Коли компанія починає активно рости, питання підбору персоналу стає критично важливим. Якщо немає чіткої структури найму, процес швидко перетворюється на щось стресове і складне: різні менеджери по-різному шукають співробітників, рекрутери витрачають купу часу на невідповідних кандидатів, а хороший фахівець може просто піти до конкурента.

Що таке Hiring policy і навіщо вона потрібна?

Рекрутмент полісі – це чіткий алгоритм, за яким компанія шукає, оцінює та приймає нових працівників. Цей документ:

• встановлює єдиний стандарт найму;
• забезпечує рівні можливості для всіх кандидатів;
• допомагає швидко та ефективно знаходити найкращих спеціалістів;
• мінімізує юридичні ризики;
• підвищує імідж компанії як надійного роботодавця.

І найголовніше – він економить ваш час, нерви та гроші.

Як написати політику рекрутингу: покрокова інструкція

Визначте загальні принципи

Спочатку варто визначити філософію найму:

• Яких співробітників ви шукаєте?
• Які цінності важливі для компанії?
• Які принципи ви дотримуєтесь під час найму (рівні можливості, інклюзивність, професійний розвиток)?

Наприклад:

"Наша компанія прагне залучати талановитих спеціалістів, які поділяють наші цінності: відповідальність, командну роботу та бажання розвиватися. Ми дотримуємося принципу рівних можливостей та уникаємо дискримінації за будь-якою ознакою."

Зафіксуйте, хто за що відповідає

Часто проблема найму в тому, що всі займаються всім. Розпишіть ролі, нехай кожен займається певним сегментом обовʼязків:

1. Рекрутер – шукає кандидатів, перевіряє soft skills, комунікує з кандидатами.
2. Менеджери – оцінюють професійні навички, проводять технічні співбесіди.
3. Керівництво – дає фінальне «так» або «ні» на ключові позиції.

Це допоможе уникнути ситуацій, коли всі чекають один на одного і в результаті втрачають хороших кандидатів.

HURMA System дозволяє чітко розподілити ролі, відстежувати ефективність кожного етапу рекрутингу та автоматизувати комунікацію з кандидатами. Ось так:

Опишіть процес найму

Ось тут все просто: беремо та чітко розписуємо, які етапи проходить кандидат:

1. Визначення потреб – зрозумійте, хто вам потрібен (і чи справді потрібен, бо може бути простіше навчити когось із команди). HURMA System допомагає створювати заявки на вакансії, автоматично погоджувати їх та аналізувати поточний кадровий дефіцит.
2. Розміщення вакансії – інтеграція HURMA з популярними майданчиками для пошуку роботи (LinkedIn, Work.ua, Djinni) дозволяє швидко публікувати вакансії в кілька кліків.
3. Перевірка резюме – як ви оцінюєте кандидатів? Чи є чорні списки? Чи можна наймати людей без досвіду?
4. Співбесіда – скільки їх буде? Хто їх проводить? Які питання можна ставити, а які – ні? (Наприклад, питати «А коли ви плануєте дітей?» не варто). HURMA допомагає планувати та записувати результати співбесід, а також вести історію комунікацій із кандидатами.
5. Оцінка кандидата – тестові завдання, кейси, референси від попередніх роботодавців.
6. Остаточне рішення – хто ухвалює і як швидко? Вказуйте конкретні терміни, щоб кандидати не висіли «на стопі» місяцями.

Що важливо: якщо у вас багато відмов, потрібно передбачити систему зворотного зв’язку. Кандидат має розуміти, чому він не підійшов.

Регламентуйте джерела пошуку кандидатів

Щоб процес був ефективним, чітко пропишіть, де компанія шукає співробітників:

1. Внутрішні ресурси: публікація вакансій у корпоративних каналах, внутрішні переведення.
2. Зовнішні ресурси: Work.ua, Rabota.ua, LinkedIn, соціальні мережі, рекрутингові агентства.
3. Рекомендаційна система: співробітники можуть рекомендувати кандидатів із винагородою за успішний найм.

Визначте стандарти комунікації з кандидатами

Важливо забезпечити коректне спілкування з усіма кандидатами. Наприклад:

• надсилати підтвердження про отримання резюме;
• інформувати кандидатів про статус відбору;
• давати конструктивний фідбек навіть у разі відмови.

Встановіть правила перевірки кандидатів

Щоб уникнути ризиків, корисно впровадити:

• перевірку рекомендацій від попередніх роботодавців.
• перевірку дипломів та сертифікатів (за необхідності).
• тестові завдання (якщо позиція цього потребує).

Не забувайте, що технології змінюються, люди змінюються, ринок змінюється. Тому переглядайте політику хоча б раз на рік:

• Чи працюють прописані етапи?
• Чи немає скарг від кандидатів?
• Чи вистачає компанії людей?

Якщо щось не так – змінюйте.

Опишіть процедуру онбордингу

Онбординг – це процес адаптації нового працівника. Він має включати:

• вступний тренінг;
• ознайомлення з корпоративною культурою;
• закріплення наставника;
• контрольні зустрічі протягом випробувального терміну.

Залучіть технології

Якщо у вас багато наймів, ручна робота швидко перетвориться на катастрофу. Тому зараз рекрутери активно використовують ATS-системи.

HURMA автоматизує всі етапи рекрутингу: від створення вакансій до онбордингу нових співробітників. Вона інтегрується з популярними платформами пошуку роботи, зберігає історію кандидатів, дозволяє відстежувати ефективність найму та скорочує час на адміністративні завдання. Крім того, система пропонує аналітику та звітність, що допомагає приймати зважені кадрові рішення.

Шаблон політики найму

1. Загальні положення

[Ваша компанія] прагне створити ефективний, прозорий та справедливий процес найму, який відповідає корпоративним цінностям та законодавству.

2. Принципи найму

• Відбір кандидатів на основі компетенцій та досвіду.
• Рівні можливості для всіх кандидатів.
• Дотримання законодавства та конфіденційність даних.

3. Процес найму

• Визначення потреби у вакансії.
• Розміщення вакансії у відповідних каналах.
• Відбір резюме та первинний скринінг.
• Проведення співбесід.
• Перевірка рекомендацій.
• Оформлення пропозиції роботи.
• Онбординг нового працівника.

4. Комунікація з кандидатами

• Надсилання підтверджень отримання резюме.
• Інформування про статус відбору.
• Надання зворотного звʼязку кандидатам.

5. Юридичні аспекти

• Дотримання антидискримінаційного законодавства.
• Конфіденційність персональних даних.
• Уникнення конфлікту інтересів.

6. Перегляд політики

Ця політика переглядається щорічно для відповідності змінам у законодавстві та бізнес-процесах.

Сообщение Як написати рекрутмент полісі для компанії: покроковий гайд + шаблон появились сначала на HURMA.

Після пошуку роботи, десятків співбесід і тестувань, нарешті приходить час оформлення на роботу. Офіційне працевлаштування вимагає надання переліку документів. Звичайно, нічого страшного не трапиться, якщо кандидат принесе не повний пакет документів, завжди є можливість принести решту паперів пізніше. Але це займає час, якого співробітникам відділу кадрів завжди не вистачає.

Які документи потрібні для працевлаштування громадянина України

Важливо розуміти, що в різних організаціях можуть знадобитися різні пакети документів. Десь досить паспорта, а десь може знадобитися і довідка від нарколога. Тому ми поділили документи на дві групи: основні та додаткові.

Основні документи для прийняття на роботу:

• Паспорт або ID-карта - документ, що засвідчує особу.
• Трудова книжка.
• Ідентифікаційний номер.
• Документ, що підтверджує освіту (диплом та додаток).
• Заява з проханням про прийняття на роботу.

Додаткові документи:

• Військовий квиток.
• Довідка про стан здоров'я.
• Медична книжка.
• Довідка про флюорографічне обстеження.
• Довідка від психіатра і нарколога.
• Довідка про відсутність судимостей.
• Свідоцтво про шлюб (при зміні прізвища).
• Копія свідоцтва про народження дитини.
• Декларація про доходи та майно.
• Страхування.
• Фотографія.

У більшості випадків, крім надання оригіналів документів, потрібно зробити їх копії. Якщо паспорт у вигляді книжки, робляться копії першої, другої та одинадцятої сторінок.

Медичні довідки, аналізи та інші документи, які стосуються здоров'я, потрібні в основному для медпрацівників, людей, які працюють в харчовій промисловості, з дітьми й для інших державних службовців.

Працевлаштування людей з обмеженими можливостями

Працевлаштування інвалідів рідко обговорюється, але кожен фахівець відділу кадрів зобов'язаний знати правила прийняття на роботу й організації праці для людей з обмеженими можливостями.

Почнемо з того, що особа, яка має офіційний документ про інвалідність, має право не повідомляти про це роботодавцю. Закон залишає право вибору за ним. Роботодавець може вимагати від співробітника документи, які підтверджують інвалідність тільки у випадках, коли людині перед тим, як влаштуватися на роботу потрібно обов'язково проходити огляд у лікаря.

Список документів для офіційного оформлення на роботу людей з обмеженими можливостями такий самий, як і для будь-якого громадянина України. Але до них слід додати:

• Документ, який підтверджує інвалідність (копія довідки МСЕК та копію пенсійного посвідчення).
• План індивідуальної програми реабілітації, розробленою МСЕК.

Якщо співробітник вирішив не повідомляти роботодавця про свою інвалідність і не подавати відповідні документи, це звільняє компанію від будь-якого виду відповідальності та не зобов'язує надавати особливі умови праці.

Які документи потрібні для оформлення на роботу неповнолітніх

Працевлаштування неповнолітніх має свої нюанси, тому до оформлення на роботу дітей слід ставитися особливо уважно.

Які документи необхідні:

• Паспорт або ID-картка. Якщо дитина не досягла 16 років - свідоцтво про народження.
• Довідка про проходження медичного огляду.
• Трудова книжка.
• Ідентифікаційний номер.
• Письмову заяву від батьків з проханням про працевлаштування дитини до 18 років.
• Документ про освіту (якщо є).

Оформляючи на роботу дитини, не варто забувати про те, що діти до 18 років повинні працювати неповний робочий день, регулярно проходити медогляди. Крім цього, їм покладено особливий розрахунок зарплати. Невиконання цих правил може призвести до проблем із соціальною службою та інших неприємностей для організації.

Які документи потрібні для працевлаштування іноземних громадян

З офіційним оформленням іноземців справи йдуть трохи складніше. Для початку розберемося, хто саме має право офіційно працювати в Україні, яка є її громадянином:

• Особи, які мають посвідку на проживання.
• Особи, яким присвоєно офіційний статус біженця або надано притулок.
• Іноземні фахівці засобів масової інформації, флоту, авіації, спортсмени, актори, виконавці, викладачі.
• Співробітники аварійно-рятувальних служб.

Слід звернути увагу на те, що іноземні громадяни, які мають право працювати на території України, своєю чергою, діляться на кілька груп:

• Особлива категорія.
• Друга категорія.
• Інші іноземні громадяни.

До першої категорії відносяться:

• Високооплачувані фахівці з доходом від 50 мінімальних зарплат на місяць.
• Засновники українських компаній.
• Випускники кращих міжнародних університетів (зі списку топ-100, складеного Кабміном).
• Представники творчих професій.
• Фахівці в області IT.

До другої категорії відносяться:

• Відряджені працівники.
• Внутрішньокорпоративні цесіонарії - особи, які отримали дозвіл на економічну діяльність в Україні відповідно до Протоколу про вступ України до Всесвітньої організації торгівлі.
• Іноземні громадяни, документи яких знаходяться на розгляді про надання статусу біженця.
• До решти відносяться всі інші іноземні громадяни, які не потрапили під перші дві категорії.

Основні документи для працевлаштування іноземців:

• Паспорт або інший документ, який є посвідченням особи.
• Фотографія.
• Трудовий контракт.
• Документ, що підтверджує законність працевлаштування (посвідка на проживання, свідоцтво біженця і т. Д.)
• Заява з проханням про працевлаштування.

Додаткові документи:

• Перекладений і підтверджений (нотифікований) в Україні диплом.
• Представники творчих професій надають документи, що визначають і підтверджують авторське право.
• Відряджені фахівці надають відповідний документ про призначення/переведення.

У деяких випадках необхідна довідка про відсутність судимості та медичні висновки. Так само, як при працевлаштуванні українських громадян, іноземців слід крім оригіналів надати копії всіх документів.

Висновок

Коли ухвалено рішення про прийняття на роботу кандидата, роботодавцю слід надати новому співробітнику список документів, які необхідні для офіційного працевлаштування. Якщо в переліку входять медичні довідки, варто дати час для проходження медичної комісії та необхідних фахівців.
Після того як новий співробітник передасть пакет документів до відділу кадрів і буде оформлений наказ про прийняття на роботу, працівник може приступати до виконання своїх посадових обов'язків.

Сообщение Які документи необхідні для працевлаштування появились сначала на HURMA.

Як регулюються санітарні норми в Україні?

Мікрокліматичні показники робочих приміщень характеризуються:

• t ° повітря;
• відносною вологістю повітря;
• швидкістю руху повітря;
• t ° поверхонь;
• інтенсивністю інфрачервоного випромінювання.

У нашій країні нормативним документом є ДСН 3.3.6.042-99 «Санітарні норми мікроклімату виробничих приміщень». Згідно з ним, в робочій зоні приміщень підприємств / організацій / установ незалежно від форми власності повинні зберігатися певні норми показників.

По ДСН 3.3.6.042-99, холодним періодом року вважається час, коли середньодобова температура повітря не перевищує + 10 °C. Теплий період року характеризують температурою повітря більше + 10 °C.

До категорії Iа, легких фізичних робіт, відносять ті види діяльності, при яких витрата енергії становить 105-140 Вт (90-120 ккал / год). Вони виконуються сидячи і не потребують значного фізичного напруження. До категорії Iб належать роботи, що виконуються сидячи, стоячи або пов'язані з ходьбою. Вони супроводжуються деяким фізичним напруженням. Іб передбачає витрату 141-175 Вт (121-150 ккал / год).

Роботи середньої тяжкості визначаються категоріями IIа і IIб, відповідно, 176-232 Вт (151-200 ккал / ч) і 233-290 Вт (201-250 ккал / год). Категорія IIа включає ті види робіт, де передбачається ходьба і переміщення дрібних предметів (до 1 кг) або предметів в положенні сидячи, які вимагають певного фізичного напруження. До IIб належать види робіт, що виконуються стоячи і пов'язані з ходьбою та переміщенням предметів до 10 кг з помірними зусиллями.

Під III, важкою категорією, розуміють всі види діяльності, де витрати енергії становлять 291-349 Вт (251-300 ккал / год). До цієї категорії відносять роботи, що виконуються стоячи, пов'язані з постійним переміщенням вантажів понад 10 кг і вимагають значних зусиль.

Оптимальні величини показників мікроклімату на робочих місцях виробничих приміщень мають такий вигляд:

Офісні співробітники відносяться до категорії працівників з низькою інтенсивністю енерговитрат. Таким чином, температура повітря в українських офісах в зимовий період не повинна бути нижче 22 °С, а необхідна вологість повітря в приміщенні має складати від 60 до 40%. Показники не повинні виходити за межі норми протягом усього робочого дня.

Що має право зробити працівник, якщо температурний режим виходить за рамки норми?

1. Попросити використовувати для обігріву / охолодження додаткову техніку. Наприклад, кондиціонер або обігрівач.

2. Вимагати скорочення робочого дня відповідно до норм законодавства.

3. Звернутися зі скаргою до Державної служби України з питань праці.

Яку відповідальність несе роботодавець за порушення охорони праці?

Згідно із законодавством, роботодавець зобов'язується виконувати вимоги санітарних норм. Сюди входить:

• організація виробничого процесу;
• формування робочих місць;
• дотримання режиму праці та відпочинку;
• створення необхідних умов праці.

Зафіксоване порушення температурного режиму в офісі роботодавцем може понести за собою адміністративну відповідальність, а в окремих випадках – кримінальну.

В Україні цей процес регулюється ст. 6 і 13 Закону про охорону праці. За порушення санітарних норм громадяни отримують адміністративний штраф – від одного до дванадцяти мінімумів доходів, а посадові особи – від шести до двадцяти п'яти мінімумів (неоподатковуваних). На підприємстві можлива тимчасова заборона роботи або обмеження на конкретну діяльність.

Що робити, якщо ваші співробітники скаржаться на некомфортну температуру в офісі?

В першу чергу – виміряти температуру і вологість в приміщенні за допомогою датчика. Якщо вона виходить за межі норми, необхідно використовувати додаткову техніку для обігріву / охолодження приміщення.

Часто буває так, що здавалося б температура в приміщенні комфортна для роботи, але окремі співробітники все одно відчувають зниження працездатності. Завдання HR-фахівця в цьому випадку – не наполягати на нормах і правилах, а увійти в становище співробітників, адже у кожної людини своє теплосприйняття. Ви можете пересунути робочий стіл тих, хто часто мерзне, ближче до батареї або обігрівача. Такий жест нічого не вартий для HR, але буде високо оцінений працівниками. Аби завжди знати, яку думку мають працівники стосовно змін в компанії або ж певних ситуацій, скористайтеся функціоналом HURMA, який дозволяє проводити опитування на будь-яку тему. Подбайте про свою команду, аби вона завжди відчувала себе комфортно на робочому місці!

Сообщение Температура в офісі: норми і правила, які потрібно знати роботодавцю появились сначала на HURMA.

Залишилося менше ніж місяць до закінчення божевільного і дуже складного 2020 року, який змінив звичні життєві процеси абсолютно всіх людей. Але це не скасовує того, що HR-ам як і раніше потрібно планувати новий рік, стежити за кількістю вихідних та державних свят.

Допомогти в цьому може виробничий календар, який складається за даними з Кодексу законів про працю України. Це must-have при веденні графіка роботи, відпусток, обліку часу і різних виплат.

У виробничому календарі розміщуються дані щодо кількості календарних, робітників, вихідних днів, а також норми відпрацьованого часу для компаній, робочим тижнем, що триває:

• 40 годин - стандартна тривалість з 8-годинним робочим днем ​​і двома вихідними (субота і неділя).
• 36 годин - скорочений тиждень для неповнолітніх працівників (з 16 до 18 років) і тих, хто працює люди на підприємствах зі шкідливими умовами праці.
• 24 години - така кількість часу працюють учні у віці від 14 до 16 років.

Виробничий календар 2021: розбивка по місяцях

Січень

Січень 2021 року розпочнеться зі святкування Нового Року. 1 січня –  це п'ятниця, тому буде три дні вихідних – з 1 по 4 січня.

Наступні міні канікули почнуться з Різдва 7 січня (четвер). Передсвятковий 6 січня (середа) буде укороченим - семигодинним. А щоб українцям було зручніше святкувати, 8 січня (п'ятниця) буде вихідним днем внаслідок перенесення на 16 січня (субота). Таким чином відпочивати українці будуть з 7 по 10 січня.

Лютий

У лютому буде одне свято – День Святого Валентина 14 лютого (неділя).

Березень

Перший місяць весни радує всіх вихідним на честь 8 березня – Міжнародного жіночого дня. До слова, вихідний буде не один, їх буде три – з 6 березня (субота) по 9 березня (вівторок).

Квітень

У квітні, як і в лютому не буде ніяких додаткових вихідних, крім стандартних. 30 квітня (п'ятниця) буде укороченою на одну годину.

Травень

А ось травень на відміну від квітня порадує нас великою кількістю вихідних і найперший день місяця почнеться зі свята.

1 травня (субота) – Міжнародний день праці, а 2 травня (неділя) – релігійне свято Великдень. У зв'язку з цим були зроблені переноси – з першого травня на третє і з другого на четверте. Таким чином буде чотири вихідних: з першого по п'яте травня.

Слідом ідуть ще одним святкові міні канікули: 8, 9 і 10 травня, внаслідок переносу.

Червень

Перший день літа починається зі свята – Дня захисту дітей, але вихідний для нього не передбачено. У червні буде одне релігійне свято – Трійця 20 червня (неділя), отже, понеділок, 21 червня буде неробочим, і державний – День Конституції України 28 червня (понеділок).

Перше півріччя - done ✅

Як би іронічно не звучало, але перший місяць літа закриває перше півріччя 2021 року. Нижче ви можете подивитися підсумкову таблицю з загальною кількістю відпрацьованих годин, а також робітників і вихідних днів за перші пів року.

Липень

Липень буде стандартним без додаткових вихідних.

Серпень

У цьому місяці будуть чотириденні вихідні – з 21 серпня (субота) по 25 (середа). Річ у тім, що День Незалежності України, який ми відзначаємо 24 серпня, буде у вівторок. Але оскільки ніхто не любить вихідні посеред тижня, було прийнято рішення про перенос 28 серпня (субота) на 23 (понеділок).

Вересень

Перший місяць осені пройде стандартно, без переносів і свят.

Жовтень

У жовтні буде одне свято – День захисника України 14 жовтня (четвер). Цей день вихідний і для додаткової зручності 15 жовтня (п'ятниця) теж буде неробочим внаслідок перенесення на 23 жовтня (субота). У підсумку в жовтні будуть одні довгі вихідні з 14 жовтня по 18. Передсвяткова середа 13 жовтня буде укороченою на одну годину.

Листопад

Останній місяць осені буде стандартним. Так що ніяких додаткових вихідних чекати не варто.

Грудень

Останній місяць 2021 року має 22 робочих дні. Вихідних буде більше, ніж зазвичай – дев'ять. Причому в честь католицького Різдва будуть довгі триденні вихідні з 25 по 28 грудня внаслідок перенесення на 27 грудня. Передсвяткові 24 і 31 грудня будуть укороченими на одну годину.

Друге півріччя - done ✅

Грудень закриває не тільки друге півріччя, а й весь 2021 рік. Тому ми підготували дві таблиці з кількістю днів: календарних, вихідних, робочих і кількістю відпрацьованих годин за друге півріччя:

А також за весь 2021 рік:

Таблиця переносів у 2021 році (згідно зі 73 статтею Кодексу законів про працю України):

Вдалий рік - done ✅

2021 рік ще не настав, але ми бажаємо, щоб він пройшов набагато спокійніше і гармонійніше, ніж 2020. Звичайно, 2020 рік нас багато чому навчив, пристосував до нових умов, але спокій ніхто не скасовував.

Саме тому редакція Hurma завжди намагається публікувати корисний контент, щоб хоч трохи вас порадувати. А наша Hurma System може заощадити ваш час, прибравши з нього рутинні завдання. В системі є свій календар, який синхронізується з Google calendar, завдяки чому вам не доведеться нагадувати співробітникам про всіх майбутні свята.

Сообщение Виробничий календар 2021 появились сначала на HURMA.

У цій статті ми обговоримо, як правильно оформляти відпустку згідно зі змінами в законодавстві, як регулюється законом робота з дому і чому звільняти персонал в нинішній ситуації — не найкраще рішення.

Робота з дому за законом: що слід знати HR-у

Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавирусной хвороби (COVID-19)» встановлено, що роботодавець може встановити формат віддаленої роботи і на певний період часу відправити співробітника додому виконувати обов'язки, прописані в трудовому договорі, стверджує Тетяна Іванович, радник ADER HABER.

Згідно з положенням «Про умови праці надомників» роботодавець на період роботи з дому зобов'язаний забезпечити співробітників всім необхідним для виконання їх обов'язків.

По суті, вдома співробітник відтворює вдома робочу середу, а це означає, що роботодавець повинен простежити за охороною та гігієною праці, пожежною безпекою і т.д. В результаті, якщо здоров'ю і майну співробітника буде завдано збитків, керівника можуть притягнути до адміністративної та кримінальної відповідальності.

З іншого боку, роботодавець має право контролювати співробітника так, як він робить це в офісному режимі.

Відпустка як альтернатива роботи з дому

Що ж робити тим компаніям, які не можуть в силу специфіки діяльності перенести роботу в онлайн?

Новий закон дозволяє роботодавцю надавати за згодою працівника відпустку. Стаття 26 Закону України «Про відпустки» була доповнена окремою частиною: у разі встановлення в Україні карантину, відповідно до Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб», термін перебування у відпустці без збереження заробітної плати не включається до загального терміну, що встановлений в частині першій цієї статті (15 календарних днів).

Таким чином, роботодавці можуть за взаємної згоди відправляти працівників у відпустку без збереження заробітної плати на період карантину.

Відповідно до Закону України «Про відпустки» ще можливі такі рішення:

• Додаткова відпустка без збереження зарплати для догляду за дитиною віком до 14 років (Стаття 24).
• Додаткова відпустка для працівників, що мають дітей (неповнолітніх і старше 18 років) з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (Стаття 19).
• Щорічна оплачувана відпустка (Стаття 6).

Також, в разі хвороби малолітньої дитини в період карантину, у співробітника є право на оформлення листка тимчасової непрацездатності (ст. 22 Закону України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

Нагадаємо, що всі перераховані вище методи можна застосовувати тільки за згодою працівника. Якщо працівник не згоден йти «за свій рахунок» у відпустку, а робочих задач немає, роботодавець зобов'язаний встановити простій з вини роботодавця та оплачувати не нижче двох третин тарифної ставки встановленого працівникові окладу (згідно зі ст. 113 КЗпП України).

Виплата зарплат і податків у період карантину

Багато компаній через карантин повністю або частково втратили свій дохід. Але якщо в компанії все ще працевлаштовані співробітники, то це не звільняє роботодавця від виплати заробітної плати в термін і відповідальності за порушення цього зобов'язання (згідно зі ст. 617 Цивільного кодексу України).

У свою чергу, для підтримки бізнесу президент України Володимир Зеленський підписав ряд законів. Серед них закон про підтримку платників податків.

З 1 березня по 30 квітня ФОП звільняються від сплати єдиного соціального внеску (ЄСВ) за себе. Також в період карантину не застосовуються штрафні санкції за порушення податкового законодавства. Але період карантину зараховується до страхового стажу.

Звільнення під час карантину

«Карантин не є офіційною підставою для звільнення в розумінні нашого Кодексу законів про працю. Тому, коли роботодавець говорить про те, що ми вас будемо звільняти в зв'язку з тією ситуацією, яка склалася через карантин, то такої підстави трудове законодавство не знає», — пояснила юрист Інна Кудинського в ефірі hromadske.

За незаконне звільнення співробітників під час карантину роботодавцям загрожує штраф до 51 тисяч гривень. Крім штрафу, порушникам загрожують виправні роботи на строк до двох років або ж позбавлення права обіймати певні посади.

Роботодавець також не може змусити працівника написати заяву про звільнення за власним бажанням. Про це президент Зеленський повідомив у зверненні до українського народу.

«У нас є інформація, що на багатьох підприємствах керівники змушують працівників писати заяву на звільнення за власним бажанням. Це незаконно. Люди, ніхто не може змушувати вас піти за власним бажанням, якщо такого бажання у вас немає. Не бійтеся і не падайте духом. Якщо керівник тисне на вас, повідомляйте в поліцію », — сказав президент.

25 березня 2020 року Кабмін прийняв рішення про заборону звільнень співробітників державної служби та працівників приватного сектора в період карантину. В уряді рекомендували роботодавцям утриматися від звільнень, передбачених пунктами 1, 3, 4 статті 40 Кодексу законів про працю. До них належать випадки банкрутства організації, невиконання працівником обов'язків з об'єктивних причин в умовах карантину і прогул.

Сообщение Бізнес в період карантину: робота з дому, відпустка та звільнення за законом появились сначала на HURMA.

Рано чи пізно кожен HR-менеджер стикається з цим документом у своїй роботі й відчайдушно починає гуглити правила його заповнення.

Команда Hurma в одній статті зібрала всі правила складання характеристики з місця роботи. Ми розповімо, що вона собою являє, яка вона буває і як її скласти за зразком.

Як написати характеристику з місця роботи?

Характеристика з місця роботи вважається діловим документом, який надається співробітнику останнім роботодавцем. Головна мета цього документа — описати ділові якості співробітника і оцінити його як фахівця. У багатьох компаніях характеристика з місця роботи є вагомим фактором під час прийняття рішення щодо прийому на роботу.

Характеристики можна розділити на два основних типи:

1. Внутрішня (характеристика з попередньої посади / відділу)

Коли співробітника переводять всередині компанії в інший відділ або на іншу посаду, йому надається внутрішня характеристика. Також вона може бути написана у випадку заохочень або дисциплінарних порушень.

2. Зовнішня (характеристика з місця роботи)

Під зовнішньою характеристикою мається на увазі документ, який складається за запитом співробітника або нового роботодавця. Крім цього, характеристику ще можуть запросити такі установи, як суд, військкомат, представники банку та інші.

Саме тому, до написання характеристики варто ставиться дуже уважно і враховувати всі необхідні пункти.

Що містить у собі характеристика з місця роботи?

• Назву

• Дані про останнє місце роботи і співробітника в «шапці» документа

Сюди входить: назва компанії, місце розташування, контакти, ПІБ співробітника і його посада.

• Дані про роботу співробітника

Тут варто написати: стаж, обов'язки, особисті та ділові якості, описати роботу в команді, нагороди і штрафи.

• Заключна частина або висновок

У заключній частині описується кому і з якою метою написана характеристика, а також короткі висновки.

5 основних правил складання характеристики

1. Текст характеристики може бути набраний в документі і роздрукований, або ж написаний від руки.
2. Розмір характеристики зазвичай не перевищує аркуша А4.
3. Документ повинен бути підготовлений за участю безпосереднього керівника співробітника і підписаний керівником компанії.
4. В кінці документу обов'язково повинна бути проставлена ​​дата і печатка.
5. Характеристика пишеться в 2-х примірниках: один видається на руки працівникові, другий залишається в архіві компанії.

Якщо співробітник незадоволений негативною характеристикою з місця роботи, то може написати заяву і прикласти її до документу.

Характеристика з місця роботи: зразок

Характеристика

ТОВ «Компанія»
01001 м. Київ, вул. Хрещатик, 35
Тел. : 044-455-44-55
Ел. пошта: kompaniya@gmail.com
на бухгалтера Шпак Наталію Іванівну

На посаді бухгалтера Шпак Наталія Іванівна працює з березня 2018. Свої посадові повноваження виконує професійно, в повній відповідності з посадовою інструкцією і вказівками керівництва компанії.

Свою роботу Шпак Н.І. виконує з високою якістю і відповідальністю. Своєчасно і правильно виконує доручені їй завдання. Здійснює дієвий контроль за:

— веденням первинного бухгалтерського обліку,
— нарахуванням заробітної плати,
— веденням податкового та управлінського обліку,
— складанням та здачею податкової звітності.

Над удосконаленням особистої професійної підготовки працює наполегливо. До виконання своїх посадових повноважень відноситься старанно, відповідально.

Має високу працездатність. Робочий час Шпак Н.І. витрачає продуктивно і дбайливо.

При виникненні конфліктних ситуацій поводиться коректно, стримано. З колегами підтримує рівні взаємини.

Користується у керівництва компанії довірою. Критику на свою адресу сприймає з розумінням, над наявними недоліками працює результативно і усуває їх в короткий термін.

ВИСНОВКИ

1. Займаній посаді відповідає.

2. Гідна призначення на посаду головного бухгалтера.

Директор ТОВ «Компанія»                     підпис         Петренко О.В.

(дата, печатка)

Характеристика з місця роботи для військкомату: зразок

Характеристика 

ТОВ «IT-компанія»
61000 м. Харків, ул. Сумська, 10
Тел. : 057-575-75-75
Ел. пошта: it-kompaniya@gmail.com
на програміста Васильєва Івана Петровича

Васильєв Іван Петрович, 1993 року народження, працює в ТОВ «IT-компанія» з 18 липня 2017 року. Має вищу освіту. У 2015 році закінчив Харківський національний університет радіоелектроніки. Не одружений, дітей не має.

Васильєв І.П., значиться в штаті з 2017 року, на посаді системного адміністратора. З червня 2019 року переведений на посаду старшого програміста. В його обов'язки входить створення додатків, а також наглядза безперебійною роботою обладнання. За час роботи в ТОВ «IT-компанія» Васильєв І.П. проявив себе як хороший і грамотний фахівець.

Він відповідально підходить до своєї роботи і виконує всі доручені завдання. Васильєв І.П. постійно проходить навчальні курси і піднімає свій професійний рівень.

В порушеннях трудового розпорядку помічений не був. У колективі проявив себе з кращого боку як командний гравець. Лікарняний лист брав рідко, хронічних захворювань і виробничих травм не має.

Характеристика видана для надання в Харківський обласний військовий комісаріат.

Директор ТОВ «IT-компанія»            підпис     Михайлов А.Я.

(дата, печатка)

Характеристика з місця роботи в суд: зразок

Характеристика

ТОВ «Продуктова компанія»
220015 м.Мінськ, вул. Берута, 10
Тел. : 017-171-71-71
Ел. пошта: prod-kompaniya@gmail.com
на менеджера з продажу Іванову Ольгу Олегівну

Дана характеристика видана Івановій Ользі Олегівні 1975 року народження, яка працює в компанії з 01.10.2016 по теперішній час на посаді менеджера з продажу. Іванова О.О. в 1992 отримала вищу освіту за фахом економіст. Має диплом, який підтверджує дану інформацію. Документ виданий 19.06.1992. Сімейний стан: одружена. Дітей немає.

Іванова О.О була зарахована до штату підприємства ТОВ «Продуктова компанія» 01.10.2016. У професійному плані відрізняється стійкістю до стресових і нестандартних ситуацій, зарекомендувала себе як хороший і відповідальний співробітник. Відносини з колегами підтримує позитивні і доброзичливі.

Вміє тримати себе в руках, дотримується всіх встановлених правил. Охоче ​​бере участь у громадській діяльності, допомагає колегам. Моральні якості Іванової О.О можна назвати високими. Не має шкідливих звичок і не створює конфліктів між співробітниками.

Характеристика видана в Мінський обласний суд.

Директор ТОВ «Продуктова компанія»          підпис Бабич. А.А.

(дата, печатка)

Нюанси складання характеристики роботодавцем

Характеристику часто плутають з рекомендаційним листом, але на ділі це два різних документи. Перший коротко описує позитивні та негативні риси характеру людини, його навички та здібності. Другий є більше позитивним відгуком про співробітника і його роботу.

Для написання характеристики немає єдиного формату, тільки певні вимоги до змісту. Ви можете уточнити у співробітника куди необхідно надати документ, і по можливості дізнатися вимоги організації до характеристики. Особливо, якщо це стосується державних установ.

Пам'ятайте, роботодавець несе повну відповідальність за дані, зазначені в характеристиці. Тому завжди потрібно описувати реальний стан речей. При складанні документу в суди, характеристика долучається до матеріалів справи. Некоректні дані можуть кваліфікувати як «завідомо неправдиві показання», а на роботодавця може бути накладено штраф.

Сообщение Характеристика співробітника з місця роботи: як її написати + приклади появились сначала на HURMA.

Відрядження – це поняття, знайоме кожній працюючій людині. Часто співробітники з високими професійними навичками відряджаються в рамках своєї корпорації, щоб ділитися знаннями з іншими або тимчасово виконувати свої завдання за межами основного місця роботи.

Сьогодні ми поговоримо про те, що таке відрядження на законодавчому рівні, як правильно оформляти дні відрядження в документах, і розберемо систему оплати відряджень.

Як законодавство визначає відрядження?

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон визначає відрядження, як службову поїздку в інший населений пункт, яка реалізується за розпорядженням керівника. У ній працівник виконує доручення поза місцем його постійної роботи й робить це в певний термін. Зазвичай витрати відрядженого фінансово забезпечуються компанією і документально оформлюються. Якщо робота співробітника компанії має роз'їзний характер або він виконує свої посадові обов'язки в дорозі, то це не можна назвати відрядженням.

Правила оформлення відрядження

Законодавство не передбачає єдиного стандарту оформлення службового відрядження. Кожна компанія має свої умови й правила. Вони можуть бути перераховані в колективному договорі або оформлені окремим документом. Він зазвичай містить такі пункти:

• процедура видачі авансу відрядженому і його розмір;
• добова витрата;
• вказана витрата на проживання з обмеженнями по сумі;
• вказана витрата на проїзд з обмеженнями по сумі (порядок придбання залізничних і авіаквитків, послуги таксі);
• термін відрядження (дати її початку і кінця);
• критерії, які визначають цю службову поїздку як відрядження.

