компании, смотреть, с какой должности или из какой команды люди уходят больше всего. Последующая аналитика этих данных дает возможность изменять процессы в компании во избежания повторения ситуации.

В статистике рекрутинга вам доступна воронка рекрутинга, список вакансий и их источники и многое другое. Вы можете оценить эффективность каналов рекрутинга, понять, что лучше работает и на чем стоит акцентировать внимание. Здесь же можно оценить эффективность каждого рекрутера, посмотреть, какие за ним закреплены вакансии, какие закрываются быстрее, какие медленнее и так далее.

Помните приветственный экран в самом начале работы с системой? Данные мониторинга настроения тоже хранятся в статистике. Здесь можно посмотреть общую статистику настроения, посмотреть динамику настроения в компании в целом, и по каждому сотруднику, в частности. Если сотрудник оставлял комментарий к своему настроению, эти данные тоже будут сохранены в разделе статистики.

Шаблоны и опросы

Hurma System позволяет HR-менеджеру работать с шаблонами документов и опросами. В систему можно загрузить необходимые для работы HR-а документы. Здесь же можно создавать опросники, например, для Performance Review. Без автоматизации процедура выглядит следующим образом: HR уведомляет сотрудника о предстоящем Performance Review, выдает анкету, сотрудник заполняет анкету, возвращает ее HR-менеджеру, тот обрабатывает ответы, назначает встречу, уведомляет всех участников встречи, после чего уже начинается само Review.

Как это работает с Hurma? HR-менеджер заранее создает шаблон опросника для Performance Review. Затем создает в календаре событие, о котором сотрудник получает автоматическое уведомление. Получив уведомление, сотрудник заполняет опросник, HR получает сообщение от системы о том, что опросник готов и назначает личную встречу. Все участники встречи получают уведомление и знают, когда и куда им нужно прийти. Суммарно это занимает минут 5-10 активного времени всех участвующих специалистов. Тогда как не автоматизированный процесс может занять и полдня.

Чат-бот AI Partner

Дополнительный плюс к автоматизации – доступ к функциям через чат-бот в Telegram. Практически весь функционал системы повторяется внутри мессенджера в телефоне. Ни HR-у, ни сотруднику не нужно дополнительно логиниться или устанавливать приложения.

Бот интегрируется в один клик, после чего сотрудник может делать все необходимые ему запросы, HR-менеджер может их обрабатывать, рекрутер получает уведомления об откликах на вакансию и многое другое.

Автоматизация – это не страшно

Многие специалисты откладывают оптимизацию собственной рутины, потому что не хотят вмешиваться в процессы, руководствуясь принципом “Работает – не трожь”. Или опасаются, что система может полностью заменить их на рабочем месте. Кого-то пугает сама идея трансформации текущего уклада, длительная интеграция, перенос информации и многое другое.

На деле, автоматизация – не замена HR-специалиста, а инструмент для упрощения его жизни. HR – очень многогранный сотрудник, которому необходимо постоянное совершенствование и обучение. Важно иметь время на самообразование, посещение конференций и так далее. HR-менеджер не может отучиться один раз на курсах и работать с этими знаниями на протяжении всей карьеры, ему нужно регулярное оттачивание и улучшение навыков. Все это требует колоссального количества времени. А где его взять, когда между 1:1, собеседованиями и другими встречами, HR вынужден тратить драгоценные часы на заполнение отсутствий, назначение событий и рассылку уведомлений?

Hurma System волшебной палочкой приходит на помощь, сокращая затрачиваемые усилия с помощью автоматизации. Теперь HR может за пять минут утвердить все запрошенные отпуски, просмотреть открытые вакансии, запланировать собеседования и митинги. Не нужна никакая бумажная работа, не нужны длительные выяснения в чатах, у кого сколько дней отпуска и почему. Все подсчеты проводятся автоматически, все данные и правила компании находятся в системе, все контакты сотрудников в быстром доступе.

Структуризация и автоматизация внутренних HR-процессов положительно влияет на работу всей компании, так как упрощает жизнь не только HR-специалиста, а и каждого сотрудника в компании. Когда мы говорим про русско- и украиноязычный рынок, аналогов Hurma System просто нет. Это первая система адаптированная под наш рынок и наш бизнес. Поэтому не бойтесь автоматизироваться, ведь Hurma всегда на страже ваших интересов!

Типология Майерс-Бриггс: что оценивает и как использовать HR-специалисту?
Мы уже писали о психологических тестах WAIS, MBTI, IPP-NEO. Сегодня мы поговорим подробнее о типологии Майерс-Бриггс, как и зачем проводить такой опросник и каким образом можно расшифровать результат.  Что такое ...
6 главных HR-трендов в 2020 году
Команда Hurma System решила заглянуть в недалекое будущее и спрогнозировать мировые HR-тенденции в 2020 году, которым многие успешные компании следуют уже сейчас. Не секрет, что миром правят те компании, которые ...
Увидели ошибку? Нажмите Ctrl + Enter

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: