Кейс Optimax Dev и HURMA: как победить хаос, когда штат вырастает вдвое

IT-компании часто сталкиваются со взрывным ростом. Количество сотрудников увеличивается вдвое, бизнес счастлив из-за открывшихся перспектив, а рекрутеры и HR тем временем «горят» – они всё еще работают в Excel и тратят уйму времени на операционные задачи.

С этой же проблемой столкнулись и в Optimax. HR бизнес-партнер компании Майк Барков рассказал нам, как HURMA помогла ему систематизировать управление сотрудниками, ускорить рекрутинг и разобраться с выплатами 80+ разработчикам.

О компании

Optimax Eyewear – крупнейший в мире мультибрендовый онлайн-ритейлер оптики. Компания образована в Израиле и занимается end-to-end циклом – начиная от производства очков, оправ, линз, солнцезащитных очков, заканчивая их конечной доставкой покупателям.

Optimax Dev – IT-подразделение компании, занимающееся техническими задачами. В его штат входит больше 80 сотрудников: бэкенд-, фронтенд- и DevOps-разработчики. Офис Optimax Dev находится в Тольятти, и все новые кадры с разных уголков России и мира переезжают туда для совместной работы.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Optimax Eyewear – это группа компаний, которая объединяет мощности со всего мира: производство в Таиланде, лаборатории в Доминикане, на Филиппинах, офис в Израиле. И чтобы выделить нас на этом фоне, был создан отдельный бренд Optimax Dev. Это чисто девелоперское подразделение компании. Любая строчка кода пишется у нас здесь, в Тольятти».

Помимо возможности релокейта всех новых сотрудников, стоит отметить еще несколько интересных особенностей HR-отдела Optimax Dev:

• в команде двое HR-лидов: один занимается внешним наймом и всем, что связано с ростом компании, второй – операционным HR. То есть, всеми программами по обучению и по retention;
• в команде найма 4 рекрутера, причем их компетенции выходят за пределы рекрутинга. Поэтому их должности называются Talent recruitment consultant – консультанты по талантам;
• рекрутеры полноценно ведут кандидата – от момента поиска человека до онбординга и его дальнейшей работы;
• в компании отсутствуют позиции Junior. Стартовыми компетенциями обладают сотрудники со статусом Regular – таких разработчиков берут с прицелом на скорый рост в Middle;
• бюджет на рекрутинг в компании практически не лимитирован.

Проблема: Excel превратил быстрый рост в хаос

В 2008 году один из основателей Optimax Eyewear Рой Ямнер задумался о том, чтобы открыть отдельное направление разработки:

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Через своих приятелей он вышел на знакомых разработчиков, а ребята познакомили его с Тольятти. Он приехал сюда, посмотрел – горы, вода, лес. Стоимость разработки и вообще жизни здесь ниже, чем во многих других регионах. При этом концентрация разработчиков здесь очень высокая, поскольку есть университеты, которые обладают хорошей школой. И все эти факторы объединились в одном месте, так открылся наш офис».

До 2018 года в новообразованной компании было 40 человек, но за 2 года штат разросся вдвое. Первая проблема, к которой это привело – сложности с выплатой зарплат. Бухгалтерия хранила информацию о новых сотрудниках в Excel и других источниках, и вскоре это привело к хаосу. Чтобы посмотреть выплаты, бонусы и компенсации по каждому разработчику, нужно было искать информацию в разных местах.

На одно только формирование выплат тратилось 3-4 дня ежемесячно. С этой болью CTO компании Рой пришел к своим HR-специалистам, и Майк начал искать подходящую систему.

Помимо проблем с зарплатой, HR-структура тоже начала сталкиваться с различными барьерами. Перед HRM-системой, которую хотели применять в Optimax Dev, стояло 2 главных задачи:

1. Систематизировать данные по рекрутменту в одном месте.
2. Удобно управлять персональными данными сотрудников – отсутствиями, переводами, учетом времени на рабочем месте.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Так как я сам в своей профессиональной деятельности сталкивался с CRM для HR и даже принимал участие в запуске своей собственной, мне было ясно, как эту проблему можно решить.

Я рассматривал совершенно разные варианты. HURMA была у меня на слуху на тот момент, и я решил проверить. Где-то на одном из сайтов я наткнулся на ссылку, почитал, изучил. Оказалось, что HURMA закрывает все те проблемы, которые мы стремились решить внутри нашей HR-системы».

Решение: HURMA систематизировала работу HR и упростила рекрутинг

Optimax Dev внедрили в свои процессы HRM-систему HURMA. Это позволило справиться сразу с несколькими стопперами, связанными с ростом компании:

Управление персоналом

Раньше в Optimax Dev работали с другой системой для управления сотрудниками. Но, по словам Майка, суть тогда осталась в тех же табличках, просто они стали «красивее». При помощи HURMA Майк и его коллега Татьяна теперь могут сосредоточиться на вопросах, связанных с ростом компании – сотрудники находятся в одной системе, у каждого из них свой собственный аккаунт, а значит существенно экономится время на выполнение базовых HR-функций.

Кроме того, одним из основных запросов Optimax Dev была возможность отслеживать жизненный путь сотрудника – от начала поиска кандидата и до самого момента ухода. HURMA помогла HR-лидам и с этим вопросом.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«HURMA взяла на себя большую часть функционального управления персоналом».

Управление финансами

Теперь данные по всем выплатам хранятся в одном безопасном месте, доступ к ним можно выдать отдельным сотрудникам. Это позволило значительно сократить время на подготовку к выплатам зарплат.

Отсутствия и нестандартный график

Поскольку материнская компания Optimax Eyewear базируется в Израиле, в Optimax Dev есть несколько специфических моментов, связанных с отпусками и рабочим графиком:

1. Рабочая неделя в Израиле длится с воскресенья по четверг. А выходные – в пятницу и субботу. В Тольятти работают по тому же графику.
2. Отпускные дни начисляются по-другому. В первый рабочий год сотрудник распоряжается 10 рабочими днями отпуска (то есть, двумя неделями с учетом выходных). Во второй и третий год – 12-ю рабочими днями, а начиная с четвертого года работы – 14-ю.

Всё это кастомизируется в системе HURMA. Причем есть возможность установить индивидуальные рабочие графики для разных сотрудников.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Данные по отсутствиям тоже велись в фантомных табличках – где-то, как-то. Я даже какое-то время вообще этого не касался, и до меня потом доходила информация о конкретном человеке, что он сейчас в отпуске».

Кроме того, компания постепенно расширяет штат своих удаленных работников. Во время пандемии в Optimax Dev оценили, что даже перевод на полную удаленку не отражается негативно ни на одном из рабочих процессов. По словам Майка, управление отсутствиями таких сотрудников возможно только при помощи систем наподобие HURMA.

Подбор персонала

HURMA помогла Optimax Dev комплексно закрыть вопросы, связанные с ведением кандидатов – начиная от отбора и последующего онбординга, заканчивая управлением испытательными периодами. Вот некоторые из зон применения:

• Парсинг резюме. При помощи плагина AI Fox рекрутеры компании в несколько кликов добавляют кандидата с Хабр Карьеры и LinkedIn в воронку найма.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Самое большое время, которое ты тратишь в рекрутменте, когда у тебя большой поток кандидатов, – это когда ты парсишь куда-то и сохраняешь кандидата. И когда у тебя это делает плагин через браузер и автоматически подгружает данные в систему, это очень круто.

AI Fox работает очень удобно и экономит огромное количество времени каждого консультанта, который занимается рекрутментом».

• Интеграции с job-сайтами. Около 80% кандидатов приходят в Optimax Dev с HeadHunter и LinkedIn. При помощи интеграции HURMA с job-порталами у рекрутеров есть возможность работать с вакансиями и откликами прямо из личного кабинета системы.

• Talent-база. При помощи HURMA рекрутеры Optimax Dev получили возможность хранить все действия по кандидату в одной базе. Кроме того, они всегда могут посмотреть статистику по общению с конкретным человеком.
  
  Учитывая ценность кадров и высокий порог вхождения (а по словам Майка, иногда Middle+ разработчикам из других компаний сложно подтвердить статус Regular в Optimax Dev), база талантов еще и позволяет через некоторое время возвращаться к некогда отвергнутым кандидатам.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«Меня можно долго убеждать, что подобную базу удобно вести также, например, на HeadHunter, но я скажу, что это так не работает. Всё равно, по моему опыту, для этого нужна полноценная CRM».

Итоги

В компании довольны системой и настроены на длительное сотрудничество. Поскольку в Optimax Dev постоянно растет не только штат разработчиков, но и HR-отдел, новых сотрудников будет гораздо проще погрузить в особенности компании, чем если бы онбординг происходил при помощи excel-табличек.

Майк Барков, HR бизнес-партнер в Optimax Dev:

«HURMA закрывает для нас очень большое количество вопросов. Более того, наш руководитель из Израиля относительно недавно попросил перевести систему на иврит. Потому как они планируют реализовать нечто подобное, но уже в Израиле».

• Hurma System
• Optimax Dev
• Кейсы Hurma