Хто саме з працівників буде направлений у відрядження і на який термін, зазвичай вирішує керівник і регулюється така поїздка внутрішніми правилами компанії.

Оформляючи окремий документ, використовуйте норми Інструкції та постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р № 98 «Про суми та склад витрат державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів».

Саме на ці документи обов'язково необхідно посилатися, оформляючи відрядження співробітника, якщо ваше підприємство частково або повністю фінансується за рахунок бюджетних коштів. Компанії, які не отримують такі кошти, не зобов'язані враховувати вимоги Інструкції та Постанови №98.

Складаємо наказ про направлення працівника у відрядження

Наказ або розпорядження про направлення відрядженого складається керівником і зазвичай містить:

• П. І. Б. працівника і його посаду;
• місце відрядження (країна, місто);
• вказівка ​​підприємства або філії, куди направляється працівник;
• мета поїздки;
• дати поїздки (початок і закінчення відрядження);
• копія запрошення з перекладом (якщо відряджений відправляється на запрошення в іншу країну).

Приклад наказу про направлення

ТОВ «Компанія»

НАКАЗ

про направлення у відрядження Петрова І. В.

Наказую:

1. У зв'язку з відкриттям нового філіалу №15 направляю менеджера з продажу Петрова І. В. у відрядження в місто Одеса в ТОВ «Компанія» терміном на 14 днів (з 01.10.2019 р по 14.10.2019 р) для проведення переговорів з потенційними постачальниками та укладання договору на постачання першої партії товару.

2. Бухгалтерії (Іванової П. В.) видати Петрову І. В. аванс на відрядження в розмірі, передбаченому кошторисом витрат на відрядження (додаток до наказу).

3. Петрову І. В. після повернення з відрядження відзвітувати про суму витрачених коштів в порядку, передбаченому законодавством. (Додаток: кошторис витрат на відрядження).

Директор (підпис) І. П. Васильєв

З наказом ознайомлений:

Менеджер з продажу 30.09.2019 (підпис) Петров І. В.

Бухгалтер 30.09.2019 (підпис) Іванова П. В.

Також, ви можете скачати й заповнити спеціальний бланк тут.

Після того, як наказ оформлений і підписаний, його копію слід віддати працівникові. Цей документ дозволяє не платити туристичний збір за проживання в готелі в місті, де планується відрядження.

Як працівнику підтвердити свої витрати у відрядженні?

Співробітникові, який відправляється у відрядження, можуть бути відшкодовані такі витрати:

• оформлення закордонних паспортів і віз;
• страхування;
• проїзд (до місця відрядження і за місцем);
• проживання в готелі/апартаментах + побутові послуги (наприклад, прання і прасування одягу);
• живлення;
• мобільний зв'язок.

Ці витрати не обкладаються податками, якщо співробітник надає документи, які їх підтверджують. А саме:

• з/д квитки й авіаквитки (або їх електронні версії при наявності посадкового талона);
• квитанції та рахунки, що підтверджують проживання співробітника в готелі або інших місцях;
• страхування.

Також не оподатковуються добові витрати та інші фінансові витрати на власні потреби у відрядженні.

Розмір відрядження авансу

Згідно з Інструкцією, відряджений співробітник повинен бути забезпечений авансом. Роботодавець зазвичай самостійно визначає суму авансу. Ст. 121 КЗпП зазначає такі виплати:

• добові на весь час відрядження (не більше 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня податкового року в розрахунку за кожен календарний день);
• вартість проїзду туди й назад;
• сума для оренди житла на час відрядження.

Аванс видається як готівкою з каси, так і безготівково (на платіжну карту).

Відрядження по Україні передбачає виплату авансу в гривнях. Якщо співробітник відряджається за кордон, то аванс виплачується в національній валюті цієї країни або будь-який інший, зручною для конвертації.

Сума добових при відрядженні за кордон згідно із законом складає не більше 80 євро за кожен календарний день. Роботодавець нараховує суму згідно з курсом, встановленим Нацбанком в цей день.

Продовження або скасування відрядження

Буває, що співробітник з не залежних від нього причин змушений продовжити своє перебування у відрядженні. У цьому випадку працівник повинен надати документи, що доводять причини такого рішення. Їх він повинен прояснити в доповідній, яку потрібно подати по приїзду на основне місце роботи. Тоді керівник оформляє наказ, на підставі його доповідної записки.

Приклад доповідної записки

Директору ТОВ «Компанія»

Васильєву І. П.

Менеджера з продажу Петрова І. В.

Пояснювальна записка

У зв'язку зі скасуванням авіарейсу ODS-KBP 14.10.2019. о 20:30 прошу продовжити термін мого відрядження до 15.10.2019.

Додаток: повідомлення від авіаперевізника.

Менеджер з продажу 16.10.2019 (підпис) Петров І. В.

Після видання наказу (приклад складання ми демонстрували вище), співробітнику відшкодовуються всі підтверджені витрати.

У разі, якщо відрядження скасовується з об'єктивних причин, наприклад хвороба співробітника або перенесення призначених робочих зустрічей, то співробітникові необхідно написати доповідну записку із зазначенням причини та підтверджуючим документом. 

У разі оформлення всіх необхідних документів та видачі авансу, керівником оформляється наказ про скасування відрядження і вказується термін протягом якого необхідно повернути отриману суму. З документом повинен обов'язково ознайомитися працівник і підписати його. При порушенні терміну повернення коштів, сума включається до оподатковуваного доходу працівника і стає об'єктом прибуткового податку.

Чому HR важливо знати все про оформлення відрядження?

У наш час професія HR-менеджера передбачає виконання безлічі функцій, в тому числі й правильне оформлення лікарняних і відряджень. Особливо, якщо фахівець з персоналу працює на державному підприємстві, він охоплює ще й функції кадровика.

У компаніях, які не належать до бюджетних організацій, вже давно борються з бюрократією і рутиною, автоматизуючи HR-процеси. Нагадаємо, що HRIS-система Hurma дозволяє оформити відрядження за все в один клік без втрати часу на паперову тяганину.

Сообщение Відрядження в Україні: як правильно оформити у 2019 появились сначала на HURMA.

У цій статті ми обговоримо основні моменти, що стосуються процедури відсторонення, які необхідно знати HR-менеджерам і працівникам відділу кадрів. 

Причини для відсторонення від роботи на законодавчому рівні 

Стаття 46 Кодексу законів про працю України передбачає відсторонення персоналу від роботи керівником або HR-менеджером в разі: 

• приходу співробітника на роботу в стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп'яніння;
• ухилення від медичних оглядів;
• відмови від проведення інструктажу, навчання і перевірки знань з техніки безпеки;
• інших дій.

Відсторонення від роботи з ініціативи роботодавця передбачено законодавством, але, по факту, в ньому немає чіткого визначення цього поняття. На практиці, це часто призводить до помилок в застосуванні закону.  

Існує ряд правових норм, що регулюють процес відсторонення співробітника, які зобов'язують керівників застосувати цю процедуру. Наприклад, згідно із ст. 7, 42 Закону №4004, на вимогу санітарно-епідеміологічної служби, роботодавець зобов'язується усунути від роботи співробітника, який хворий небезпечним інфекційним захворюванням або тих, хто знаходиться в контакті з хворими. Також, згідно з законом, до роботи не допускаються ті, хто не має щеплень проти небезпечних інфекцій (їх список затверджує центральний орган виконавчої влади в галузі охорони здоров'я).

