Кейс Optimax Dev і HURMA: як перемогти хаос, коли штат зростає вдвічі | HURMA

Кейс Optimax Dev і HURMA: як перемогти хаос, коли штат зростає вдвічі

Команда HURMA

  • 10 хв
  • 533
  • 0

IT-компанії часто стикаються з вибуховим зростанням. Кількість працівників збільшується вдвічі, бізнес щасливий через відкриття перспектив, а рекрутери та HR тим часом «горять» — вони все ще працюють в Excel і витрачають багато часу на операційні завдання.

З цією ж проблемою зіткнулися і в Optimax. HR бізнес-партнер компанії Майк Барков розповів нам, як HURMA допомогла йому систематизувати управління співробітниками, прискорити рекрутинг і розібратися з виплатами 80+ розробникам.

Про компанію

Optimax Eyewear — найбільший у світі мультибрендовий онлайн-рітейлер оптики. Компанія створена в Ізраїлі й займається end-to-end циклом — починаючи від виробництва окулярів, оправ, лінз, сонцезахисних окулярів, закінчуючи кінцевою доставкою покупцям.

Optimax Dev — IT-підрозділ компанії, що займається технічними завданнями. У його штаті понад 80 співробітників: бекенд-, фронтенд- і DevOps-розробники.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«Optimax Eyewear — це група компаній, яка об’єднує потужності з усього світу: виробництво в Таїланді, лабораторії в Домінікані, на Філіппінах, офіс в Ізраїлі. І аби виділити нас на цьому фоні, був створений окремий бренд Optimax Dev. Це суто девелоперський підрозділ компанії. Кожен рядок коду пишеться в нас тут».

Крім можливості релокейта всіх нових співробітників, варто відзначити ще кілька цікавих особливостей HR-відділу Optimax Dev:

  • у команді два HR-ліда: один займається зовнішнім наймом і всім, що пов’язано з ростом компанії, другий — операційним HR. Тобто, усіма програмами з навчання та з retention;
  • в команді найму 4 рекрутери, причому їх компетенції виходять за межі рекрутингу. Тому їх посади називаються Talent recruitment consultant — консультанти з талантів;
  • рекрутери повноцінно ведуть кандидата — від моменту пошуку людини до онбордінгу та її подальшої роботи;
  • в компанії відсутні позиції Junior. Стартовими компетенціями володіють співробітники зі статусом Regular — таких розробників беруть із прицілом на швидке зростання до Middle;
  • бюджет на рекрутинг у компанії практично не лімітований.

Проблема: Excel перетворив швидке зростання на хаос

У 2008 році один із засновників Optimax Eyewear Рой Ямнер задумався над запуском окремого напрямку розробки.

До 2018 року в новоствореній компанії було 40 осіб, але за 2 роки штат розрісся вдвічі. Перша проблема, до якої це призвело — складності з виплатою зарплат. Бухгалтерія зберігала інформацію про нових співробітників в Excel та інших джерелах, і незабаром це призвело до хаосу. Щоб подивитися виплати, бонуси й компенсації по кожному розробнику, потрібно було шукати інформацію в різних місцях.

На одне тільки формування виплат витрачалося 3–4 дні щомісяця. З цим болем CTO компанії Рой прийшов до своїх HR-фахівців, і Майк почав шукати відповідну систему.

Крім проблем із зарплатою, HR-структура теж почала стикатися з різними складнощами. Перед HRM-системою, яку хотіли застосовувати в Optimax Dev, стояло 2 головних завдання:

  1. Систематизувати дані рекрутменту в единому місці.
  2. Зручно управляти персональними даними співробітників — відсутністю, переводами, урахуванням часу на робочому місці.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«Так як я сам у своїй професійній діяльності стикався з CRM для HR і навіть брав участь у запуску своєї власної, мені було ясно, як цю проблему можна вирішити.

Я розглядав абсолютно різні варіанти. HURMA була в мене на слуху на той момент, і я вирішив перевірити. Десь на одному з сайтів я натрапив на посилання, почитав, вивчив. Виявилося, що HURMA розв’язує всі ті проблеми, які ми прагнули вирішити всередині нашої HR-системи».

Рішення: HURMA систематизувала роботу HR і спростила рекрутинг

Optimax Dev впровадили у свої процеси HRM-систему HURMA. Це дало змогу впоратися відразу з декількома стоперами, пов’язаними з ростом компанії:

Управління персоналом

Раніше в Optimax Dev працювали з іншою системою для управління співробітниками. Але, за словами Майка, суть тоді залишилася в тих же табличках, просто вони стали «красивіше». За допомогою HURMA Майк і його колега Тетяна тепер можуть зосередитися на питаннях, пов’язаних з ростом компанії — співробітники знаходяться в одній системі, у кожного з них свій власний акаунт, а це значна економія часу на виконання базових HR-функцій.

Крім того, одним з основних запитів Optimax Dev була можливість відстежувати життєвий шлях співробітника — від початку пошуку кандидата й до самого моменту звільнення. HURMA допомогла HR-лідам з цим питанням.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«HURMA взяла на себе більшу частину функціонального управління персоналом».

Управління фінансами

Тепер дані з усіх виплатах зберігаються в одному безпечному місці, доступ до них можна надати окремим співробітникам. Це дозволило значно скоротити час на підготовку до виплат зарплат.

Відсутність та нестандартний графік

Оскільки материнська компанія Optimax Eyewear базується в Ізраїлі, в Optimax Dev є кілька специфічних моментів, пов’язаних із відпустками й робочим графіком:

  1. Робочий тиждень в Ізраїлі триває з неділі по четвер. А вихідні — у п’ятницю та суботу. Ми працюємо за тим же графіком.
  2. Відпускні дні нараховуються інакше. У перший робочий рік співробітник розпоряджається 10 робочими днями відпустки (тобто, двома тижнями з урахуванням вихідних). На другій і третій рік — 12-ма робочими днями, а починаючи з четвертого року роботи — 14-ма.

Усе це кастомізується в системі HURMA. Причому є можливість встановити індивідуальні робочі графіки для різних співробітників.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«Дані по відсутність теж велися у фантомних табличках — десь, якось. Я навіть якийсь час взагалі цього не торкався, і до мене потім доходила інформація про конкретну людину, що вона зараз у відпустці».

Крім того, компанія поступово розширює штат своїх віддалених працівників. Під час пандемії в Optimax Dev оцінили, що навіть перехід на повну віддалену роботу не відбивається негативно ні на одному з робочих процесів. За словами Майка, управління відсутністю таких співробітників можливо тільки з допомогою систем на зразок HURMA.

Підбір персоналу

HURMA допомогла Optimax Dev комплексно розв’язати питання, пов’язані з веденням кандидатів — починаючи від відбору й подальшого онбординга, закінчуючи управлінням випробувальними термінами. Ось деякі з зон застосування:

  • Парсинг резюме. За допомогою плагіну AI Fox рекрутери компанії в кілька кліків додають кандидата з Хабр Кар’єри та LinkedIn у воронку найму.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«Найбільше часу, який ти витрачаєш у рекрутменті, коли в тебе великий потік кандидатів, — це коли ти парсиш кудись і зберігаєш кандидата. І коли в тебе це робить плагін через браузер і автоматично завантажує дані в систему, це дуже круто.

AI Fox працює дуже зручно й економить величезну кількість часу кожного консультанта, який займається рекрутментом».

  • Інтеграції з job-сайтами. Близько 80% кандидатів приходять в Optimax Dev з HeadHunter і LinkedIn. За допомогою інтеграції HURMA з job-порталами в рекрутерів є можливість працювати з вакансіями та відгуками прямо з особистого кабінету системи.
  • Talent-база. За допомогою HURMA рекрутери Optimax Dev отримали можливість зберігати всі дії по кандидату в одній базі. Крім того, вони завжди можуть подивитися статистику спілкування з конкретною людиною.

    З огляду на цінність кадрів і високий поріг входження (а за словами Майка, іноді Middle+ розробникам з інших компаній складно підтвердити статус Regular в Optimax Dev), база талантів ще й дозволяє через деякий час повертатися до колись відхилених кандидатів.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«Мене можна довго переконувати, що подібну базу зручно вести також, наприклад, на HeadHunter, але я скажу, що це так не працює. Усе одно, з мого досвіду, для цього потрібна повноцінна CRM».

Підсумки

У компанії задоволені системою й налаштовані на тривалу співпрацю. Оскільки в Optimax Dev стає дедалі більший не тільки штат розробників, але і HR-відділ, нових співробітників буде набагато простіше занурити в особливості компанії, ніж якби онбордінг відбувався за допомогою Excel-табличок.

Майк Барков, HR бізнес-партнер в Optimax Dev:

«HURMA закриває для нас дуже велику кількість питань. До того ж, наш керівник з Ізраїлю відносно нещодавно попросив перекласти систему на іврит. Тому як вони планують реалізувати щось подібне, але вже в Ізраїлі».

Як передбачити звільнення співробітника: 15 тривожних сигналів
Звільнення ефективного співробітника — не тільки печаль та біль будь-якого HR. Це втрата грошей і часу для компанії. У цій статті розповідаємо про «дзвіночки», які допоможуть визначити майбутніх втікачів. Ви ...
Навіщо бізнесу цінності?
Навіщо дорослому і прагматичному світу бізнесу потрібні «м’які й плюшеві» корпоративні цінності? Щоб зробити поведінку співробітників передбачуванішою, а бізнес-процес стійкішими у турбулентні часи. Ох, на цій фразі, напевно, я б ...
Знайшли помилку? Натисніть Ctrl + Enter

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: