Как изменится ваш офис после карантина + чек-лист по возвращению сотрудников

Пандемия нового типа вируса перевернула с ног на голову трудовые будни офисных сотрудников во всем мире. Офисы компаний опустели: кто-то из работодателей перевел работу в онлайн, кто-то закрылся на время карантина, а есть и те, кому вовсе пришлось остановить деятельность. 

Если ваша компания относится к первым двум категориям, которым посчастливилось «остаться на плаву», то уже сейчас вам нужно задуматься о возвращении в офис и быть готовыми к тому, что привычное офисное пространство непременно изменится. Вернее, вам, HR-специалистам, как раз и нужно будет его изменить. 

Изменения, которые неизбежны в каждом офисе

По пути в офис

Скорее всего, дверные ручки, кнопки лифта и другие поверхности в дальнейшем продолжат восприниматься, как потенциальные рассадники бактерий и вирусов. Позаботьтесь о том, чтобы ваши сотрудники как можно меньше контактировали с этими предметами. Если у вас есть возможность повлиять на этот вопрос, задумайтесь об установке дверей, которые открываются автоматически.

Что касается лифтов, то уже в феврале 2020 года компания Huawei объявила о разработке решения, с помощью которого можно вызвать лифт через мобильное приложение. Вероятно, эту тенденцию подхватят и другие мировые компании и создадут больше возможностей для бесконтактной поездки в лифте. 

В конце марта в Эстонии уже открыли первое бесконтактное офисное здание. Теперь арендаторы могут открывать двери, вызывать лифт и устанавливать температуру воздуха через специальное приложение на смартфоне. 

Большая кухня и много личного пространства

Open space, который давно стал привычным способом организовать рабочее пространство, похоже, станет частью истории. Единственное, что вы можете сделать со своим большим офисом, это поставить множество высоких разделителей, которые создадут личное пространство для каждого сотрудника в формате минимум 2х2 метра. 

Если вы уже запланировали менять арендодателя, присмотритесь к вариантам с просторной кухней, не тесными коридорами и множеством отдельных рабочих мест. А еще не забывайте про митинг-румы, площадь которых теперь тоже должна стать больше. 

Flexible-офисы и санитайзеры

Многие из этих изменений в дизайне офисов на самом деле лишь ускорили внедрение тенденций в сфере недвижимости, существовавших задолго до пандемии. 

По результатам исследования Emerging Trends in Real Estate, 79% респондентов еще в начале 2020 года согласились, что офисная недвижимость в ближайшее время будет востребована в концепции flexible-пространств. 

Действительно, некоторые работодатели из-за экономического кризиса предпочтут сократить расходы на аренду или искать коворкинги, оставив долгосрочные варианты. 

В любом случае, к офисам уже изменился ряд требований. Кроме наличия пространства, важно поддерживать чистоту рабочих мест, выделяя бюджет на клининг и дезинфицирующие средства.

Конечно, такие изменения смогут внедрить далеко не все компании. Часть руководителей посчитает правильным оставить своих сотрудников работать из дома и полностью перейти на удаленный формат работы.

Работа из дома как новая норма для компаний

Согласно опросу DOU, 92,4% украинских работников перешли на удаленку, и только 10,6% мечтают вернуться в офис после завершения карантина. 

До карантина немногие компании рассматривали удаленный формат работы своих сотрудников. Недавнее исследование PWC показало, что около 50% компаний ожидают снижения производительности во время пандемии из-за удаленной работы. 

В то же время, в опросе DOU сотрудники утверждают, что 47% практически не видят разницы между работой дома и в офисе, а 23,9% считают, что работают продуктивнее.

Поскольку карантин еще продолжается, делать выводы о снижении или повышении продуктивности сотрудников пока рано. Но то, что удаленный формат работы еще в прошлом году стал трендом в HR, нельзя отрицать. Как и услуги фрилансеров, которых из-за экономического кризиса стало значительно больше. Рынок предлагает работодателям хороших специалистов по демократичным ценам, которые, в свою очередь, не нуждаются в организации офисного пространства, затрат на кофе или корпоративные ивенты. Возможно, результаты исследования Intuit о том, что в 2020 году 40% рабочих процессов компаний будут реализованы фрилансерами все же станут реальностью.

В какие офисы мы вернемся?

Компании, которых не так сильно коснутся последствия экономического кризиса из-за COVID-19, в любом случае могут оставить часть сотрудников работать из дома по их желанию или нанять фрилансеров. Это означает, что офис вскоре приобретет совсем другие черты: в нем будет больше личного пространства и меньше зон, где сотрудники собираются группами. Офис станет скорее центром корпоративной культуры, куда сотрудники будут приходить на важные мероприятия или же на неформальные встречи, чтобы ощутить причастность и командный дух.

«Хотя им может понадобиться меньше места, потому что некоторые люди могут выполнять часть своей работы удаленно, им также может понадобиться больше пространства для обеспечения соблюдения социальной дистанции», — считает Джули Уилан, глава отдела исследований в Северной и Южной Америке компании по обслуживанию коммерческой недвижимости CBRE.

Таким образом, часть компаний будет покидать офисы, а другая часть арендовать еще больше помещений, чтобы расширить пространство. Но в CBRE отмечают, что пока из-за пандемии коронавируса и мер по ее сдерживанию, спрос на аренду офисов снизился, а доля свободных помещений только растет. Кроме того, в CBRE говорят, что офисная недвижимость более адаптивна к изменениям, в отличие от других типов недвижимости, таких как гостиницы и ритейл.

Чек-лист: как вернуть сотрудников в офисы

1. Прежде всего, проведите опрос внутри компании. Узнайте у сотрудников, как они видят свою работу в дальнейшем и хотят ли возвращаться в офис.

2. Подготовьте офис:

• Добавьте больше пространства: уберите лишнюю мебель и предметы декора. 
• Организуйте просторные рабочие места. 
• Обеспечьте офис санитайзерами и моющими средствами.
• Увеличьте количество клининговых мероприятий с добавлением дезинфицирующих средств. 
• Проветривайте помещения утром и вечером в отсутствие сотрудников 20 минут, и каждый час-полтора на несколько минут открывайте форточки.
• Поддерживайте влажность воздуха с помощью увлажнителей, следите, чтобы она составляла от 60 до 40%.
• Пополните свою аптечку масками и бесконтактными термометрами.
• Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники ходили по офису в сменной обуви.
• Оборудуйте шкаф для верхней одежды с закрывающейся дверью.
• Подходите к продуктам на кухне по-новому: вместо рассыпного чая — пакетированный, вместо печенья на столе — сладости в отдельных упаковках.
• Проследите, чтобы каждый сотрудник имел свою чашку и одноразовые столовые приборы.
• Установите закрывающиеся мусорные баки и ежедневно утилизируйте отходы. 

3. Возвращайте сотрудников в офис по отделам. Так вы избежите скопления большого количества людей в местах общего пользования.

4. Обсудите с руководителем возможность ввести гибкий рабочий день, чтобы время прихода и ухода из офиса не происходило у всех сотрудников в один и тот же момент.

5. Делайте упор на заботу о здоровье сотрудников: 

• Закупайте продукты, которые содержат витамины и повышают иммунитет.
• Позволяйте сотрудникам чаще делать перерывы и вставать из-за рабочих мест, чтобы подвигаться.
• Следите за атмосферой в командах: решайте конфликты и стрессовые ситуации, которые приводят к выгоранию и проблемам со здоровьем.
• Если сотрудник заболел, ему нужно оставаться дома — это должно стать правилом в каждой компании. Героические выходы на работу с температурой 37,7 °C уже не актуальны. Поэтому сделайте все, чтобы в вашей компании взять оплачиваемый больничный было легко и просто. В наше время самоизоляция заболевших спасает как жизни, так и бизнесы. 

Офис никогда не будет прежним

Все меняется, и на этот раз офисных пространств тоже коснулись изменения. Мы можем только предполагать, находясь на карантине, насколько сильно изменятся наши трудовые будни. Именно HR-специалисты, как первопроходцы, будут принимать новые решения и задавать тренды в этой уникальной ситуации, с которой никто и никогда еще не сталкивался.