Давайте розглянемо процедуру відсторонення від роботи і в яких випадках вона допускається. 

Відсторонення від роботи за прихід на службу в нетверезому стані 

Безумовно, в нетверезому стані жоден співробітник не зможе повноцінно виконувати свої обов'язки. Тому в цьому питанні не важливий ступінь сп'яніння і в який період робочого часу це сталося. Факт виходу на роботу в стані алкогольного сп'яніння повинен бути підтверджений результатами медичного обстеження або заснований на свідченнях свідків. 

За трудовим законодавством немає чітко визначених часових рамок. Часто, вже на наступний день такий співробітник знову допускається до роботи. Відзначимо, що ст. 179 Кодексу про адміністративні правопорушення передбачає адміністративну відповідальність керівників усіх рівнів, що не усунули від роботи осіб, які перебувають у нетверезому стані. Розмір штрафу варіюється від 4 до 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

В цьому випадку не обов'язково оформляти факт відсторонення співробітника в Україні документально. Але для того, щоб це питання не викликало суперечки, дії роботодавця можна задокументувати.

Наказ про відсторонення від роботи може містити наступні дані:

• дату, час і місце складання акту;
• прізвище, ім'я, по батькові та посаду працівника, що склав акт;
• прізвища та посади (професії) працівників, які були присутні при складанні акта (свідків);
• стан працівника, що став приводом для висновку про сп'яніння і складання акта;
• підписи укладача акта і присутніх при його складанні працівників;
• підпис працівника, щодо якого складається акт.

Зразок наказу про відсторонення співробітника від роботи

                     Товариство з обмеженою відповідальністю «...»

                      НАКАЗ № ____

                     11.10.2019 року

Про відсторонення працівника від роботи

Відсторонити від роботи слюсаря Василенко Івана Петровича з 11.10.2019 року по 13.10.2019 року.

Зобов`язання по відстороненню покласти на начальника виробничої дільниці Петренко В.В.

Підстава відсторонення: з'явився на робочому місці у нетверезому стані.

Акт №2 від 11.10.2019 р, службова записка начальника виробничої дільниці Петренко В.В. 

Директор ТОВ ______________________

З наказом ознайомлений: ______________ Василенко І.П. 

11.10.2019 року

Співробітник повинен обов’язково ознайомитися з актом і підписати його. Якщо він відмовляється це робити або зовсім не контролює свої дії, така інформація повинна бути вказана в акті. Бажано вказувати ознаки сп'яніння (запах, незв'язна мова, відсутність координації рухів). Звичайно, ідеальним варіантом буде прикладений висновок медичного працівника.

Що стосується наркотичного сп'яніння, то, згідно з ч. 3 ст. 12 Закону України, встановити, що співробітник знаходиться під дією заборонених речовин може тільки лікар. Роботодавцю рекомендується звернутися в правоохоронні органи, які видають направлення на медичний огляд. У разі відмови працівника проходити медичне обстеження, законодавство передбачає примусове обстеження.

Відсторонення від роботи за ухилення від медичних оглядів

До обов'язків роботодавця входить забезпечення безпечних умов роботи і охорона праці. Це означає, що співробітники, які не пройшли обов'язкові медогляди, психіатричні огляди і ті, хто мають медичні протипоказання, не можуть бути допущені до роботи. 

Чинне законодавство визначає попередній (коли людина вперше виходить на роботу) і періодичні (протягом служби) медогляди.

Ст. 169 КЗпП передбачає для обов'язкових медичних оглядів такі категорії працівників:

• співробітники, які працюють в небезпечних і шкідливих умовах;
• співробітники, що займають посади на роботі, де є потреба у професійному відборі;
• співробітники віком до 21 року.

Саме роботодавець контролює своєчасність проходження медоглядів. 

За ч. 2 ст. 17 Закону № 2694 керівник компанії не має права допускати до роботи працівника, який не пройшов обов'язковий медогляд. Якщо ж працівник свідомо ухиляється від цієї процедури, то це також розцінюється, як порушення трудової дисципліни. Тому роботодавець може притягнути до дисциплінарної відповідальності такого співробітника або звільнити його. Щоб уникнути конфліктів, таке рішення може бути підкріплено зверненням роботодавця в санепідемслужби. 

Відсторонення від роботи в разі відмови від проведення інструктажу, навчання і перевірки знань з техніки безпеки

Така процедура може застосовуватися для працівників в будь-яких сферах діяльності, не тільки для тих, хто зайнятий на роботах з підвищеною небезпекою. Якщо співробітник відмовляється від отримання інструктажу, навчання та оцінки знань про охорону праці, то він може бути законно відсторонений від виконання посадових обов'язків. Це передбачається в ст. 153 КЗпП.

Кожен працівник, якого приймають на роботу, зобов'язаний пройти інструктаж і навчитися положенням охорони праці, а також вміти надавати першу медичну допомогу. 

Працівник зобов'язується знати і виконувати вимоги нормативно-правових актів з охорони праці. Згідно ст. 8 Закону України «Про пожежну безпеку», весь персонал (коли вперше виходить на роботу і протягом служби) повинен пройти інструктаж з пожежної безпеки. Ті співробітники, які працюють на об'єктах з підвищеною пожежною небезпекою, повинні проходити спеціальне навчання і щорічні перевірки знань. 

Зарплата на період відсторонення від роботи

Заробітна плата працівнику в стані алкогольного сп'яніння (підходить під визначення «з вини працівника») не нараховується за дні, в які він був відсутній на робочому місці. 

Якщо співробітник прийшов на роботу в стані наркотичного або токсичного сп'яніння, за ч. 3 ст. 113 КЗпП той час, який він не працював, не оплачується. Тільки в разі, коли діагноз працівника не підтвердився і виявився помилковим, йому нараховується середня заробітна плата за період відсутності.

По процедурі звільнення з роботи з ініціативи роботодавця в Україні в разі ухилення від навчання та проходження інструктажу з техніки безпеки – зарплата співробітника не зберігається.

Сообщение Відсторонення від роботи: в яких випадках застосовується + приклад оформлення появились сначала на HURMA.

У яких же випадках змінюють прізвище, як виглядає список необхідних документів для цієї процедури та чи потрібно міняти трудову книжку? Команда Hurma System знайшла відповіді на ці та інші популярні питання від HR і співробітників.

В яких випадках змінюють прізвище?

Змінити прізвище в Україні має можливість кожен громадянин, віком від 16 років. Які можуть бути причини:

• зміна прізвища при заміжжі або розлучення;
• зміна прізвища при усиновленні;
• зміна прізвища за власним бажанням.

Змінити прізвище можна у відділенні реєстрації актів цивільного стану за місцем прописки, надавши такий список необхідних документів:

• заяву про зміну прізвища;
• свідоцтво про народження;
• фото 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Якщо у вас є такі документи, їх також потрібно надати:

• довідка про попередні зміни прізвища, імені або по батькові заявника і його батьків;
• свідоцтво про укладення або розірвання шлюбу;
• свідоцтво про народження неповнолітніх дітей.

Максимальний термін щодо прийняття рішення державним органом становить 12 тижнів. Термін може бути продовжений до 24 тижнів (6 місяців) або ви отримаєте відмову, якщо у процесі будуть виявлені порушення, такі як подача фальшивих документів, знаходження під слідством або в міжнародному розшуку, а також непогашений термін судимості.

У всіх інших випадках рішення швидше буде позитивним і ви можете протягом 3-х місяців забрати довідку.

Зміна прізвища в різних документах при заміжжі

Чи обов'язково міняти паспорт, ІПН, закордонний паспорт при зміні прізвища після весілля і що для цього необхідно? Розбираймось.

Паспорт

У будь-якому випадку зміни прізвища необхідно змінити паспорт. Це є обов'язковою процедурою в Україні. І хоча на перший погляд здається, що зміна прізвища це довге й обтяжливе заняття, на сьогодні законодавчо регламентований порядок процедури, список документів і терміни їх подачі.

Перелік необхідних документів для заміни паспорту:

• заява про видачу нового паспорта;
• старий паспорт;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• 2 фотографії 3x4;
• чек про оплату державного мита.

Термін зміни прізвища після заміжжя становить один місяць з дати укладення шлюбу. Громадяни України повинні вкластися в цей термін, в іншому випадку, згідно зі ст. 197 Кодексу про адміністративні правопорушення, їм загрожує адміністративний штраф від одного до трьох неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Також з недійсним паспортом вони не можуть здійснювати юридичні операції: укладати договори, здійснювати банківські операції, оформляти доручення тощо.

Термін видачі: від 1 до 4 тижнів.

ІПН

Ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) не змінюється протягом життя, він присвоюється людині раз і назавжди. Тому, при зміні прізвища видається ІПН з новим прізвищем і старим номером. Порядок подачі документів мало чим відрізняється від заміни паспорта:

• паспорт;
• старий ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• спеціальний бланк (купується на місці).

Неподання заяви про зміну документа тягне за собою адміністративний штраф. Поки документ замінюють, при необхідності ви можете надати старий ІПН і документ, який підтверджує зміну прізвища.

Термін видачі: 2-3 тижні.

Закордонний паспорт

Змінювати прізвище в закордонному паспорті, відповідно до чинного законодавства, також необхідно, оскільки закордонний паспорт є посвідченням особи українця за кордоном. Це означає, що зміни особистих даних зобов'язують громадянина України змінити паспорт для виїзду за кордон.

• Заява;
• національний паспорт;
• старий закордонний паспорт;
• ксерокопія ІПН;
• свідоцтво про реєстрацію шлюбу;
• чек про оплату державного мита.

Замінити закордонний паспорт після вступу в шлюб необхідно протягом 1 місяця. Якщо ці терміни будуть порушені, Державна міграційна служба визнає старий закордонний паспорт недійсним.

Термін видачі закордонного паспорта: до 1 місяця

Інші документи

Обов'язковими документами, які потрібно оновити після зміни прізвища, є:

• заповіти;
• медичні карти;
• страховки;
• депозитні банківські рахунки й дисконтні карти.

Чи потрібно змінювати прізвище в трудовій книжці

В Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників сказано, що змінювати записи в трудових книжках, такі як ПІБ або дата народження може власник або працівник відділу кадрів за місцем роботи. Якщо власник змінив особисті дані, то потрібно внести наступні зміни:

1. На титульному аркуші трудової книжки необхідно закреслити колишнє прізвище працівника однієї рисою і записати поряд нове прізвище. Старий запис повинна бути добре читабельна, тому Штрихована її, прати або заклеювати не можна.

2. На внутрішній стороні обкладинки зазвичай посилаються на документ, який свідчить про зміну прізвища, зі згадуванням органу, який його видав і дату видачі. Посилання завіряється підписом керівника або працівника відділу кадрів, також ставиться печатка.

Трудова книжка працівника може бути доповнена вкладкою. У цьому випадку прізвище слід також змінити на титульному аркуші вкладки.

Крім трудової книжки, прізвище потрібно змінити у всіх документах, які містять персональні дані працівника. Для цього йому необхідно написати заяву і прикріпити копії документів, що засвідчують зміну прізвища (довідку про зміну прізвища, свідоцтво про шлюб або розлучення).

Приклад заяви про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників:

Прошу змінити в документах підприємства, що містять персональні дані працівників, моє прізвище «Іванова» на «Васильєва» у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

До заяви додаю:

1. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

2. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Своєю чергою, наказ про внесення змін в документи, що містять персональні дані працівників, не має типової форми. Тому складати його необхідно згідно із загальними правилами оформлення документів.

Приклад наказу про зміну прізвища співробітника:

                                                          Наказ

«Про внесення змін до документів, що містять персональні дані працівників»

Змінити прізвище Іванової Ганни Сергіївни, спеціаліста відділу маркетингу і реклами, на прізвище Васильєва в документах, що містять персональні дані працівників підприємства, у зв'язку з реєстрацією шлюбу.

Підстава:

1. Заява Іванової О.С. від 01.09.2019.

2. Свідоцтво про шлюб; серія; №; орган, який видав; дата видачі (копія).

3. Паспорт №; орган, який видав; дата видачі (копія).

4. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (копія).

Чому HR-фахівцю необхідно знати все про зміну прізвищ в Україні

В наш час, професія HR передбачає обов'язки, що виходять за рамки роботи кадровика. Але нарівні з функціями фасилітатора, ментора і мотиватора співробітників, HR часто повинен займатися роботою з документами. Тому, фахівцям з персоналу необхідно розуміти, як правильно заповнюється та чи інша документація.

У будь-якому випадку знати, як змінити прізвище в документах, якщо ваші співробітники виходять заміж, розлучаються або зміна прізвища під час з інших причин, необхідно. Тоді діловодство у вашій компанії завжди буде чітко організовано, а ви зможете підказати співробітникам, як правильно і швидко розв'язувати бюрократичні питання, пов'язані зі зміною прізвища.

Сообщение Зміна прізвища в Україні: необхідні документи й процедури у 2019 появились сначала на HURMA.

Про це повідомив міністр Дмитро Дубілет у своєму Instagram. 

«Починаємо поступово винищувати паперові процеси в держорганах. Починаємо зі шматка, на який приходиться більша частина паперового документообігу – кадрового (він же HR). За моєю оцінкою, тільки на канцелярію навколо кадрових документів держава витрачає 50-100 млн грн щороку», – написав він. 

Міністр відмітив, що такі нововведення можуть здатися занадто суворими, але настав час, коли пора «прищеплювати цифрову грамотність держслужбовцями». Влада також планує створити єдиний реєстр чиновників.

«Зараз HR-трансформація розосереджена різними органами в найрізноманітніших форматах. Це дозволить централізувати  комунікацію і велику кількість інших HR-аспектів», – написав Дмитро. 

Дубілет уточнив, що трудові книжки нарешті повинні піти в історію, а процеси найму, затвердження відпусток і звільнень – у цифровий формат. Він позначив терміни для виконання цього завдання від 6 до 9 місяців. 

Нагадаємо, що Hurma System – перша українська HRIS-система, яка поєднує в собі весь необхідний функціонал для HR і рекрутерів. Hurma  допомагає HR-фахівцям вести менеджмент кандидатів і співробітників, індивідуальну звітність відпусток і лікарняних, вести графік Performance Review, керувати ієрархією цілей компанії (OKR). А ще створювати вакансії в конструкторі та вивантажувати та сайти для пошуку роботи.

Сообщение Навіть влада автоматизує HR-процеси: у планах Кабміну діджиталізація паперового документообігу появились сначала на HURMA.